Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost

Stadt Hilden

Die Stadt Hilden beabsichtigt die Einführung eines hybriden Postausgangs, durch den insbesondere der Massenversand von Briefen automatisiert erfolgen soll. Ein externer Dienstleister soll hierbei die Bereitstellung einer Softwarelösung sowie den vollautomatisierten Prozess des Drucks, der Kuvertierung, Frankierung und den Versand der Briefe übernehmen. Ziel ist es, den Versand von Schreiben effizient und kostensparend zu gestalten, dabei aber umfassende Sicherheits- und Datenschutzstandards zu wahren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-05.

Wer?

• Stadt Hilden

Wie?

• Fälschungssichere Druckerzeugnisse › Spezial-Druckerzeugnisse
• Multi-modale Kurierdienste › Postzustellung

Wo?

• Düsseldorf › Mettmann
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-06-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-06-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Hybridpost - Softwarelösung inkl. externer Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand von Briefpost
Referenznummer: 01977
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Post- und Fernmeldedienste 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 01977
Beschreibung der Beschaffung:

Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Datenübermittlung: Die zu versendenden Dokumente werden durch die Auftraggeberin in unterschiedlichen Dateiformaten (z. B. PDF, Word, etc.) und Dateigrößen (bis zu 1 GB) in die bereitgestellte Software (Outputmangementsystem) eingespielt. - Verarbeitung der Druckdaten: Durch die bereitgestellte Software wird eine Auftrennung größerer Dateien sowie die weitere Konfiguration und Sortierung der zu versendenden Dokumente vorgenommen und damit eine Optimierung der Druckdaten und Versandoptionen erreicht. Einige der Dateien liegen ausschließlich im PDF-Format vor. Eine automatische Dokumentenauftrennung erfolgt in diesem Fall durch OME-Codes, wobei die Seitenzahlen der aufgetrennten Briefe variieren. - Druck und Vorbereitung für den Versand: Die zu versendenden Briefe werden durch den Auftragnehmer oder durch einen vom Auftragnehmer beauftragten Dienstleister gedruckt, kuvertiert und frankiert. - Versand: Die Zustellung der Postsendungen erfolgt durch den Auftragnehmer oder durch einen vom Auftragnehmer beauftragten Postdienstleister. Nach Erfüllung aller Ausschlusskriterien erfolgt der Zuschlag auf Basis des Preises (Gewichtung 70 %) und der erreichten Leistungspunktzahl (Gewichtung 30 %).

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Postzustellung 📦

Spezial-Druckerzeugnisse 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort: siehe Vergabeunterlagen
Postanschrift: Am Rathaus 1
Postleitzahl: 40721
Stadt: Hilden
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Mettmann 🏙️
Dauer: 1 Jahre
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerung um 3 Mal 1 Jahr ist möglich.
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungspunktzahl
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-10 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-10 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Stadt Hilden Zentrale Vergabestelle Raum 433 Am Rathaus 1 40721 Hilden Deutschland
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 42 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-07-10 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:

Stadt Hilden Zentrale Vergabestelle Raum 433 Am Rathaus 1 40721 Hilden Deutschland

Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-07-04 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Siehe Vergabeunterlagen
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Finanzkennzahlen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

- Bescheinigung, dass keine Rückstände an öffentlichen Abgaben bestehen - Bescheinigung über die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (Unbedenklichkeitsbescheinigung) - Nachweis über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung oder Erklärung, diese im Auftragsfall abzuschließen - Referenzliste Bewerber (Anlage 1) - Referenzliste Postzusteller (Anlage 2) - Referenzliste Druckdienstleister (Anlage 3) - Angabe Unterauftragnehmer (Anlage 4) - Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bieters kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. - Weitere Nachweise im Rahmen - der Prüfung der technischen und fachlichen Eignung: siehe Vergabeunterlagen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Hilden
Nationale Registrierungsnummer: DE121396749
Postanschrift: Am Rathaus 1
Postleitzahl: 40721
Postort: Hilden
Region: Mettmann 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: vergabestelle@hilden.de 📧
Telefon: +49 210372-1189 📞
Fax: +49 210372-85629 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD7DZKX/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD7DZKX 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYD7DZKX 🌏
Name: Elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPTYD7DZKX
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-05+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 109-371362 (2025-06-05)

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