Inkassodienstleistungen

Charité - Universitätsmedizin Berlin

Gegenstand des Vergabe ist die Durchführung von Inkassodienstleistungen i. S. d. § 2 Abs. 2 S. 1 Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) für die Charité - Universitätsmedizin Berlin. Dies beinhaltet die Einziehung von Geldforderungen im Inland und Ausland, einschließlich der auf die Einziehung bezogenen rechtlichen Prüfung und Beratung. Vom Leistungsumfang erfasst sind dabei insbesondere die außergerichtliche Forderungsbeitreibung, gerichtliche Mahnverfahren, Gerichtsverfahren und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen. Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-03-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-02-19.

Wer?

• Charité - Universitätsmedizin Berlin

Wie?

• Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen › Dienstleistungen von Inkassoagenturen

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-02-19	Auftragsbekanntmachung
2025-03-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-02-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Inkassodienstleistungen
Referenznummer: AL 12/25
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Inkassoagenturen 📦
Beschreibung
Interne Kennung: AL 12/25
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 72 Monate
Maximale Verlängerungen: 5
Weitere Informationen zur Verlängerung: 5 * 12 months
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 35
5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der zu erwartenden Leistung - Umsetzungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept SAP-Schnittstelle
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-03-24 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-03-24 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Es sind keine Bieter zum Submissionstermin zugelassen (e-Vergabe).
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 55 Tage
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2025-02-19 📅
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:

Die Inkassodienstleistungen sind ein integraler Bestandteil der Debitorenbuchhaltung der Charité, so dass umfangreiche und tiefgreifenden Abstimmungen in die Finanzprozesse der Charité notwendig sind, wenn es zum Wechsel des Inkassodienstleister kommt. Eine Laufzeit von weniger als 4 Jahren steht nicht im Verhältnis mit dem anfallenden Umstellungsaufwand.

Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-03-24 11:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Zentrale Vergabestelle der Charité - Universitätsmedizin Berlin
Zusätzliche Informationen: Es sind keine Bieter zum Submissionstermin zugelassen (e-Vergabe).
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-03-14 11:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Gemäß der gesetzlichen Bedingungen können Unterlagen nachgefordert werden.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eintragung gem. §§ 10 ff. RDG oder Zulassung gem. § 59f BRAO (Kopie des Nachweises): Gefordert ist eine Eintragung im Rechtsdienstleistungsregister gem. §§ 10 ff. RDG oder eine Zulassung der Berufsausübungsgesellschaft gem. § 59f BRAO

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Unternehmensdarstellung (formlose schriftliche Eigenerklärung des Bieters): Aussagekräftige Unternehmensdarstellung mit folgenden Informationen: a) allgemeine Daten und Fakten zum Unternehmen (bspw. Gründungsjahr, Hauptsitz, Standorte, Servicecenter und -strukturen, sofern vorhanden etc.); Darstellung der Unternehmenstätigkeiten, Tätigkeitsschwerpunkte und Kernkompetenzen b) Angaben zur Dauer der Tätigkeit als Unternehmen für Inkassodienstleistungen c) Beschreibung der zuständigen Niederlassung d) Beschreibung der personellen Infrastruktur der zuständigen Niederlassung inkl. Fachkraftstruktur und Erfahrung der Mitarbeiter (Anzahl der Mitarbeiter mit der zweiten juristischen Staatsprüfung und Anzahl der Mitarbeiter, die "qualifizierte Personen" i. S. v. § 12 Abs. 4 S. 1 RDG sind oder eine vergleichbare Ausbildung haben) Die Unternehmensdarstellung soll max. 5 DIN A4 Seiten (Arial, Schriftgröße 11) umfassen. Broschüren, Flyer oder andere Werbematerialien werden nicht berücksichtigt. Mindestanforderungen: a) Erfahrungen im Bereich Universitätskliniken b) mindestens 10-jährige Tätigkeit als Unternehmen für Inkassodienstleistungen c) keine d) mind. 2 Mitarbeiter mit der zweiten juristischen Staatsprüfung und mind. 4 Mitarbeiter, die "qualifizierte Personen" i. S. v. § 12 Abs. 4 S. 1 RDG sind oder eine vergleichbare Ausbildung haben

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers): Gefordert ist der Gesamtumsatz (netto) und Jahresumsatz (netto) mit den hier ausgeschriebenen oder vergleichbaren Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre (2021, 2022 und 2023). Vergleichbare Leistungen sind Inkassodienstleistungen. Der Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021, 2022 und 2023) muss mindestens 400.000 EUR netto pro Jahr betragen.

Berufshaftpflichtversicherung (Kopie des Nachweises): Nachzuweisen ist eine aktuelle Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 250.000,00 Euro für jeden Versicherungsfall. Nachzuweisen ist eine aktuelle Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von 250.000,00 Euro für jeden Versicherungsfall.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Mitgliedschaft im Branchenverband (Kopie des Nachweises): Gefordert ist eine Mitgliedschaft im Branchenverband (bspw. Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. (BDIU); Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement e. V. (BFIF)) oder vergleichbar. Für eine Rechtsanwaltsgesellschaft muss dieser Nachweis nicht erbracht werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Unternehmensreferenzen (beigefügtes Formblatt des Auftraggebers): Gefordert sind 4 Unternehmensreferenzen aus den letzten 5 Jahren (2020, 2021, 2022, 2023, 2024 oder aktueller) über früher ausgeführte oder laufende vergleichbare Aufträge. Sofern es sich um Aufträge handelt, die in den letzten 5 Jahren noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Stand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht gewertet werden. Vergleichbare Aufträge sind Leistungen über Inkassodienstleistungen. Nachzuweisen sind 4 Referenzen über vergleichbare Leistungen, welche folgende Merkmale erfüllen: a) mindestens 2 Referenzen mit Bezug zu deutschen Universitätskliniken bzw. deutschen Krankenhäuser mit mehr als 500 Betten. b) Mindestlaufzeit jeder Referenz muss 2 Jahre betragen.

Beschreibung eines elektronischen Mandanteninformationssystems (formlose schriftliche Eigenerklärung des Bieters): Gefordert ist die Beschreibung bzw. Dokumentation eines geeigneten elektronischen Mandanteninformationssystems (mit Fallübersicht, Status, Abrechnung, entstandene Kosten, etc.).

Bedingungen für die Teilnahme
Geforderte Kautionen und Garantien: keine
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

+ 3 weitere

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Beschreibung der Ausschlussgründe:

corruption

crime-org

finan-laund

fraud

human-traffic

terr-offence

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 98005_10000000
Postanschrift: Augustenburger Platz 1
Postleitzahl: 13353
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: zentrale-vergabestelle-vol@charite.de 📧
Telefon: +49 00000000 📞
Federführendes Mitglied ✅
Adresse des Käuferprofils: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeplattform.charite.de?tid=8a2d79f5e371cde8eadd4cefd698f377 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeplattform.charite.de?tid=8a2d79f5e371cde8eadd4cefd698f377 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeplattform.charite.de 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf unserem Bieterportal zum Download zur Verfügung. Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen, da Sie dann über alle Änderungen informiert werden und so das Risiko der Einreichung falscher/ungenügender Unterlagen gemindert wird. Ihre Fragen/Hinweise reichen Sie bitte ebenfalls nur über https://vergabeplattform.charite.de ein. Es sind nur elektronische Angebote zugelassen. Signatur und Zusatzsoftware werden nicht benötigt. Bitte beachten Sie, dass die Ausschreibungsunterlagen erst ca. drei Tage nach der Weiterleitung zur Veröffentlichung im Amtsblatt der EU auf dem Bieterportal zur Verfügung stehen. Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 98137_10110924
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 30 9013 8316 📞
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB). Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-02-21+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 037-117203 (2025-02-19)

Auftragsbekanntmachung (2025-03-18)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-04 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-04-04 11:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 44 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-04-04 11:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-03-26 11:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-20+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

Der Wert für "Deadline Receipt Tenders" (LOT-0001) wurde von "2025-03-24+01:00" auf "2025-04-04+02:00" geändert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-03-18 📅
Neuer Wert
Text:

Der Wert für "Deadline Receipt Tenders" (LOT-0001) wurde von "10:00:00+01:00" auf "10:00:00+02:00" geändert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Wie: Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Neuer Wert

Der Wert für "Additional Information Deadline" (LOT-0001) wurde von "2025-03-14+01:00" auf "2025-03-26+01:00" geändert.

Der Wert für "Tender Validity Deadline" (LOT-0001) wurde von "55" auf "44" geändert.

Der Wert für "Public Opening Date" (LOT-0001) wurde von…

… "2025-03-24+01:00" auf "2025-04-04+02:00" geändert.

… "11:00:00+01:00" auf "11:00:00+02:00" geändert.

Andere zusätzliche Informationen

Die Angebotsfrist sowie die Frist zur Einreichung von Bieterfragen wurden verlängert.

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 60083c43-606e-4707-8130-93972f8b60e6-01
Quelle: OJS 2025/S 056-180946 (2025-03-18)

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