Kurze Beschreibung
Der Leistungsgegenstand umfasst die Besetzung der Poststellen der Technischen Büros (TB) Magdeburg und Halle (Saale) sowie der Baubüros (BB) Halberstadt, Stendal und Dessau des Landesbetriebes BLSA. Das Leistungsspektrum erstreckt sich über die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs (auch im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit), die Wahrnehmung von Tätigkeiten des zentralen Dienstes (Telefondienst) als auch unterstützende Tätigkeiten (z.B. Kopierarbeiten). Nach Bedarf soll die Option bestehen, weitere artverwandte Serviceaufgaben zur Erledigung zu übertragen.
Aufteilung in Lose: Es ist folgende Losvergabe vorgesehen:
Los 1: TB Magdeburg
Los 2: BB Stendal
Los 3: BB Halberstadt
Los 4: TB Halle
Los 5: BB Dessau
Für alle Standorte gestaltet sich die Auftragsdurchführung wie folgt:
Die zu erbringende Leistung umfasst im Einzelnen:
• die Bearbeitung des Posteingangs einschließlich
- Leerung des Briefkastens am Standort (3-mal täglich),
- Entgegennahme der auf anderem Wege eingehenden Post für den Landesbetrieb BLSA (z.B. durch die persönliche Übergabe durch Boten-, Paket- und Kurierdienste)
- Öffnung, Weiterleitung und Ausdrucken von E-Mail-Eingängen aus den zentralen E-Mail-Postfächern,
- Öffnung der Eingangspost, einschließlich der Empfängerermittlung,
- Versehen der Eingangspost mit einem Eingangsstempel,
- Führen des elektronischen Posteingangsbuches sowie des elektronischen Rechnungseingangsbuches in einem entsprechenden Programm und/oder Kameralis bzw. O-Xilis,
- Sortierung der Eingangspost nach den Vorgaben des Landesbetriebes BLSA,
- tägliche Verteilung der Eingangspost an die Organisationseinheiten, Sammelpostfächer und Bediensteten des BLSA,
• die Bearbeitung der Ausgangspost einschließlich
- Führen des Postausgangbuches,
- Bearbeitung von Mailing- und Versandaktionen soweit notwendig, wie z.B. das Verpacken, Kuvertieren, Etikettieren, ggf. Verplomben etc. der Ausgangspost,
- Sortierung der Ausgangspost nach den Vorgaben des Landesbetriebes BLSA,
- tägliche Übergabe der Ausgangspost an das Zustellunternehmen, soweit die Post nicht innerhalb des BLSA weiterverteilt wird, oder an den Boten,
• Vorbereitung und Durchführung der Scanprozesse einschließlich
- rechtssichererem Einscannen von behördlichen Dokumenten im Rahmen des Projektes zum Einsatz der elektronischen Akte und zur Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit in
der Landesverwaltung Sachsen-Anhalt (EVA LSA) im Bereich der allgemeinen Schriftgutverwaltung
- Dokumentenvorbereitung für das Scannen (durch u.a. Prüfung der Scanwürdigkeit und Scanbarkeit anhand einer Anweisung)
- Übergabe des gebundenen Materials (z.B. Bücher) und der nicht scanbaren Dokumente an die jeweils zuständigen Empfänger
- Entklammern, Sortierung und Stapelbildung, Barcode anbringen
- Scannen einschließlich manueller Qualitätskontrolle
- Erste Qualitätssicherung durch Prüfung des ordnungsgemäßen Dokumenteneizuges und ggf. Neuanstoß des Scanvorganges
• sonstige Aufgaben im Bereich der Zentralen Dienste, wie z.B.
- Telefondienst, Parkplatzkontrolle,
- Serviceaufgaben wie z.B. die Bereitstellung/Ausgabe von Büromaterial, Vergabe von Besprechungsräumen,
- Fahrscheinausgabe (ÖPNV), Kfz-Ausgabe etc.
• sonstige unterstützende Tätigkeiten, wie z.B.
- Einscannen der Post im Rahmen der elektronischen Postverteilung
- Kopier- oder sonstige Scanarbeiten bei Bedarf und
- Unterstützung der Sachbearbeitung bei Aufgaben rund um die Poststellen, z.B. tägliche Krankmeldungen an den FB 12 des Direktionsbereichs melden