IT-Fachberater 2025

Kurze Beschreibung

MPG hat einen umfassenden Bedarf an IT-Liefer- und Dienstleistungen und in diesem Zusammenhang einen regelmäßigen Bedarf an technischen Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Beschaffung von IT-Leistungen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, eine Abruf-Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer ("Auftragnehmer") zu schließen. Die zu vergebende Abruf-Rahmenvereinbarung umfasst die Erbringung von technischen Beratungs- und Unterstützungsleistungen im IT-Bereich, u.a. bei der Vergabe von IT-Leistungen (GWB, VgV, UfAB, EVB-IT) in der Regel im Rahmen von Vergabeverfahren, bei etwaigen vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahren sowie bei Aktivitäten des Auftraggebers in internen Projekt- und Arbeitsgruppen (insbesondere Preisprüfungen der Produkte in den für den Auftraggeber angebundenen Onlineshops).
Gegenstand der betroffenen Vergabeverfahren können alle Vergabeverfahren mit IT-Bezug sein, insbesondere - aber nicht abschließend - in folgenden Fachgebieten:
(1) Next Generation Firewalls
(2) Netzwerkkomponenten (LAN/WLAN)
(3) Server-Systeme
(4) Storage-Systeme
(5) Arbeitsplatzdrucker/Abteilungsdrucker
(6) PCs/Notebooks
(7) HPC-Systeme
(8) Serverschrank-Systeme (IT-Rack-Systeme)
(9) IT- und Technologieberatung (aktuelle Überblicksberatung)
(10) umfangreiche Preisprüfungen
Eine detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands sind der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie dem Vertrag (Anlage 13) zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Alle Anlagen und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage.

Wird der Auftragnehmer im Rahmen eines Einzelauftrags mit der Begleitung eines bestimmten Vergabeverfahrens beauftragt, gehören - vorbehaltlich anderweitiger schriftlicher Vereinbarungen - zu seinem Aufgabenbereich:
• systematische Auswertung des Bedarfs,
(Prüfung des Bedarfs auf Konsistenz, Feststellung noch offener Aspekte des Bedarfs,
bei Vergabe von Rahmenverträgen: Entwurf einer MPG-weiten Bedarfsabfrage),
• alle für die Durchführung eines vergaberechtskonformen Verfahrens erforderlichen fachtechnischen Beratungsleistungen (z.B. Mitwirkung bei der Erstellung einer Vergabekonzeption, Vorschlag zur Festlegung der fachtechnischen Anforderungen an die Angebote, Mitwirkung bei der Erstellung einer Formulierung und Abstimmung der Auswahl-/Bewertungskriterien, Mitwirkung beim Entwickeln von passenden fallbezogenen Bewertungsmethoden, Mitwirkung bei der Erstellung der Vertragsbedingungen EVB-IT, Mitwirkung bei der Zusammenstellung und Strukturierung der Vergabeunterlagen, Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen (fachtechnische Aspekte), Prüfung und Bewertung der Angebote (fachtechnische Aspekte), Unterstützung beim Verständnis einzelner technischer Sachverhalte, Dokumentation der Auswertung (fachtechnische Aspekte),
• die Erstellung sämtlicher fachtechnischer Bestandteile der Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis etc.),
• alle für die Erstellung und Übergabe vollständiger, rechtskonformer und bedarfsgerechter fachtechnischer Bestandteile der Vergabeunterlagen notwendigen organisatorischen Leistungen einschließlich notwendiger Abstimmungen mit dem juristischen Berater und/oder dem Auftraggeber,
• die abschließende fachtechnische Prüfung der gesamten Vergabeunterlagen,
• die rechtzeitige Übergabe der vollständigen und gebrauchsfertigen fachtechnischen Bestandteile der Vergabeunterlagen in der vom Auftraggeber bestimmten Form an den juristischen Berater.
Die juristische Beratung vor und während des Verfahrens, die Erstellung der nicht fachtechnischen Bestandteile (Formulierung der Verträge) der Vergabeunterlagen sowie die abschließende rechtliche Prüfung der gesamten Vergabeunterlagen gehört nicht zu den Leistungspflichten des Auftragnehmers. Der Auftraggeber schließt für diese Leistungen einen eigenen Rahmenvertrag mit einem juristischen Berater ab. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, mit dem juristischen Berater eng zusammenzuarbeiten, sich nach Bedarf mit diesem abzustimmen und insbesondere an der Klärung der Schnittstellen zwischen dem juristischen und fachtechnischen Bereich (z.B. bei den Eignungsanforderungen, Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen) mitzuwirken.
Dem juristischen Berater wird dem Auftragnehmer gegenüber in organisatorischer Hinsicht ein Weisungsrecht eingeräumt. Dieses beinhaltet jedoch keine rechtsgeschäftliche Vollmacht und keine Befugnis, über das jeweils freigegebene Budget hinaus kostenverursachende Maßnahmen zu initiieren. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die organisatorischen Weisungen des juristischen Beraters zu beachten. Zwischen dem juristischen Berater und dem Auftraggeber vereinbarte Termine sind zu beachten.
Gegenstand der betroffenen Vergabeverfahren können alle Vergabeverfahren mit IT-Bezug sein. Dazu gehören insbesondere Rahmenverträge oder Einzelverträge für
• Hardwarekomponenten (z. B. LAN- und WLAN- Komponenten, Server, Firewalls, Storage-, SAN-, Information-Lifecycle-Management-Lösungen, Filesharings-, Archivierungs- und HSM-Lösungen, Printmanagement u. a.),
• Dienstleistungen im IT-Bereich (z. B. Unterstützungsdienstleistungen im Projektbereich bei SAP u. a.)
Neben dem vorstehend aufgeführten Aufgabenbereich bei der Begleitung von Vergabeverfahren erbringt der Auftragnehmer bei Bedarf fachtechnische Beratungs- und Unterstützungsleistungen im gesamten Liefer- und Dienstleistungssegment insbesondere in folgender Hinsicht:
• Unterstützung des Auftraggebers in Einzelfällen im Rahmen laufender Vergabeverfahren (Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen, Zurückweisung von Rügen, etc.),
• Unterstützung des Auftraggebers in Einzelfällen in Nachprüfungsverfahren (Unterstützung beim Verständnis einzelner technischer Sachverhalte),
• Unterstützung des Auftraggebers bei dessen Aktivitäten in internen Projekt- und Arbeitsgruppen.
Der Auftragnehmer gewährleistet in allen Fällen, insbesondere jedoch im Rahmen von Nachprüfungsverfahren, eine zeitgerechte Verfügbarkeit der fachtechnischen Beratungs- und Unterstützungsleistung (etwaige Fälle von Interessenkollisionen müssen unverzüglich angezeigt werden).
Des Weiteren hat der Auftragnehmer in regelmäßigen Abständen umfangreiche Preisprüfungen in den ca. 50 Onlineshops, welche die jeweiligen Rahmenvertragspartner für den Auftraggeber zur Verfügung stellen, durchzuführen. Diese Preisprüfungen sind komplex und fachlich anspruchsvoll sowie zeitintensiv. Teilweise ist hier auch auf Herstellerangaben zurückzugreifen, die sich der Auftragnehmer eigenständig zu beschaffen hat. Die Preisprüfungen müssen revisionssicher (bis zum Europäischen Rechnungshof) dokumentiert werden.
Der jeweilige IT-Rahmenvertragspartner, der die MPG mit Hardware und/oder Software beliefert, muss einen Online-Shop gemäß den in den jeweiligen Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen für die MPG realisieren, implementieren und fristgerecht an das eProcurement-System der MPG anbinden, über die Laufzeit der jeweiligen Rahmenvereinbarung vorhalten und dem jeweils aktuellen Stand der Technik anpassen. Der IT-Rahmenvertragspartner ist ferner verpflichtet, in seinem Online-Shop ausschließlich das vertragsgegenständliche Sortiment anzubieten. Technologieveränderungen und Weiterentwicklungen sind vom ihm bei den im Sortiment enthaltenen oder aufzunehmenden Artikeln zu berücksichtigen.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrages beträgt ab Leistungsbeginn mindestens 24 Monate und höchs-tens 48 Monate; er endet spätestens zum 31.05.2029.
Nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit verlängert sich dieser Vertrag automatisch jeweils um ein weiteres Vertragsjahr (12 Monate), sofern der Auftraggeber nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Vertragslaufzeitende, erstmals nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit, mithin erstmals zum 31.05.2027, in Schriftform gemäß § 126 BGB, ordentlich kündigt, (jährliche Kündigungsoption).
Sofern der Auftraggeber keine Kündigung erklärt, beträgt die Vertragslaufzeit dieses Vertrages maximal 48 Monate gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, sodass dieser Vertrag spätestens zum 31.05.2029 automatisch endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf (Maximale Vertragslaufzeit).
Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen, gem. Ziffer 15.2 EVB-IT Dienstleistungs-AGB, ist hiervon unbenommen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen:

Für die Vergabe der Leistung kommen nur Unternehmen in Betracht, die geeignet und insbesondere nicht nach §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind (§ 122 Abs. 1 GWB).
Als Nachweis für die erforderliche Eignung hat der Bieter die geforderten Eignungskriterien zu erfüllen und durch die genannten Angaben und Erklärungen in Anlage 4 "Eignung und Ausschlussgründe" seine Eignung zu belegen. Die Anlage 4 ist deshalb von jedem Bieter, Teilnehmer einer Bietergemeinschaft oder Unternehmen, dessen Eignung herangezogen wird, jeweils einmal auszufüllen. Dabei müssen jeweils nur diejenigen Abschnitte ausgefüllt werden, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Eigenerklärungen der Bieter zu einem späteren Zeitpunkt des Vergabeverfahrens durch die Vorlage von Nachweisen Dritter bestätigen zu lassen.
Eignungskriterien und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Die Prüfung der Eignung der Bieter erfolgt anhand der Eignungskriterien (EK). Die Nichterfüllung bereits eines mit einem (A) als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Eignungskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.
1. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen.
2. Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
a) Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
b) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen:
1. Berufshaftpflichtversicherung (EK-04-A):
Der Auftraggeber fordert, dass eine adäquate Deckung des Berufshaftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist bzw. wird, wobei mindestens folgende Deckungssummen gefordert werden:
- für Personenschäden mindestens 3 Mio. EUR (zweifach maximiert, pro Jahr)
sowie
- für Sach- und Vermögensschäden mindestens 1 Mio. EUR (zweifach maximiert, pro Jahr).
Der Bieter hat hierzu die entsprechende Eigenerklärung unter Verwendung der Anlage 4 abzugeben.
2. Umsatzdarstellung (EK-05-A):
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens sowie über den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich "fachtechnische Beratungsleistung" jeweils in Euro netto und bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 - 2024) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 4 zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen:
1. Qualitätssicherung (EK-06-A):
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 4 zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in seinem Unternehmen bestehen (EK-06-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).
2. Durchschnittliche Beschäftigungszahl (EK-07-A):
Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in
angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten 3 Geschäftsjahren (2022-2024) einreichen.
Die Angaben müssen sich auf die folgenden Beschäftigtenkategorien beziehen:
— Gesamt-Mitarbeiter (inklusive Führungskräfte),
— Führungskräfte.
3. Unternehmensreferenzen (EK-08-A bis EK-11-A):
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d. h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Anlage 1 zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten 5 Jahren anzugeben.
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden):
- 2 Referenzen für den Leistungsbereich "Server/Storage" (EK-08-A),
- 2 Referenzen für den Leistungsbereich "Netzwerkkomponenten (LAN/WLAN)" (EK-09-A),
- 2 Referenzen für den Leistungsbereich "HPC-Systeme" (EK-10-A),
- 2 Referenzen für den Leistungsbereich "Next Generation Firewall" (EK-11-A).
Der Bieter hat jede Referenz unter Verwendung von Anlage 4 Abschnitt "Unternehmensreferenzen" darzustellen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten
Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).