Klinikverwaltungssystem ZMK

Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

Die Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz KdöR beabsichtigt, einen Auftrag über die Beschaffung eines Klinikverwaltungssystems ZMK gemäß den beiliegenden Unterlagen zu vergeben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-06-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-04-28.

Wer?

• Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

Wie?

• Branchenspezifisches Softwarepaket › Medizinsoftwarepaket
• Medizinische Informationssysteme › Patientenverwaltungssystem

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-04-28	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-04-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Klinikverwaltungssystem ZMK
Referenznummer: GBE-2024-0582
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Medizinsoftwarepaket 📦
Beschreibung
Interne Kennung: GBE-2024-0582
Beschreibung der Beschaffung:

Die Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz KdöR ("UM Mainz") ist die einzige medizinische Einrichtung der Supramaximalversorgung in Rheinland-Pfalz und ein international anerkannter Wissenschaftsstandort. Ein wichtiger Bestandteil der UM Mainz sind unter anderem die Kliniken und Polikliniken für Zahn-, Mund-, und Kieferkrankheiten ("ZMK") mit einer jährlichen vollstationären Fallzahl von 1.550 . Die ZMK-Polikliniken inklusive Privatambulanzen-ZMK weisen eine ambulante Fallzahl von ca. 39.000 Fällen pro Jahr auf. Die UM Mainz erkennt die Notwendigkeit einer Modernisierung ihres zahnärztlichen Klinikverwaltungssystems "visident" und sucht daher nach einem zeitgemäßen System für die ZMK, welches die Anfor-derungen einer modernen universitären Klinik vollständig abbildet. Ein performantes Klinikverwaltungssystem ist essenziell für die Förderung von effizienten und patientensicherheitsorientierten Arbeitsabläufen. Die ZMK-Abrechnung kann nicht über das medizinische KIS abgebildet werden und bedarf spezieller ZMK-Software. Das bisherige System "visident" entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen an den Datenschutz. Deshalb soll in den ZMK-Polikliniken ein neues System, welches eine digitalen Patientenakte, Dokumentations- und Abrechnungssystem inkl. Studierendenverwaltung beinhaltet, implementiert werden. Durch dieses System soll sowohl der Datenschutz als auch die Dokumentation verbessert, als auch Zeit eingespart werden, wodurch eine bessere Patientenversorgung ermöglicht wird. Durch eine bessere Integration des Zielsystems in die bestehende IT-Architektur soll ein besseres Controlling ermöglicht werden. Zudem kann mittels des neuen Klinikverwaltungssystems in der ZMK ein technologischer Fortschritt für die UM Mainz erzielt werden. Das Zielsystem muss in die bestehende IT-Systemlandschaft (u.a. dem Klinikinformationssystem (KIS)) integriert werden, sodass ein strukturierter Datentransfer zwischen den klinischen Systemen er-folgen kann. Des Weiteren muss das Zielsystem die Verwaltung und Abrechnung zahnärztlichen Leistungen (inkl. Studentenbehandlungen), sowie die Direktabrechnung mit den Kostenträgern ermöglichen. Die UM Mainz beabsichtigt daher die Beauftragung eines externen Dienstleisters zur Bereitstellung und Sicherstellung der Betriebsfähigkeit des Zielsystems.

Beschreibung der Beschaffung

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Medizinische Informationssysteme 📦

Patientenverwaltungssystem 📦

Stadt: Mainz
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 5 Jahre
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag einmalig um weitere fünf Jahre zu verlängern.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren nach den §§ 97 ff. GWB, 15 VgV geführt. Lose i. S. v. § 30 Abs. 1 - 3 VgV werden nicht gebildet.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-02 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-06-02 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-06-02 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-05-26 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Die Vergabestelle behält sich entsprechend § 56 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Aktueller Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertrags-staates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate ab Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung sein

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Kopie des gültigen Haftpflichtversicherungsscheins in Höhe von mindestens EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie in marktüblicher Höhe für Vermögensschäden zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis ist spätestens bei Zuschlag einzureichen.

Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgenden Angabe hervorgehen muss: Angabe eines durchschnittlichen Netto-Jahresumsatzes von mindestens 500.000 EUR in den letzten drei Geschäftsjahren.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angabe der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils im Jahresdurchschnitt im EWR beschäftigten Mitarbeitenden im Bereich Klinikverwaltungssystem (Vollzeitäquivalente), wobei die Anzahl mindestens zehn Mitarbeitende in diesem Bereich betragen muss.

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Das Vorhandensein einer gültigen Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach ISO 9001 (oder gleichwertig) (Nichtvorlage führt zum Ausschluss).

Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Sofern die angebotene Software als Medizinprodukt zertifiziert ist, ist eine EU-Konformitätserklärung mit allen dazugehörigen Zertifikaten beizufügen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Bieter hat mit seinem Angebot mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren einzureichen. Jedes dieser Referenzprojekte muss die erfolgreiche SAP-Anbindung über HL7 zur Übertragung von Patientenstammdaten sowie Versichertendaten und Auftragsdaten umfassen. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit der Prüfung vorgelegter Referenzen einverstanden.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

1. Bei Zuschlag sind der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO (Anlage 15) sowie die Individualvereinbarung zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 16) einzureichen. 2. Bei Zuschlag ist die Geheimhaltungs- und Nichtverwertungsvereinbarung einzureichen. 3. Bei Zuschlag ist die Verpflichtung zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit im Umgang mit personenbezogenen Daten und zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen einzureichen. 4. Nach Zuschlag und auf gesonderte Aufforderung des zuständigen Fachbereichs ist ggf. ein Masernschutz gem. § 20 Absatz 9 IfSG vorzulegen. 5. Zudem ist auch die Erklärung zum Mindestentgelt (Anlage 20) einzureichen. 6. Schließlich hat der Bieter mit seinem Angebot auch die Verpflichtungserklärung Sicherheitsanforderungen (Anlage 22) einzureichen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Nationale Registrierungsnummer: DE149065652
Postleitzahl: 55131
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf-it-wb-vb@unimedizin-mainz.de 📧
Telefon: 06131174428 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y8L5N52/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y8L5N52 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y8L5N52 🌏
Name: Sollten sich Rückfragen zum Vergabeverfahren ergeben, so sind diese über die Vergabeplattform "DTVP" über die Funktion "Kommunikation" an die Vergabestelle zu richten.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8L5N52
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Nationale Registrierungsnummer: DE355604198
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: 06131162234 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verfahrensrügen sind an die Vergabestelle über die Vergabeplattform DTVP zu richten und als solche ausdrücklich zu bezeichnen. Verfahrensrügen erfolgen ausschließlich in Textform gem. § 126b BGB. Soweit ein Nachprüfungsantrag auf eine Verfahrensrüge gestützt wird, ist der Nachprüfungsantrag u.a. gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die übrigen Voraussetzungen der Rügeobliegenheit gemäß § 160 Abs. 3 GWB wird verwiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-28+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 084-277987 (2025-04-28)

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