Kontakt- und Veranstaltungsmanagement als Cloudlösung für unterschiedliche Dienststellen des Landes NRW

Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW

Beschaffung eines Kontakt und Veranstaltungsmanagements in Form einer Cloudlösung für Dienststellen der Landesverwaltung NRW.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-04-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-03-19.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-03-19 Auftragsbekanntmachung
2025-04-11 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-03-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kontakt- und Veranstaltungsmanagement als Cloudlösung für unterschiedliche Dienststellen des Landes NRW
Referenznummer: 25-D304625282
Kurze Beschreibung:
Beschaffung eines Kontakt und Veranstaltungsmanagements in Form einer Cloudlösung für Dienststellen der Landesverwaltung NRW.
Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitungsdienste 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 25-D304625282
Beschreibung der Beschaffung:
Die Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen führt zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Kontaktlisten. Sie plant, organisiert und führt Veranstaltungen mit hoher Außenwirkung und mit besonderen protokollarischen Anforderungen (Titel, Amtsbezeichnungen, MdB/MdL usw.) durch. Die Gestaltung von Newslettern, das Einladungsmanagement sowie das Einlassmanagement sind zeitkritische Prozesse mit engem Kundenkontakt, die zuverlässig und effizient durch IT-Systeme unterstützt werden müssen. Um Synergien zu stärken, Redundanzen zu vermeiden und die Datenpflege sowie das Veranstaltungsmanagement digital und anwenderfreundlich zu gestalten, wird ein Kontakt- und Veranstaltungsmanagementsystem (KVM) benötigt, das über ein wartungsarmes Cloudsystem realisiert werden soll. Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen Rahmenvertrag für eine Softwarelösung als Software as a Service (SaaS) zu beschaffen. Bezugsberechtigte sind die Staatskanzlei des Landes NRW, die obersten Landesbehörden des Landes NRW sowie die nachgeordneten Behörden. Initial erfolgt die Bereitstellung für die Staatskanzlei und das MWIKE.
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Zusätzliche Informationen:
Das Vergabeverfahren wird im Auftrag der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen durchgeführt. Diese wird nach einem erfolgten Zuschlag auch Auftraggeber.
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Weitere Erfüllungsorte ergeben sich aus den Anschriften der bezugsberechtigten Dienststellen des Landes NRW.
Postanschrift: Horionplatz 1
Postleitzahl: 40213
Stadt: Düsseldorf
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 48 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): B-Kriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-18 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-02 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Der Auftraggeber kann die Bieter auffordern unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen,ist ausgeschlossen.
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Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Auszug aus dem Handelsregister: Vorlage eines Auszugs aus dem Handelsregister, nicht älter als 6 Monate. Bei Nichtdeutschen Unternehmen entsprechender Nachweis gemäß der Rechtsprechung des Herfkunftslandes.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Eigenerklärung Umsatz: Abgabe einer Eigenerklärung über den Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre.
Technische und berufliche Fähigkeiten
Eigenerklärung über Mindestausübung der entsprechenden Tätigkeit von 4 Jahren: Da der Auftragnehmer für die Dauer des Vertrags sowohl Support-aufgaben oder auch Vorortunterstützung leisten muss, wird voraus-gesetzt, dass er bereits 4 Jahre relevante Erfahrung in der Branche haben muss.
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Angabe von mindestens 3 Referenzen über erfolgreichen Betrieb: Der Auftragsnehmer kann 3 Referenzen aus dem deutschsprachigen Raum (DACH) benennen, bei denen ein Kontakt- und Veran-staltungsmanagement erfolgreich installiert und betrieben wurde/wird.
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Angabe von mindestens 1 Referenz größer/gleich 4000 Datensätze: Der Auftragnehmer kann mindestens einen Kunden nachweisen, der mit mindestens 4000 Datensätzen (Einladungen) erfolgreich im Einsatz ist.
Eigenerklärung Software as a Service: Der Anbieter verfügt mindestens über eine einjährige Erfahrung im Betrieb von Cloud-Services/ Software as a Service im Bereich des KVM.
Nachweis DIN-ISO 27001: Vorlage der gültigen Zertifizierung nach ISO 27001
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrugsbekämpfung
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Entrichtung von Steuern
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
Nationale Registrierungsnummer: 05111-14002-45
Postanschrift: Mauerstraße 51
Postleitzahl: 40476
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Z3 / Sourcing
E-Mail: ausschreibung@it.nrw.de 📧
Telefon: +49 2119449-4757 📞
Fax: +49 2119449-8075 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRD76K/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRD76K 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYDRD76K 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYDRD76K
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-3055 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-19+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 057-183322 (2025-03-19)
Auftragsbekanntmachung (2025-04-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-22 12:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 4 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Vorlage eines Auszugs aus dem Handelsregister, nicht älter als 6 Monate. Bei Nichtdeutschen Unternehmen entsprechender Nachweis gemäß der Rechtsprechung des Herfkunftslandes.
Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Abgabe einer Eigenerklärung über den Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre.
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Da der Auftragnehmer für die Dauer des Vertrags sowohl Support-aufgaben oder auch Vorortunterstützung leisten muss, wird voraus-gesetzt, dass er bereits 4 Jahre relevante Erfahrung in der Branche haben muss.
Der Auftragsnehmer kann 3 Referenzen aus dem deutschsprachigen Raum (DACH) benennen, bei denen ein Kontakt- und Veran-staltungsmanagement erfolgreich installiert und betrieben wurde/wird.
Der Auftragnehmer kann mindestens einen Kunden nachweisen, der mit mindestens 4000 Datensätzen (Einladungen) erfolgreich im Einsatz ist.
Der Anbieter verfügt mindestens über eine einjährige Erfahrung im Betrieb von Cloud-Services/ Software as a Service im Bereich des KVM.
Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Vorlage der gültigen Zertifizierung nach ISO 27001
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Land NRW vertreten durch den Landesbetrieb Information und Technik NRW
Nationale Registrierungsnummer: 05111-14002-45
Postanschrift: Mauerstraße 51
Postleitzahl: 40476
Postort: Düsseldorf
Region: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Z3 / Sourcing
E-Mail: ausschreibung@it.nrw.de 📧
Telefon: +49 2119449-4757 📞
Fax: +49 2119449-8075 📠
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-11+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text: Die Angebotsfrist wird verlängert bis zum 22.04.2025, 12:00 Uhr.
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: f6335dea-6748-4470-a198-0ed6788d92c8-01
Quelle: OJS 2025/S 073-240097 (2025-04-11)
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