Landesstelle Immaterielles Kulturerbe 2025 ff.

Kurze Beschreibung

A. Leistungsbeschreibung

I. Einführung/Ausgangslage

[...]

Aufgaben:
Die Aufgaben der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers umfassen:

1. Immaterielles Kulturerbe NRW
Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer übernimmt die Aufgaben der "Landesstelle Immaterielles Kulturerbe NRW".
Die Landesstelle unterstützt das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen im Aufgabengebiet Immaterielles Kulturerbe.
Dazu gehört auch die Beratung und die Unterstützung der Bewerberinnen und Bewerber im Verfahren um die Aufnahme von kulturellen Ausdrucksformen in das Inventar des Immateriellen Kulturerbes von Nordrhein - Westfalen und das Bundesweite Verzeichnis des Immateriellen Kulturerbes sowie ggf. bei multinationalen Nominierungen. Ferner gehören Recherchearbeiten zu den Aufgaben der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers.
Auf Ziffer II. der Leistungsbeschreibung wird verwiesen.

2. Weltdokumentenerbe:
Die Landesstelle unterstützt das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen im Aufgabengebiet Weltdokumentenerbe.
Dazu gehört auch die Beratung und die Unterstützung der Bewerberinnen und Bewerber im Verfahren um die Aufnahme in das UNESCO-Register des Weltdokumentenerbes sowie ggf. bei multinationalen Nominierungen. Ferner gehören Recherchearbeiten zu den Aufgaben der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers.
Auf Ziffer II. der Leistungsbeschreibung wird verwiesen.

Vertragsbeginn ist der 01.05.2025, Vertragsende ist der 31.12.2028. Optional ist eine Vertragsverlängerung vom 01.01.2029 bis zum 31.12.2033 möglich.

Beschreibung der Beschaffung

II. Zielsetzungen, Leistungs- und Aufgabenbeschreibung
Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer nimmt insbesondere folgende Leistungen wahr:
a) Allgemeine Leistungen
1. kultur- und kunstwissenschaftliche Recherchen zur Identifizierung von Kulturformen mit besonderem Potential für die Anerkennung als immaterielles Kulturerbe
2. geschichtswissenschaftliche Recherchen zu Ursprung und Wandel von lebendigen Traditionen, insbesondere zu historischen Belastungen und Phasen der Mythenbildung
3. Bekanntmachung des Bewerbungsverfahrens und des "Inventars des immateriellen Kulturerbes von Nordrhein-Westfalen" durch Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
4. telefonische, schriftliche und persönliche Beratungen von Interessierten und Bewerbern, Bereitstellung und Versand von Informationsmaterialien
5. formale und inhaltliche Vorprüfung von Bewerbungen um die Aufnahme in das "Bundesweite Verzeichnis des Immateriellen Kulturerbes"
6. Vernetzung der Träger mit anderen Praktizierenden der Kulturform und mit Experten
7. Vernetzung und Zusammenarbeit mit anderen Fachstellen für das immaterielle Kulturerbe
8. Beobachtung und Berücksichtigung aktueller Entwicklungen des immateriellen Kulturerbes auf nationaler und internationaler Ebene sowie Berichterstattung an das Ministerium für Kultur und Wissenschaft
9. Unterstützung bei den Neuberufungen der Landesjury für das immaterielle Kulturerbe von Nordrhein-Westfalen
10. Mitwirkung an der Evaluation und Zuarbeit für den periodischen Staatenbericht nach Vorgaben des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft
11. Gegebenenfalls Mithilfe bei der Vorbereitung multinationaler Nominierungen im Bereich des immateriellen Kulturerbes


b) Leistungen im Frühjahr/Sommer

1. Durchführung einer Informationsveranstaltung zur kommenden Auswahlrunde im Verfahren um die Aufnahme von kulturellen Ausdrucksformen in das "Inventar des immateriellen Kulturerbes von Nordrhein-Westfalen" sowie das "Bundesweite Verzeichnis des Immateriellen Kulturerbes"
2. Assistenz bei der Sitzung der Landesjury für das immaterielle Kulturerbe von Nordrhein-Westfalen: Nachbesetzung, Terminabstimmung, Erstellung der Tischvorlagen, Entwurf einer Stellungnahme, ob immaterielles Kulturerbe gemäß den Anerkennungskriterien vorliegt etc., Erstellung und Versand des Protokolls
3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu den Neuaufnahmen aus NRW in das "Bundesweite Verzeichnis des Immateriellen Kulturerbe
4. Nachbetreuung der Trägergruppen der kulturellen Ausdrucksformen, die neu in das "Bundesweite Verzeichnis des Immateriellen Kulturerbe" aufgenommen wurden
5. Planung von Veranstaltungen im Herbst/Winter

c) Leistungen im Herbst/Winter

1. Durchführung einer Auszeichnungsveranstaltung für die neuen Eintragungen in das "Inventar des immateriellen Kulturerbes von Nordrhein-Westfalen", oder eines Austauschforums für die Träger des anerkannten immateriellen Kulturerbes von Nordrhein-Westfalen
2. Erfassung der eingegangenen Bewerbungen, Erstellung von Überblickslisten, bei Doppelbewerbungen in mehreren Ländern: Unterstützung bei der Klärung der Zuständigkeit und gegebenenfalls Zusammenführung, Übergabe aufbereiteter Daten an das im Ministerium für Kultur und Wissenschaft zuständige Fachreferat (zweijährlich)
3. Planung von Veranstaltungen im Frühjahr/Sommer


2. Weltdokumentenerbe

1. kultur-, geschichts- und kunstwissenschaftliche Recherchen zur Identifizierung dokumentarischer Zeugnisse von außergewöhnlichem Wert für die Menschheitsgeschichte mit besonderem Potenzial für die Anerkennung als UNESCO-Weltdokumentenerbe in Einrichtungen wie Archiven, Bibliotheken und Museen in Nordrhein-Westfalen
2. telefonische, schriftliche und persönliche Information und Beratung von Interessierten und Antragstellenden, Bereitstellung und Versand von Informationsmaterialien
3. formale und inhaltliche Vorprüfung von Kurzexposés zur Vorprüfung der Nominierungsidee durch das Deutsche Nominierungskomitee "Memory of the World"
4. im Falle einer positiven Erstbewertung formale und inhaltliche Vorprüfung der Langfassung inkl. Managementplan und gegebenenfalls Unterstützung bei der Überarbeitung des Antrags anhand der Rückmeldung des Deutschen Nominierungskomitees an die Antragstellenden
5. gegebenenfalls Mithilfe bei der Vorbereitung multinationaler Nominierungen
6. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu den Nominierungen und Neuaufnahmen aus Nordrhein-Westfalen
7. im Falle einer Aufnahme in das UNESCO-Register des Weltdokumentenerbes Unterstützung bei der jährlichen Berichtspflicht sowie hinsichtlich der weiteren Verpflichtungen im Bedarfsfall
8. Vernetzung der Antragstellenden mit anderen Institutionen und Fachleuten, die an der Umsetzung des UNESCO-Programms "Memory of the World" beteiligt sind
9. Vernetzung und Zusammenarbeit mit anderen Fachstellen für das Weltdokumentenerbe
10. Beobachtung und Berücksichtigung aktueller Entwicklungen des Weltdokumentenerbes auf nationaler und internationaler Ebene sowie Berichterstattung an das Ministerium für Kultur und Wissenschaft
11. Organisation und Durchführung von Veranstaltungen zum Thema "Memory of the World" mit unterschiedlichen Zielstellungen: Information, wissenschaftlicher Austausch, Netzwerkbildung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung über eine Berufshaftpflichtversicherung bezogen auf den Ausschreibungs-/Auftragsgegenstand unter Angabe der maximalen Deckungssumme je Schadensfall und Versicherungsjahr für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nach dem in der Vergabeunterlage ausgewiesenen Muster

- Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vom Bieter erstellte Beschreibung seines Unternehmens mit einer Darstellung seiner Struktur, seiner hauptsächlichen Tätigkeitsfelder und seiner fachlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens sowie evtl. eine entsprechende Beschreibung der Unterauftragnehmerin. Die Darstellung ist auf maximal drei Seiten (DIN A 4) zu beschränken.
Darüber hinaus ist die Übersendung von Unternehmensbroschüren und sonstigen allgemeine Werbemittel nicht zulässig.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Einzureichende Unterlagen:
- Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - EU - (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 531 EU
- Erklärung Eignungsleihe - EU - (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 534a EU
- Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe - EU - (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 533a EU

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung des Bieters über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags.
Nachzuweisen durch eine kurze Darstellung ihrer einschlägigen Erfahrungen und Qualifikationen, ihrer Zuordnung zu den jeweiligen Aufgabenfeldern, der Größe der jeweiligen Teams und ihrer Verfügbarkeit.
Für die hauptsächlich mit der zu beauftragenden Tätigkeit befassten Personen wird ein Studienabschluss im Bereich Kulturwissenschaften mit Schwerpunkt Kulturerbe vorausgesetzt. Alternativ genügt der Nachweis eines Studienabschlusses einer anderen verwandten Fachrichtung, wenn zusätzlich berufliche Erfahrungen im Bereich des immateriellen Kulturerbes nachgewiesen werden können. Für weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden fachliche Kenntnisse im Bereich Kulturwissenschaften mit Schwerpunkt Kulturerbe, die durch Ausbildung und/oder berufliche Tätigkeit erlangt wurden, verlangt.

- Nachweis über Erfahrungen bei der Konzeption und Durchführung von Projekten, bei Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sowie bei der Begleitung oder Beratung der öffentlichen Verwaltung. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen sind sämtliche geforderten Erfahrungen durch insgesamt mindestens drei Projektbeispiele aus den letzten drei Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maximal drei Seiten (DIN-A 4).

- Nachweis über Erfahrungen in der Ansprache von Ehrenamtlichen. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen durch mindestens ein Projektbeispiel aus den letzten drei Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maximal einer Seite (DIN-A 4).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung Ausschlussgründe - EU - (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 521 EU
- Eigenerklärung Sanktionen - EU - (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 523 EU
- Ausführungskonzept (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Ausführungskonzept (Ausführliche Darstellung des Bieters auf maximal sechs DIN-A 4-Seiten, auf welche Weise er beabsichtigt, die in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen zu erbringen) inklusive Kostenkalkulation
- Preisblatt (mit dem Angebot vorzulegen): ausgefülltes Dokument Preisblatt

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPYTDVZUH1R


I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Frau Janina Dobrick Referat Z.14 40190 Düsseldorf E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de II. Informationen und Kommunikation Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften. Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum: 13.01.2025 Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 17.01.2025 zur Kenntnis gegeben. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 24.01.2025 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen. Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 30.01.2025 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.