Beschreibung der Beschaffung
Es ist der Abschluss eines Leasingvertrags inklusive 1.600.000 S/W-Kopien/Monat (zusammen auf allen S/W-Drucksystemen) vorgesehen. Wird das Druckvolumen in einem Monat nicht erreicht, so wird das noch nicht genutzte Restvolumen in den nächsten Monat bzw. ggf. bis zum Ende der Vertragslaufzeit übertragen. Die Übertragung erfolgt hierbei, unabhängig davon auf welcher Maschine welche Druckanzahl gefertigt wurde, für alle vier Maschinen in Summe. Durch den Auftragnehmer erfolgt eine monatliche Abrechnung der Leasingrate für jede der vier Maschinen. Werden in einem Monat mehr als 1.600.000 S/W-Kopien in DIN A4 getätigt, so werden die getätigten Mehrdrucke dem Auftraggeber nach Ablauf des Abrechnungsjahres gesondert in Rechnung gestellt. Ggf. nicht genutztes und übertragenes Restvolumen aus Vormonaten ist vorab vom Rechnungsbetrag in Abzug zu bringen. Für die verbleibenden Mehrdrucke erfolgt eine gesonderte Jahresgesamtabrechnung für alle vier Maschinen. Der Vertrag ist inklusive aller Verbrauchsmaterialien. Eine Auflistung der Berechnungsgrundlage, die die berechneten Einzelpreise sowie deren prozentualen Anteil am Gesamtpreisanteil enthält, ist dem Angebot zur Ermittlung einer möglichen Preiserhöhung beizufügen (s. auch Punkt 2.2 des Vertragsentwurfs). Es werden mehrheitlich Textdateien gedruckt, als Kalkulationsgrundlage ist von einem Deckungsgrad von marktüblichen 5 % auszugehen.
Die Abrechnung erfolgt über die Einheit A4. Eine Abrechnung von abweichenden Formaten erfolgt wie folgt:
- A3-Kopie als 2 A4-Kopien
- beidseitige A4-Kopien als zwei A4-Kopien
- beidseitige A3-Kopien als vier A4-Kopien
Die Druckgeschwindigkeit muss mindestens 200 Seiten pro Minute bei Format A4 80g/m2 betragen, bei einer Abweichung davon durch Verwendung von anderen Materialien ist diese mit anzugeben.
Eine Anpassung des Vertrages hinsichtlich der Druckgeschwindigkeit sollte bei abzusehendem Mehr- oder Minderbedarf möglich sein und wird im Rahmen der Qualitätswertung berücksichtigt.
Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.11.2025 und endet am 31.10.2030.
Durch denjenigen Bieter, der den Zuschlag erhält, ist ein Bedienertraining zwecks Einweisung des Personals in die neuen S/W-Drucksysteme vorzunehmen; es sind zu diesem Zweck in den Räumlichkeiten der Stadtdruckerei zwei Einweisungstrainings mit einer jeweiligen maximalen Gruppengröße von vier Personen vorzunehmen. Die Terminierung ist kurzfristig nach Zuschlagserteilung mit der Auftraggeberin abzustimmen.
Es sind im Angebot Angaben zur benötigten Netzspannung sowie den Abmessungen und dem Gewicht pro Gerät zu machen. Auch sind Angaben zu besonderen Features der angebotenen Systeme zu machen; wie z.B. Lochung, Zuschießfunktion etc.. Mindestens eins der S/W-Drucksysteme muss einen Bookletmaker haben. Hier sind Angaben zur Sattelheftungskapazität bei zu verarbeitenden Blättern im Format DIN A4 mit einer Grammatur von 80 g/m2 zu machen. Der aktuelle jährliche Verbrauch an Heftklammern liegt bei ca. 6 Einwegspulen a 1.300 Metern. Ergänzende Bearbeitungsmodule des Bookletmakers, wie z.B. Trimmer, Seitenschnitt, Squarefold, etc. werden nicht benötigt.
Für den anschließenden Workflow muss eine problemlose Weiterverarbeitung der Kopien im Kuvertierungsbereich möglich sein. Bei der Verarbeitung in der Kuvertierung darf kein Tonerabrieb entstehen.
Die Anforderungen an die anzubietenden Maschinen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden (s. tabellarische Übersicht).
Es ist zu beachten, dass am Maschinenstandort keine Möglichkeit für die Installation von Maschinen zur gesonderten Abluftabführung besteht. Die Stromversorgung erfolgt über 230 Volt oder 400 Volt-Anschlüsse; bei einer abweichenden Voltzahl müssen eventuell entstehende Mehrkosten durch den Bieter getragen werden.
Die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter für die angebotenen Drucksysteme sind dem Angebot beizufügen. Sofern in den Sicherheitsdatenblättern nicht enthalten, sind zusätzliche Angaben zu Geräuschemissionen, Ozonemissionen, der Zertifizierung mit dem Blauen Engel und ggf. weiterer Umweltzertifikate zu machen. Die Verfügbarkeit der Techniker, die Reaktionszeit sowie die Serviceleistungen sind aufzulisten.
Die Lieferung soll in Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner der Druckerei (wird bei Auftragserteilung mitgeteilt) erfolgen. Die noch bis zum 31.10.2025 geleasten Drucksysteme sind sukzessive auszutauschen, sodass ein gleichzeitiger Ausfall aller vier Systeme vermieden wird. Die Lieferung der Drucksysteme kann ab dem 27.10.2025 beginnen und muss bis zum 01.11.2025 abgeschlossen sein. Die Vertragslaufzeit jeder einzelnen Maschine beginnt mit dem Tag der Inbetriebnahme und vollständiger Leistungsfähigkeit und endet nach 60 Monaten.
Nach Leasingende ist eine BSI-grundschutzkonforme Datenlöschung an den Geräten durch den Auftragnehmer vorzunehmen. Diese ist zu protokollieren. Die hierfür entstehenden Kosten sind in die monatliche Leasinggebühr mit einzupreisen. Eine gesonderte Kostenerstattung erfolgt nicht.
Weitere Informationen können den Vergabeunterlagen entnommen werden.