Leasing von 4 S/W-Digitaldrucksystemen für die Druckerei der Stadt Essen

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von insgesamt 4 ausschließlich tonerbasierten S/W-Digitaldrucksystemen als Produktionsdruckmaschinen für die Druckerei der Stadtverwaltung Essen (Rathaus, Porscheplatz 1, 45127 Essen). Es werden ausschließlich Neugeräte beschafft.

Beschreibung der Beschaffung

Es ist der Abschluss eines Leasingvertrags inklusive 1.600.000 S/W-Kopien/Monat (zusammen auf allen S/W-Drucksystemen) vorgesehen. Wird das Druckvolumen in einem Monat nicht erreicht, so wird das noch nicht genutzte Restvolumen in den nächsten Monat bzw. ggf. bis zum Ende der Vertragslaufzeit übertragen. Die Übertragung erfolgt hierbei, unabhängig davon auf welcher Maschine welche Druckanzahl gefertigt wurde, für alle vier Maschinen in Summe. Durch den Auftragnehmer erfolgt eine monatliche Abrechnung der Leasingrate für jede der vier Maschinen. Werden in einem Monat mehr als 1.600.000 S/W-Kopien in DIN A4 getätigt, so werden die getätigten Mehrdrucke dem Auftraggeber nach Ablauf des Abrechnungsjahres gesondert in Rechnung gestellt. Ggf. nicht genutztes und übertragenes Restvolumen aus Vormonaten ist vorab vom Rechnungsbetrag in Abzug zu bringen. Für die verbleibenden Mehrdrucke erfolgt eine gesonderte Jahresgesamtabrechnung für alle vier Maschinen. Der Vertrag ist inklusive aller Verbrauchsmaterialien. Eine Auflistung der Berechnungsgrundlage, die die berechneten Einzelpreise sowie deren prozentualen Anteil am Gesamtpreisanteil enthält, ist dem Angebot zur Ermittlung einer möglichen Preiserhöhung beizufügen (s. auch Punkt 2.2 des Vertragsentwurfs). Es werden mehrheitlich Textdateien gedruckt, als Kalkulationsgrundlage ist von einem Deckungsgrad von marktüblichen 5 % auszugehen.

Die Abrechnung erfolgt über die Einheit A4. Eine Abrechnung von abweichenden Formaten erfolgt wie folgt:
- A3-Kopie als 2 A4-Kopien
- beidseitige A4-Kopien als zwei A4-Kopien
- beidseitige A3-Kopien als vier A4-Kopien

Die Druckgeschwindigkeit muss mindestens 200 Seiten pro Minute bei Format A4 80g/m2 betragen, bei einer Abweichung davon durch Verwendung von anderen Materialien ist diese mit anzugeben.
Eine Anpassung des Vertrages hinsichtlich der Druckgeschwindigkeit sollte bei abzusehendem Mehr- oder Minderbedarf möglich sein und wird im Rahmen der Qualitätswertung berücksichtigt.
Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.11.2025 und endet am 31.10.2030.

Durch denjenigen Bieter, der den Zuschlag erhält, ist ein Bedienertraining zwecks Einweisung des Personals in die neuen S/W-Drucksysteme vorzunehmen; es sind zu diesem Zweck in den Räumlichkeiten der Stadtdruckerei zwei Einweisungstrainings mit einer jeweiligen maximalen Gruppengröße von vier Personen vorzunehmen. Die Terminierung ist kurzfristig nach Zuschlagserteilung mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Es sind im Angebot Angaben zur benötigten Netzspannung sowie den Abmessungen und dem Gewicht pro Gerät zu machen. Auch sind Angaben zu besonderen Features der angebotenen Systeme zu machen; wie z.B. Lochung, Zuschießfunktion etc.. Mindestens eins der S/W-Drucksysteme muss einen Bookletmaker haben. Hier sind Angaben zur Sattelheftungskapazität bei zu verarbeitenden Blättern im Format DIN A4 mit einer Grammatur von 80 g/m2 zu machen. Der aktuelle jährliche Verbrauch an Heftklammern liegt bei ca. 6 Einwegspulen a 1.300 Metern. Ergänzende Bearbeitungsmodule des Bookletmakers, wie z.B. Trimmer, Seitenschnitt, Squarefold, etc. werden nicht benötigt.

Für den anschließenden Workflow muss eine problemlose Weiterverarbeitung der Kopien im Kuvertierungsbereich möglich sein. Bei der Verarbeitung in der Kuvertierung darf kein Tonerabrieb entstehen.

Die Anforderungen an die anzubietenden Maschinen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden (s. tabellarische Übersicht).

Es ist zu beachten, dass am Maschinenstandort keine Möglichkeit für die Installation von Maschinen zur gesonderten Abluftabführung besteht. Die Stromversorgung erfolgt über 230 Volt oder 400 Volt-Anschlüsse; bei einer abweichenden Voltzahl müssen eventuell entstehende Mehrkosten durch den Bieter getragen werden.

Die jeweiligen Sicherheitsdatenblätter für die angebotenen Drucksysteme sind dem Angebot beizufügen. Sofern in den Sicherheitsdatenblättern nicht enthalten, sind zusätzliche Angaben zu Geräuschemissionen, Ozonemissionen, der Zertifizierung mit dem Blauen Engel und ggf. weiterer Umweltzertifikate zu machen. Die Verfügbarkeit der Techniker, die Reaktionszeit sowie die Serviceleistungen sind aufzulisten.

Die Lieferung soll in Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner der Druckerei (wird bei Auftragserteilung mitgeteilt) erfolgen. Die noch bis zum 31.10.2025 geleasten Drucksysteme sind sukzessive auszutauschen, sodass ein gleichzeitiger Ausfall aller vier Systeme vermieden wird. Die Lieferung der Drucksysteme kann ab dem 27.10.2025 beginnen und muss bis zum 01.11.2025 abgeschlossen sein. Die Vertragslaufzeit jeder einzelnen Maschine beginnt mit dem Tag der Inbetriebnahme und vollständiger Leistungsfähigkeit und endet nach 60 Monaten.
Nach Leasingende ist eine BSI-grundschutzkonforme Datenlöschung an den Geräten durch den Auftragnehmer vorzunehmen. Diese ist zu protokollieren. Die hierfür entstehenden Kosten sind in die monatliche Leasinggebühr mit einzupreisen. Eine gesonderte Kostenerstattung erfolgt nicht.

Weitere Informationen können den Vergabeunterlagen entnommen werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Durch den Bieter sind folgende unternehmensbezogene Angaben in der Eigenerklärung zur Eignung vorzunehmen: Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, Referenzen (davon muss mindestens eine Referenz vergleichbar sein; Lieferung einer Druckmaschine an einen Kunden, der verschiedene Aufträge mit einem Gesamtvolumen von mind. 4 Millionen Kopien jährlich damit verarbeitet), Zahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten, Angaben zur Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft bzw. zur Eintragung ins Handelsregister, Angaben zu einer möglichen Insolvenz.
- Die Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) muss eingereicht werden.
- Die Eigenerklärung "Russlandsanktionen" (Formular 523 EU) muss eingereicht werden.

Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YTC54JSRR


Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.