Leasing von HessenPC-Hardware für das Land Hessen

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages - mit einer Laufzeit von einem Jahr mit einer dreimaligen automatischen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr, d.h. maximal vier Jahre - über
1. das Leasing (im Rahmen von Leasing-Projekten) von HessenPC-Hardware (PC, Notebooks, Tablets, Monitore, Zubehör) inklusive der Transportdienstleistung zur Abholung der Leasingobjekte
2. die Abholung von HessenPC-Hardware im Eigentum des Landes Hessen inklusive der zertifizierten Datenlöschung der Clients durch einen entsprechend zertifizierten Prozess.
Die zu leasende IT-Hardware (Hessen PC-Hardware) wurde bzw. wird über andere Beschaffungsvorhaben abgedeckt. Die entsprechend beschaffte IT-Hardware (Hessen PC-Hardware) soll von dem Auftragnehmer abgenommen und an die HZD verleast werden.
Für das Jahr 2026 ist es geplant, die überwiegende Anzahl der in diesem Jahr benötigten HessenPC-Systeme zu leasen. Für die Jahre 2027, 2028 und 2029 steht die Entscheidung diesbezüglich noch aus.
In der Vergangenheit wurden die folgenden Geräte über einen Rahmenvertrag geleast: Aktuell ist das Land Hessen mit 86.986 Clients ausgestattet, welche rollierend alle fünf Jahre ausgetauscht werden. Bezüglich der Verteilung der Hardwaretypen kann von folgenden Anteilen ausgegangen werden:
- Desktops ca. 15%
- Notebooks 75%
- Tablets ca. 10%
Die Geräte-Typen und die geschätzten Mengen können nicht zugesagt werden. Eine Abnahmeverpflichtung besteht weder für die Geräte noch für die jeweiligen Mengen.
Nach aktuellem Stand wird die Hardware des HessenPC (Desktop, Notebook, Tablet, Monitore sowie Zubehör) überwiegend geleast. Bei den Leasinggeräten beträgt der Leasing-Zeitraum aktuell fünf Jahre. Der Umfang / das Volumen für die Leasingverlängerung der Geräte nach der Leasingdauer von 5 Jahren wird auf 12% des voraussichtlichen Investitionsvolumens geschätzt, das Volumen für einen evtl. Rauskauf von Geräten (Desktop, Notebook, Tablet) nach der Leasingdauer auf ca. 10% und von Monitoren auf 30 %.
Außerdem sind im Volumen der Ausschreibung Dienstleistungen für den Transport und die sichere Datenlöschung von Kaufgeräten, ausgebauten Festplatten und die Abholung der Systeme am Arbeitsplatz statt von einem Sammelraum enthalten. Bezüglich der erwarteten Mengen der abzuholenden Kaufgeräte ist zwischen zwei Szenarien zu unterscheiden:
1. Abholung von Kaufgeräten im Rahmen der Abholung von Leasinggeräten
2. Ausschließliche Abholung von Kaufgeräten

Leistungsumfang der Leasingraten
In den Finanzierungskosten des Leasings (angegeben als Leasingfaktor bezogen auf das Investitionsvolumen) sind enthalten:
- Kosten des Leasinggebers für mit den Geräten verleaste OEM-Betriebssystem-Software (in der Regel "Microsoft Windows")

Dienstleistungen
1. Ausbringung der neuen Leasing-Hardware (HessenPC-Rollout)
2. Abholung der alten Leasing- und Kauf-Hardware (Roll-Back)
3. Prozess der zertifizierten Datenlöschung
- Nach Rückführung der Geräte zum Leasinggeber müssen alle Daten auf allen Speichermedien (Hard Disk Drive [HDD], Solid State Drive [SSD]) durch den Leasinggeber zertifiziert gelöscht werden. Die Datenlöschung muss den im folgenden beschriebenen Anforderungen entsprechen und von einem unabhängigen Institut (z.B. TÜV gemäß BSI-Grundschutz oder vergleichbar) zertifiziert worden sein.
4. Löschen/Rücksetzen von BIOS Passwörtern

Zusätzliche Dienstleistungen für Geräte im Eigentum des Landes Hessen
1. Abholung von Kauf-Hardware
2. Zertifizierte Datenlöschung bei Nicht-Leasinggeräten
3. Abholung der Hardware vom Arbeitsplatz anstatt von einem Sammelraum
4. Abholung und zertifizierte Datenlöschung von ausgebauten Festplatten

Rahmenbedingungen zur Leasingverlängerung und zum Kauf der Hardware
Die HessenPC-Hardware muss nach dem Ende der Nutzungsdauer an den Leasinggeber zurückgegeben werden. Eine Verlängerung des Leasings bzw. ein Rauskauf der Hardware ist nicht vorgesehen, allerdings können diese Maßnahmen aufgrund nicht vorhersehbarer Entwicklungen auf Anforderungen des Leasingnehmers erforderlich werden.

Leistungsorte
Die Orte der Leistungserbringung für die Abholung der HessenPC-Hardware (geleaste Geräte nach dem Ende der Leasinglaufzeit und Altgeräte im Eigentum des Landes Hessen) sind die derzeitigen und zukünftigen Standorte der HZD in Wiesbaden, Mainz und Hünfeld, die Standorte aller Dienststellen des Landes Hessen, die Standorte der Hessischen Landesvertretungen in Berlin und Brüssel und der Standort der Föderalen IT-Kooperation (FITKO).

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 153.341.582,78 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestanforderungen:
Darstellung von mindestens zwei geeigneten Referenzen (jeweils eine pro Forderung) aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen. Die beiden Forderungen dürfen nicht durch die gleiche Referenz nachgewiesen werden:
Forderung 1:
Je Referenz müssen alle aufgeführten Anforderungen erfüllt werden.
a) Rollout von mindestens 500 geleasten PC, Notebooks oder Servern. Die technische Durchführung des Rollouts kann durch den Kunden bzw. durch den Lieferanten der Hardware durchgeführt worden sein, durch den Leasinggeber muss allerdings der störungsfreie Ablauf, insbesondere hinsichtlich der Rechnungsstellung des Lieferanten, sichergestellt sein.
b) Rollback von mindestens 500 geleasten PC, Notebooks oder Servern, inklusive Datenlöschung der zurückgenommenen Geräte im Rahmen eines zertifizierten Prozesses (z.B. durch TÜV). Die Organisation des Rollbacks erfolgt vollständig durch den Leasinggeber in Abstimmung mit dem für die Leasingclients verantwortlichen Ansprechpartner beim Kunden.
Forderung 2:
Je Referenz müssen alle aufgeführten Anforderungen erfüllt werden.
a) Rollout von mindestens 2.000 geleasten PC, Notebooks oder Servern. Die technische Durchführung des Rollouts kann durch den Kunden bzw. durch den Lieferanten der Hardware durchgeführt worden sein, durch den Leasinggeber muss allerdings der störungsfreie Ablauf, insbesondere hinsichtlich der Rechnungsstellung des Lieferanten, sichergestellt sein.
b) Rollback von mindestens 2.000 geleasten PC, Notebooks oder Servern, inklusive Datenlöschung der zurückgenommenen Geräte im Rahmen eines zertifizierten Prozesses (z.B. durch TÜV). Die Organisation des Rollbacks erfolgt vollständig durch den Leasinggeber in Abstimmung mit dem für die Leasingclients verantwortlichen Ansprechpartner beim Kunden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_off_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgeld nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBI. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistungen im EU-Ausland beziehen.

Ein Bewerber kann den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen.

Neben den in Ziffer 5.1.9 dieser EU-Bekanntmachung geforderten Unterlagen zu Beleg der Eignung haben die Bieter zusätzlich die nachfolgenden Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen:

(1) Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB (Dateien "Eigenerklaerung_Par_123_GWB" und "Eigenerklaerung_Par_124_GWB"). Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von (eignungsrelevanten) Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.

(2) Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 (Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.

(3) Erklärung Unternehmensdaten (Datei "Erklaerung_Unternehmensdaten"). Diese Erklärung dient lediglich statistischen Zwecken. Sie stellt kein Eignungskriterium dar.

(4) Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreue-gesetz (HVTG): Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sowie (eignungsrelevante) Unterauftragnehmer (§ 6 HVTG) haben die erforderliche Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn nach § 4 HVTG abzugeben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").

(5) Der Auftragnehmer wird personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten. Hierzu wird eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung geschlossen (Datei "Vereinbarung_Auftragsverarbeitung "). Der Bieter füllt die mit den Vergabeunterlagen veröffentlichte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung an den vorgesehenen Stellen aus (gelb markiert); insbesondere fügt der Bieter die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen seinem Angebot bei. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass für diesen Auftrag keine besonderen Anforderungen an die technisch-organisatorischen Maßnahmen gestellt werden.

Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, die Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird über den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG i.V.m. § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.

Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug
auf den Preis und die Leistung als Zuschlagskriterium. Das wirtschaftlichste Angebot wird nach der erweiterten Richtwertmethode gemäß der "Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" (UfAB 2018.04, April 2018) des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Inneren (http://www.cio.bund.de) gebildet. Dabei wird die Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis (Z) nach folgender Formel aus dem Preis (P) und den Leistungspunkten (L) ermittelt: Z=L/P.
Die Vergabestelle hat einen Schwankungsbereich (SB) von 5 % (fünf Prozent) in Abweichung vom führenden Wert Z festgelegt. Unter den Angeboten, bei denen das Leistungs-Preis-Verhältnis Z nicht mehr als 5 % vom führenden Angebot abweicht, entscheidet die Summe der gewichteten Leistungspunkte in dem Kriterienkatalog.
Sollte auch die Leistungspunktzahl zweier Angebote identisch sein, entscheidet der Preis. Ist auch dieser identisch, entscheidet das Los.

Details zur konkreten Bewertung ergeben sich aus den Ausschreibungsbestimmungen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei
ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.