Lieferung und Wartung von Hochleistungsscanner

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Die KVBW vergibt einen Auftrag in zwei Losen mit der Lieferung und Wartung von 6 Hochleistungsscanner an die vier verschiedenen Bezirksdirektionen der KVBW (Freiburg, Reutlingen, Stuttgart, Karlsruhe).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-04-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-03-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• SAFETEC IT-SYSTEME Vertriebs GmbH

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Wie?

Wo?

• Freiburg › Freiburg im Breisgau, Stadtkreis
• Karlsruhe › Karlsruhe, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis
• Tübingen › Reutlingen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-03-17	Auftragsbekanntmachung
2025-04-01	Auftragsbekanntmachung
2026-04-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2025-03-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Lieferung und Wartung von Hochleistungsscanner
Referenznummer: KVBW_2025/01-0011_ZVS
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Wartung und Reparatur von Büromaschinen 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Lieferung der Hochleistungsscanner
Beschreibung der Beschaffung:

Lieferung von 6 Hochleistungsscannern an die Bezirksdirektionen der KVBW Stuttgart, Reutlingen, Karlsruhe und Freiburg. Das vorliegende Los enthält neben der Lieferung auch die Installation der Hochleistungsscanner sowie eine kurze Einweisung der MitarbeiterInnen vor Ort. Die Lieferfrist beträgt 12 Wochen nach Zuschlagserteilung.

Zusätzliche Informationen:

Mit dem Angebot ist je Hochleistungsscanner das zugehörige Produktdatenblatt in deutscher Sprache einzureichen.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Scannerdokumentenzuführung 📦
Postanschrift: Albstadtweg 11
Postleitzahl: 70567
Stadt: Stuttgart
Postanschrift: Sundgauallee 27
Postleitzahl: 79114
Stadt: Freiburg
Postanschrift: Keßlerstraße 1
Postleitzahl: 76185
Stadt: Karlsruhe
Postanschrift: Haldenhaustraße 11
Postleitzahl: 72770
Stadt: Reutlingen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung:

Freiburg im Breisgau, Stadtkreis 🏙️

Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️

Reutlingen 🏙️

Stuttgart, Stadtkreis 🏙️

Dauer: 3 Monate
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Wartung der Hochleistungsscanner
Beschreibung der Beschaffung:

Die KVBW schreibt einen Wartungsvertrag für 6 Hochleistungsscanner in den Bezirksdirektionen der KVBW aus. Die Mindestlaufzeit beträgt 6 Jahre und die Gesamtlaufzeit 10 Jahre. Die KVBW hat das Recht nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit den Vertrag mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten ordentlich zu kündigen. Dem Auftragnehmer obliegt die regelmäßige (zwei mal jährlich) Wartung der einzelnen Geräte sowie der Austausch von Verschleißteilen bzw. der Einbau von Ersatzteilen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scannerdokumentenzuführung 📦
Dauer: 120 Monate
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-17 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-04-17 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 44 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2025-04-17 11:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-09 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt nach § 56 VgV.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren - Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 5.000.000 EUR pauschal für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pro Versicherungsfall und Versicherungsjahr. Der Abschluss hat spätestens unverzüglich nach Erhalt des Zuschlagschreibens zu erfolgen und der Nachweis ist dem Auftraggeber unverzüglich ohne weitere Aufforderung vorzulegen/ zuzusenden. Der Nachweis ist durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen zu erbringen.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: 1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung/ -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/ jedes Mitglieds der BG. Der Auszug auf dem Handelsregister/ vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein; 2) Erklärungen des Einzelbieters/ der Bietergemeinschaft (BG), dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen 3) ggf. Bietergemeinschaftserklärung 4) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz 5) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. § 6 WRegG beim Bundeskartellamt anfordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter, die in den letzten drei Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind. - Mindestens zwei Referenzen je Los über einen im Umfang vergleichbaren Auf-trag unter Angabe des Auftraggebers, Auftragsvolumens, Ausführungszeitraums und Ansprechpartners inkl. Telefonnummer, Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn die nachstehend je Los definierten Anforderungen erfüllt sind: - Los 1: Es wurden bereits zwei verschiedene Hochleistungsscanner mit den in der Leistungsbeschreibung geforderten Mindestanforderungen an mindestens zwei verschiedene Standorte geliefert und installiert. - Los 2: Es wurden bereits für zwei verschiedene Hochleistungsscanner mit den in der Leistungsbeschreibung an mindestens zwei verschiedene Standorte Wartungs- und Reparaturdienstleistungen vorgenommen.

Bedingungen für die Teilnahme
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württemberg - Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. VO (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 - Vorliegen einer ISO/IEC 27001 Zertifizierung oder BSI-Grundschutz-Zertifizierung oder vergleichbar je Los

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: vgl. Aufforderung zur Angebotsabgabe Ziff. 4.2

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: DE 245-191275
Postanschrift: Albstadtweg 11
Postleitzahl: 70567
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: kvbw-vergabestelle@kvbawue.de 📧
Telefon: +49 7117875-3002 📞
Fax: +49 7117875-483739 📠
URL: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YT66GXTQN/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YT66GXTQN 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YT66GXTQN 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 44 Tage
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YT66GXTQN Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 09.04.2025, 23:59 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer E-Mail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer 5.1.12), elektronisch in Textform oder mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Fax: +49 7219263985 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-17+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 055-177583 (2025-03-17)

Auftragsbekanntmachung (2025-04-01)
Objekt
Beschreibung
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet…

… für:other-sme# Mit dem Angebot ist je Hochleistungsscanner das zugehörige Produktdatenblatt in deutscher Sprache einzureichen.

… für:other-sme#

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-05 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-05 11:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 42 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-05-05 11:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-25 23:59:59 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
URL: https://www.kvbawue.de/ 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
: https://rp.baden-wuerttemberg.de/ 🌏
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-01+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Die Leistungsbeschreibung wurde hinsichtlich der Leistungsspezifikationen angepasst: Die Anforderung an die Scangeschwindigkeit für kleine Hochleistungsscanner (Ziffer 3.1) wurde auf 100/200 Seiten/Bilder pro Minute angepasst. Die Anforderungen an die Bedienung für beide Ausführungsvarianten (Ziffer 3.1 und Ziffer 3.2) wurden wie folgt angepasst: Bedienfeld mit Tasten integriert in Gerät oder mit einem Multitouchscreen, Mindestgröße 4 Zoll. Aufgrund der inhaltlichen Änderungen wird die Angebotsfrist bis zum 05.05.2025 verlängert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-04-01 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 44799453-b4cf-431d-9241-8abdbf06c4f3-01
Quelle: OJS 2025/S 066-215034 (2025-04-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-04-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): -1 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): -1 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): -1 💰
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 209 600 EUR 💰
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00000000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Liefer- und Servicekonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25.00000000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Nachhaltigkeitskonzept
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 448 000 EUR 💰
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Servicekonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.00000000

Verfahren
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Auftragsvergabe

1️⃣
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 1
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-06-03 📅
Titel: SAFETEC IT-SYSTEME Vertriebs GmbH, 70372 Stuttgart
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: -1 💰
Niedrigstes Angebot: -1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: -1 EUR 💰
Kennung des Angebots: 2 - 496646
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: SAFETEC IT-SYSTEME Vertriebs GmbH
Nationale Registrierungsnummer: 20858 Stuttgart
Postanschrift: Mercedesstr. 7
Postleitzahl: 70372
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: u.pelz@safetec.de 📧
Telefon: 0711-551677 📞
Fax: 0711-5590702 📠
URL: http://www.safetec.de 🌏
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

2️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Wie: Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YT8SS6K5X# Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 09.04.2025, 23:59 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer E-Mail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer 5.1.12), elektronisch in Textform oder mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-10+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 071-250609 (2026-04-10)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Reparatur- und Wartungsdienste (>20 neue Beschaffungen)

Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen (7)

Wartung und Reparatur von Büromaschinen (5)