Lizenzbeschaffung von Microsoft 365 E3 Lizenzen

Kurze Beschreibung

Leistungsgegenstand ist:

- Lieferleistung für 420 Stück Microsoft 365 Enterprise E3 from SA Unified Shared Server ALNG SubsVL MVL per User Lizenzen (SKU: AAD-33200), Vertragstyp: Government, Programm: Enterprise 6, mit einer Laufzeit von 3 Jahren (01.01.2026 – 31.12.2028); [Aktuelle Vertragsnummer MS: 4785551]

- Zuzüglich Lieferleistung True Up Lizenzen als optionale Leistung

Für nähere Informationen wird auf die Ausführungen im Verfahrensbrief sowie auf den EVB-IT Überlassungsvertrag (Anlage 1) verwiesen.

Das Leistungsverzeichnis ist im EVB-IT Vertrag unter der Ziffer 3.1 (Anlage 1) aufgeführt.

Weiterhin sind Leistungen durch den Auftragnehmer zu erbringen, die im Zusammenhang mit dem Abschluss von Volumenlizenzverträgen stehen. Dazu gehören insbesondere folgende beratende und unterstützende Leistungen:

1. Laufende Informationen zu Änderungen bezüglich der Produktlizenzierung (insbesondere Metriken und Produktwechsel) und vertragliche Änderungen oder Erweiterungen (z.B. bei Software Assurance Leistungen)
2. Unterstützung dabei, dass Software Assurance Benefits und weitere Zusatzleistungen, die der Auftraggeberin seitens Microsoft zustehen, nicht verfallen.
3. Leistungen zum Vertragsmanagement (bspw. Beitrittszeichnungen),
4. Unterstützung und Beratung bei der Administration und Pflege des Lizenzportals des Herstellers (Volume-Licensing-Service-Center),
5. Leistungen zur Informationsbereitstellung (u.a. Preis- und Produktinformationen).

Die beratenden und unterstützenden Leistungen im Rahmen der von Microsoft vorgesehenen Partnermodelle, u.a. eines autorisierten Licensing Solution Partner (LSP) bzw. Enterprise Software Advisor (ESA) werden für den Auftraggeber kostenfrei erbracht.

Vertragsdauer
Die Vertragsdauer umfasst 36 Kalendermonate, beginnend am 01.01.2026.

Bedarfsanpassung (optionale Leistungen)
Für die von der Volumenlizenzierung erfassten Produkte stellt der Auftragnehmer innerhalb der Vertragsdauer die Anpassung (Erhöhung) der Anzahl entsprechend dem Bedarf der Auftraggeberin sicher. Der entsprechende True Up Preis wird im Leistungsverzeichnis des EVB-IT Vertrag unter der Ziffer 3.1 (Anlage 1) ebenfalls zur Bepreisung eingefordert. Während der Vertragslaufzeit sind Möglichkeiten zur Aufnahme weiterer Produkte entsprechend dem Bedarf der Sprinkenhof vorzusehen. Da dieser Bedarf heute noch nicht absehbar ist, bitten wir um eine Auf-/Abschlagskalkulation der einzelnen Produktpools dort einzutragen. Als optionale Leistung wird pro Jahr von einem Zuwachs bzw. Wegfall von voraussichtlich 30 Mitarbeitern pro Jahr in den nächsten 3 Jahren ausgegangen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer aktuellen Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Betriebshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird:
- Für Personenschäden EUR 5.000.000
- Für sonstige Vermögensschäden EUR 5.000.000
Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis Referenzen: 2 Referenzen über abgeschlossene Leistungen für die Ausführung von Leistungen in den letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020-2024), die mit der zu vergebenden Leistung (Lieferung von mindestens je 400 Stück MS 365 Lizenzen) vergleichbar sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Das deutsche Vergaberecht enthält Rügeobliegenheiten der Bewerber*innen, deren Verletzung zur Unzulässigkeit von Nachprüfungsanträgen führt. In § 160 Abs. 3 GWB heißt es:
"(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."

Kurze Beschreibung

Erbringung von Leistungen für den Abschluss eines:

Microsoft-Konditionenvertrag (Beitritt zum neuen Konzernvertrag 2025 des BMI) für den Bezug von Microsoft Lizenzprodukten / Enterprise Agreement, einschließlich aller notwendigen Nebenleistungen.

Beschreibung: Ziel ist der Abschluss eines Microsoft Enterprise Agreement-Vertrages sowie möglichen notwendigen Zusatzverträgen mit den im EVB-IT-Vertrag sowie nachfolgend aufgelisteten Komponenten. Der Vertrag soll für 3 Jahre geschlossen werden. Im Falle eines Mehrbedarfs müssen Neulizenzen erworben werden können. Der Auftraggeber erwartet dabei die Unterstützung des zukünftigen Auftragnehmers. Die AG betreibt bereits nachfolgende Lizenzen über ein Enterprise Agreement. Es ist durch den AN sicherzustellen, dass ein unterbrechungsfreier Betrieb der bestehenden Konten/Lizenzen gegeben ist.

Vertragstyp: Government, Programm: Enterprise 6, mit einer Laufzeit von 3 Jahren (01.01.2026 – 31.12.2028); [Aktuelle Vertragsnummer MS: 4785551]

Im Rahmen der Anpassung der Preislevel-Struktur für Cloud Services zum 01.11.2025 möchten wir die temporäre Sonderregelung in Anspruch nehmen die wie folgt lautend ist: 3-Jahres-Verträge, die unter dem BMI Konditionenvertrag 2025 erneuert werden, können bis einschließlich 01.09.2026 auf Basis der Oktober-Preisliste 2025 abgeschlossen werden.

o Lieferleistung für 369 Stück AAD-33200 M365 E3 Unified FSA Renewal Sub Per User

o Lieferleistung für 51 Stück AAD-33204 M365 E3 Unified Existing Customer Sub Per User

o Zuzüglich Lieferleistungen True Up Lizenzen/Lizenzreservierung als optionale Leistung


Das Leistungsverzeichnis ist im EVB-IT Vertrag unter der Ziffer 3.1 (Anlage 1) aufgeführt. Die darin einzutragenden Preise schließen alle Nebenkosten mit ein.

Weiterhin sind Leistungen durch den Auftragnehmer zu erbringen, die im Zusammenhang mit dem Abschluss von Volumenlizenzverträgen stehen. Dazu gehören insbes. folgende beratende und unterstützende Leistungen:

1. Lizenz- und Vertragsberatung (insbes. Erläutern der Produktbestimmungen und der weiteren Microsoft Bedingungen wie OST, DPA und von Vertragsinhalten),

2. Laufende Informationen zu Änderungen bzgl. der Produktlizenzierung (insbes. Metriken und Produktwechsel) und vertragliche Änderungen oder Erweiterungen (z.B. bei Software Assurance Leistungen),

3. Leistungen zum Vertragsmanagement (bspw. Beitrittszeichnungen),

4. Unterstützung und Beratung bei der Administration und Pflege des Lizenzportals des Herstellers (Microsoft Admin Center),

5. Leistungen zur Informationsbereitstellung (u.a. Preis- und Produktinformationen).

Die beratenden und unterstützenden Leistungen im Rahmen der von Microsoft vorgesehenen Partnermodelle, u.a. eines autorisierten Licensing Solution Partner (LSP) bzw. Enterprise Software Advisor (ESA) werden für den Auftraggeber kostenfrei erbracht.

Vertragsdauer
Die Vertragsdauer umfasst 36 Kalendermonate, beginnend am 01.01.2026.

Bedarfsanpassung (optionale Leistungen) /True-Up Lizenzreservierung
Für die von der Volumenlizenzierung erfassten Produkte stellt der Auftragnehmer innerhalb der Vertragsdauer die Anpassung (Erhöhung) der Anzahl entsprechend dem Bedarf der Auftraggeberin sicher. Der entsprechende True Up Preis wird im Leistungsverzeichnis des EVB-IT Vertrag unter der Ziffer 3.1 (Anlage 1) ebenfalls zur Bepreisung eingefordert. Während der Vertragslaufzeit sind Möglichkeiten zur Aufnahme weiterer Produkte entsprechend dem Bedarf der Sprinkenhof vorzusehen. Da dieser Bedarf heute noch nicht absehbar ist, bitten wir um eine Auf- /Abschlagskalkulation der einzelnen Produktpools dort einzutragen. Als optionale Leistung wird pro Jahr von einem Zuwachs bzw. Wegfall von voraussichtlich 30 Mitarbeitern pro Jahr in den nächsten 3 Jahren ausgegangen.

Projekttermine
Der Vertrag muss bis zum 18.12.2025 unterzeichnet sein. Hingegen wird die Lizenzausübung auf den 01.01.2026 festgelegt.

Andere zusätzliche Informationen

Es wurden folgende Änderungen durchgeführt:

Der Submissionstermin wird auf den 27.11.2025, 12:00 Uhr verschoben.

Im Rahmen des aktuellen Korrekturzyklus wird ein Microsoft-Konditionenvertrag (Beitritt zum neuen Konzernvertrag 2025 des BMI) für den Bezug von Microsoft Lizenzprodukten / Enterprise Agreement, einschließlich aller notwendigen Nebenleistungen, Bestandteil der Ausschreibung.

Entsprechend wurden folgende Dokumente angepasst:
(1) Verfahrensbrief_OV_Microsoft 365 E3 Lizenzen (inkl. Leistungsgegenstand)
(2) Anlage 1_EVB-IT Überlassungsvertrag Typ B (inkl. Leistungsgegenstand)