Ophthalmologisches Informations- und Datenmanagementsystem als Klinik- und Praxis-Software für die Umsetzung einer digitalen ophthalmologischen Patientenakte | Universitätsklinikum Halle (Saale) AöR | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-09-22	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

In Sachsen-Anhalt ist eine stationäre Versorgung von ophthalmologischen Patienten an insgesamt nur 3 Kliniken möglich. Von diesen ist die UKH die Einzige, die das gesamte operative Spektrum der Augenerkrankungen abdeckt. Insbesondere im Bereich der Hornhauttransplantation, Netzhautchirurgie, Traumaversorgung, Tränenwegs- und Orbita-chirugie, Versorgung von Tumor- und Uveitispatienten liegt ein Alleinstellungsmerkmal vor. Als überregionales Trauma-Zentrum und Hornhauttransplantationszentrum (Mitteldeutsche Cornea-Bank), Aniridiezentrum sowie Netzhautzentrum ist die Augenklinik bereits deutschlandweit bekannt und nachgefragt. Am Standort werden pro Jahr von etwa 100 medizinischen Fachkräften ca. 19.000 Augenpatienten behandelt, davon 6.500 operativ und 3.500 stationär.

Am UKH erfolgt die Dokumentation der ophthalmologischen Befunde in Papierform, weil das vorhandene Krankenhausinformationssystem (KIS) (Orbis®) nicht die Möglichkeit der Erfassung von fachspezifischen augenärztlichen Befunden bereitstellt. Relevante Basisdaten wie z.B. die Sehschärfe, Brillenwerte, Augeninnendruck, die für Behandlungsplanung und -kontrolle unerlässlich sind, können bis jetzt nicht digital erfasst und strukturiert weiterverarbeitet werden. Ebenso fehlen digitale Erfassungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten für objektive Refraktions- und Tonometerwerte sowie für Spezialdiagnostik bei unseren Patientinnen und Patienten (z.B: Hornhautmessdaten, Netzhaut-OCT, Angioplex, FAG, Pentacam, DCT, ORA, Gesichtsfelder, Sehschulstatus, RTX1). Die gleichzeitige Nutzung einer analogen Papierakte und einer unvollständigen digitalen Patientenakte führt zu Dokumentationslücken und erhöhtem Zeitaufwand sowie Personalaufwand. Informationen liegen häufig verstreut vor und sind in den voneinander getrennten Bereichen OP, Station und Ambulanz nicht zeitgleich abrufbar. Dies birgt das Risiko von Informationslücken, Patientengefährdung und häufigen OP-Verzögerungen oder -Ausfällen. Ein effizienter, durchgängiger Arbeitsablauf (Workflow) für die ophthalmologische Aktenführung ist derzeit nicht möglich. Eine schnelle, unkomplizierte Auswertung der Behandlungsdaten zur Therapie-optimierung und für wissenschaftliche Auswertungen ist aktuell nicht realisierbar.

Ziel der Vergabe ist es, innerhalb der nächsten 5 Jahre bzw. dauerhaft eine lokal installierte Software für ein Ophthalmologisches Informations- und Datenmanagementsystem als Klinik- und Praxissoftware am UKH zu implementieren, welches eine durchgängige papierfreie digitale Patientenakte ermöglicht und den ambulanten, stationären, und operativen Versorgungsanfordernissen der Patienten gerecht wird. Die Lösung muss zum bestehenden Krankenhausinformationssystem (KIS) Orbis® und der Bildspeicher- und Bilderfassungs-software (Forum®) kompatibel sein. Fachspezifische ophthalmologische Befunde und Unter-suchungsdaten werden darüber direkt digitalisiert und nahtlos ins KIS Orbis® integriert. Dadurch werden bestehende Dokumentationslücken geschlossen und langfristig signifikante Kosten durch Workflow-Optimierung sowie Reduktion von Personal- und Materialaufwand eingespart. Durch systematische, strukturierte Datenerfassung sowie gezielte Weiterverarbeitung wird eine schnelle, genaue und zuverlässige Auswertung der Behandlungsdaten gewährleistet. Zudem soll die Anbindung ambulanter Versorgungsdaten aus Praxen bzw. Medizinischen Versorgungszentren ermöglichen, stationäre und ambulante Daten sinnvoll zu verknüpfen und zu ergänzen. Darüber hinaus soll die Zusammenarbeit mit Zuweisern und kooperierenden Kliniken weiter verbessert werden.

Beschreibung der Beschaffung

In Sachsen-Anhalt ist eine stationäre Versorgung von ophthalmologischen Patienten an insgesamt nur 3 Kliniken möglich. Von diesen ist die UKH die Einzige, die das gesamte operative Spektrum der Augenerkrankungen abdeckt. Insbesondere im Bereich der Hornhauttransplantation, Netzhautchirurgie, Traumaversorgung, Tränenwegs- und Orbita-chirugie, Versorgung von Tumor- und Uveitispatienten liegt ein Alleinstellungsmerkmal vor. Als überregionales Trauma-Zentrum und Hornhauttransplantationszentrum (Mitteldeutsche Cornea-Bank), Aniridiezentrum sowie Netzhautzentrum ist die Augenklinik bereits deutschlandweit bekannt und nachgefragt. Am Standort werden pro Jahr von etwa 100 medizinischen Fachkräften ca. 19.000 Augenpatienten behandelt, davon 6.500 operativ und 3.500 stationär.

Am UKH erfolgt die Dokumentation der ophthalmologischen Befunde in Papierform, weil das vorhandene Krankenhausinformationssystem (KIS) (Orbis®) nicht die Möglichkeit der Erfassung von fachspezifischen augenärztlichen Befunden bereitstellt. Relevante Basisdaten wie z.B. die Sehschärfe, Brillenwerte, Augeninnendruck, die für Behandlungsplanung und -kontrolle unerlässlich sind, können bis jetzt nicht digital erfasst und strukturiert weiterverarbeitet werden. Ebenso fehlen digitale Erfassungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten für objektive Refraktions- und Tonometerwerte sowie für Spezialdiagnostik bei unseren Patientinnen und Patienten (z.B: Hornhautmessdaten, Netzhaut-OCT, Angioplex, FAG, Pentacam, DCT, ORA, Gesichtsfelder, Sehschulstatus, RTX1). Die gleichzeitige Nutzung einer analogen Papierakte und einer unvollständigen digitalen Patientenakte führt zu Dokumentationslücken und erhöhtem Zeitaufwand sowie Personalaufwand. Informationen liegen häufig verstreut vor und sind in den voneinander getrennten Bereichen OP, Station und Ambulanz nicht zeitgleich abrufbar. Dies birgt das Risiko von Informationslücken, Patientengefährdung und häufigen OP-Verzögerungen oder -Ausfällen. Ein effizienter, durchgängiger Arbeitsablauf (Workflow) für die ophthalmologische Aktenführung ist derzeit nicht möglich. Eine schnelle, unkomplizierte Auswertung der Behandlungsdaten zur Therapie-optimierung und für wissenschaftliche Auswertungen ist aktuell nicht realisierbar.

Ziel der Vergabe ist es, innerhalb der nächsten 5 Jahre bzw. dauerhaft eine lokal installierte Software für ein Ophthalmologisches Informations- und Datenmanagementsystem als Klinik- und Praxissoftware am UKH zu implementieren, welches eine durchgängige papierfreie digitale Patientenakte ermöglicht und den ambulanten, stationären, und operativen Versorgungsanfordernissen der Patienten gerecht wird. Die Lösung muss zum bestehenden Krankenhausinformationssystem (KIS) Orbis® und der Bildspeicher- und Bilderfassungs-software (Forum®) kompatibel sein. Fachspezifische ophthalmologische Befunde und Unter-suchungsdaten werden darüber direkt digitalisiert und nahtlos ins KIS Orbis® integriert. Dadurch werden bestehende Dokumentationslücken geschlossen und langfristig signifikante Kosten durch Workflow-Optimierung sowie Reduktion von Personal- und Materialaufwand eingespart. Durch systematische, strukturierte Datenerfassung sowie gezielte Weiterverarbeitung wird eine schnelle, genaue und zuverlässige Auswertung der Behandlungsdaten gewährleistet. Zudem soll die Anbindung ambulanter Versorgungsdaten aus Praxen bzw. Medizinischen Versorgungszentren ermöglichen, stationäre und ambulante Daten sinnvoll zu verknüpfen und zu ergänzen. Darüber hinaus soll die Zusammenarbeit mit Zuweisern und kooperierenden Kliniken weiter verbessert werden.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Weitere vom Bieter vorzulegende Unterlagen:
1. [X] dieses Angebotsschreiben vollständig ausgefüllt und unterschrieben (Textform)
2. [X] ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Bieters (Formular UKH) (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (Textform)
3. [X] ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung nach Abschnitt 2, Anlage 1a des Landes Sachsen-Anhalt (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (oder Nachweis über Präqualifizierung) (Textform)
4. [X] aktueller Auszug Beruf- und/oder Handelsregister in einfacher Kopie (nicht älter als 3 Monate) (in einfacher Kopie)
5. [0] ausgefüllte und unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung (im Bedarfsfall); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben (Textform)
6. [0] im Bedarfsfall / gilt nur für Bewerber-/Bietergemeinschaften mit Nachunternehmern: Auftragsbezogene Darstellung von Struktur, Funktionen, Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb der Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie die Darstellung der technischen und kaufmännischen Leitung – Ausführungen auf max. 2 DIN A4-Seiten. (Die Darstellung ist als PDF-Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.)
7. [0] im Bedarfsfall (Eignungsleihe): rechtsverbindlich unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten über die verbindliche Verfügbarkeit der für den Auftrag erforderlichen Mittel/Kapazitäten/Ressourcen für den Fall der Beauftragung (in einfacher Kopie)
8. [X] vollständig ausgefüllte Referenzliste (Augenabteilungen von vergleichbaren Universitätskliniken in Deutschland, Österreich und der Schweiz) mit vergleichbaren Aufträgen innerhalb der letzten 5-10 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, bezogen auf den Leistungsgegenstand mit folgenden Mindestangaben:
a. Einrichtung / Auftraggeber
b. Zeitraum d. Leistungserbringung
c. Auftraggeber / Anschrift
d. Ansprechpartner
e. Telefonnummer
f. Beschreibung der Leistungserbringung, Angabe vergleichbarer Umfang
g. KIS (Orbis®) vorhanden? (Ja / Nein)
9. [X] vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis in den Teilen „Systemspezifikation“, „Systemumgebung“, „Support, Wartung, Service“, „IT-Sicherheit“, Umsetzungsplan
10. [X] vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Preisblatt (Textform)
11. [X] vollständig ausgefüllter AV-Vereinbarung inkl. seiner Anlagen (Vertragsmuster UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist das Vertragsmuster von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft in Textform zu unterzeichnen.
12. [X] vollständig ausgefüllter und signierter EVB-IT-Systemvertrag (Textform)
13. [X] Angebotszusammenstellung des Bieters inkl. der einzelnen technischen Bezeichnungen seines Angebotes einschließlich der Angabe der Modellnummer und Herstellernummer
14. [X] vollständig ausgefüllte Ergänzende Vertragsbedingungen (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen.
15. [X] vollständig ausgefüllte Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben (Textform)
16. [X] vollständig ausgefüllte Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen.
17. [X] vollständig ausgefüllte Erklärung zur Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben (Textform)
18. [X] unterschriebene Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Russland-Sanktionspaket); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben (Textform)
19. [X] vollständig ausgefüllte Geschäftspartnerbedingungen UKH (in Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen.
20. [X] selbstschuldnerische und unbefristete Vorauszahlungsbürgschaft eines zugelassenen Bürgen in Höhe des Vorauszahlungsbetrages
21. [X] Umsetzungskonzept (bitte gehen Sie auf alle genannten Punkte des Leistungsverzeichnisses ein)
22. [X] Auflistung, welche medizintechnischen Geräte/ Hersteller unterstützt werden
23. [X] Auflistung über Schnittstellen, welche zur Einbindung der medizintechnischen Geräte unterstützt werden
24. [X] Backup und Wiederherstellungskonzept
25. [X] graphische Übersicht, die den Systemaufbau (Datenflüsse, Schnittstellen) und die Integration des Systems in die Gesamtinfrastruktur des UKH; inklusive Angabe aller Schnittstellen zu relevanten Systemen darstellt
26. [X] Speicherbedarf anzeigen [Beschreibung Art und Größe für 1 Jahr, anhand der im Leistungsbeschreibung vorgelegten Fallzahlen]
27. [X] Anlage - Anwendungsclient muss über eine zentrale Softwaremanagementplattform (baramundi) auf die Endgeräte verteilt werden können (idealerweise als msi-Paket)

1. Anlagen [X], die dem Angebot zwingend beizufügen sind
2. Anlagen [0] Zutreffendes ankreuzen (bei Entweder/Oder ist eines der beiden Auswahlmöglichkeiten ankreuzen) und dem Angebot beizufügen)
1. [X] dieses Angebotsschreiben vollständig ausgefüllt und unterschrieben (Textform)
2. [X] ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung zur Eignung des Bieters (Formular UKH) (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (Textform)
3. [X] ausgefüllte und unterschriebene Bewerbererklärung nach Abschnitt 2, Anlage 1a des Landes Sachsen-Anhalt (Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben) (oder Nachweis über Präqualifizierung) (Textform)
4. [X] aktueller Auszug Beruf- und/oder Handelsregister in einfacher Kopie (nicht älter als 3 Monate) (in einfacher Kopie)
5. [0] ausgefüllte und unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung (im Bedarfsfall); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben (Textform)
6. [0] im Bedarfsfall / gilt nur für Bewerber-/Bietergemeinschaften mit Nachunternehmern: Auftragsbezogene Darstellung von Struktur, Funktionen, Zuständigkeiten und Abläufe innerhalb der Bewerber-/Bietergemeinschaft sowie die Darstellung der technischen und kaufmännischen Leitung – Ausführungen auf max. 2 DIN A4-Seiten. (Die Darstellung ist als PDF-Datei in selbst zu wählender Form einzureichen.)
7. [0] im Bedarfsfall (Eignungsleihe): rechtsverbindlich unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten über die verbindliche Verfügbarkeit der für den Auftrag erforderlichen Mittel/Kapazitäten/Ressourcen für den Fall der Beauftragung (in einfacher Kopie)
8. [X] vollständig ausgefüllte Referenzliste (Augenabteilungen von vergleichbaren Universitätskliniken in Deutschland, Österreich und der Schweiz) mit vergleichbaren Aufträgen innerhalb der letzten 5-10 Jahre vor Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, bezogen auf den Leistungsgegenstand mit folgenden Mindestangaben:
a. Einrichtung / Auftraggeber
b. Zeitraum d. Leistungserbringung
c. Auftraggeber / Anschrift
d. Ansprechpartner
e. Telefonnummer
f. Beschreibung der Leistungserbringung, Angabe vergleichbarer Umfang
g. KIS (Orbis®) vorhanden? (Ja / Nein)
9. [X] vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis in den Teilen „Systemspezifikation“, „Systemumgebung“, „Support, Wartung, Service“, „IT-Sicherheit“, Umsetzungsplan
10. [X] vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Preisblatt (Textform)
11. [X] vollständig ausgefüllter AV-Vereinbarung inkl. seiner Anlagen (Vertragsmuster UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist das Vertragsmuster von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft in Textform zu unterzeichnen.
12. [X] vollständig ausgefüllter und signierter EVB-IT-Systemvertrag (Textform)
13. [X] Angebotszusammenstellung des Bieters inkl. der einzelnen technischen Bezeichnungen seines Angebotes einschließlich der Angabe der Modellnummer und Herstellernummer
14. [X] vollständig ausgefüllte Ergänzende Vertragsbedingungen (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen.
15. [X] vollständig ausgefüllte Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben (Textform)
16. [X] vollständig ausgefüllte Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen.
17. [X] vollständig ausgefüllte Erklärung zur Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) (Formular UKH) (Textform); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft oder bei einem Nachunternehmereinsatz ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. jedem Nachunternehmer auszufüllen und zu unterschreiben (Textform)
18. [X] unterschriebene Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Russland-Sanktionspaket); Hinweis: bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu unterschreiben (Textform)
19. [X] vollständig ausgefüllte Geschäftspartnerbedingungen UKH (in Textform); Hinweis: bei einer Bietergemeinschaft ist dieses Formular von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen.
20. [X] selbstschuldnerische und unbefristete Vorauszahlungsbürgschaft eines zugelassenen Bürgen in Höhe des Vorauszahlungsbetrages
21. [X] Umsetzungskonzept (bitte gehen Sie auf alle genannten Punkte des Leistungsverzeichnisses ein)
22. [X] Auflistung, welche medizintechnischen Geräte/ Hersteller unterstützt werden
23. [X] Auflistung über Schnittstellen, welche zur Einbindung der medizintechnischen Geräte unterstützt werden
24. [X] Backup und Wiederherstellungskonzept
25. [X] graphische Übersicht, die den Systemaufbau (Datenflüsse, Schnittstellen) und die Integration des Systems in die Gesamtinfrastruktur des UKH; inklusive Angabe aller Schnittstellen zu relevanten Systemen darstellt
26. [X] Speicherbedarf anzeigen [Beschreibung Art und Größe für 1 Jahr, anhand der im Leistungsbeschreibung vorgelegten Fallzahlen]
27. [X] Anlage - Anwendungsclient muss über eine zentrale Softwaremanagementplattform (baramundi) auf die Endgeräte verteilt werden können (idealerweise als msi-Paket)