Personalverwaltungssystem

Jobcenter Kiel

Für die Personaldatenverwaltung des Jobcenters Kiel mit ca. 480 Beschäftigten ist eine IT-Lösung zu beschaffen. Die Software soll die Nachhaltung aller Beschäftigtendatensätze mit Zuordnung einer Planstelle und den individuellen Beschäftigtenparametern bieten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-10.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-12-10 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-12-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Personalverwaltungssystem
Referenznummer: 13102-V-2/25
Kurze Beschreibung:
Für die Personaldatenverwaltung des Jobcenters Kiel mit ca. 480 Beschäftigten ist eine IT-Lösung zu beschaffen. Die Software soll die Nachhaltung aller Beschäftigtendatensätze mit Zuordnung einer Planstelle und den individuellen Beschäftigtenparametern bieten.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 440 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 13102-V-2/25
Beschreibung der Beschaffung:
Das Vertragsverhältnis beginnt am 01.04.2026 und endet mit Ablauf des 31.03.2028 mit dem einseitigen Optionsrecht des Jobcenters Kiel zur Verlängerung von viermal 24 Monaten. Die Verlängerung ist vom Jobcenter Kiel bis zum Ablauf des 31.12. des jeweiligen Jahres für das Folgejahr schriftlich zu erklären. Es genügt die rechtzeitige Absendung per E-Mail. Wird die Verlängerungsoption genutzt, steigt im neuen Beauftragungszeitraum der Preis um die neueste verfügbare allgemeine Preissteigerungsrate des statistischen Bundesamtes, maximal aber um 5% des zuletzt gültigen Preises. Eine zusätzliche Preissteigerung zu einem anderen Zeitpunkt der Vertragslaufzeit ist nicht möglich. Das Vertragsverhältnis für das optionale Modul 11 beginnt am 01.09.2026 und endet mit Ablauf des 31.03.2028 mit dem einseitigen Optionsrecht des Jobcenters Kiel zur Verlängerung von viermal 24 Monaten. Die Verlängerung wird vom Jobcenter Kiel zusammen mit der Verlängerung für das Personalverwaltungssystem schriftlich erklärt. Es genügt die rechtzeitige Absendung per E-Mail. Wird die Verlängerungsoption genutzt, steigt im neuen Beauftragungszeitraum der Preis um die neueste verfügbare allgemeine Preissteigerungsrate des statistischen Bundesamtes, maximal aber um 5% des zuletzt gültigen Preises. Eine zusätzliche Preissteigerung zu einem anderen Zeitpunkt der Vertragslaufzeit ist nicht möglich.
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Zusätzliche Informationen:
Der Preis für das optional anzubietende Modul 11 fließt nicht in die Bewertung mit ein. Die Abgabe eines Angebots des überlegenen Bieters für das Modul 11 führt nicht automatisch zur Zuschlagserteilung. Sollte für das optional angebotene Modul 11 ebenfalls der Zuschlag erteilt werden, so ist der mit dem Angebotsschreiben gesondert eingereichte Preis für dieses Modul bindend. Die Zuschlagserteilung erfolgt durch die einseitige Optionsziehung mit dem Zuschlagsschreiben.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Postleitzahl: 24143
Stadt: Kiel
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2036-03-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
Modul 11 - Arbeistzeiterfassung Das Vertragsverhältnis für das optionale Modul 11 beginnt am 01.09.2026 und endet mit Ablauf des 31.03.2028 mit dem einseitigen Optionsrecht des Jobcenters Kiel zur Verlängerung von viermal 24 Monaten. Die Verlängerung wird vom Jobcenter Kiel zusammen mit der Verlängerung für das Personalverwaltungssystem schriftlich erklärt. Es genügt die rechtzeitige Absendung per E-Mail. Wird die Verlängerungsoption genutzt, steigt im neuen Beauftragungszeitraum der Preis um die neueste verfügbare allgemeine Preissteigerungsrate des statistischen Bundesamtes, maximal aber um 5% des zuletzt gültigen Preises. Eine zusätzliche Preissteigerung zu einem anderen Zeitpunkt der Vertragslaufzeit ist nicht möglich.
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Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 70.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Benutzerfreundlichkeit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-14 23:59:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 10 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-09 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Fehlen beim Einreichen des Angebots vorzulegende Unterlagen (Nachweise/Erklärungen u. ä.) können diese von der Vergabe-stelle fristbewehrt nachgefordert werden.
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Formblatt über mindestens drei Referenzen der im Wesentli-chen in den letzten zwei Jahren (2024-2025) erbrachten ver-gleichbaren Leistungen unter Angabe von Leistungsumfang, Dauer des Vertrages, Auftraggeber sowie der Auftragssumme mit Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
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Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung über eine entsprechend bestehende Betriebs-haftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertrags-abschlusses die Mindestdeckungssummen entsprechend den Ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB) aufweist bzw. bereits eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen wurde. Hinweis: Das Jobcenter Kiel behält sich die Einholung des Nachweises vor Zuschlagserteilung vor.
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Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Unternehmensdarstellung mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, Anschrift, Telefon- und Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmens-größe, Niederlassungen, Standorte, Gründungsdatum inkl. einer aussagekräftigen Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Leistungsportfolios und einem Konzept zur Benutzerfreund-lichkeit der angebotenen Software (max. 6 DIN-A4-Seiten).
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Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Das Jobcenter Kiel wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Jobcenter Kiel
Nationale Registrierungsnummer: 13102
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Postleitzahl: 24143
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: jobcenter-kiel.vergabestelle@jobcener-ge.de 📧
Telefon: +49 431709-1214 📞
Fax: +49 431709-1222 📠
URL: https://www.jobcenter-kiel.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.jobcenter-kiel.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DYHMHY6/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DYHMHY6 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DYHMHY6 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4DYHMHY6#
Körper überprüfen
Name: Jobcenter Kiel
Nationale Registrierungsnummer: 13102
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Postleitzahl: 24143
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: jobcenter-kiel.vergabestelle@jobcener-ge.de 📧
Telefon: +49 431709-1214 📞
Fax: +49 431709-1222 📠
URL: https://www.jobcenter-kiel.de/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Jobcenter Kiel
Nationale Registrierungsnummer: 13102
Postanschrift: Adolf-Westphal-Str. 2
Postleitzahl: 24143
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: jobcenter-kiel.vergabestelle@jobcener-ge.de 📧
Telefon: +49 431709-1214 📞
Fax: +49 431709-1222 📠
URL: https://www.jobcenter-kiel.de/ 🌏
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-10+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 239-823987 (2025-12-10)
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