PR-Kampagne zur Umsetzung des GAP-Strategieplans in Hessen

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand
Zur Umsetzung dieser Kommunikations- und Sichtbarkeitsvorgaben im Rahmen des GAP-Strategieplans 2023-2027 müssen in Form eines Rahmenauftrags kreative und fachthematische Unterstützungsleistungen zur Planung und Durchführung einer öffentlichkeitswirksamen Kampagne in Hessen und für Hessen erbracht werden, die auch neue und innovative Kommunikationswege beschreitet.

Ziele
•Durch entsprechende öffentlichkeitswirksame Aktionen und Instrumente soll über die Ziele, Tätigkeiten und die verfügbaren Fördermöglichkeiten des GAP-Strategieplans und deren spezifischen Umsetzung in Hessen informiert und auf die Rolle der Europäischen Union sowie die gemeinschaftliche Finanzierung durch den Bund und das Land hingewiesen werden.
•In der Förderperiode 2023-2027 werden neben Maßnahmen des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER) erstmals auch Maßnahmen des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft (EGFL) über den GAP-Strategieplan umgesetzt. Über die aus dem EGFL finanzierte Unterstützung informiert das Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat (BMLEH) einheitlich auf nationaler Ebene. Daher konzentriert sich der Auftragsgegenstand voranging auf die aus dem ELER kofinanzierten Maßnahmen, deren Umsetzung in der Kompetenz des Landes Hessen liegt. Maßnahmen des EGFL werden hier aber nicht grundsätzlich ausgeschlossen.
•Verbreitung von Informationen über die Fördermöglichkeiten, die sich aus der Anwendung des nationalen GAP-Strategieplans ergeben.
•Information zu den Förderbedingungen, Beschreibung der zugrundeliegenden Verfahren für den Erhalt einer Förderung (u.a. Auswahlkriterien, Anforderungen, Pflichten).
•Berichterstattung über die Umsetzung und die erzielten Erfolge der Umsetzung des ELER. Hierzu zählt insbesondere die Bekanntmachung bedeutender und herausragender Vorhaben.

Zielgruppen
•die allgemeine Öffentlichkeit,
•die potenziell Begünstigten sowie Endbegünstigten,
•die Wirtschafts-, Sozial- und Umweltpartner (einschließlich berufsständischer Organisationen, Institutionen der Nichtdiskriminierung und Gleichstellung, Nichtregierungsorganisationen)
Es handelt sich bei diesen Gruppen primär um Beteiligte, welche Vorhaben im Sinne des GAP-Strategieplans umsetzen können. Darüber hinaus wird die Gruppe durch Beteiligte gebildet, welche einen signifikanten Einfluss auf die Meinungsbildung innerhalb des landwirtschaftlichen Berufsstands, der beteiligten Körperschaften, sonstigen Akteure und Bürgerinnen und Bürger des Landes Hessen innehaben (z. B. Fachpresse, Politik und Verwaltung, Soziale Medien, Bildungseinrichtungen).

Leistungsbausteine

Detaillierte Beschreibung der Leistungsbausteine
1)Konzeption und Organisation einer Kampagne, die dem GAP-Strategieplan (ELER) in Hessen ein Gesicht gibt, das vielfältige Förderangebot der EU im Rahmen des ELER leicht verständlich und einprägsam darstellt und Impulse für die Nutzung des Angebots in den ländlichen Regionen Hessens und in der hessischen Landwirtschaft gibt, insbesondere bei neuen Zielgruppen. Somit - die Entwicklung eines kreativen Konzeptes, das die Ziele der Kampagne, zentrale Botschaften und geeignete Kommunikationskanäle umfasst. Das Konzept muss eine klare Strategie zur Erreichung der Zielgruppen enthalten und die Vorbereitung der Kommunikation auf die nächste Förderperiode (GAP nach 2027) thematisieren.
2)Produktion von Fotos: Erwartet wird die Produktion von Fotos inkl. Bildbearbeitung mit allen Nutzungsrechten. Berücksichtigt werden müssen dabei der hessische ländliche Raum, alle Jahreszeiten, alle Landkreise, Objekte der Landwirtschaft, Fotos zu allen zwölf Fördermaßnahmen, Fotos zu "Best-Practice"-Beispielen. Ggf. Steuerung und Abstimmung mit Unterauftragnehmern (Grafiker, Fotografen, etc.).
3)Konzeption und Erstellung von Werbemaßnahmen und Druckerzeugnissen: Erstellung eines detaillierten Mediaplans, der sowohl klassische als auch digitale Medien berücksichtigt. Die Umsetzung muss die Gestaltung und Platzierung von Printmedien wie Flyer, Postern, Roll-Ups, Postkarten, Give-Aways aber auch Online-Inhalten umfassen.
4)Presse- und Öffentlichkeitsarbeit / Content-Erstellung: Redaktionelle Texterstellungen und visuelle Darstellungen zu Fachthemen (z.B. Vorstellung der Fördermöglichkeiten) für unterschiedlichste Medien. Produktion von Inhalten: darunter Texte, Grafiken, Videos, Audios und Infografiken. Die Inhalte müssen informativ, ansprechend, allgemein verständlich und barrierefrei gestaltet sein, z.B. anhand von grafischen Übersichten und vereinfachenden Darstellungen komplexer Sachverhalte. Entwicklung und Umsetzung einer Social Media Strategie, die regelmäßige Posts im Rahmen des Social Media Auftritts des HMLU vorsieht.
5)Variable Leistungen zur Unterstützung der Regionalen Verwaltungsbehörde nach Bedarf durch kreative Ansätze und Gestaltung innovativer Formate zu thematischen Schwerpunkten und Zielgruppen sowie ggfs. redaktionelle Unterstützung und Pflege der ELER-Website www.eler.hessen.de des HMLU in Rücksprache mit dem Auftraggeber, PowerPoint-Präsentationen, thematische Kurzfilme, Vorbereitung der Öffentlichkeitsarbeit für eine neue Förderperiode (GAP nach 2028).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

-Referenzen (siehe Vordruck): eine Liste mit geeigneten Referenzangaben über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben:
•Art der Leistung
•Umfang
•Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung
•Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse
•Erbringungszeitpunkt
•Wert
Referenzangaben sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen.
Die obenstehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.

Zusätzliche Informationen

Neben den verlangten Nachweisen sind folgende Unterlagen einzureichen:

- Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn (siehe Vordruck "Verpflichtungserklaerung_Tariftreue.pdf");
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.

- Erklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (u.a. Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und 124 GWB, Insolvenzverfahren (siehe Vordruck "Erklaerung_Eignung.pdf"))
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft ein-zureichen.

- Erklärung zu Russland-Sanktionen (siehe Vordruck "Erklaerung_RUS_Sanktionen.pdf")
Bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft ein-zureichen.

- Konzept
Der Bieter hat mit dem Angebot ein schlüssiges Konzept gemäß Leistungsbeschreibung zu folgenden Leistungen (Leistungsbausteine) vorzulegen.
1.Konzeption und Organisation einer Kampagne - Entwicklung eines kreativen Konzeptes
2.Produktion von Fotos
3.Konzeption und Erstellung von Werbemaßnahmen und Druckerzeugnisse
4.Presse- und Öffentlichkeitsarbeit / Content-Erstellung
5.Variables Arbeitspaket
Das Konzept muss zudem einen aussagefähigen, übersichtlichen Vorschlag für die Zeitplanung der wesentlichen Kampagnenelemente enthalten.

Es wird erwartet, dass der Bieter auf Basis seiner Erfahrungen und Kompetenzen die zuvor aufgelisteten Leistungsbestandteile pro Leistungsbaustein um diejenigen Leistungsbestandteile ergänzt, die aus seiner Sicht zur vollständigen und erfolgreichen Realisierung der jeweiligen Leistungsbausteine zusätzlich erforderlich sind. Die ergänzten Leistungsbestandteile sind deutlich auszuweisen und als solche kenntlich zu machen.

Bei den Auftragsgegenständen ist das Corporate Design des Landes Hessen anzuwenden, wie auch die Publizitätsvorgaben im Rahmen des GAP-SP zu berücksichtigen.

Ungeachtet dessen besteht bei den zuvor genannten Leistungsbausteinen jeweils ein unterschiedlich großer Entscheidungs- und Ermessensspielraum aufseiten des Auftragnehmers. Das heißt im Rahmen des Auftrages zur Umsetzung der Kampagne für Kommunikation und Sichtbarkeit des GAP-Strategieplans 2023-2027 in Hessen halten die geforderten Unterstützungsleistungen zahlreiche, durch kreative Ansätze, Vorschläge und Leistungen des Auftragnehmers auszufüllende Bearbeitungsspielräume, die auch geistig-schöpferischen Leistungsbestandteilen Raum geben.

Das Konzept selbst ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern neben dem Preis auch ein wesentliches Zuschlagskriterium (Gewichtung Qualität Konzept mit 70 %). Das Konzept ist in einem gängigen Dateiformat (Word, Excel, PDF, Powerpoint o.ä.) mit dem Angebot zwingend einzureichen. Eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein fehlendes Konzept führt zum Ausschluss des Angebotes.

- Kalkulationstabelle
Der Bieter hat mit dem Angebot die zur Verfügung gestellte Datei "Kalkulationstabelle" ausgefüllt einzureichen.
Der maximale Finanzrahmen über die 3 Vertragsjahre beträgt 250.000 € netto. Ein überschreiten führt zum Ausschluss des Angebotes.
Anfallende Kosten für Layout- und Gestaltungsleistungen sind in der Kalkulation zu berücksichtigen.
Ggfs. anfallende Sachkosten für den Druck von Publikationen, Zeitungen, Berichten, Flyern, Broschüren, Handreichungen, Plakaten, Displays, Hinweise und Ankündigungen etc. werden im Regelfall vom Auftraggeber beauftragt und sind daher in der Kalkulationstabelle (Anlage) nicht auszuweisen.

Die Kalkulationstabelle ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes auch wesentliches Zuschlagskriterium (Gewichtung Preis mit 30 %). Eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Eine fehlende Kalkulationstabelle führt zum Ausschluss des Angebotes.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.