Projekt-Portfolio Management Tool

Bayerischer Rundfunk a.d.ö.R.

Unter der Federführung des Bayerischen Rundfunks (Lead Buyer) wird mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer angestrebt. Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die Beschaffung eines Projekt-Portfolio Management Tool auf Basis von Microsoft 365 inkl. Implementierung sowie Softwarepflege-, Wartungs- und Supportleistungen. Weiterhin soll dieses Tool für einzelne Rundfunkanstalten angepasst und weiterentwickelt werden. Nach Inbetriebnahme und Abnahme je Rundfunkanstalt muss Service und Support über die gesamte durch den Auftragnehmer bzw. den Hersteller des PM-Planungstools gewährleistet werden. Die Leistungen des Auftragnehmers werden überwiegend remote, aber ggf. auch vor Ort jedoch immer eigenverantwortlich erbracht werden. Die Rahmenvereinbarung wird mit einer Grundlaufzeit von 48 Monaten und zweimaliger Verlängerungsoption, um jeweils 24 weitere Monate auf maximal 96 Monate abgeschlossen. Die Höchstabnahmemenge an "Miete" von Voll-Lizenzen beträgt 1500 Stück pro Jahr Die Höchstabnahmemenge an "Miete" von eingeschränkten Lizenzen beträgt 1200 Stück pro Jahr. Die Höchstabnahmemenge an Installationen beim Auftraggeber und den Bezugsberechtigten beträgt 8 (acht). Die Höchstabnahmemenge an Dienstleistungsstunden beträgt 16180.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-02-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-20.

Wer?

• Bayerischer Rundfunk a.d.ö.R.

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-12-20	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-12-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Projekt-Portfolio Management Tool
Referenznummer: BR-2025-0025
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Projektmanagementsoftwarepaket 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Beschreibung
Interne Kennung: BR-2025-0025
Beschreibung der Beschaffung:

Die Einführung eines modernen Projekt- und Portfoliomanagement-Systems bei ver-schiedenen Rundfunkanstalten markiert einen grundlegenden Schritt zur Neuausrich-tung der internen Projektorganisation. Im Mittelpunkt steht die Überwindung der bislang bestehenden Insellösungen und Medienbrüche, die durch den Einsatz verschiedener, nicht miteinander vernetzter Tools und manueller Prozesse entstanden sind. Diese Situ-ation führte zu redundanter Datenhaltung, erhöhtem Abstimmungsaufwand und einer eingeschränkten Transparenz über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Mit der neuen zentralen, digitalen Lösung sollen sämtliche relevanten Projektinformatio-nen und -prozesse in einer einheitlichen Plattform zusammengeführt werden. Ziel ist es, die gesamte Projektlandschaft - von der Initiierung über die Planung und Durchführung bis zum Abschluss - durchgängig und nachvollziehbar abzubilden. Dadurch wird nicht nur die Datenqualität verbessert, sondern auch die Effizienz der Zusammenarbeit und die Steuerungsfähigkeit des Managements deutlich erhöht. Die neue Systemlandschaft soll zudem die strategische Budget- und Ressourcenplanung, die Genehmigungspro-zesse sowie die kaufmännische Steuerung vereinfachen und automatisieren. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Integration mit bestehenden Systemen wie ERP (SAP) und Aufgabenmanagement, um einen nahtlosen Datenaustausch und eine ganzheitliche Sicht auf alle Projekte und Ressourcen zu ermöglichen. Weiterhin soll die-se Lösung einfach auf weitere Rundfunkanstalten adaptiert und in Betrieb genommen werden können. Insgesamt entsteht so die Grundlage für eine zukunftsfähige, transparente und effizien-te Projektorganisation, die den Anforderungen eines modernen Medienunternehmens gerecht wird und die digitale Transformation innerhalb der Rundfunkanstalten nachhaltig unterstützt. Lieferungen und Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können von allen Bezugs-berechtigten in Anspruch genommen werden. Bezugsberechtigt aus dieser Rahmenvereinbarung sind: - Norddeutscher Rundfunk (NDR) - Rundfunk Berlin-Brandenburg (RBB) - Mitteldeutscher Rundfunk (MDR) - Bayerischer Rundfunk (BR) - Deutsche Welle (DW) - Zweites Deutsches Fernsehen (ZDF) - Deutschlandradio - Südwestrundfunk (SWR)

Beschreibung der Beschaffung

Die Einführung eines modernen Projekt- und Portfoliomanagement-Systems bei ver-schiedenen Rundfunkanstalten markiert einen grundlegenden Schritt zur Neuausrich-tung der internen Projektorganisation. Im Mittelpunkt steht die Überwindung der bislang bestehenden Insellösungen und Medienbrüche, die durch den Einsatz verschiedener, nicht miteinander vernetzter Tools und manueller Prozesse entstanden sind. Diese Situ-ation führte zu redundanter Datenhaltung, erhöhtem Abstimmungsaufwand und einer eingeschränkten Transparenz über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.
Mit der neuen zentralen, digitalen Lösung sollen sämtliche relevanten Projektinformatio-nen und -prozesse in einer einheitlichen Plattform zusammengeführt werden. Ziel ist es, die gesamte Projektlandschaft - von der Initiierung über die Planung und Durchführung bis zum Abschluss - durchgängig und nachvollziehbar abzubilden. Dadurch wird nicht nur die Datenqualität verbessert, sondern auch die Effizienz der Zusammenarbeit und die Steuerungsfähigkeit des Managements deutlich erhöht. Die neue Systemlandschaft soll zudem die strategische Budget- und Ressourcenplanung, die Genehmigungspro-zesse sowie die kaufmännische Steuerung vereinfachen und automatisieren.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Integration mit bestehenden Systemen wie ERP (SAP) und Aufgabenmanagement, um einen nahtlosen Datenaustausch und eine ganzheitliche Sicht auf alle Projekte und Ressourcen zu ermöglichen. Weiterhin soll die-se Lösung einfach auf weitere Rundfunkanstalten adaptiert und in Betrieb genommen werden können.
Insgesamt entsteht so die Grundlage für eine zukunftsfähige, transparente und effizien-te Projektorganisation, die den Anforderungen eines modernen Medienunternehmens gerecht wird und die digitale Transformation innerhalb der Rundfunkanstalten nachhaltig unterstützt.

Lieferungen und Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können von allen Bezugs-berechtigten in Anspruch genommen werden.
Bezugsberechtigt aus dieser Rahmenvereinbarung sind:
- Norddeutscher Rundfunk (NDR)
- Rundfunk Berlin-Brandenburg (RBB)
- Mitteldeutscher Rundfunk (MDR)
- Bayerischer Rundfunk (BR)
- Deutsche Welle (DW)
- Zweites Deutsches Fernsehen (ZDF)
- Deutschlandradio
- Südwestrundfunk (SWR)

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Projektmanagementsoftwarepaket 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Investitionsmanagement- und Steuersoftwarepaket 📦

Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦

Dauer
Datum des Beginns: 2026-04-01 📅
Datum des Endes: 2030-03-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Rahmenvereinbarung hat eine Grundlaufzeit von 48 Monaten. Sie beginnt am 01.04.2026 und endet am 31.03.2030. Die Rahmenvereinbarung kann über die Grundlaufzeit hinaus optional zwei Mal um je-weils weitere 24 Monate auf max. 96 Monate verlängert werden. Die jeweilige Verlänge-rung tritt nach Ablauf der Grundlaufzeit bzw. der Verlängerungszeit automatisch in Kraft, sofern der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit schriftlich anzeigt, dass die Rahmenvereinbarung nicht verlängert wird.

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Die im Preisblatt angegebenen Mengen sind optionale Höchstmengen. Die Mindestabnahmemengen sind in den kaufmännischen Vertragsbedingungen in Kapitel 8 angegeben.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Investitionsmanagement- und Steuersoftwarepaket 📦

Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-05 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 54 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-01-27 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Keine
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Anlage 8 - Nachweis von 3 Referenzprojekten (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Eignungskriterium: Finanzkennzahlen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Bonitätsnachweis (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens (Handelsregisterauszug) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):

Eignungskriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer gültigen Microsoft Zertifizierung als "Microsoft Solution Partner" (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Nachweis einer "SAP Stay-Certified" Zertifizierung. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Nachweis des Herstellers, dass die Software bzw. das Produkt durch den Bieter vertrieben werden darf. Dies gilt nicht, wenn der Bieter selbst Hersteller der Software bzw. des Produkts ist. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis des Herstellers, dass die angebotene Software bzw. das ange-botene Produkt bereits über eine ausreichend große Kundenbasis verfügt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Keine
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
Nationale Registrierungsnummer: DE129523494
Postanschrift: Rundfunkplatz 1
Postleitzahl: 80335
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraleinkauf - Vergabemanagement
E-Mail: ausschreibungen.zentraleinkauf@br.de 📧
Telefon: +49 89590094912 📞
Fax: +49 89590023469 📠
URL: http://www.br.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y54YT9RYEP62/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y54YT9RYEP62 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y54YT9RYEP62 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y54YT9RYEP62# keine

Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: DE811335517
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Südbayern
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die ausschreibende Stelle weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller - den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, stellt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. §134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-12-20+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 247-857280 (2025-12-20)

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