Qualitätssicherung und Sondervertiefungsprüfung des SAP-Transformationsprojekts "Digitale Verwaltung" des Goethe-Instituts e.V.

Goethe-Institut e.V. - Zentrale

Der Goethe-Institut e.V. plant die Beschaffung einer projektbegleitenden Qualitätssicherung und optionalen Sondervertiefungsprüfung für das Projekt "Digitale Verwaltung (DIVE)", welches die SAP S/4HANA-Einführung zum Januar 2027 an seinen weltweiten Standorten konzipiert und umsetzt. Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Leistung ist der Anlage A "Leistungsbeschreibung" zu entnehmen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-06.

Wer?

• Goethe-Institut e.V. - Zentrale

Wie?

• Rechnungslegung und -prüfung › Betriebsprüfung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-06	Auftragsbekanntmachung
2025-10-16	Auftragsbekanntmachung
2025-11-03	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Qualitätssicherung und Sondervertiefungsprüfung des SAP-Transformationsprojekts "Digitale Verwaltung" des Goethe-Instituts e.V.
Referenznummer: 01/202510
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Rechnungslegung und -prüfung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 01/202510
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand des Vertrages ist die projektbegleitende Qualitätssicherung der SAP S/4HANA-Einführung am Goethe-Institut zum 01.01.2027. Ziel ist es, die ordnungsgemäße, effiziente und qualitätssichere Umsetzung aller Projektphasen sicherzustellen - von der Konzeption über die Implementierung bis zur Betriebsbereitschaft des neuen ERP-Systems. Im Rahmen der dabei durchzuführenden Neukonzeption der wesentlichen Geschäftsprozesse überwacht die Qualitätssicherung die Einhaltung definierter Standards, Projektziele und technischer Anforderungen durch alle beteiligten Umsetzungspartner. Dies schließt neben dem ERP-System auch beteiligte Umsysteme ein. Im Rahmen der Vertragserfüllung soll neben der Qualitätssicherung optional auf eine Sondervertiefungsprüfung durch den Auftragnehmer zurückgegriffen werden können. Ziel von Sondervertiefungsprüfungen ist eine fachlich objektive Unterstützung bei der Transformation und Implementierung auf das neue SAP S/4HANA, deren Umsysteme sowie davon betroffene Geschäftsprozesse.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Betriebsprüfung 📦

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦

Postanschrift: Oskar-von-Miller-Ring 18
Postleitzahl: 80333
Stadt: München
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2028-03-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-10 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-10 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Die Öffnung der Angebote erfolgt nach § 55 Abs. 2 S. 1 VgV. Bieter sind gemäß § 55 Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-10 13:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Die Öffnung der Angebote erfolgt nach § 55 Abs. 2 S. 1 VgV. Bieter sind gemäß § 55 Abs. 2 S. 2 VgV zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-10-28 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Manche fehlende Bieterunterlagen können nach dem Ermessen der Vergabestelle nach Fristablauf nachgereicht werden.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Soweit notwendig sind mit dem Angebot die folgenden Unterlagen einzureichen: 1. Im Falle der Eignungsleihe (= Inanspruchnahme der Fachkunde oder Leistungsfähigkeit eines Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten) hat der Bieter eine verbindliche Verpflichtungserklärung des jeweiligen Unternehmens vorzulegen, dass ihm die Mittel zur Verfügung stehen werden bzw. dass der Dritte die Leistung ausführen wird (§ 47 Abs. 1 VgV) (Formblatt Anlage B4.). Jedes Unternehmen, dessen Kapazitäten der Bewerber für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, muss zudem folgende Erklärungen vorlegen (Anforderungen an Unternehmen): (1) Erklärungen gemäß Anlage B5 (Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen). (2) Nachweis der Eignung des Unternehmens, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, in Bezug auf die Eignungskriterien entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. (3) Nimmt der Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bieters und des (jeweils) anderen Unternehmens entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen (§ 47 Abs. 3 VgV).

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

2. Mindestens 5.000 Mitarbeitende 3. Mindestens 20 Mitarbeitende im Bereich IT-Audit/Qualitätssicherung von ERP-Projekten 4. Mindestens 10 Mitarbeitende mit Kenntnissen in SAP S/4HANA- und IKS-Prüfungen 5. Mindestens 10 Wirtschaftsprüfer*innen

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

6. Nachweis von mindestens drei Referenzprojekten für die Begleitung einer SAP S/4HANA-Transformation in einer öffentlichen und/oder international tätigen Einrichtung aus Deutschland (davon mindestens zwei öffentliche Einrichtungen) in den letzten drei Jahren (Anlage B 7)

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

7. Umsatz von mindestens 10 Mio. EUR pro Jahr im Bereich IT-Audit/Qualitätssicherung von ERP-Projekten

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: 8. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von 5 Mio. EUR
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: 9. Handelsregisterauszug
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

10. Basisinformation zum Unternehmen des Bieters (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten) bzw. zu den an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten, Leistungsanteil) (soweit zutreffend) (Formblatt Anlage B2.); 11. Eigenerklärung (soweit erforderlich) der Bietergemeinschaftsmitglieder zur gesamtschuldnerischen Haftung und Benennung desjenigen, der die Bietergemeinschaft vertritt einschließlich Nachweis der Vertretungsmacht (Anlage B.3.). 12. Eigenerklärung des Bieters, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen 13. Bestellung der Firma als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: 14. Bestätigung der Unabhängigkeit (Anlage B 9)
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

1) Öffentliche Aufträge und Konzessionen dürfen nach dem 9. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 aufweisen. Mit dem Angebot erfolgt daher eine Abfrage des "Nichtvorliegens eines Russlandbezugs" aller Bieter mit der Anlage B.8. Eigenerklärung Russlandbezug. Jeder Bieter ist verpflichtet diese Erklärung abzugeben. Sollte es sich bei dem Bieter um eine Bietergemeinschaft handeln, so muss die Erklärung für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abgegeben werden.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Bitte beachten Sie: Die durch das eForms-Formular vorgegebenen Begriffe zu den Ausschlussgründen sind nicht maßgeblich. Die Frage eines Ausschlusses von Angeboten richtet sich nach geltendem deutschen Vergaberecht. Bitte beachten Sie zu den vorzulegenden Erklärungen und Unterlagen Ziffer 5.1.9 dieser Bekanntmachung.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Goethe-Institut e.V. - Zentrale
Nationale Registrierungsnummer: DE129516430
Postanschrift: Oskar-von-Miller-Ring 18
Postleitzahl: 80333
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: silke.nagel@goethe.de 📧
Telefon: +49 8915921-479 📞
URL: https://www.goethe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YHX5WDZ/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YHX5WDZ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YHX5WDZ 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4YHX5WDZ#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: 53133
Postanschrift: Villemombler Str 76
Postleitzahl: 53133
Postort: Bonn
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-562 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-06+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 192-656438 (2025-10-06)

Auftragsbekanntmachung (2025-10-16)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-14 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-14 13:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-11-14 13:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-10-31 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-16+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Da das Deutsche Vergabeportal 4 Tage nur eingeschränkt erreichbar war, wurde die Frist für die Abgabe der Angebote bis 14.11.25, 12:00 Uhr MEZ und die Frist für die Abgabe von Bieterfragen bis 31.10.25, 12:00 Uhr MEZ verlängert.

Andere zusätzliche Informationen
Störung beim Deutschen Vergabeportal
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: c9369ea9-eda6-4fe3-804d-4d7f956c0af0-01
Quelle: OJS 2025/S 200-684855 (2025-10-16)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-03)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-17 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-17 13:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-11-17 13:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-11-04 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-03+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Für die Beantwortung der Bieterfragen wird zusätzliche Zeit benötigt, daher wurde die Frist für die Abgabe der Angebote und die Frist für die Abgabe von Bieterfragen verlängert.

Andere zusätzliche Informationen
Beantwortung Bieterfragen
Hauptgrund für die Änderung: Informationen sind jetzt verfügbar
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 15e5631a-3ea4-4e31-8445-c740719dfa52-01
Quelle: OJS 2025/S 212-729085 (2025-11-03)

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