Beschreibung der Beschaffung
Die Auftraggeberin möchte als Arbeitgeberin ihren Beschäftigten die Umwandlung künftiger
monatlicher Entgeltbestandteile zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern gemäß § 63a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung sowie leasingfähigen Zubehörs anbieten. Derzeit sind ca. 220 Beschäftigte der Arbeitgeberin zur Brutto-Gehaltsumwandlung berechtigt. Es wird davon ausgegangen, dass ca. 20 Prozent davon von dem Angebot Gebrauch machen werden. Das wären ca. 44 Beschäftigte. Dabei handelt es sich um eine unverbindliche Schätzung. Der Abschluss eines Rahmenvertrags begründet keinen Anspruch auf Abschluss eines Einzel-Leasingvertrags.
Zwingende Vorgaben für den Rahmenvertrag:
• Einhaltung der Regelungen des Tarifvertrags zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing)
• Die Obergrenze von 7.000,00 € einschließlich der Umsatzsteuer gilt für das Fahrrad einschließlich leasingfähiger Zusatzleistungen (z.B. Versicherungen, Service und Wartungsleistungen) und des fest mit dem Fahrrad verbundenen Zubehörs.
• feste Vertragslaufzeit von 3 Jahren, danach auf unbestimmte Zeit mit Kündigungsmöglichkeit
Auch nach Ablauf des Vertragsverhältnisses müssen die Dienstleistungen für die laufenden Einzel-Leasingverträge aber noch erbracht werden.
• Das Angebot muss die vollständigen Vertragsbestimmungen enthalten.
Aus dem Angebot sollte ersichtlich sein:
• die Abwicklung von Bestellung, Aus- und Rückgabe der Fahrräder
• das Entgelt für die Erbringung der Leistungen aus dem Rahmen-Leasingvertrag und Dienstleistungsvertrag (ob/ wie hoch?)
Vertragsbestimmungen der Einzel-Leasingverträge
Auch die Vertragsbestimmungen der Einzel-Leasingverträge sollten – soweit möglich – aus dem Angebot ersichtlich sein. Das Angebot sollte ausführliche Angaben enthalten über:
• leasingfähige Zusatzleistungen (z.B. Versicherungen, Service und Wartungsleistungen) – obligatorische und optionale
• Vorgaben für die Nutzung (im Ausland, auch Haushaltsangehörige, etc.)
• Laufzeitoptionen
• Umgang mit Schadens- und Störfällen
• Regelungen zum Schicksal des Leasingverhältnisses bei Ausscheiden des Beschäftigten aus dem Arbeitsverhältnis und zum Umgang mit Zeiten ohne Anspruch auf Entgelt oder Entgeltfortzahlung
• Möglichkeiten der vorzeitigen Beendigung bei vorzeitiger Beendigung des Entgeltumwandlungsvertrags und der Überlassungsvereinbarung aus wichtigem Grund, insbesondere Änderungen maßgeblicher Rechtsvorschriften z.B. des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, die dazu führen, dass der Teil des zum Zwecke des Fahrradleasings umgewandelten Entgelts seine steuerliche Privilegierung verliert und der Beitragspflicht zur Sozialversicherung unterfällt
Anforderungen an das Management
Das Angebot sollte ausführliche Angaben zu folgenden Punkten enthalten:
• Abwicklung von Bestell-, Rückgabe- und Schadensfallprozessen über ein Online-Portal
• Einsehbarkeit der jeweiligen Verträge, Vorgänge und Daten für Beschäftigte und Auftraggeberin im Online-Portal
• Kommunikation mit Versicherungsanbieter über das Portal
• Beratung der Auftraggeberin und der Beschäftigten
• Erreichbarkeit von Kundendienst, Hotline
• Beratung vor Ort, Informationsveranstaltung
Muster-Verträge und Informationsmaterial
Das Angebot sollte ausführliche Angaben enthalten über die:
• Zurverfügungstellung von Mustern für den Entgeltumwandungsvertrag und die Überlassungsvereinbarung zwischen Auftraggeberin und Beschäftigtem
• Zurverfügungstellung von Werbe- und Informationsmaterial für die Beschäftigten
Anforderung:
Bei Gestaltung aller Verträge wird die Erlangung der steuerlichen Privilegierung angestrebt.
Kooperierende Fahrradhändler
Das Angebot sollte ausführliche Angaben enthalten über:
• Die Anzahl der Händler, bei denen die Beschäftigten ein Fahrrad auswählen können
• Name, Anschrift und Angebot (Fahrradtypen, Marken, Modelle) der Händler in Limbach-Oberfrohna und den Nachbarorten Chemnitz, Hohenstein-Ernstthal, Callenberg, Waldenburg, Penig, Niederfrohna, Mühlau, Hartmannsdorf und Burgstädt, bei denen die Beschäftigten ein Fahrrad auswählen können und die auch Service- und Wartungsleistungen anbieten
• die Voraussetzungen, die Fahrradhändler für das Eingehen einer Kooperation erfüllen müssen (insbesondere ist die Zahlung einer Provision erforderlich/ wie hoch?)