Rahmenvereinbarung Gerätehardware (01/U/2025)

Kurze Beschreibung

Mit dieser Ausschreibung möchte die Auftraggeberin die Versorgung ihrer Mitarbeitenden mit IT-Client-Hardware und Zubehör sicherstellen.
Mit der Neubeschaffung verfolgt die Auftraggeberin das Ziel, eine homogene Struktur und eine leistungsstarke Ausstattung der IT-Technik zu realisieren. Das strategische Ziel ist die Senkung der Ausstattungskosten, die Optimierung des Lebenszyklus der eingesetzten Hardware und die Minimierung der Umweltauswirkungen der Geräte während ihres gesamten Lebenszyklus.
Durch die Implementierung eines Device-as-a-Service-Modells (kurz: DaaS-Modell) ist die Auftraggeberin bestrebt, die Gesamtkosten für die Bereitstellung und Verwaltung mobiler Endgeräte zu senken und gleichzeitig die Flexibilität und Effizienz im Geräte-Management zu erhöhen.

Die Leistungen werden in vier unterschiedlichen Losen ausgeschrieben.
Los 1 – Monitore und Zubehör
Los 2 – Notebooks, Surface und Zubehör
Los 3 – Leasing zu Los 2
Los 4 – Device as a Service

Beschreibung der Beschaffung

Los 1 – Monitore und Zubehör – Rahmenvereinbarung mit Miniwettbewerb

Der Gegenstand der zu erbringenden Leistungen zu Los 1 wird in nachfolgendem kurz dargestellt:
> Lieferung von Monitoren, kabelgebundenen Tastaturen und Mäusen
> Rollout von Monitoren in der Erstauslieferung
> Wartung- und Mängelbeseitigung über Ersatzgeräte
> Optional: Rücknahme und Entsorgung vorhandener Monitore der Auftraggeberin

Die Auftraggeberin schreibt in Los 1 eine Rahmenvereinbarung mit maximal drei geeigneten Auftragnehmern aus. Die Beauftragung des konkreten Abrufs erfolgt auf Grundlage eines nach Zuschlagserteilung von der Auftraggeberin durchzuführenden Miniwettbewerbs, zwischen den bezuschlagten maximal drei geeigneten
Auftragnehmern. Der im Preisblatt aufgeführte Musterwarenkorb stellt einen Querschnitt der in den nächsten Jahren zu beschaffenden IT-Komponenten im Client Umfeld dar. Für das Los 1 schließt die Auftraggeberin einen EVB-IT Systemlieferungsvertrag mit den drei Auftragnehmern der Rahmenvereinbarung ab, dieser wird bei konkreter Auftragserteilung um die beschafften IT-Komponenten
ergänzt.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2 – Notebooks, Surface und Zubehör – Rahmenvereinbarung mit Miniwettbewerb

Der Gegenstand der zu erbringenden Leistungen zu Los 2 wird in nachfolgendem kurz dargestellt:
> Lieferung von Notebooks, Surface und Zubehör und
> Wartung- und Mängelbeseitigung defekter Geräte und zur Verfügung stellen von Ersatzgeräten.

Die Auftraggeberin schreibt im Los 2 eine Rahmenvereinbarung mit maximal drei geeigneten Auftragnehmern aus. Die Beauftragung des konkreten Abrufs erfolgt auf Grundlage eines nach Zuschlagserteilung von der Auftraggeberin durchzuführenden Miniwettbewerbs, zwischen den bezuschlagten maximal drei geeigneten
Auftragnehmern. Der im Preisblatt aufgeführte Musterwarenkorb stellt einen Querschnitt der in den nächsten Jahren zu beschaffenden IT-Komponenten im Client Umfeld dar.
Für das Lose 2 schließt die Auftraggeberin einen EVB-IT Kaufvertrag mit den drei Auftragnehmern der Rahmenvereinbarungen ab, diese werden bei konkreter Auftragserteilung um die beschafften IT-Komponenten ergänzt.

Beschreibung der Beschaffung

Los 3 – Leasing zu Los 2

Die Auftraggeberin wird die Beschaffung der Komponenten ausschließlich für Los 2 im Rahmen eines Leasings bei einem geeigneten Auftragnehmer durchzuführen. Dabei erfolgt die konkrete Beschaffung der IT-Komponenten im Rahmen von Miniwettbewerben zwischen den drei Auftragnehmern der Rahmenvereinbarung zu Los 2.
Im Rahmen dieser Ausschreibung sind vom Leasing-Auftragnehmer die festen Leasingfaktoren für jede Produktklasse angeben. Der Leasingfaktor ist während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung verbindlich für die entsprechende Produktklasse anzuwenden. Die Auftraggeberin schließt mit dem Auftragnehmer eine Leasing-Rahmenvereinbarung, welche durch Mietscheine für die einzelnen, konkreten
Einzelleasingverhältnisse ergänzt und konkretisiert wird.
Es besteht keine Verpflichtung der Auftraggeberin zur Beauftragung des Leasings. Die Entscheidung zum Leasing erfolgt im Rahmen der Einzelrealisierung. Diese Entscheidung wird den Auftragnehmern zu Los 2 im Rahmen des Miniwettbewerbs mitgeteilt.

Die einzelnen Leasingscheine werden mit der jeweils spezifischen Laufzeit und dem Leasingbeginn ausgestellt. Die Regelungen des Leasing-Rahmenvereinbarung, die die Einzel-Leasingverträge betreffen, gelten bis zur vollständigen Abwicklung der jeweils abgeschlossenen Einzel-Leasing-Verträge fort.

Zusätzliche Leistungen des Auftragnehmers im Rahmen des Leasings sind:
> Abgleich der Rechnungsdaten mit dem Lieferanten
> Reporting der geleasten Geräte zum Import in das Anlageverwaltungsprogramm der Auftraggeberin
> Zurverfügungstellung von detaillierten Rechnungsübersichten der geleasten IT-Komponenten
> Vertragsübersicht aller Einzelleasingverhältnisse sowie aller IT-Komponenten
> Abholung und Verwertung zum Leasingende der IT-Komponenten
> Aufstellung der verwerteten IT-Komponenten sowie
> datenschutzkonforme und zertifizierte Löschung der Speicher dieser IT-Komponenten nach DIN 66399 mindestens mit der Schutzklasse 3 mindestens mit Sicherheitsstufe 4

Beschreibung der Beschaffung

Los 4 – Device as a Service

Der Gegenstand der zu erbringenden Leistungen zu Los 4 wird in nachfolgendem kurz dargestellt:
Der Auftragnehmer hat Apple-Geräte gegen eine monatliche Nutzungsgebühr im Rahmen eines Device-as-a-Service-Modell (DaaS) an die Auftraggeberin bereitzustellen. Zudem ist die Bündelung mit Zubehör sowie die dezentrale Lieferung und Registrierung der Geräte vorgesehen. Zusätzlich sollen Services wie Austausch bei Defekt, Diebstahl- und Verlustschutz, eine API-basierte Systemintegration in ServiceNow sowie ein festes Serviceteam angeboten werden. Der im Preisblatt aufgeführte Musterwarenkorb stellt einen Querschnitt der in den nächsten Jahren zu beschaffenden Apple-Geräte dar. Für das Los 4 schließt die Auftraggeberin eine Rahmenvereinbarung DaaS (50.4.1) und einen EVB-IT Servicevertrag (50.4.2) mit dem Auftragnehmer ab. Darin sind sämtliche Bedingungen des Loses 4 festgeschrieben.
Der Gegenstand der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen sind:
> Lieferung von Apple-Geräten gegen monatliche Nutzungsgebühr
> Registrierung der Geräte im Apple Businessmanager
> Verkauf von Zubehör für Apple Geräte
> Bündelung mit Zubehör
> dezentrale Lieferung an Standorte der Auftraggeberin
> Austausch bei Defekt
> Diebstahl und Verlustschutz
> Systemintegration in das ServiceNow der Auftraggeberin
> Festes Serviceteam und Projekt-Ansprechpartner
> Datenschutzkonforme und zertifizierte Löschung der Speicher zurückgenommener Geräte nach DIN 66399 mindestens mit der Schutzklasse 3 mindestens mit Sicherheitsstufe 4
> Recycling und Entsorgung
> Abholung der Geräte durch Auftragnehmer oder zertifizierter Sicherheitstransport über Unterauftragnehmer mit AVV

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der ,Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des
Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) des Bieter aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
>> Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen/Nachweise dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die vorgenannten Erklärungen/Nachweise nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass dieser sich gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit seinen Fähigkeiten tatsächlich zur Verfügung
zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

Zusätzliche Angaben:
>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.

>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet beizufügen.

>> Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
>> Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Für Los 1 und Los 2 ist die Eigenerklärung Datenschutz - Allgemeine Bestimmungen (60) nebst Anlagen (60.1 – 60.4) mit dem Angebot ausgefüllt einzureichen.(Ziffer 7.1 der Bewerbungsbedingungen)

>> Für die Lose 3 und 4 sind mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen und Nachweise im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung Sozialdaten (60) vorzulegen (Ziffer 7.2 der Bewerbungsbedingungen):
 Sicherheitskonzept/Löschkonzept (60.1)
Dem Angebot ist das nach den Vorgaben der Auftraggeberin ausgefüllte Sicherheitskonzept beizufügen. Dieses beinhaltet die allgemein bei dem Bieter geltenden Sicherheitsanforderung, welche u.a. in den internen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Bieters verankert sind. Sollte ein leistungsbezogenes Sicherheitskonzept verlangt werden, welches integrierte Sicherheitsmaßnahmen bei der Dienstleistung wiedergibt, so wird dies in der Leistungsbeschreibung mit aufgeführt.
Als Bestandteil des Sicherheitskonzepts ist das unter Ziffer 4.1 letzter Anstrich) des Sicherheitskonzepts genannte Löschkonzept beizufügen. Ausreichend ist hierbei ein Auszug aus dem allgemeinen Löschkonzept des Bieters über die Löschungs- und Aufbewahrungsfristen der erhaltenen Datenbestände der IKK classic (u.a. Löschung von Verträgen, Unterlagen zur Vertragsanbahnung, Rechnung, etc.). Sollte das Löschkonzept nicht herausgegeben werden können, so ist eine Erklärung hierzu abzugeben, welche eine Zusicherung der Löschung mit Angabe der Lösch- und Aufbewahrungsfrist enthält.

 Der vom Auftragnehmer nach § 4 der AVV zu bestellende Datenschutzbeauftragte/Ansprechpartner ist der Auftraggeberin bereits mit Abgabe des Angebots zu benennen (60.4).

 Das Sicherheitskonzept dient zur Verifizierung. Ein Angebot, welches die angegebenen Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird wegen der Nichterfüllung von Mindestkriterien ausgeschlossen.

 Der Auftragnehmer teilt die für die Verarbeitung der Sozialdaten der Auftraggeberin vorgesehenen Standorte und Geschäftsräume bereits mit Abgabe des Angebots mit und benennt diese im Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (60.2)

 Die „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (60.3) - sind in jedem Fall einzureichen – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass keine Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses eingesetzt werden. Dies dient der Klarstellung aus den Anforderungen des Datenschutzes heraus.

>> Für alle Lose sind die Unterlagen zur Wahrung des Sozialdatenschutzes „Geheimhaltungs- und Datenschutzbestimmungen – Verpflichtung auf Vertraulichkeit für Externe“ (62) und „Geheimhaltungs- und Datenschutzbestimmungen – Merkblatt zum Datenschutz“ (61)) einzureichen (Ziffer 7.3 der Bewerbungsbedingungen).

>> Der Bieter hat mit dem Angebot zu Los 3 zusätzlich ein selbst erstelltes transparentes und nachvollziehbares Konzept zur Datenlöschung beizufügen. In dem Konzept ist insbesondere darzustellen, dass das Löschen der Daten BSI-konform durchgeführt wird. (siehe Ziffer 8 der BWB).

>> Im Übrigen sind vom Bieter folgende weitere Eigenerklärungen vorzulegen:
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro
- Sachschäden 3.000.000 Euro
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.

>> Eigenerklärung zu vorgesehener Projektleitung und Stellvertretung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung für Los 1 und 4 (41) und
>> Eigenerklärung zertifizierter Fachhändler und Servicepartner für Los 1 und Los 2 (42)
>> siehe Eigenerklärung Unternehmenszertifizierung für alle Lose (43)
>> Eigenerklärung Erlaubnis nach § 32 Absatz 1 KWG zu Los 3 (44)
>> Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung - Verpflichtungserklärung ILO für alle Lose (71)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.