Rahmenvereinbarung Gesamtordnungsdienst für das BAYERN 1 und BAYERN 3 Festival

Bayerischer Rundfunk a.d.ö.R.

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die Erbringung der verantwortlichen Gesamtordnungsdienstleitung durch Bereitstellung von Personal für die Durchführung eines umfassenden Ordnungsdienstes für die jährlich stattfinden-den BAYERN 1 und BAYERN 3 Festivals. Die Rahmenvereinbarung läuft zunächst 12 Monate ab dem Datum des Zuschlags und kann um jeweils 3 weitere Jahre bis zu einer Höchstdauer von 4 Jahren verlängert werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-04-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-03-27.

Wer?

• Bayerischer Rundfunk a.d.ö.R.

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-03-27	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-03-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung Gesamtordnungsdienst für das BAYERN 1 und BAYERN 3 Festival
Referenznummer: BR-2025-0010
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Bewachungsdienste 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Beschreibung
Interne Kennung: BR-2025-0010
Beschreibung der Beschaffung:

Seit 2022 veranstaltet die BRmedia GmbH mit den beiden Massen-Wellen des Bayeri-schen Rundfunks (BAYERN 1 u. BAYERN 3) an einem Wochenende im September das BAYERN 1 Summer of Music Festival sowie das BAYERN 3 POP-Up Festival, was eins der größten Zwei-Tages-Radio-Musik-Festival Deutschlands und somit neben der BR Radltour das wichtigste und reichweitenstärkste Veranstaltung-Format des Bay-erischen Rundfunks ist. Seit Start der Veranstaltungen mit einer Besucherzahl von ca. 18.000 Personen (täglich) wuchs die Zahl der Besuchenden im Jahr 2023 auf 20.000 (Freitag - BAYERN 3 POP-up Festival) und 22.000 (Samstag - BAYERN 1 Summer of Music Festival) Personen im Durchlauf an. Für das Jahr 2025 wird mit einer Besucher-zahl zwischen 20.000 und 25.000 Personen im Durchlauf gerechnet, d.h. max. 20.000 Besuchende gleichzeitig auf der Veranstaltungsfläche. Der Einlassbeginn der Abendveranstaltungen ist voraussichtlich um 15:00 Uhr. Auf der Bühne treten neben einer Vorband (in der Regel BAYERN1-Band oder BAYERN3-Band) auch die Moderatoren des Abends, Repräsentanten einzelner Programme, Sponsoren, oder prominente Persönlichkeiten, sowie ab ca. 21:00 Uhr der Hauptact auf. Die Hauptacts sind nationale sowie internationale Künstlerinnen und Künstler mit teilweise weitreichendem Bekanntheitsgrad. Nach dem Ende des Hauptacts, gegen 22:30 / 23:00 Uhr, sorgt ein DJ für Partystimmung. Ende des Bühnenprogramms und der Veranstaltung ist 23:30 Uhr. Danach beginnt sofort Umbau bzw. Abbau, d.h. der Veranstaltungsplatz muss schnellstmöglich frei von Besuchern sein. Es ist zu bedenken, dass der BR als Medienunternehmen besonders großen Wert auf die Qualität (Außenwahrnehmung, Erscheinungsbild, Sicherheitsstandards) legt und wir uns auch aus Imagegründen keinerlei Pannen, wie Nichtumsetzung der vom BR beauftragten Anforderungen, leisten können. Aus Durchführungsgründen muss deshalb auch an einen rechtzeitigen Ersatz für eventuell ausfallendes Personal gedacht werden. Das Höchstabnahmevolumen beträgt 500.000 Euro netto. Bezugsberechtigt ist neben dem Auftraggeber (Bayerischer Rundfunk) auch die BRmedia Service GmbH Hopfenstr. 4 80335 München.

Beschreibung der Beschaffung

Seit 2022 veranstaltet die BRmedia GmbH mit den beiden Massen-Wellen des Bayeri-schen Rundfunks (BAYERN 1 u. BAYERN 3) an einem Wochenende im September das BAYERN 1 Summer of Music Festival sowie das BAYERN 3 POP-Up Festival, was eins der größten Zwei-Tages-Radio-Musik-Festival Deutschlands und somit neben der BR Radltour das wichtigste und reichweitenstärkste Veranstaltung-Format des Bay-erischen Rundfunks ist. Seit Start der Veranstaltungen mit einer Besucherzahl von ca. 18.000 Personen (täglich) wuchs die Zahl der Besuchenden im Jahr 2023 auf 20.000 (Freitag - BAYERN 3 POP-up Festival) und 22.000 (Samstag - BAYERN 1 Summer of Music Festival) Personen im Durchlauf an. Für das Jahr 2025 wird mit einer Besucher-zahl zwischen 20.000 und 25.000 Personen im Durchlauf gerechnet, d.h. max. 20.000 Besuchende gleichzeitig auf der Veranstaltungsfläche.
Der Einlassbeginn der Abendveranstaltungen ist voraussichtlich um 15:00 Uhr. Auf der Bühne treten neben einer Vorband (in der Regel BAYERN1-Band oder BAYERN3-Band) auch die Moderatoren des Abends, Repräsentanten einzelner Programme, Sponsoren, oder prominente Persönlichkeiten, sowie ab ca. 21:00 Uhr der Hauptact auf. Die Hauptacts sind nationale sowie internationale Künstlerinnen und Künstler mit teilweise weitreichendem Bekanntheitsgrad.
Nach dem Ende des Hauptacts, gegen 22:30 / 23:00 Uhr, sorgt ein DJ für Partystimmung. Ende des Bühnenprogramms und der Veranstaltung ist 23:30 Uhr. Danach beginnt sofort Umbau bzw. Abbau, d.h. der Veranstaltungsplatz muss schnellstmöglich frei von Besuchern sein.
Es ist zu bedenken, dass der BR als Medienunternehmen besonders großen Wert auf die Qualität (Außenwahrnehmung, Erscheinungsbild, Sicherheitsstandards) legt und wir uns auch aus Imagegründen keinerlei Pannen, wie Nichtumsetzung der vom BR beauftragten Anforderungen, leisten können. Aus Durchführungsgründen muss deshalb auch an einen rechtzeitigen Ersatz für eventuell ausfallendes Personal gedacht werden.

Das Höchstabnahmevolumen beträgt 500.000 Euro netto.

Bezugsberechtigt ist neben dem Auftraggeber (Bayerischer Rundfunk)
auch die
BRmedia Service GmbH
Hopfenstr. 4
80335 München.

Zusätzliche Informationen:

Bezugsberechtigt ist neben dem Auftraggeber (Bayerischer Rundfunk) auch die BRmedia Service GmbH Hopfenstr. 4 80335 München.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Dienstleistungen im Bereich öffentliche Ordnung 📦

Mit öffentlicher Sicherheit und Ordnung verbundene Dienstleistungen 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Der Leistungsort für das jährlich stattfindende BAYERN 1 und BAYERN 3 Festival können derzeit noch nicht detailliert angegeben werden. Diese werden jährlich neu festgelegt und befinden sich im Bundesland Bayern. Der Leistungsort wird dem Auftragnehmer rechtzeitig spätestens beim jeweiligen Einzelabruf mitgeteilt.

Dauer: 12 Monate
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Im Januar 2029
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Rahmenvereinbarung kann über die Grundlaufzeit hinaus optional drei Mal um jeweils weitere 12 Monate auf max. 48 Monate verlängert werden. Die jeweilige Verlängerung tritt nach Ablauf der Grundlaufzeit bzw. der Verlängerungszeit automatisch in Kraft, sofern der Auftraggeber nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit schriftlich anzeigt, dass die Rahmenvereinbarung nicht verlängert wird.

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Die im Preisblatt angegebenen Mengen/Stunden sind optionale Höchstmengen. Der Auftraggeber hat keine Verpflichtung zum kompletten Abruf dieser Mengen/Stunden

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-29 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-04-29 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 62 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-04-29 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-16 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: keine
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen: Für Personen- und Sachschäden mindestens min. 5 Mio. EUR je Schadensfall Für Vermögensschäden min. 1 Mio. EUR je Schadensfall. Ersatzweise: Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden. Eigenerklärung oder Darstellung des Umsatzes (ohne gesetzliche Umsatzsteuer) in Bereich Ordnungsdienstleistungen bei Open-Air Großveranstaltungen der letzten, höchstens drei Geschäftsjahre (2023, 2022, 2021) (bei Bietergemeinschaft anzugeben für jedes Mitglied). Mindestanforderung: Es wird für Einzelbieter bzw. sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft zusammen ein Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags pro Geschäftsjahr in folgender Höhe verlangt: 0,3 Mio. EUR netto. Bonitätsnachweis mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 12 Monate). Mindestanforderung: Nachzuweisen ist eine mindestens "mittlere" Bonität, z.B. mit einem Bonitätsindex nicht schlechter als 300 bzw. einer "Probability of Default"-Rate nicht größer als 2% laut Creditreform. Hinweis: Eigenerklärungen oder Auskünfte der Hausbank erfüllen diese Anforderung nicht und führen zum Ausschluss des Bieters.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Sonstiges: Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV muss die "Anlage 6 - Bieterauskunft mit Eigenerklärung" ausgefüllt beigefügt sein. Ebenfalls vorzulegen ist die "Anlage 2 - Eigenerklärung zum Russlandbezug"

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: Die Bieter müssen ihre Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder durch eine Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaft vorzulegen für jedes Mitglied). Mindestbedingung: Handelsregisterauszug (nicht älter als ein Jahr)

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Nachweis von zwei (2) Referenzprojekten über den Gesamtordnungsdienst bei Outdoorveranstaltungen im Bereich von Großveranstaltungen (mindestens 20.000 Besucher gleichzeitig auf dem Veranstaltungsgelände) und bei der Durchführung von Evakuierungen/Räumung der Großveranstaltung, welche mit dem Auftragsinhalt der hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind und welche in den vergangenen drei (3) Jahren begonnen und/oder abgeschlossen wurden. Es werden Referenzprojekte gefordert, bei welchen der Bieter einen wesentlichen Teil der Leistungen, nicht nur als Subunternehmer erbracht hat. Die Outdoorveranstaltung muss im genannten Umfang eigenverantwortlich als Ordnungsdienstleitung inkl. Personalstellung umgesetzt haben. Verwenden Sie hierzu bitte die "Anlage 8 - Referenzen" Jede Referenz ist mit Erbringungszeitraum sowie Empfänger (Firmenname und namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift (s.u.) anzugeben. Die Referenz muss zwingend mindestens folgende Angaben beinhalten: - Angabe des Referenzgebers - Angabe des Ansprechpartners - Angabe der Kontaktdaten des Ansprechpartners - Angabe des Referenzzeitraums - Angabe des Auftragsvolumens - Kurze Beschreibung des Projekts mit Bezug auf den Auftragsgegenstand Die jeweilige Referenz ist dann vergleichbar, wenn sie der ausgeschriebenen Leistung so weit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung eröffnet.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Wertung aller Angebote erfolgt zunächst hinsichtlich der erreichten Leistungspunkte für die Bewertungskriterien B1 bis B5 auf Grundlage der Bietereintragungen in den Anlage B - Bewertungsfragen. Alle Bieter, die ein wertbares Angebot abgegeben haben, werden zur Präsentation/Pitch gemäß der im Dokument LB - fachlicher Teil-Rahmenvereinbarung in Kapitel 2.16 beschriebenen Anforderungen aufgefordert. In der Präsentation/Pitch wird angegebene Projektleiter/Ordnungsdienstleiter sowie der eingereichten Konzepte entsprechend den, in Anlage B - Bewertungsfragen in B6 und B7 dargestellten Bewertungsgrundlagen durch eine Jury, des Auftraggebers bewertet. Nach Abschluss der Präsentation/Pitch erfolgt eine Gesamtbewertung der Angebote hinsichtlich der erreichten Gesamtleistungspunkte sowie der Preise durch die Ermittlung des Leistungs-Preis-Verhältnisses. Dabei wird eine Kennzahl Z für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt. Das Angebot mit der besten Kennzahl erhält den

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Bayerischer Rundfunk A.d.ö.R.
Nationale Registrierungsnummer: DE129523494
Postanschrift: Rundfunkplatz 1
Postleitzahl: 80335
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraleinkauf - Vergabemanagement
E-Mail: ausschreibungen.zentraleinkauf@br.de 📧
Telefon: +49 89590094912 📞
Fax: +49 89590023469 📠
URL: http://www.br.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y54YT5R5KRVB/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y54YT5R5KRVB 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y54YT5R5KRVB 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y54YT5R5KRVB Die Angebotspräsentation, die in KW 20 stattfindet ist Teil der Angebotswertung!

Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: DE811335517
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Südbayern
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die ausschreibende Stelle weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller - den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, stellt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. §134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-27+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 063-205196 (2025-03-27)

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