Rahmenvereinbarung Logistische Dienstleistungen für das Staatsministerium Baden-Württemberg

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Vergabe ist die logistische Betreuung des Onlineshops der Werbekampagne "THE LÄND", einschließlich der Lagerhaltung, Warenbewirtschaftung, Bestellannahme, Kommissionierung, Verpackung und Versendung und Abrechnung von Bestellungen auf Grundlage des Shopsystems Gambio, sowie die Bearbeitung und Abwicklung von weiteren durch das Landesmarketing im Rahmen der Werbekampagne THE LÄND in Auftrag gegebenen Merchandise-Bestellungen außerhalb des Onlineshops. Die zu vergebende Leistung ist unter Ziffer 5 näher beschrieben.

Beschreibung der Beschaffung

Bestellungen aus dem Onlinehop "FÄNSHOP":
Erfahrungsgemäß variiert die Anzahl der monatlich zu bearbeitenden Bestellungen stark. Sie ist zum Einen von der Gestaltung der Preise und von den Rahmenbedingungen für den Versand, sowie von den Werbemaßnahmen des Landesmarketings im Rahmen der Werbekampagne THE LÄND abhängig. Zum Anderen werden die Bestellzahlen auch wesentlich durch äußere Einflüsse geformt, die sich weitestgehend dem Einflussbereich des Staatsministeriums entziehen (z.B. unbeauftragte Social Media Postings Dritter mit plötzlicher viraler Aufmerksamkeit).

Im Onlineshop werden vor allem Sticker bestellt: Rund 97 - 98 % aller bestellten Artikel entfallen auf Sticker, die kostenlos angeboten werden. Zum derzeitigen Sortiment gehören die Nett hier-Sticker, die Not bad-Sticker, runde THE LÄND Sticker, sowie LÄND SHAPE-Sticker als grafischer Umriss des Bundeslands Baden-Württemberg. Ein Großteil der Sendungen entfällt somit auf Briefsendungen.

Der restliche Anteil der bestellten Artikel (2 - 3 %) entfällt auf sonstige Produkte aus dem Sortiment, die mittels Versandtasche oder Paket versendet werden.

Interne Bestellungen:
Neben den Bestellungen aus dem Onlineshop, welche mittels Gambio angenommen und verarbeitet werden, sind vom AN zudem Merchandise-Bestellungen abzuwickeln, die vom Referat Landesmarketing direkt per Mail beauftragt werden. Diese internen Aufträge werden im folgenden als "interne Bestellungen" betitelt. Es handelt sich hierbei insbesondere um Bestellungen anderer Behörden des Landes Baden-Württemberg, sowie um Lagerverstärkungen an das Referat Landesmarketing, welches im Staatsministerium einen kleineren Bestand an Merchandisewaren direkt vor Ort hat. Hierbei werden Waren regelmäßig gegen Rechnung verkauft. Für Waren, die aus dem internen Lager des Landesmarketings ausgegeben werden, sind vom AN vereinzelt auch nur Rechnungen zu generieren, ohne dass die Ware versendet werden muss.

Da die im Rahmen von internen Bestellungen versendeten Mengen von den Merchandisebedarfen anderer Häuser abhängen (z.B. für Messen, Veranstaltungen, Schulungen, Lehrgänge, Delegationsreisen, Marketing- und Personalmarketing-Maßnahmen) und im Laufe des Jahres sukzessive und bedarfsorientiert beauftragt werden, kann die Anzahl der tatsächlich anfallenden internen Bestellungen zum jetzigen Zeitpunkt nur grob abgeschätzt werden. Nach den Erfahrungen der letzten Jahre liegen diese bei ca. 300 - 400 internen Bestellaufträgen pro Jahr. Es werden hierbei ca. 300.000 Artikel pro Jahr im Rahmen von internen Bestellungen versendet, dabei handelt es sich insbesondere um klassische Streuartikel, wie Sticker, Postkarten, Kugelschreiber, Textmarker und Lanyards (Streumittelanteil: ca. 90 % der intern versandten Artikel), die weitestgehend in entsprechenden Bündeln vorliegen.
Da hierfür innerhalb eines Auftrags oft größere Mengen gepackt werden müssen (keine "haushaltsüblichen Mengen", im Durchschnittl. ca. 750 - 1000 Artikel pro interne Bestellung), ist aufgrund des unterschiedlichen Packaufwands eine abweichende Abrechnungsgrundlage zu den "gewöhnlichen" Bestellungen aus dem Onlineshop gerechtfertigt, vgl. separate Preisposition im Leistungsverzeichnis.

Da die internen Bestellungen nicht über die Shopsoftware Gambio eingehen, sondern durch den AG per Mail beauftragt werden, sind diese vom AN manuell zu erfassen und zu bearbeiten. Hierbei müssen die Versandetiketten durch den AN anhand der jeweils übermittelten Daten manuell erstellt werden.
Derzeit bestehen seitens des Staatsministeriums verschiedene strategische Überlegungen zur Ausweitung der Vertriebsstrukturen der THE LÄND-Artikel. Es werden derzeit Möglichkeiten von analogen Vertriebsmöglichkeiten geprüft. Sollten diese tatsächlich zu einer Ausführung kommen, so werden sich diese im Rahmen von internen Bestellungen abspielen und voraussichtlich zu einer mäßigen Erhöhung der Anzahl der internen Bestellungen führen.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#


Der Leistungsort bestimmt sich nach den Standorten des Auftragnehmers, die zur Ausführung der Leistung erforderlich sind (Lager, Versandstandorte etc.). Die Leistung erfolgt in den Geschäftsräumen und durch das Personal des Auftragnehmers. Waren müssen dabei bei entsprechendem Bedarf des Staatsministeriums innerhalb eines Werktages vom Dienstleister zum Auftraggeber und umgekehrt transportiert werden können, z.B. bei besonders eiligen Merchandise-Bedarfen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Eigenerklärung, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung /Berufshaftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit besteht.
Die Deckungssumme beträgt mindestens das 1,5-fache des Auftragswertes.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Nachweis von mind. einem, vorzugsweise drei vergleichbaren Referenzprojekten aus den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren durch eine Eigenerklärung als Anlage zum Angebot mit folgendem Aufbau:
- Name des AG und Angabe, ob öffentlicher oder privater AG,
- Projektbezeichnung,
- Leistungszeit von/bis,
- Angabe zum Rechnungswert und Lieferumfang/Leistungsumfang,
- Ansprechpartner des o. g. AG mit Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
Referenzprojekte müssen im Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht zwingend abgeschlossen sein.
Die Kontaktstelle/der AG ist berechtigt, die angegebenen Referenzen selbst auf Richtigkeit zu überprüfen und bei den entsprechenden Ansprechpartnern Informationen über das Referenzprojekt einzuholen. Sollten sich dabei Tatsachen ergeben, die den Bieter als nicht geeignet darstellen, kann er vom weiteren Verfahren aufgrund mangelnder Eignung ausgeschlossen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Einsatz Unterauftragnehmer (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung, ob für Teile des Auftrags der Einsatz von Unterauftragnehmern beabsichtig ist