Beschreibung der Beschaffung
Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung von Eventtechnik (Audio-, Video-, Licht-, Dolmetsch- und Streaming-Technik sowie Bühnensysteme) für sämtliche Veranstaltungsformate der ZUG, die in den Liegenschaften Stresemannstraße und Rollbergstraße (indoor/outdoor) am Standort Berlin stattfinden.
Beim Einsatz ist auf Nachhaltigkeit aller Materialien zu achten.
Als vertraglich geschuldete Leistung sind ferner auch die
1) Bedienung und Betreuung während der Veranstaltung sowie deren
2) Aufbau, Montage, Demontage und Transport
umfasst.
Bei einzelnen Events beinhaltet dies im Bedarfsfall auch die Beratung und Unterstützung bei der Konzeption der Veranstaltung.
Von der ZUG durchgeführte Veranstaltungen sind beispielsweise:
- Tagungen, Konferenzen, Fachveranstaltungen,
- Veranstaltungen mit festlichem Charakter, Empfänge,
- Vorträge, Podiumsdiskussionen,
- Ausstellungen, Messen
Für den Fall der Produktion/des Mitschnitts von Audio-, Video- oder Bildmaterial erhält die ZUG für sämtliche Audio,- Video- und Bildmaterial das zeitlich und räumlich uneingeschränkte Nutzungsrecht frei von etwaigen Rechten Dritter.
Die ZUG beabsichtigt bei den hier genannten Veranstaltungsarten eine Ergänzung der vorhandenen technischen und personellen Ressourcen an den AN als jeweils einzeln abrufbare Leistungen zu erteilen. Die ZUG behält sich vor, im Einzelfall selbst die Veranstaltungen durchzuführen oder bei speziellen Anforderungen eine andere Technikfirma zu beauftragen.
Veranstaltungsflächen der ZUG in der Stresemannstraße sind:
- Atrium (Bruttofläche: 530m2)
- Innenhof am Atrium
- Konferenzräume EG (116m2 und 96m2, auch kombiniert nutzbar)
- Eckräume 1./3./4./6. OG
Veranstaltungsflächen der ZUG in der Rollbergstraße sind:
- Workshop- und Eventfläche im Untergeschoss des Impact Hub Berlin
- Bruttofläche 140m2
- Weitere Details zur Liegenschaft Rollbergstraße im Anhang
Raum- und Bestuhlungspläne sowie weiterführende Informationen zu den Veranstaltungsflächen der ZUG werden im Dokument "Anhang LB Informationen zu den Veranstaltungsbereichen der ZUG" zur Verfügung gestellt.
In Ausnahmefällen kann es nach Absprache der AG mit dem AN auch zur Beauftragung an externen Veranstaltungsorten in Berlin kommen.
Die AG erteilt auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung nach Bedarf Einzelaufträge mit festgelegten Fixtermin (Datum, Uhrzeit, Ort).
Diese Rahmenvereinbarung wird über eine Laufzeit von vier Jahre geschlossen. Sie beginnt mit der Erteilung des Zuschlags.
Diese Rahmenvereinbarung umfasst ein Budget, das in einem oder mehreren erteilten Einzelaufträgen von insgesamt 476.971,20 EUR netto (Höchstwert als Obergrenze) abgerufen werden kann. Ist das Budget ausgeschöpft, endet der Rahmenvertrag (ggf. auch vor Ablauf der Vertragslaufzeit), ohne dass es hierzu einer ausdrücklichen Kündigung der Vertragsparteien bedarf.
Allgemeines zum Vergabeverfahren:
- Vorliegende Ausschreibung ist nicht in Lose aufgeteilt.
- Das Angebot muss sich auf alle Leistungen gem. dem eingereichten Leistungsverzeichnis beziehen.
- Bei der Kalkulation der Einzelpositionen sind alle bei der Leistungserbringung entstehenden Kosten in einzurechnen. Es müssen sämtliche Büro-, Reise- und Personalkosten (inkl. Projektmanagement) des AN in den im Leistungsverzeichnis genannten Preisangaben enthalten sein.
- Die Abrechnung erfolgt auf Basis der Preise im Leistungsverzeichnis.
- Mit Abschluss dieser Rahmenvereinbarung wird weder ein Anspruch auf ein bestimmtes Auftragsvolumen noch auf die Erteilung einer bestimmten Anzahl an Abrufen begründet. Alle Leistungen werden durch Einzelaufträge beauftragt. Grundsätzlich beinhaltet ein Einzelauftrag ein gesamtes Projekt. Es können auch einzeln benannte Teilleistungen abgerufen werden.