Rahmenvereinbarung über Filmproduktionen des DRK-Generalsekretariat

Deutsches Rotes Kreuz e.V.

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Produktion von Filmprojekten (und verwandte Leistungen) des Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariats.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-05-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-04-07.

Wer?

• Deutsches Rotes Kreuz e.V.

Wie?

• Film- und Videofilmherstellung › Herstellung von Werbe-, Reklame- und Informationsfilmen und -videofilmen

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-04-07	Auftragsbekanntmachung
2025-04-09	Auftragsbekanntmachung
2025-05-14	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-04-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung über Filmproduktionen des DRK-Generalsekretariat
Referenznummer: RV-2025-00004
Kurze Beschreibung:

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Produktion von Filmprojekten (und verwandte Leistungen) des Deutsches Rotes Kreuz e.V. Generalsekretariats.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen im Bereich Film und Videofilm 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 950 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: RV-2025-00004
Beschreibung der Beschaffung:

Videos und Filme berühren anders als ein statisches Bild durch die Vermittlung ihrer Inhalte in Kombination von bewegtem Bild, Musik und Text. Sie spielen damit eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Menschen für humanitäre Anliegen zu erreichen und für die Arbeit des Deutschen Roten Kreuzes (DRK) zu interessieren. Videos und Filme wecken Emotionen und prägen die Wahrnehmung des visuellen Auftritts. Sie sind damit ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation des DRK. So vielfältig wie das Rote Kreuz, so vielfältig ist auch dessen Bilderwelt. Bei aller Vielfalt an Themen, Aufgaben und Einsätzen, folgen das statische wie auch das bewegte Bild einer Bildsprache, die zum DRK passt und seinen Werten entspricht. Durch den Auftragnehmer sind nach Einzelabruf durch das DRK folgende Leistungen im Bereich der Filmproduktion zu erbringen: - Imagefilme - Reportagefilme - Dokumentationen - Erklärfilme - Spendenspots - Social Media Inhalte - Animationsfilme - Eventfilme Zusätzlich sind durch den Auftragnehmer im Rahmen von Einzelaufträgen folgende Leistungen zu erbringen: - Schulungen zum Thema Filmproduktion -- Schulung zu ausgewählten Themen z. B. (aber nicht abschließend): Videoproduktion mit dem Smartphone; Videobearbeitung mit Editing-Software. -- Der Umfang wird, abhängig vom jeweiligen Bedarf, im Rahmen der Einzelabrufe regelt. Bei den o.g. Filmproduktionen kann es sich um reine Bewegtfilme handeln, aber auch Film-/Foto-Collagen sind möglich, ergänzt durch Grafiken und Animationen. Im Zuge der Umsetzung sind im Einzelfall durch den Auftragnehmer auch hochwertige Filmaufnahmen selbst zu erstellen bzw. kann auf bereits vorhandenes Bildmaterial des DRK zurückgegriffen werden. Die produzierten Filme werden zu Image- und Informationszwecken auf der Webseite sowie den unterschiedlichen Kanälen der Sozialen Medien des DRK (z. B. Instagram, YouTube, Facebook, Linkedin, TikTok etc.) veröffentlicht. Für die einzelnen Produktionen gehen wir von unterschiedlichen Längen - von ca. 15 Minuten (z. B. für Dokumentationen), ca. 3 Minuten (z. B. für Imagefilme) bis hin zu 60 Sek.-Clips und kürzer für den Einsatz in den Sozialen Medien - aus. Ausführliche Informationen s. Leistungsbeschreibung.

Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber beabsichtigt, mit maximal einem Wirtschaftsteilnehmer eine Rahmenvereinbarung abzuschließen. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen wird, für die gesamte mögliche Vertragslaufzeit, auf 950.000 EUR (netto) geschätzt (Schätzwert) und abschließend auf maximal auf 1.500.000 EUR (netto) festgelegt (Maximale Obergrenze). Die Leistung des Auftragnehmers wird durch den Auftraggeber in Form von Einzelaufträgen abgerufen. Für jeden Einzelauftrag ist die vorliegende Rahmenvereinbarung zugrunde zu legen. Die Bedingungen gelten auch dann, wenn im Einzelauftrag nicht ausdrücklich darauf Bezug genommen wird. Bei der Vergabe der auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge dürfen keine substanziellen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Erteilung bestimmter Aufträge oder einer bestimmten Anzahl von Aufträgen. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers! Arbeitsproben: Der Bieter hat mit seinem Angebot insgesamt drei Arbeitsproben (Filmproduktionen) einzureichen. Die Filme sind digital beizufügen oder zumindest durch einen Link durch den Auftraggeber abrufbar und downloadbar sein (die Filme müssen in der digitalen Akte gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dokumentiert werden). Der/Die Link/s müssen in den Angebotsunterlagen aufgeführt werden. Der Auftraggeber setzt die nachstehenden Anforderungen an die Arbeitsproben: Arbeitsprobe A "Imagefilm": - Leistungsgegenstand ist ein Imagefilm. - Film muss zumindest zum Download zur Verfügung stehen. - Zu der Arbeitsprobe ist ein Projektbriefing (Thema, Aussage, Zielgruppe, Umsetzung, Budget, Zeitaufwand) einzureichen. Der Auftraggeber erwartet nicht mehr als eine DIN A4-Seite pro Arbeitsprobe. Arbeitsprobe B "Erklärfilm": - Leistungsgegenstand ist Erklärfilm. - Film muss zumindest zum Download zur Verfügung stehen. - Zu der Arbeitsprobe ist ein Projektbriefing (Thema, Aussage, Zielgruppe, Umsetzung, Budget, Zeitaufwand) einzureichen. Der Auftraggeber erwartet nicht mehr als eine DIN A4-Seite pro Arbeitsprobe. Arbeitsprobe C "Animationsfilm": - Leistungsgegenstand ist ein Animationsfilm. - Film muss zumindest zum Download zur Verfügung stehen. - Zu der Arbeitsprobe ist ein Projektbriefing (Thema, Aussage, Zielgruppe, Umsetzung, Budget, Zeitaufwand) einzureichen. Der Auftraggeber erwartet nicht mehr als eine DIN A4-Seite pro Arbeitsprobe.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Film- und Videofilmherstellung 📦

Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen 📦

Herstellung von Werbe-, Reklame- und Informationsfilmen und -videofilmen 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers. Drehorte können hiervon, gemäß Einzelaufträgen, abweichen.

Postanschrift: Carstennstraße 58
Postleitzahl: 12205
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 12 Monate
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Rahmenvereinbarung verlängert sich dreimalig stillschweigend um jeweils 12 Monate, bei gleichbleibenden Bedingungen, sofern der Auftraggeber nicht spätestens 3 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich kündigt. Der Vertrag endet automatisch nach maximal 48 Monaten oder bei Erreichen der budgetären Obergrenze i. H. v. 1.500.000 EUR (netto). Es bedarf keiner schriftlichen Kündigung zum Vertragsende.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Arbeitsproben
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-14 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-14 13:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Deutsches Rotes Kreuz e.V. DRK-Generalsekretariat Team 54 Vergabe Carstennstraße 58 12205 Berlin
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Die Öffnung der Angebote findet in einer nicht öffentlichen Sitzung statt. Dritten ist die Teilnahme an der Öffnung untersagt. Die Öffnung erfolgt durch die Verfahrensleitung und der Stellvertretung (Team 54 Vergabe) im Vier-Augen-Prinzip.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 46 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-05-14 13:01:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:

Deutsches Rotes Kreuz e.V. DRK-Generalsekretariat Team 54 Vergabe Carstennstraße 58 12205 Berlin

Zusätzliche Informationen:

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Eine Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach Maßgabe der geltenden Vorschriften des § 56 Abs. 2 VgV und der aktuellen Rechtsprechung.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von insgesamt drei vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en): Unternehmensreferenz A: - Konzeption, Produktion und Nachbereitung eines Eventfilms und - abgeschlossener Referenzauftrag nicht älter als 3 Jahre (namhafte Referenzaufträge müssen abgeschlossen sein!). Unternehmensreferenz B: - Konzeption, Produktion und Nachbereitung eines Social-Media-Inhalts (z. B. Reel, Clip) und - abgeschlossener Referenzauftrag nicht älter als 3 Jahre (namhafte Referenzaufträge müssen abgeschlossen sein!). Unternehmensreferenz C: - Konzeption, Produktion und Nachbereitung einer Reportage/Dokumentation und - abgeschlossener Referenzauftrag nicht älter als 3 Jahre (namhafte Referenzaufträge müssen abgeschlossen sein!). Hinweis: Zum Nachweis der Unternehmensreferenz(en) wird das Ausfüllen des Formblattes B-22a für jede Referenz empfohlen! Wird eine bietereigene Vorlage zum Nachweis der Unternehmensreferenzen verwendet, müssen zumindest die Angaben gemäß Formblatt B-22a nachgewiesen werden!

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch die Angebe(n) zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bieter sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt: Projektleiter (m/w/d): Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für den Auftraggeber bereit zu stellen. Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen: - die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern des Auftraggebers gewährleistet ist; - zumindest drei Jahre Berufserfahrung im Bereich "Projektleitung von Filmproduktionen" aufweisen; - nachweisen, dass er bereits erfolgreich an vier Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat. Das bedeutet, dass -- eine Projektleiterreferenz , die die Anforderungen nach Unternehmensreferenz A, -- eine Projektleiterreferenz, die die Anforderungen nach Unternehmensreferenz B und -- eine Projektleiterreferenz, die die Anforderungen nach Unternehmensreferenz C erfüllen, eingereicht werden müssen. - Die Anforderungen an den Projektleiter müssen durch eine Personalie nachgewiesen werden. Hinweis: Zum Nachweis der Projektleiterreferenz(en) wird das Ausfüllen des Formblattes B-22b für jede Fachkraft/ Referenz empfohlen! Wird eine bietereigene Vorlage zum Nachweis der Fachkräfte/Referenzen verwendet, müssen zumindest die Angaben gemäß Formblatt B-22b nachgewiesen werden!

Eignungskriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die technische und berufliche Eignung der Bieter wird durch den Nachweis von, in der Auftragsausführung zur Verfügung stehender, technischer Ausrüstung ermittelt. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die technische Ausrüstung: - Professionelles Film- und Beleuchtungsequipment, - professionelles Equipment für Tontechnik (Mikrofone etc.), - professionelles Equipment für Schnitt-, Video- und Animationstechnik und - Drohnentechnik für etwaige Luftaufnahmen. Hinweis: Zum Nachweis der technischen Ausrüstung wird das Ausfüllen des Formblattes B-22c empfohlen!

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Der Versicherungsumfang muss sich auf die zu erbringende Leistung bzw. die Branche erstrecken. Für die nachzuweisende Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung gelten die nachstehenden Deckungssummen: (1) für Personen- und Sachschäden: mindestens 1.000.000,00 EUR (2) für Vermögensschäden: mindestens 500.000,00 EUR Diese Deckungssummen sind maßgeblich sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind. Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Höhe der Vergütung der Leistungen nach dieser Rahmenvereinbarung, die im Rahmen der Einzelauftragsverträge erbracht werden, wird von den Parteien in den jeweiligen Einzelauftragsverträgen festgelegt. Der Betrag ist jeweils fällig innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Rechnungsstellung durch den Auftragnehmer. Die Vergütungen verstehen sich netto zuzüglich gegebenenfalls anfallender Umsatzsteuer in der jeweils geltenden gesetzlichen Höhe.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Deutsches Rotes Kreuz e.V.
Nationale Registrierungsnummer: DE122123471
Postanschrift: Carstennstraße 58
Postleitzahl: 12205
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Team 54 Vergabe
E-Mail: s.kraetke@drk.de 📧
Telefon: +49 3085404-0 📞
URL: https://www.drk.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Sozialwesen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF15LEV/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF15LEV 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF15LEV 🌏
Name: Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform "Deutsches Vergabeportal" durchgeführt.
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXP4YF15LEV Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen.

Körper überprüfen
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt. Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen: Deutsches Roten Kreuz e.V. Team Recht / Compliance Carstennstraße 58 12205 Berlin

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-07+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 070-228397 (2025-04-07)

Auftragsbekanntmachung (2025-04-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 950 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-15 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-15 13:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-05-15 13:01:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-05-07 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-04-09+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Berichtigung der Bekanntmachung Ziffer 2.1.3.: Maximale Obergrenze der Rahmenvereinbarung ist 1.500.000 EUR (netto) Berichtigung der Bekanntmachung Ziffer 5.1.12.: Angebotsfrist endet am 15.05.2025 (ehemals 14.05.2025).

Andere zusätzliche Informationen

Angebotsfrist wurde (gemäß Unterlagen) aktualisiert von ehemals 14.05.2025, 13:00 Uhr, auf den 15.05.2025, 13:00 Uhr. Maximales Rahmenvertragsvolumen wurde falsch in die Bekanntmachung übernommen, obwohl es im Vergabeportal in der Verfahrensanmeldung ordentlich angegeben wurde.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 99c49a05-3f4a-4761-8283-444a65331d12-01
Quelle: OJS 2025/S 071-231668 (2025-04-09)

Auftragsbekanntmachung (2025-05-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 950 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-22 13:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-22 13:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-05-22 13:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-14+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Leistungsbeschreibung: Ziffer 5.1., Änderungen markiert Aufforderung: Angebotsfrist und Bindefrist, Änderungen markiert Preisblatt: Ergänzung der Position 1.14. und 2.14. für Ton-Standardpaket, Ergänzung Zuschläge Positionen 3.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-05-14 📅
Andere zusätzliche Informationen

Korrektur bzw. Ergänzung des Preisblattes, Korrektur der Leistungsbeschreibung, Korrektur der Aufforderung.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: b256f84e-7be6-40c0-8df7-260a5d530184-01
Quelle: OJS 2025/S 093-312424 (2025-05-14)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport (16 neue Beschaffungen)

Dienstleistungen im Bereich Film und Videofilm (2)