Rahmenvereinbarung über Pflege und Erstellen weiterer Features bei KI-Chatbot telli auf Dienstleistungsbasis

FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH

Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung sind folgende Leistungen: Eine bestehende Grundlösung soll auf Dienstleistungsbasis gepflegt, angepasst und durch neue Features ergänzt werden. Die bereits bestehende Open Source-Grundlösung ermöglicht Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern, generative Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) datenschutzkonform über eine ansprechende Oberfläche zu nutzen. Die Anpassungen an den konkreten Bedarf umfasst das UIUX Konzept basierend auf Userfeedback. Die Pflege umfasst den Betrieb auf AG-seitig bereitgestellten Infrastruktur. Weitere Aufgaben sind gemäß Leistungsbeschreibung KI-Chatbot telli (Leistungsbeschreibung) zu leisten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-05-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-03-31.

Wer?

• FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-03-31	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-03-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung über Pflege und Erstellen weiterer Features bei KI-Chatbot telli auf Dienstleistungsbasis
Referenznummer: 018/2025
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 018/2025
Beschreibung der Beschaffung:

Der Auftragnehmer soll für den Auftraggeber (AG), das FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH (FWU), eine Softwarelösung auf Basis eines Rahmenvertrags auf Dienstleistungsbasis weiterentwickeln und pflegen. Die Softwarelösung ermöglicht Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern, generative Sprachmodelle (Large Language Models (LLMs)) datenschutzkonform über eine ansprechende Oberfläche zu nutzen. Es gilt, die bestehende Grundlösung durch neue Features zu ergänzen und bestehende zu verbessern, sodass telli immer weiter an die konkreten Bedarfe der Anwendenden angepasst wird. Auf der Roadmap stehen u.a. Epics zur Kontexterweiterung durch Dateiuploads und deren entsprechender Vorverarbeitung sowie Epics zur Ausrichtung auf Schüler und Schülerinnen durch granular einstellbare Content Filter, Abuse- und Privacy-Guards. Außerdem sollte auch das UI/UX-Konzept basierend auf Userfeedback angepasst und weiterentwickelt werden. Zudem muss die Applikation vom AN auf der AG-seitig bereitgestellten Infrastruktur betrieben und gepflegt werden. Die Entwicklung erfolgt agil und orientiert sich an Scrum. Es ist eine Teamzusammensetzung von 2,5 VZÄ Software-EntwicklerInnen und 0,5 VZÄ UX/UI-DesignerIn für Softwareentwicklung und Betrieb mit namentlich benannten Mitarbeitenden anzubieten, die bewertet werden. Die Position der Product-Ownerin wird vom AG besetzt. Zur näheren Beschreibung der Beschaffung, siehe Anlage 1 (Leistungsbeschreibung)

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Landkreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-05-09 📅
Datum des Endes: 2026-09-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Verlängerung um einen Monat, s. Rahmenvereinbarung
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-05-02 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-05-02 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-05-02 09:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-24 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der AG weist des Weiteren darauf hin, dass er sich das Recht vorbehält, Aufklärungen nach § 15 Abs. 5 VgV sowie Nachforderungen bezüglich fehlender, fehlerhafter oder unvollständiger leistungsbezogener und unternehmensbezogener Unterlagen, die nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, nach § 56 Abs. 2 VgV vorzunehmen. Die Bieter haben ausdrücklich kein Recht auf die Durchführung einer Aufklärung oder Nachforderung im oben genannten Sinne. Die Vergabestelle wird die vergaberechtlichen Grundsätze - insbesondere Gleichbehandlung und Transparenz - stets angemessen berücksichtigen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzen / Referenzprojekte (Eigenangaben): Der Bewerber weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit nach durch die Angabe von mindestens einem Referenzprojekt seit Oktober 2020 erbrachte vergleichbare Leistungen. Das Projekt muss mindestens 4 Monate im Produktivbetrieb sein. Unter einer vergleichbaren Leistung ist ein Projekt zu verstehen, das ähnlich in Art und Umfang der Leistung zu dem hier ausgeschriebenen Auftrag ist. Es umfasst insbesondere die Entwicklung/Weiterentwicklung und Bereitstellung einer KI-Anwendung für interaktive Nutzung mit EndnutzerInnen. Mindestanforderung: Es ist mit dem Angebot mindestens eine entsprechende Referenz nachzuweisen.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags in den letzten drei Geschäftsjahren (2021, 2022, 2023) Dies sind ausschließlich Leistungen über die Entwicklung, Bereitstellung und Weiterentwicklung von KI-Anwendungen für EndnutzerInnen. Für nicht-kommerzielle Forschungs- und Entwicklungsleistung kann das von der Institution für die Entwicklung im Zuge eines konkreten Projekts abgerufene Budget dem Umsatz hinzugerechnet werden. Mindeststandard: Umsatz durchschnittlich mind. 50.000 EUR netto p.a.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung über die aktuelle Mitarbeiterzahl Mindestanzahl: 12 Vollzeitäquivalente (VZÄ), davon 6 EntwicklerInnen sowie 2 UX DesignerInnen

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bestehen einer marktüblichen Betriebs-/ Industriehaftpflichtversicherung über mindestens 1 Mio. EUR je Schadenfall für Sach-, Personen- und Vermögensschäden, zweifach maximiert p.a., oder, sofern derzeit keine Versicherung in erforderlicher Höhe geführt wird, Erklärung, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird, bei einem Versicherer, der im Gebiet der Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder anderer Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) niedergelassen ist.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

- Darstellung des Unternehmens (möglichst unter Angabe von Namen, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register, gesetzlicher Vertreter, Ansprechpartner, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort, Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) sowie - falls zutreffend - ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit zu anderen Unternehmen. - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. - Eigenerklärung zu Artikel 5 k) der Verordnung (EU) 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. - Scientology-Schutzerklärung - Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und ILO-Kernarbeitsnormen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 129521719
Postanschrift: Bavariafilmplatz 3
Postleitzahl: 82031
Postort: Grünwald
Region: München, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: almut.steinlein@fwu.de 📧
Telefon: 089 6497-253 📞
URL: https://fwu.de/projekte/ais/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YTS5L7N/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YTS5L7N 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YTS5L7N 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YTS5L7N
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 09-0318006-60
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 (0)89 2176-2914 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-31+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 065-213204 (2025-03-31)

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