Rahmenvertrag Büromaterial und Toner

Kurze Beschreibung

Die Universität Freiburg beabsichtigt div. Rahmenverträge zu vergeben.
Der Vertrag pro Los muss am 01.10.2025 beginnen.
Die AG behält sich die Option vor die Rahmenverträge pro Los jeweils zweimalig um ein weiteres Jahr zu verlängern. Dies ist eine Option und muss von der AG nicht erneut bezuschlagt werden.

Die Leistungen werden in folgende Lose aufgeteilt:
• Los 1: Büromaterial
• Los 2: Toner
Jeder Bieter kann sich für beide Lose bewerben.

Zusätzliche Informationen

-Es werden keine telefonischen oder schriftlichen Auskünfte über den Stand des Vergabeverfahrens erteilt.
-Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Es wird darauf hingewiesen, dass ein
Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit: der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im
Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der AG unverzüglich gerügt hat, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der AG gerügt hat, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,
spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der AG gerügt werden, der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird. Auf die Regelungen in § 160 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.
Zuständige Stelle für die Nachprüfung behaupteter Vergaberechtsverstöße ist:
Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Karlsruhe Karl-Friedrich-Str. 17
76133 Karlsruhe
Tel: +49(721) 926-4049, -4065, -3112
Fax: +49(721) 926—3985
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de

Beschreibung der Optionen

Die AG behält sich die Option vor die Rahmenverträge pro Los jeweils zweimalig um ein weiteres Jahr zu verlängern. Dies ist eine Option und muss von der AG nicht erneut bezuschlagt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in der er ansässig ist (Handelsregisterauszug). (A1.1)


Weitere Informationen können den Vergabeunterlagen Anlag 03 Kapitel 7 entnommen werden

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Darstellung der Entwicklung des Umsatzes bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre oder Einreichung einer Betriebshaftpflichtversicherung.
Der Mindestumsatz pro Jahr in den letzten 3 Jahren muss in folgender Höhe im Durchschnitt erreicht worden sein:
1,6 Mio. Euro für Los 1,
1,2 Mio. Euro für Los 2.
Bieter, die Angebote für beide Lose abgeben, müssen einen Mindestumsatz pro Jahr in den letzten 3 Jahren in Höhe von min. 2,8 Mio. Euro vorweisen.
Es kann auch eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme gem. geforderten Mindestjahresumsatzes als Nachweis eingereicht werden.
Wird der Mindestumsatz unterschritten oder es kann keine Betriebshaftpflichtversicherung in der geforderten Höhe eingereicht werden, erfolgt der Ausschluss des Angebots. (A1.2)


Weitere Informationen können den Vergabeunterlagen Anlag 03 Kapitel 7 entnommen werden

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

-Einreichung der unterschriebenen Eigenerklärung Zuverlässigkeit (A2.1)

-Einreichung der unterschriebenen Eigenerklärung Bietergemeinschaft (nur einreichen falls einschlägig) (A2.2)

-Einreichung der unterschriebenen Eigenerklärung zum beabsichtigten Nachunternehmereinsatz (nur einreichen falls einschlägig) – (A2.3)

-Einreichung der unterschriebenen Eigenerklärung Russland – (A3.1)

-Einreichung der unterschriebenen Eigenerklärung für die Kundenbetreuung & des Außendienstes – (A3.2)
Kundenbetreuung:

-->Kundenbetreuung:
Der AN muss sicherstellen, dass eine persönliche Betreuung von Montag bis Freitag (Feiertage ausgenommen) zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr gesichert ist. Hierunter fallen unter anderem Produktberatung oder Rückfragen zu Aufträgen oder Retouren Management. Die kundenbetreuende Person des AN des jeweiligen Loses muss mindestens 3 Jahre als KundenbetreuerIN im Bereich des jeweiligen Loses vorweisen können. Die Deutschkenntnisse in Wort und Schrift müssen mindestens dem Niveau C1 entsprechen. Die AG behält sich das Recht vor, den Nachweis ausreichender Deutschkenntnisse durch Vorlage eines anerkannten Sprachzertifikats bzw. Vorlage von einem deutschen Schulabschluss zu verlangen. Bei Krankheit oder Urlaubsvertretung muss der AG eine gleichwertige Person mit vergleichbaren Erfahrungswerten und Deutschkenntnissen zur Verfügung gestellt werden. Hinweis: Ein Wechsel ist nur zulässig, wenn die betreffende Person das Unternehmen verlässt oder dauerhaft in einen Bereich versetzt wird, der keinen Großkundenkontakt umfasst. Bei einem Wechsel der kundenbetreuenden Person muss diese, die gleichen angegebenen Qualifikationen (Berufserfahrung min. 3 Jahre und Deutschkenntnisse C1) vorweisen. Andernfalls ist die AG berechtigt den Vertrag innerhalb von 3 Monaten zu kündigen. Außerdem ist die AG berechtigt, den Austausch der eingesetzten Ansprechperson zu verlangen, wenn sich im Verlauf der Zusammenarbeit wesentliche Mängel in der Organisation, Kommunikation oder fachlichen Eignung zeigen. In einem solchen Fall ist der AN verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen eine gleichwertig qualifizierte Ersatzperson (min. 3 Jahre Berufserfahrung und Deutschkenntnisse C1) bereitzustellen. Andernfalls ist die AG berechtigt den Vertrag innerhalb von 3 Monaten zu kündigen.


-->Außendienstmitarbeitende Person/Key Account-ManagerIN:
Von der AN ist eine zusätzliche außendienstmitarbeitende Person mit mind. fünf Jahren Berufserfahrung im Bereich des jeweiligen Loses zu benennen, die für die Koordination bei jeglichen Fragestellungen zwischen AG und AN zuständig ist. Die Betreuung von Montag bis Freitag (Feiertage ausgenommen) zwischen 08:00 Uhr und 16:00 Uhr ist vom Bietenden sicherzustellen. Die Deutschkenntnisse in Wort und Schrift müssen mindestens dem Niveau C1 entsprechen.
Die AG behält sich das Recht vor, den Nachweis ausreichender Deutschkenntnisse durch Vorlage eines anerkannten Sprachzertifikats bzw. Vorlage von einem deutschen Schulabschluss zu verlangen. Bei Krankheit oder Urlaubsvertretung muss der AG eine gleichwertige Person mit vergleichbaren Erfahrungswerten und Deutschkenntnissen zur Verfügung gestellt werden.
Hinweis: Ein Wechsel ist nur zulässig, wenn die betreffende Person das Unternehmen verlässt oder dauerhaft in einen Bereich versetzt wird, der keinen Großkundenkontakt umfasst. Bei einem Wechsel der außendienstmitarbeitenden Person muss diese, die gleichen angegebenen Qualifikationen (Berufserfahrung min. 5 Jahre und Deutschkenntnisse C1) vorweisen. Andernfalls ist die AG berechtigt den Vertrag innerhalb von 3 Monaten zu kündigen. Außerdem ist die AG berechtigt, den Austausch der eingesetzten Ansprechperson zu verlangen, wenn sich im Verlauf der Zusammenarbeit wesentliche Mängel in der Organisation, Kommunikation oder fachlichen Eignung zeigen. In einem solchen Fall ist der AN verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen eine gleichwertig qualifizierte Ersatzperson (min. 5 Jahre Berufserfahrung und Deutschkenntnisse C1) bereitzustellen. Andernfalls ist die AG berechtigt den Vertrag innerhalb von 3 Monaten zu kündigen.


-Einreichung der unterschrieben Eigenerklärung Referenzen mit min. drei Nennungen - (A3.3)
Der AN hat mindestens drei Referenzen aus den letzten fünf Geschäftsjahren vorzulegen, die in Art, Umfang und Komplexität mit dem ausgeschriebenen Rahmenvertrag vergleichbar sind. Jede angegebene Referenz muss min. 300 Anlieferungsstellen beinhalten. Können die geforderten Nachweise nicht erbracht werden, gilt die Eignung als nicht erfüllt, und das Angebot wird vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.

-Nachweis für ein Qualitäts- & Umweltmanagement (A3.4)
Der AN hat nachzuweisen, dass er über ein wirksames Qualitätssicherungs- und Umweltmanagementsystem verfügt. Der Nachweis kann durch eine gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und DIN EN ISO 14001 (Umweltmanagement) erbracht werden. Alternativ sind gleichwertige Nachweise zulässig (Beschreibung eines internen Managementsystems und Umweltmanagementsystem mit dokumentierten Verfahren und Verantwortlichkeiten).

Weitere Informationen können den Vergabeunterlagen Anlag 03 Kapitel 7 entnommen werden

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

-Es werden keine telefonischen oder schriftlichen Auskünfte über den Stand des Vergabeverfahrens erteilt.
-Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Es wird darauf hingewiesen, dass ein
Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit: der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im
Vergabeverfahren erkannt und gegenüber der AG unverzüglich gerügt hat, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der AG gerügt hat, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,
spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der AG gerügt werden, der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird. Auf die Regelungen in § 160 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.
Zuständige Stelle für die Nachprüfung behaupteter Vergaberechtsverstöße ist:
Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Karlsruhe Karl-Friedrich-Str. 17
76133 Karlsruhe
Tel: +49(721) 926-4049, -4065, -3112
Fax: +49(721) 926—3985
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de