Rahmenvertrag Digitalisierungsberatung

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu den Themen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI), Change Management und IT-Infrastructure Operations & Transition.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-19.

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-09-19	Auftragsbekanntmachung
2025-10-07	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-09-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Digitalisierungsberatung
Referenznummer: KVBW_2025/09-0046_IT-ZVS
Kurze Beschreibung:
“Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu den Themen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI), Change Management und IT-Infrastructure Operations & Transition.”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: KVBW_2025/09-0046_IT-ZVS
Beschreibung der Beschaffung:
“Die zukunftsfähige Aufstellung der KVBW erfordert vor allen Dingen auch eine strategische Aufstellung zu den Megathemen Digitalisierung, Künstliche...”

Beschreibung der Beschaffung

Die zukunftsfähige Aufstellung der KVBW erfordert vor allen Dingen auch eine strategische Aufstellung zu den Megathemen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI), Change Management und IT-Infrastructure Operations & Transition. Daher sucht die KVBW eine Unternehmensberatung, die zu den genannten Themen berät und bei Bedarf bei der Umsetzung und Etablierung in der KVBW unterstützt.
Der Auftrag umfasst dabei nachfolgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen.

3.1 Digitalisierung
Die Digitalisierung von Prozessen und Aufgaben in der KVBW erfordert eine ganzheitliche
Herangehensweise, die es erfordert, zunächst auf Basis der Unternehmensstrategie eine Strategie für die KVBW zur Digitalen Transformation und für die Digitalisierung zu erarbeiten. Konkret sind die folgenden Beratungsleistungen zu erbringen:

- Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für die KVBW
- Entwicklung einer Methodik zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie- Entwicklung und Etablierung eines Reifegradmodells für die KVBW
- Beratung zur Digitalisierung von Prozessen in der KVBW
- Identifizierung und Bewertung von Digitalisierungspotenzialen in der KVBW
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops
- Leitung von Digitalisierungsprojekten

3.2 KI
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung steht auch die Frage, wie die Nutzung von KI für die KVBW zielgerichtet und regularienkonform erfolgen kann. Konkret sind die folgende Beratungsleistungen zu erbringen:

- Erarbeitung einer KI-Strategie für die KVBW
- Unterstützung bei der Erstellung und Weiterentwicklung einer KI-Richtlinie für die KVBW
- Beratung zum Einsatz und zur Einführung von KI-Anwendungen in der KVBW
- Identifizierung und Bewertung von KI-Potenzialen in der KVBW
- Beratung im Hinblick auf den praktischen Umgang mit den Regulatorien im
KI-Umfeld (z.B. AI ACT, DSGVO)
- KI-Schulungen (im E-Learning-Format) gemäß EU-KI-Verordnung (EU AI Act)
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops

3.3 Change Management
Im Zuge der Digitalisierung ist das Change Management ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ziel ist es, diese Veränderungen erfolgreich zu gestalten und dabei sowohl die betrieblichen Abläu-fe als auch die betroffenen Mitarbeiter zu berücksichtigen. Konkret sind die folgenden Bera-tungsleistungen zu erbringen:

- Coaching, Sparring & Beratung zum Thema Change Management
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops
- Entwicklung eines Change Management-Werkzeugkastens für die KVBW
- Etablierung von Change Management in der KVBW

3.4 IT-Infrastructure Operations and Transition
Die Beratung und Begleitung bei der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur konzentriert sich auf hybride Betriebsmodelle, die sowohl On-Premises- als auch Cloud-Lösungen integrieren. Der Kunde soll bei der Entwicklung passender Migrationsstrategien für bestehende IT-Infrastruktur-Services unterstützt werden. Zusätzlich erfolgt eine Hilfestellung bei der Erstellung konkreter Umsetzungskonzepte für IT-Infrastruktur-Projekte. Die IT-Systemarchitekten des Kunden sollen im Rahmen einer herstellerunabhängigen Beratung bei der strategischen Ausrichtung und architekturellen Modernisierung ihrer Systeme begleitet werden. Konkret sind die folgende Beratungsleistungen zu erbringen:

- Beratung und Begleitung bei der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur mit Fokus
auf hybride Betriebsmodelle (onPrem und Cloud)
- Unterstützung bei der Entwicklung von Migrationsstrategien für die bestehende
IT-Infrastruktur-Services
- Unterstützung bei der Erstellung von Umsetzungskonzepten für IT-Infrastruktur-
Projekte unter Einsatz geeigneter Tools und Frameworks
- Herstellerunabhängige Beratung bei der strategischen Ausrichtung und architekturellen Modernisierung für die IT-Systemarchitekten

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Postanschrift: Albstadtweg 11
Postleitzahl: 70567
Stadt: Stuttgart
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Dauer: 24 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:
“Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit zur zweimaligen Verlängerung des Auftrags für weitere 12 Monate vor. Nicht in Anspruch genommene Leistungen...”
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-21 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-21 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 30
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, muss eine bestimmte Rechtsform aufweisen ✅
Eröffnungstermin: 2025-10-21 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-10-09 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
“Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV”
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Existenznachweis bei Eintragung im Handels-, Genossenschafts- oder...”
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Eigenerklärung über den Bestand, die Bereitschaft zur...”
Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten...”

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die in den letzten drei Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind

2) Mindestens eine Referenz über ein im Umfang vergleichbares Projekt aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe des Projektum-fangs, Referenzgeber, Ausführungszeitraum & Ansprechpartner inkl. Telefonnummer

3) Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen und eine Projektlaufzeit des Refe-renzprojektes für die Bereiche Change Management, Digitalisierung und IT-Infrastruktur Operation & Transition von mindestens 6 Monaten sowie für den Be-reich Künstliche Intelligenz von mindestens 3 Monaten abgeschlossen wurde. Dies ist der Fall, wenn mindestens folgende Anforderungen erfüllt sind:

1. Beratung im Bereich Change Management
- Einsatz von strukturierten Methoden, mindestens eine der folgenden: ADKAR, Prosci
- Abgeschlossene Analyse, Konzeption- und Umsetzungsphase im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts

2. Beratung im Bereich Künstliche Intelligenz
- Beratung zur Erstellung eines zukunftsweisenden KI-Technologiekonzepts
- Entwicklung einer Strategie zur Einführung und Nutzung von KI-Systemen auf Basis des KI-Technologiekonzepts inkl. mindestens der folgenden Phasen: Potenzialanalyse, Roadmap, Use-Case-Entwicklung.

3. Beratung im Bereich Digitalisierung
- Beratung zur Entwicklung konkreter Handlungsempfehlungen und Strategien unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingungen

4. Herstellerunabhängige Beratung im Bereich IT-Infrastruktur Operation & Transition
- Beratung im Bereich IT-Architektur und Infrastrukturmodernisierung
- Beratung zum Einsatz hybrider IT-Betriebsmodelle (onPrem/Cloud)

Für den Nachweis der Mindestanforderungen an die Referenz(en) gemäß Ziffer 6.3 An-forderung Nr. 1 bis Nr. 4 der Aufforderung der Angebotsabgabe kann entweder eine Referenz eingereicht werden, die alle Mindestanforderungen erfüllt oder mehrere Referenzen, die kumuliert alle Mindestanforderungen nachweisen.

Benennung des für die Projektumsetzung vorgesehenen zentralen An-sprechpartner und dessen Stellvertretung mit folgenden Mindestanforde-rungen: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Bei Nichtmuttersprachlern ist dies durch einen deutschen Schulabschluss oder den Nachweis der Deutschkenntnisse entsprechend des GER (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) auf dem Niveau C1 nachzuweisen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“3.1 Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens eine Referenz über ein im Umfang vergleichbares Projekt aus den letzten drei...”

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

3.1 Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens eine Referenz über ein im Umfang vergleichbares Projekt aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe des Projektumfangs, Referenzgeber, Ausführungszeitraum & Ansprechpartner inkl. Telefonnummer (vgl. Bekanntmachung).

- Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen und eine Projektlaufzeit des Refe-renzprojektes für die Bereiche Change Management, Digitalisierung und IT-Infrastruktur Operation & Transition von mindestens 6 Monaten sowie für den Be-reich Künstliche Intelligenz von mindestens 3 Monaten abgeschlossen wurde. Dies ist der Fall, wenn mindestens folgende Anforderungen erfüllt sind:

1. Beratung im Bereich Change Management
- Einsatz von strukturierten Methoden, mindestens eine der folgenden: ADKAR, Prosci
- Abgeschlossene Analyse, Konzeption- und Umsetzungsphase im Rahmen ei-nes Digitalisierungsprojekts

2. Beratung im Bereich Künstliche Intelligenz
- Beratung zur Erstellung eines zukunftsweisenden KI-Technologiekonzepts
- Entwicklung einer Strategie zur Einführung und Nutzung von KI-Systemen auf Basis des KI-Technologiekonzepts inkl. mindestens der folgenden Phasen: Potenzialanalyse, Roadmap, Use-Case-Entwicklung.

3. Beratung im Bereich Digitalisierung
- Beratung zur Entwicklung konkreter Handlungsempfehlungen und Strategien unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingun-gen

4. Herstellerunabhängige Beratung im Bereich IT-Infrastruktur Operation & Transiti-on
- Beratung im Bereich IT-Architektur und Infrastrukturmodernisierung
- Beratung zum Einsatz hybrider IT-Betriebsmodelle (onPrem/Cloud)

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist,...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Es gilt das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg. Der/die Bieter/Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot folgende Erklärungen &...”
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Betrug
Korruption
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Zahlungsunfähigkeit
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“vgl. Aufforderung zur Angebotsabgabe Ziff. 4.2”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: DE 245-191275
Postanschrift: Albstadtweg 11
Postleitzahl: 70567
Postort: Stuttgart
Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale IT-Vergabestelle
E-Mail: zentrale-it-vergabestelle@kvbawue.de 📧
Telefon: +49 7117875-3798 📞
Fax: +49 7117875-483739 📠
URL: https://www.kvbawue.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTALJ6W83/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTALJ6W83 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5YTALJ6W83 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“#Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YTALJ6W83# Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform...”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Fax: +49 7219263985 📠
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Fax: +49 7219263985 📠
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-19+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 182-620727 (2025-09-19)

Auftragsbekanntmachung (2025-10-07)
Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“#Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YTALJ6W83# Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform...”
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-07+02:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:
“Preisangaben für alle Rollen in Bezug auf alle Bereiche”
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-10-06 📅
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: f700f5cd-2a56-4bbe-bf29-4f91894d5a7b-01
Quelle: OJS 2025/S 193-658753 (2025-10-07)

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