Rahmenvertrag Digitalisierungsberatung

Beschreibung der Beschaffung

Die zukunftsfähige Aufstellung der KVBW erfordert vor allen Dingen auch eine strategische Aufstellung zu den Megathemen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI), Change Management und IT-Infrastructure Operations & Transition. Daher sucht die KVBW eine Unternehmensberatung, die zu den genannten Themen berät und bei Bedarf bei der Umsetzung und Etablierung in der KVBW unterstützt.
Der Auftrag umfasst dabei nachfolgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen.


3.1 Digitalisierung
Die Digitalisierung von Prozessen und Aufgaben in der KVBW erfordert eine ganzheitliche
Herangehensweise, die es erfordert, zunächst auf Basis der Unternehmensstrategie eine Strategie für die KVBW zur Digitalen Transformation und für die Digitalisierung zu erarbeiten. Konkret sind die folgenden Beratungsleistungen zu erbringen:

- Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für die KVBW
- Entwicklung einer Methodik zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie- Entwicklung und Etablierung eines Reifegradmodells für die KVBW
- Beratung zur Digitalisierung von Prozessen in der KVBW
- Identifizierung und Bewertung von Digitalisierungspotenzialen in der KVBW
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops
- Leitung von Digitalisierungsprojekten


3.2 KI
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung steht auch die Frage, wie die Nutzung von KI für die KVBW zielgerichtet und regularienkonform erfolgen kann. Konkret sind die folgende Beratungsleistungen zu erbringen:

- Erarbeitung einer KI-Strategie für die KVBW
- Unterstützung bei der Erstellung und Weiterentwicklung einer KI-Richtlinie für die KVBW
- Beratung zum Einsatz und zur Einführung von KI-Anwendungen in der KVBW
- Identifizierung und Bewertung von KI-Potenzialen in der KVBW
- Beratung im Hinblick auf den praktischen Umgang mit den Regulatorien im
KI-Umfeld (z.B. AI ACT, DSGVO)
- KI-Schulungen (im E-Learning-Format) gemäß EU-KI-Verordnung (EU AI Act)
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops


3.3 Change Management
Im Zuge der Digitalisierung ist das Change Management ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ziel ist es, diese Veränderungen erfolgreich zu gestalten und dabei sowohl die betrieblichen Abläu-fe als auch die betroffenen Mitarbeiter zu berücksichtigen. Konkret sind die folgenden Bera-tungsleistungen zu erbringen:

- Coaching, Sparring & Beratung zum Thema Change Management
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops
- Entwicklung eines Change Management-Werkzeugkastens für die KVBW
- Etablierung von Change Management in der KVBW


3.4 IT-Infrastructure Operations and Transition
Die Beratung und Begleitung bei der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur konzentriert sich auf hybride Betriebsmodelle, die sowohl On-Premises- als auch Cloud-Lösungen integrieren. Der Kunde soll bei der Entwicklung passender Migrationsstrategien für bestehende IT-Infrastruktur-Services unterstützt werden. Zusätzlich erfolgt eine Hilfestellung bei der Erstellung konkreter Umsetzungskonzepte für IT-Infrastruktur-Projekte. Die IT-Systemarchitekten des Kunden sollen im Rahmen einer herstellerunabhängigen Beratung bei der strategischen Ausrichtung und architekturellen Modernisierung ihrer Systeme begleitet werden. Konkret sind die folgende Beratungsleistungen zu erbringen:

- Beratung und Begleitung bei der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur mit Fokus
auf hybride Betriebsmodelle (onPrem und Cloud)
- Unterstützung bei der Entwicklung von Migrationsstrategien für die bestehende
IT-Infrastruktur-Services
- Unterstützung bei der Erstellung von Umsetzungskonzepten für IT-Infrastruktur-
Projekte unter Einsatz geeigneter Tools und Frameworks
- Herstellerunabhängige Beratung bei der strategischen Ausrichtung und architekturellen Modernisierung für die IT-Systemarchitekten

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit zur zweimaligen Verlängerung des Auftrags für weitere 12 Monate vor. Nicht in Anspruch genommene Leistungen oder Kontingente aus der ursprünglichen Vertragslaufzeit können bei wirksamer Verlängerung des Vertrags in das Folgejahr übertragen werden und innerhalb der neuen Vertragslaufzeit genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Existenznachweis bei Eintragung im Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister oder einem Vereinsregister eines Bundeslandes der Bundesrepublik Deutschland durch Angabe der Registerart, des Registergerichts und der Registernummer; alternativ durch Einreichung einer Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung/-ummeldung, nicht älter als 12 Monate in deutscher Sprache

- Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB

- Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung,
Nachunternehmererklärung,
Nachunternehmerverpflichtungserklärung

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Eigenerklärung über den Bestand, die Bereitschaft zur Erhöhung oder den Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je
Versicherungsjahr von mindestens 3.000.000 EUR pauschal für Personen- und Sachschäden sowie 1.000.000 EUR für Vermögensschäden je Versicherungsfall und je Versicherungsjahr

2) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den
Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 1) Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die in den letzten drei Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind

2) Mindestens eine Referenz über ein im Umfang vergleichbares Projekt aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe des Projektum-fangs, Referenzgeber, Ausführungszeitraum & Ansprechpartner inkl. Telefonnummer

3) Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen und eine Projektlaufzeit des Refe-renzprojektes für die Bereiche Change Management, Digitalisierung und IT-Infrastruktur Operation & Transition von mindestens 6 Monaten sowie für den Be-reich Künstliche Intelligenz von mindestens 3 Monaten abgeschlossen wurde. Dies ist der Fall, wenn mindestens folgende Anforderungen erfüllt sind:

1. Beratung im Bereich Change Management
- Einsatz von strukturierten Methoden, mindestens eine der folgenden: ADKAR, Prosci
- Abgeschlossene Analyse, Konzeption- und Umsetzungsphase im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts

2. Beratung im Bereich Künstliche Intelligenz
- Beratung zur Erstellung eines zukunftsweisenden KI-Technologiekonzepts
- Entwicklung einer Strategie zur Einführung und Nutzung von KI-Systemen auf Basis des KI-Technologiekonzepts inkl. mindestens der folgenden Phasen: Potenzialanalyse, Roadmap, Use-Case-Entwicklung.

3. Beratung im Bereich Digitalisierung
- Beratung zur Entwicklung konkreter Handlungsempfehlungen und Strategien unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingungen

4. Herstellerunabhängige Beratung im Bereich IT-Infrastruktur Operation & Transition
- Beratung im Bereich IT-Architektur und Infrastrukturmodernisierung
- Beratung zum Einsatz hybrider IT-Betriebsmodelle (onPrem/Cloud)

Für den Nachweis der Mindestanforderungen an die Referenz(en) gemäß Ziffer 6.3 An-forderung Nr. 1 bis Nr. 4 der Aufforderung der Angebotsabgabe kann entweder eine Referenz eingereicht werden, die alle Mindestanforderungen erfüllt oder mehrere Referenzen, die kumuliert alle Mindestanforderungen nachweisen.

Benennung des für die Projektumsetzung vorgesehenen zentralen An-sprechpartner und dessen Stellvertretung mit folgenden Mindestanforde-rungen: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Bei Nichtmuttersprachlern ist dies durch einen deutschen Schulabschluss oder den Nachweis der Deutschkenntnisse entsprechend des GER (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) auf dem Niveau C1 nachzuweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

3.1 Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens eine Referenz über ein im Umfang vergleichbares Projekt aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren unter Angabe des Projektumfangs, Referenzgeber, Ausführungszeitraum & Ansprechpartner inkl. Telefonnummer (vgl. Bekanntmachung).

- Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen und eine Projektlaufzeit des Refe-renzprojektes für die Bereiche Change Management, Digitalisierung und IT-Infrastruktur Operation & Transition von mindestens 6 Monaten sowie für den Be-reich Künstliche Intelligenz von mindestens 3 Monaten abgeschlossen wurde. Dies ist der Fall, wenn mindestens folgende Anforderungen erfüllt sind:

1. Beratung im Bereich Change Management
- Einsatz von strukturierten Methoden, mindestens eine der folgenden: ADKAR, Prosci
- Abgeschlossene Analyse, Konzeption- und Umsetzungsphase im Rahmen ei-nes Digitalisierungsprojekts

2. Beratung im Bereich Künstliche Intelligenz
- Beratung zur Erstellung eines zukunftsweisenden KI-Technologiekonzepts
- Entwicklung einer Strategie zur Einführung und Nutzung von KI-Systemen auf Basis des KI-Technologiekonzepts inkl. mindestens der folgenden Phasen: Potenzialanalyse, Roadmap, Use-Case-Entwicklung.

3. Beratung im Bereich Digitalisierung
- Beratung zur Entwicklung konkreter Handlungsempfehlungen und Strategien unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingun-gen

4. Herstellerunabhängige Beratung im Bereich IT-Infrastruktur Operation & Transiti-on
- Beratung im Bereich IT-Architektur und Infrastrukturmodernisierung
- Beratung zum Einsatz hybrider IT-Betriebsmodelle (onPrem/Cloud)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es gilt das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg. Der/die Bieter/Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot folgende Erklärungen & Nachweise abzugeben:

- Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022

- Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung LTMG BaWü

- Scientology-Schutzerklärung

- Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung

- Gültiger Nachweis eines ISO27001:2022 Zertifikats.

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5YTALJ6W83#


Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 13.10.2025, 23:59 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer E-Mail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer 5.1.12), elektronisch mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.