Die gematik setzt seit 2017 das Dokumentenmanagementsystem des Herstellers ELO Digital Office GmbH ("ELO GmbH") aus Stuttgart ein. Die DMS Lösung ELO ECM wird On-Premises als Kauflizenz (perpetual) mit laufender Wartung für 350 Named User mit ELO Java und Web Client bei der gematik mit einigen Standard ELO-Zusatzmodulen und gematik-spezifischen Anpassungen betrieben. Der Hersteller der Software-Lösung erbringt in seinem Geschäftsmodell Pflege- und individuelle Weiterentwicklungsleistungen des Systems nicht selbst, sondern arbeitet diesbezüglich mit Businesspartnern zusammen. Der derzeitige Dienstleister hat neben der damaligen Systemeinführung auch Migrationsunterstützung bei Softwareupdates, Support und Schulungen geleistet, sowie gematik-spezifische Anpassungen erstellt, weiterentwickelt und gepflegt. Der diesen Leistungen zugrundeliegende Vertrag läuft am 18.01.2026 aus.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-16.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-11-13.
Auftragsbekanntmachung (2025-11-13) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag für die ELO DMS Wartung mit Unterstützungsleistungen
Referenznummer: 2025-0045
Kurze Beschreibung:
“Die gematik setzt seit 2017 das Dokumentenmanagementsystem des Herstellers ELO Digital Office GmbH ("ELO GmbH") aus Stuttgart ein. Die DMS Lösung ELO ECM...”
Kurze Beschreibung
Die gematik setzt seit 2017 das Dokumentenmanagementsystem des Herstellers ELO Digital Office GmbH ("ELO GmbH") aus Stuttgart ein. Die DMS Lösung ELO ECM wird On-Premises als Kauflizenz (perpetual) mit laufender Wartung für 350 Named User mit ELO Java und Web Client bei der gematik mit einigen Standard ELO-Zusatzmodulen und gematik-spezifischen Anpassungen betrieben. Der Hersteller der Software-Lösung erbringt in seinem Geschäftsmodell Pflege- und individuelle Weiterentwicklungsleistungen des Systems nicht selbst, sondern arbeitet diesbezüglich mit Businesspartnern zusammen. Der derzeitige Dienstleister hat neben der damaligen Systemeinführung auch Migrationsunterstützung bei Softwareupdates, Support und Schulungen geleistet, sowie gematik-spezifische Anpassungen erstellt, weiterentwickelt und gepflegt.
Der diesen Leistungen zugrundeliegende Vertrag läuft am 18.01.2026 aus.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Software-Wartung und -Reparatur📦 Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Da die gematik das Dokumentenmanagementsystem der ELO GmbH auch über den 18.01.2026 hinaus einsetzen wird, sucht sie einen Dienstleister, der als...”
Beschreibung der Beschaffung
Da die gematik das Dokumentenmanagementsystem der ELO GmbH auch über den 18.01.2026 hinaus einsetzen wird, sucht sie einen Dienstleister, der als Businesspartner der ELO GmbH einerseits die laufende Wartung und den Support des bei der gematik genutzten Systems inklusive der durch den bisherigen Dienstleister erstellten gematik-spezifischen Anpassungen sowie andererseits - jeweils auf Anforderung des AG - Migrationsunterstützung bei Updates erbringt, Software-Lizenzen/ ELO-Zusatzmodule beschafft, aber gegebenenfalls auch weitere gematik-spezifische Anpassungen erstellt.
Dazu soll ein neuer Rahmenvertrag für die Laufzeit von zwei Jahren mit zwei Verlängerungsoptionen für jeweils ein weiteres Jahr abgeschlossen werden.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#”
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Der Auftragnehmer kann seine Leistungen grundsätzlich remote erbringen.”
Dauer: 48 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-16 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-16 12:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 27
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Industriehaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Industriehaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen.
Sofern eine entsprechende Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Unternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Unternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist insbesondere nur dann vergleichbar, wenn sie
a) den Support für eine ELO-Installation sowie
b) die Erstellung und den Support für kundenspezifische Anpassungen oder die Übernahme des Supports und die Weiterentwicklung für von dritter Seite erstellte kundenspezifische Anpassungen
umfasste.
Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn der Vertragsabschluss in diesem Zeitraum erfolgte und die vergleichbaren Leistungen mindestens schon 6 Monate beim Referenzgeber unter dem jeweiligen Vertrag erbracht wurden. Der 3-Jahres-Zeitraum beinhaltet dabei den Zeitraum 01.01.2022 bis zur Abgabe des Angebots.
Mindestanforderungen:
- Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind
- Auftragsvolumen: Mindestauftragswert pro Referenzprojekt 300.000 EUR (netto)
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umsatzangaben des Unternehmens (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatzangaben (netto) über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Umsatzangaben des Unternehmens (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatzangaben (netto) über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens:
Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen - Verkauf, Support und Weiterentwicklung von ELO DMS Software - vergleichbar sind.
Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistun-gen vergleichbar sind, muss in den Jahren 2022 bis 2024 mindestens 150.000 EUR (netto) pro Jahr betragen.]
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft mit dem Hersteller ELO Digital Office (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es muss ein...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft mit dem Hersteller ELO Digital Office (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Es muss ein unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft als ELO Business Partner mit dem Software Hersteller ELO Digital Office nachgewiesen werden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Industriehaftpflichtversicherung - Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Industriehaftpflichtversicherung - Es ist eine Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen.
Sofern eine entsprechende Industriehaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Handelsregisterauszug - Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Handelsregisterauszug - Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Abgabefrist des Verfahrens, einzureichen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umsatzangaben des Unternehmens - Umsatzangaben (netto) über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens:
Ein Bestand des Unternehmens...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Umsatzangaben des Unternehmens - Umsatzangaben (netto) über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre des Unternehmens:
Ein Bestand des Unternehmens seit drei Jahren ist nicht Voraussetzung. Für Unternehmen, die weniger als drei Jahre bestehen, sind die Erklärungen jeweils nur bezogen auf die bislang abgeschlossenen Geschäftsjahre abzugeben.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen - Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen - Verkauf, Support und...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Umsatzangaben zu vergleichbaren Leistungen - Umsatz des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen - Verkauf, Support und Weiterentwicklung von ELO DMS Software - vergleichbar sind. Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, muss in den Jahren 2022 bis 2024 mindestens 150.000 EUR (netto) pro Jahr betragen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Unternehmensbezogene Referenzprojekte - Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Unternehmensbezogene Referenzprojekte - Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist insbesondere nur dann vergleichbar, wenn sie
a) den Support für eine ELO-Installation sowie
b) die Erstellung und den Support für kundenspezifische Anpassungen oder die Übernahme des Supports und die Weiterentwicklung für von dritter Seite erstellte kundenspezifische Anpassungen
umfasste.
Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn der Vertragsabschluss in diesem Zeitraum erfolgte und die vergleichbaren Leistungen mindestens schon 6 Monate beim Referenzgeber unter dem jeweiligen Vertrag er-bracht wurden. Der 3-Jahres-Zeitraum beinhaltet dabei den Zeitraum 01.01.2022 bis zur Abgabe des Angebots.
Mindestanforderungen:
- Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleich-bar sind
- Auftragsvolumen: Mindestauftragswert pro Referenzprojekt 300.000 EUR (netto)
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft mit dem Hersteller ELO Digital Office - Der Nachweis ist durch ein entsprechendes...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Unternehmensbezogener Nachweis über die Partnerschaft mit dem Hersteller ELO Digital Office - Der Nachweis ist durch ein entsprechendes Hersteller-Zertifikat (oder ein vergleichbares Dokument, aus dem die ELO-Partnerschaft nachweislich hervorgeht) zu erbringen und mit dem Angebot einzureichen.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Mindestanforderungen: 1) Es müssen 2 technische Fachkräfte verbindlich namentlich angegeben werden, die zur Leistungserbringung eingesetzt werden. 2)...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Mindestanforderungen: 1) Es müssen 2 technische Fachkräfte verbindlich namentlich angegeben werden, die zur Leistungserbringung eingesetzt werden. 2) Mindestens eine der technischen Fachkräfte muss eine mindestens 5-jährige einschlägige Berufserfahrung (d.h. Berufserfahrung, die Support für das DMS System "ELO ECM Suite" der ELO Digital Office GmbH, sowie die Erstellung, Anpassung oder Wartung kundenspezifischer Erweiterungen der Standardsoftware umfasst) aufweisen. 3) Jede technische Fachkraft muss mindestens ein aktuelles persönliches Referenzprojekt (aus den letzten drei Jahren ) vorweisen können, das mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist.
- Ein persönliches Referenzprojekt ist insbesondere nur dann vergleichbar, wenn es a) den Support für eine ELO-Installation sowie b) die Erstellung und Support für kundenspezifische Anpassungen oder die Übernahme des Supports und die Weiterentwicklung für von dritter Seite erstellte kundenspezifische Anpassungen umfasste.
“#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YTC546S5W#
1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen...”
#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YTC546S5W#
1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch; 2) Mit dem Angebot sind sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt; 5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch; 6) Der Auftraggeber fordert mit dem Angebot unter anderem folgende Informationen: - Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG. - Angaben zum Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (RU-Sanktionen). - Angaben zur Eintragung im Handelsregister. - Angaben zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister bzw. vergleichbarer Register aus dem Sitzland des Unternehmens (sofern Sitz nicht in Deutschland). -Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben mit Angebotsabgabe sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen ( - siehe Eignungsformblatt Anlage 04 Ziffer VI. und Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 05)). Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will - siehe Eignungsformblatt (Anlage 04 Ziffer VII.). Sofern der Bieter von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, zu benennen - siehe Eignungsformblatt (Anlage 04 Ziffer VII.). In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage 06)). Für den Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Eignungsformblatt (Anlage 04) eingereicht werden.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Telefon: +49 22894990📞
Fax: +49 2289499163 📠
URL: http://www.bundeskartellamt.de🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach §...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 220-756005 (2025-11-13)