Rahmenvertrag Kommunikation und Marketing

Kurze Beschreibung

Der Auftrag wird als Gesamtleistung an eine Agentur vergeben, die als Lead-Agentur die Gesamtverantwortung für Konzeption, Planung, Steuerung und Umsetzung sämtlicher Kommunikationsmaßnahmen der NBank übernimmt. Ziel ist die durchgehende strategische und operative Steuerung einer konsistenten Markenführung über alle Kommunikationskanäle hinweg. Die Lead-Agentur koordiniert dabei ggf. eingesetzte Subunternehmer eigenverantwortlich und gewährleistet einen einheitlichen Außenauftritt der NBank. Es besteht kein Anspruch des Auftragsnehmers auf Abnahme oder Durchführung einzelner Leistungen. Die NBank hat als Förderbank des Landes Niedersachsen einen definierten Auftrag und passt die damit einhergehenden Anforderungen an aktuelle thematische Herausforderungen im Sinne von Kommunikation und Marketingmaßnahmen kontinuierlich an. Neben zyklisch wiederkehrenden Aufgaben können daher auch immer wieder neue Aufträge und Anforderungen hinzukommen. Alle Maßnahmen entwickelt die Agentur in enger Zusammenarbeit mit dem Team Unternehmenskommunikation der NBank. Im Rahmen der Unternehmenskommunikation und des Marketings wird der Auftritt der NBank nach innen und außen kontinuierlich weiterentwickelt.

Beschreibung der Beschaffung

2.1 Leistungsgegenstand Entsprechend werden verschiedene Maßnahmen in den Bereichen Markenberatung, klassische Medien, Onlinemedien, Out of Home, Kampagnen und Bewegtbild aktualisiert oder erstellt. Daraus ergeben sich unter anderem und insbesondere fol-gende Aufgaben für die Agentur: Lead Agentur Tätigkeiten - Strategische Marken- und Kommunikationsberatung im Kontext interner und externer Kommunikation sowie des Marketings - Allgemeine Anwendung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Marke / des Images "NBank" und des NBank-Corporate-Designs - Kreativkonzepte, Ideenfindung - Projektmanagement, Handling und Steuerung der beauftragten Unterauftragneh-mer (bspw. Lieferanten, Produktion, Lektorat etc.) Konzeption und grafische Gestaltung - Konzeption und allgemeines Layout (bspw. Infografiken, Illustrationen, Mailings, Flyer) - Reinzeichnung und Druckdatenerstellung von Printprodukten (Plakate/Poster, Flyer, Broschüren, Berichte, Produktinformationen, Berichte etc.) - Redaktionelle Suche in Bilddatenbanken und Einkauf von Bildmaterial inkl. der nötigen Bildrechte/Lizenzen - Erstellung des NBank-Wohnungsmarktberichts: Datenmaterial wird in Excel-Tabellen und Regiograph-Karten zugeliefert. Voraussetzung: Kenntnisse im Pro-gramm Regiograph - Lektorat nach neuer deutscher Rechtschreibung, ggf. über Drittanbieter Foto-, Audio- und Bewegtbildproduktion - Allgemeine Redaktion - Dreh und Produktion von Bewegtbild-Formaten (bspw. Kurzreportagen zu geförder-ten Projekten, Veranstaltungsclips etc.) - Planung und (technische) Umsetzung von Livestreams im Kontext von hybriden oder Online-Veranstaltungen - Fotografie für Print und Online: Porträtfotos von Mitarbeitenden und Projektverant-wortlichen, Reportagefotografie von geförderten Projekten, Eventfotografie ist von der Leistung ausgenommen - Redaktionelle Umsetzung und Planung von Podcasts und sonstigen Tonaufnah-men, bspw. Aufsager und Telefonansagen - Casting, Buchung und Betreuung von Darstellern und Models für Film- und Foto-produktionen Mediaplanung, -buchung und Kampagnensteuerung - Kampagnenplanung und Steuerung (Mediaplanung und Schaltung von Anzeigen im Kontext von Einzelmaßnahmen und Kampagnen, Kampagnenplanung und Um-setzung für Social Media- und Web-Advertising-Kampagnen) Web- und Onlinemedien (Microsites, Landingpages, Screen-Design) - Webdesign in folgendem Rahmen: o Teil 1: Webdesign für die Hauptseiten die von der NBank betriebenen Seiten (NBank.de und NBank-Capital.de); Umsetzung des Designs er-folgt über den Vertragspartner der NBank für Webdienstleistungen (Programmierung der Seiten und Funktionen) o Teil 2: Vollständige Kreation, Umsetzung sowie technische Abwicklung und Betreuung von Webprojekten außerhalb der NBank-Hauptseiten (NBank.de und NBank-Capital.de); Umsetzung von Microsites, Onepagern, Landingpages für in sich geschlossene Themen (Bsp.: Websites zu Förderberichten ? förderjahr2020.nbank.de oder auch durchstarterpreis.de) - Allgemeines Screen-Design (bspw. für Bildschirmanwendungen, Web-Advertising, Kampagnen im Kontext Social Media und Suchmaschinen-Advertising) Veranstaltungsmarketing und Werbemittel - Recherche und Produktion/Beschaffung von Werbemitteln und Messequipment - Gestaltung von Werbemitteln und Messeequipment (modulare Standardbauteile wie Rückwände, Theken, Roll-up"s, Displays allgemein etc.), ggf. über Drittanbieter - Veranstaltungsmarketing - Texten von Headlines und Copys für Werbemittel. Umfassende Texterstellung und Redaktionsleistungen (bspw. im Kontext Förderbericht) sind nicht Leistungsgegen-stand Weitere Leistungspositionen, die mit den aufgeführten Leistungen im Zusammenhang stehen, können über diesen Rahmenvertrag ebenfalls abgerufen werden, soweit sie vom Auftraggeber erbracht werden können. 2.2 Einzusetzende Mitarbeiter Die einzusetzenden Mitarbeiter der Lead-Agentur (Ansprechpartner und Stellvertreter) müssen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung auf dem Gebiet des Auftrages haben. Die angebotenen Mitarbeiter (Ansprechpartner & Stellvertreter) der Lead-Agentur müssen für die gesamte Vertragslaufzeit für die NBank zur Verfügung stehen (Ausnahme: Gründe, die nicht vom Dienstleister zu vertreten sind, z.B. Kündigung - in diesen Fällen ist adäquater Ersatz zu stellen). 2.3 Datenhandling und Nutzungsrechte - Datenhandling: Alle auftragsbezogenen Daten (Entwürfe und final freigegebene Daten) aus der Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber sind nach Abschluss der Aufträge oder gebündelt zu definierten Zeitpunkten an den Auftraggeber zu übergeben. Die Dateien müssen bearbeitungsfähig (= offen) über-geben werden (Bsp.: Layouts in InDesign). - Nutzungsrechte: Alle Nutzungsrechte an den während der Vertragslaufzeit erstellten Konzepten, Ideen und umgesetzten Maßnahmen/Produkte gehen ohne zeitliche und örtliche oder sonstige Beschränkung mit Abschluss des jeweiligen Auftrags an den Auftraggeber über. Sofern Nutzungsrechte Dritter Gegenstand sind (bspw. bei Einsatz von Models), erfolgt eine separate vertragliche Regelung mit dem Dritten. 2.4 Einzelabrufe Einfachere Aufträge (z.B. Grafiklayout mit geringem Seiten-und Gestaltungsumfang) muss der Auftragnehmer innerhalb von einer Woche Auftragserteilung liefern. Komplexere Aufträge (z.B. Umsetzung eines Bewegtbildauftrags) muss der Auftragnehmer innerhalb von 1 Monat liefern. Sehr umfangreiche Kampagnen und umfangreichere Konzeptaufträge muss der Auftragnehmer innerhalb von 3 Monaten liefern. Vor jedem Einzelabruf vereinbaren Auftragnehmer und Auftraggeber die Komplexität des Auftrags und die entsprechende maximal Zeitvorgabe nach den oben aufgeführten Stufen. 3 Leistungsumfang Der Leistungsumfang lässt sich nicht genau bemessen, weshalb die Leistung als Rahmenvertrag ausgeschrieben wird. Allerdings liegt das maximale Abrufvolumen über die gesamte maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (s.u.) bei 1.000.000,00 EURO netto (Schätzwert = Höchstwert).

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Leistungsort Ort der Leistungserbringung ist die Günther-Wagner-Allee 12-16, 30177 Hannover. Physische Leistungsgegenstände sind gemäß individuell abgestimmter Fristen und Aufträge an die o. g. Adresse zu liefern oder zu schicken. Ggf. wird der Auftragnehmer über abweichende Lieferadressen informiert. Digitale Leistungsgegenstände sind per E-Mail, über eine Projektmanagement-Plattform oder per Datenträger zu übermitteln.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bietergemeinschaft Sofern das Angebot durch eine Bietergemeinschaft abgegeben wird, eine Erklärung, welche Leistungen vom welchem Bietergemeinschaftsmitglied übernommen werden (formlos), Name und Anschrift des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, sowie eine Erklärung, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft für Verbindlichkeiten, die den Mitgliedern der Bietergemeinschaft aus dem Vergabeverfahren gegenüber den NBank entstehen, gesamtschuldnerisch haften (§ 421 BGB) (Anlage 02a)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Einsatz von Dritten Sofern der Einsatz von Dritten/ Subunternehmern/ Nachunternehmern/ konzernverbundenen Unternehmen vorgesehen ist, sind alle Nachweise/ Erklärungen auch von jedem dieser Partner im Bereich des vorgesehenen Einsatzes vorzulegen. Es ist ein Verzeichnis über diese eingesetzten Partner mit Angabe der Namen vorzulegen (formlos bzw. Eigenerklärung). Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot anzugeben, welche Teile des Auftrags unter Um-ständen als Unteraufträge vergeben werden. (Anlage 07/07a)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind Referenzen über gleichartige Dienstleistungen der vergangenen drei Jahre vorzulegen. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mit dem Angebot geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsauf-träge zu benennen, die inhaltlich und im Umfang mit den beschriebenen Leistungen vergleichbar sind und innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurden. Es werden folgende Nachweise benötigt: - mindestens eine Referenz für eine Markengestaltung/Corporate Design-Konzeption/Weiterentwicklung - mindestens eine Referenz zum Thema Bericht/Geschäftsbericht o. ä. - mindestens eine Referenz Konzept Kampagnenplanung und Umsetzung - mindestens jeweils eine Referenz auf den Gebieten: Foto-, Audio- und Bewegtbildproduktion - mindestens eine Referenz auf dem Gebiet Mediaplanung und Kampagnensteuerung Dabei ist eine jeweilige Kurzbeschreibung der Leistung, der Auftraggeber sowie Leistungsumfang und Leistungszeitraum zu nennen. Es sind somit mind. 7 Referenzen, jedoch max. 10 abzugeben Auf Anfrage der NBank muss der Bieter dazu in der Lage sein, nähere Informationen zum jeweiligen Auftraggeber inkl. namentlicher Nennung eines Ansprechpartners sowie dessen Rufnummer zur Verfügung zu stellen. Bitte nutzen Sie das beigefügte Formular (Anlage 08 der Vergabeunterlagen). Sofern eine Referenz mehrere Gebiete abdeckt, kann diese mehrfach genannt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die für den Auftrag einzusetzenden Mitarbeiter der Lead-Agentur (Ansprechpartner und Stellvertreter) genannt werden. Die einzusetzenden Mitarbeiter der Lead-Agentur (Ansprechpartner und Stellvertreter) müssen mindestens 3 Jahre Berufserfahrung auf dem Gebiet des Auftrages haben. Die angebotenen Mitarbeiter (Ansprechpartner & Stellvertreter) der Lead-Agentur müssen für die gesamte Vertragslaufzeit für die NBank zur Verfügung stehen (Ausnahme: Gründe, die nicht vom Dienstleister zu vertreten sind, z.B. Kündigung - in diesen Fällen ist adäquater Ersatz zu stellen). (Anlage 02a)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestentgelterklärung Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Mindestentgelterklärung einzureichen (Anlage 05 der Vergabeunterlagen). Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. (Anlage 05)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist anzugeben, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung besteht (nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung der Versicherung). Der Auftragnehmer bestätigt zusätzlich, dass die genannte Versicherung für die Dauer des Auftrags fortbestehen wird. (Anlage 02a)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bitte geben Sie den durchschnittlichen Jahresumsatz der letzten drei Jahre an . Es wird ein durchschnittlicher Mindestjahresumsatz in Höhe von 500.000EUR gefordert. Als Beleg können Bankerklärungen, Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen dienen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Mit dem Angebot ist die unterzeichnete Verpflichtungserklärung zum Datenschutz einzureichen. (Anlage 04) Bei Vorliegen einer Auftragsverarbeitung ist vor Zuschlagserteilung der in den Vergabeunterlagen enthaltene Entwurf des Auftragsverarbeitungsvertrages samt Anlage durch den Auftraggeber und den Auftragnehmer zu befüllen und zu unterzeichnen. Sofern die in diesem Rahmen festgestellten datenschutzrechtlichen Bedingungen als nicht ausreichend angesehen werden, stellt dies einen Kündigungsgrund dar. (Anlage 10 & 11)

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y645K5M


Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen Auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) können Beteiligte die Akten bei der Vergabekammer einsehen (§ 165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§ 165 Abs. 2 GWB). Jeder Beteiligte hat bei Übersendung auf den Geheimschutz hinzuweisen und dies in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von seiner Zustimmung auf Einsicht ausgehen (§ 165 Abs. 3 GWB). Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des GWB haben Sie daher die Möglichkeit, in Ihren Angebotsunterlagen, Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen (ggfls. im Rahmen eines Begleitschreibens zum Angebot). Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i. S. d. § 165 Abs. 3 GWB auszugehen. Die vorstehende Information ist im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Kenntnis genommen worden und wird zum Bestandteil des Angebotes. Einer gesonderten Unterschrift dazu bedarf es nicht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Nachprüfungsstelle Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung Auf der Hude 2 21339 Lüneburg Fax: 04131/15-2943 E-mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. (§160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).