Rahmenvertrag Mediaagentur

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

I Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung, -einkauf und Abwicklung inkl. Social Media- und SEA-Kampagnen sowie Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung und Projektmanagement. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche Briefings und/oder Briefings in Textform vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Konzeption und strategische Mediaplanung - Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international - Media- und Marktanalyse - Zielgruppendefinition und Beschreibung - Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On - und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen - Entwicklung starker Kampagnenmechaniken in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur - Gegebenenfalls Abstimmung mit weiteren externen Agenturpartnern von visitBerlin und/oder direkt mit MA von visitBerlin im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur - Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung Mediaeinkauf und -abwicklung - Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination - Erstellung von Streu- und Kostenplänen - Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen - Strategische und operative Abstimmung mit externen Agenturpartnern von visitBerlin (SEA-, Kreativ-Agenturen Social Media, usw.) oder/und mit den MA aus den jeweiligen visitBerlin Fachbereichen - Verhandlung und Abschluss von Mediapartnerschaften sowie Sicherstellung von günstigen Konditionen und exklusiven Platzierungen. - Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien - Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien - Rechnungslegung Social Media und SEA_Ad-Kampagnen - Umsetzung und Optimierung von Social Media- und SEA-Kampagnen - Erstellung und Management von Social Media-Kampagnen (z. B. auf Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok) , d.h.Verbreitung, Monitoring, Anpassung sowie das Abschlussreporting von Social-Media-Anzeigen unter Berücksichtigung aller Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin - Planung und Umsetzung von SEA-Kampagnen (z. B. Google Ads, Bing Ads) zur Generierung von Traffic und Conversion. - Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Kampagnenleistung auf Basis von KPIs wie CTR, CPC, Conversion Rate und ROAS. - Anpassung und A/B-Testing von Anzeigenformaten, Zielgruppen und Creatives zur Steigerung der Kampagneneffektivität. Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung - Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin - Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit sowie Bereitstellung von Learnings für künftige Kampagnen. - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern - Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit - Kontrolle der festgelegten PIs und KPIs der Kampagne - Erstellen wöchentlicher Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen - Bereitstellung strukturierter Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs für visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle - Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin Abstimmungen/Beratung Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-02-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-01-16.

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

• Werbe- und Marketingdienstleistungen › Marketing
• Werbedienste › Werbeberatung
• Werbedienste › Werbekampagnen

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-01-16	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-01-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Mediaagentur
Referenznummer: D-0004/2025 - visitBerlin - Mediaagentur
Kurze Beschreibung:

Kurze Beschreibung

Produkte/Dienstleistungen: Werbekampagnen 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 20 000 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Beschreibung
Interne Kennung: D-0004/2025 - visitBerlin - Mediaagentur
Beschreibung der Beschaffung:

Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterien) Hinsichtlich der Eignung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt, welche Anhand des eingereichten Angebots zu belegen sind: Der Auftragnehmer hat 5 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Mindestmediabudget von 300.000,00 Euro netto, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen Referenzen muss mindestens: - 1 Referenzprojekt eine integrierte Kampagne sein - 1 Referenzprojekt muss einen Reisebranchen-Bezug aufweisen - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Übersee betreffen. - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Europa außerhalb Deutschland betreffen. - 1 Referenz muss Programmatic Advertising beinhalten. Der Auftragnehmer kann eine Referenz auch für mehrere Anforderungen (z. B. Reisebranchen-Bezug und Erfahrung in Übersee) benennen (Eigenerklärung). I Anforderungen an die Leistung Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt: - Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Erteilung des Zuschlags einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragsdauer benennen, der zu den vorgenannten Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10-18Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners in den Räumlichkeiten von visitBerlin. - Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen. Zuschlagskriterien Die Erteilung des Zuschlags erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot mit nachstehenden Kriterien: Strategische Mediaplanung für eine beispielhafte Kampagne: 70 % Preis: 30 % - Im Zuge der Ausschreibung ist eine beispielhafte Kampagnenstrategie zu entwickeln. Bitte reichen Sie diese entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen, mit Ihrem Angebot ein. Die Wertung des beispielhaften Kampagnenkonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Strategische Mediaplanung. Bitte beachten Sie, dass das Umsetzungskonzept eine Länge von maximal 10 Seiten nicht überschreiten darf. Reicht ein Bieter ein Konzept ein, das länger als die genannte Seitenzahl ist, dann werden nur Ausführungen berücksichtigt, die sich auf den zulässigen Seiten befinden. Weitere Ausführungen werden nicht berücksichtigt. - Die Höhe der Agenturprovision (%), und die Kosten für Minimalaufträge sind in der Anlage Preisblatt anzugeben. Die Wertung des Preises ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Preisblatt. Bitte legen Sie dem Angebot neben dem Preisblatt eine detaillierte Kostenübersicht bei, aus der sich unter anderem die Kosten für xxx ergeben müssen.

Beschreibung der Beschaffung

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Marketing 📦

Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦

Werbeberatung 📦

Werbedienste 📦

Dauer
Datum des Beginns: 2025-03-12 📅
Datum des Endes: 2026-03-11 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Die Rahmenvereinbarung erfolgt zunächst für den Zeitraum 12.03.2025 bis zum 11.03.2026. Die Termine und Fristen für die Erbringung der auftragsgegenständlichen Leistungen werden von der Auftraggeberin vorgegeben. Der Auftragnehmer hat ausreichend personelle Kapazitäten vorzuhalten um den Auftrag bedarfs- und fristgerecht auszuführen. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum dreimal um jeweils 12 Monate zu verlängern, längstens mithin bis zum 11.03.2029. Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes. Im Falle einer Verlängerung des Vertrags gelten die Vereinbarungen im Preisblatt und in den Vergabeunterlagen entsprechend fort.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Strategische Mediaplanung für eine beispielhafte Kampagne
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-02-18 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-02-18 12:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 1 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-02-18 12:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-02-11 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Ausschlusskriterien können nicht nachgefordert werden und wenn diese fehlen, würde es zum Ausschluss führe. Eigenkriterien können nachgefordert werden.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

1. Angaben zum Umsatz bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2021, 2022, 2023) 2. Angaben zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung: a) Der Bieter versichert, über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 500.000 EUR für Personenschäden, Sachschäden und für Vermögensschäden zu unterhalten ODER b) Der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Der Bieter muss als Mindestanforderung eine der oben genannten Anforderungen erfüllen. Der Nachweis der Versicherung ist unmittelbar nach Vertragsschluss vorzulegen. 3. EE Ausschlussgründe §123, 124 GWB

Technische und berufliche Fähigkeiten

1. Erklärung zur Beschäftigtenzahl (einschließlich Büroinhaber) (2021, 2022, 2023) 2. Referenzen Der Auftragnehmer hat 5 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Mindestmedi-abudget von 300.000,00 Euro netto, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen Referenzen muss mindestens: - 1 Referenzprojekt eine integrierte Kampagne sein - 1 Referenzprojekt muss einen Reisebranchen-Bezug aufweisen - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Übersee betreffen. - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Europa außerhalb Deutschland betreffen. - 1 Referenz muss Programmatic Advertising beinhalten. Der Auftragnehmer kann eine Referenz auch für mehrere Anforderungen (z. B. Reisebranchen-Bezug und Erfahrung in Übersee) benennen (Eigenerklärung).

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1. Größe des Wirtschaftsteilnehmers Bei unserem Unternehmen handelt es sich um ein 0 Kleinstunternehmen 0 Kleines Unternehmen 0 Mittleres Unternehmen 0 Großunternehmen Erläuterung: Eine Einordnung der Größe des Wirtschaftsteilnehmers erfolgt gemäß Statistischem Bundesamt über folgende Definition: - Kleinstunternehmen: bis 9 Beschäftigte und bis 2 Millionen Euro Umsatz - Kleines Unternehmen: bis 49 Beschäftigte und bis 10 Millionen Euro Umsatz und kein Kleinstunternehmen - Mittleres Unternehmen: bis 249 Beschäftigte und bis 50 Millionen Euro Umsatz und kein kleines Unternehmen - Großunternehmen: über 249 Beschäftigte oder über 50 Millionen Euro Umsatz. 2. Erklärung zu restriktiven Maßnahmen in Bezug zu Russland 3. Nationalität des wirtschaftlichen Berechtigten Unser Unternehmen ist börsennotiert: 0 ja 0 nein Falls das Unternehmen nicht börsennotiert ist, geben Sie bitte im Folgenden die Nationalität des wirtschaftlichen Berechtigten des Bieterunternehmens an: Nationalität des wirtschaftlichen Berechtigten:

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Erteilung des Zuschlags einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragsdauer benennen, der zu den vorgenannten Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10-18Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners in den Räumlichkeiten von visitBerlin. - Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 14 weitere

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE160475096
Postanschrift: Schöneberger Str. 15
Postleitzahl: 10963
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Dienste
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
Telefon: 030264748907 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF552B/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF552B 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRF552B 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 1 Monate
Datum des Beginns: 2025-03-12 📅
Datum des Endes: 2026-03-11 📅
Maximale Verlängerungen: 3
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF552B
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Nationale Registrierungsnummer: DE296830277
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 3090138-316 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-01-16+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 012-034216 (2025-01-16)

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