Rahmenvertrag Microsoft Lizenzen

Vitos gemeinnützige GmbH

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvertrags mit einem Auftragnehmer für die zeitlich befristete und unbefristete Überlassung (Erwerb) von Microsoft-Produkten mit und ohne Software Assurance sowie ggf. weiteren Leistungen von Microsoft. Ebenso umfasst sie Serviceleistungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb und der Verwaltung dieser Produkte stehen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-07-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-06-13.

Wer?

• Vitos gemeinnützige GmbH

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt
• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-06-13	Auftragsbekanntmachung
2025-07-07	Auftragsbekanntmachung
2025-07-08	Auftragsbekanntmachung
2025-07-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-06-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag Microsoft Lizenzen
Referenznummer: 17-HOD IT OV-Rahmenvertrag Microsoft-2025
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvertrags mit einem Auftragnehmer für die zeitlich befristete und unbefristete...”
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:
“Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung von psychisch erkrankten Menschen in Hessen. Das Unternehmen betreibt psychiatrische, psychosomatische und...”

Beschreibung der Beschaffung

Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung von psychisch erkrankten Menschen in Hessen. Das Unternehmen betreibt psychiatrische, psychosomatische und forensisch-psychiatrische Kliniken sowie Einrichtungen der psychiatrischen Rehabilitation. Die begleitenden psychiatrischen Dienste richten sich mit ihrem Angebot an chronisch psychisch erkrankte Menschen.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem Auftragnehmer für die zeitlich befristete und unbefristete Überlassung (Erwerb) von Microsoft-Produkten mit und ohne Software Assurance sowie ggf. weiteren Leistungen von Microsoft. Ebenso umfasst sie Serviceleistungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb und der Verwaltung dieser Produkte stehen.
Direkte Vertragspartner des hier geschlossenen Rahmenvertrages sind Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Tochtergesellschaften und Enkelgesellschaften des Auftraggebers (bezugsberechtigte Unternehmen) werden die Leistungen zu den in diesem Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen beziehen können. Für die Gegenleistung der gegenüber den bezugsberechtigten Unternehmen erbrachten Leistungen ist das jeweilige bezugsberechtigte Unternehmen direkter Schuldner des Auftragnehmers. Der Auftraggeber ist diesbezüglich im Außenverhältnis vertretungsbefugt.
Der Erwerb der Microsoft-Lizenzen muss über das Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Modell erfolgen. Dabei muss der Auftragnehmer in der Lage sein, Lizenzen zu unterschiedlichen Konditionsmodellen bereitzustellen, insbesondere:
- NonProfit-Konditionen für gemeinnützige Organisationen,
- Academic-Konditionen für Bildungseinrichtungen,
- kommerzielle Konditionen (Commercial Licensing) für reguläre Unternehmen oder Organisationseinheiten.

Zudem muss sichergestellt sein, dass einzelne Tochter- und Enkelgesellschaften des Auftraggebers - sofern zutreffend - auch über bestehende oder zukünftige Lizenzkonditionen des Bundes, insbesondere solche, die durch Rahmenverträge des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) mit Microsoft ausgehandelt wurden, lizenziert werden können. Der Auftragnehmer muss hierzu in der Lage sein, diese Verträge im Auftrag des Kunden zu bedienen.
Soweit künftig an die Stelle der vorgenannten Vertragsmodelle andere, insbesondere zwischen dem Bund und Microsoft oder sonst für die öffentliche Hand abgestimmte Vertragsformen treten, müssen auch diese beim Auftragnehmer direkt bezogen werden können.
Der Auftraggeber hat zudem das Recht, zu den vereinbarten Bedingungen ggf. auch Microsoft-Produkte und Leistungen aus anderen bestehenden und künftigen Microsoft-Lizenzvertragsformen zu beziehen, soweit dies gewünscht ist.
Ebenfalls durch den Auftragnehmer zu erbringen sind Leistungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Microsoft-Produkten und weiteren Leistungen von Microsoft stehen. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen:
- Lizenz- und Vertragsberatung (insbesondere Erläutern der Produktbestimmungen und der weiteren Microsoft-Bedingungen wie OST, DPA und von Vertragsinhalten),
- Laufende Informationen zu Änderungen bezüglich der Produktlizenzierung (insbesondere Metriken und Migrationen) sowie vertragliche Änderungen oder Erweiterungen (z.B. bei Software Assurance Leistungen),
- Unterstützung dabei, dass Software Assurance Benefits und weitere Zusatzleistungen, die der Auftraggeberin seitens Microsoft zustehen, nicht verfallen,
- Unterstützungsleistungen bezüglich SAM-relevanter Prozesse und Tätigkeiten.

Das für diesen Rahmenvertrag in Aussicht stehende Auftragsvolumen wird so genau wie möglich umschrieben. Der Bedarf ist jedoch nicht verbindlich und abschließend festlegbar und gibt somit nur eine geschätzte Auftragsmenge wieder.
In der Vitos gGmbH gibt es derzeit ca. 8000 Arbeitsplätze und 12000 Mitarbeiter.
Eine Abnahmeverpflichtung oder Mindestabnahmemenge aus diesem Rahmenvertrag besteht nicht.

Der Vertragsschluss erfolgt im Moment der Zuschlagserteilung, Leistungsbeginn ist am selben Tag. Der Zuschlag ist geplant für die KW 33. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt 24 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit einmalig um weitere 24 Monate zu verlängern.

Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Offenen Verfahrens aus.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Dauer
Datum des Beginns: 2025-08-14 📅
Datum des Endes: 2027-08-14 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt 24 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit einmalig um weitere 24 Monate zu...”
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Ort der Leistung: Kassel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Postanschrift: Akazienweg 10
Postleitzahl: 34117
Stadt: Kassel
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-17 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-17 10:32:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 45
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-07-17 10:32:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“1. Zusicherung, dass alle einzusetzenden Ansprechpartner des Auftragnehmers der deutschen Spra-che in Wort und Schrift mindestens auf Niveau C1 des...”
Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“1. Nachweis der Autorisierung als Licensing Solution Partner (LSP) von Microsoft oder vergleichbar 2. Nachweis über die Berechtigung nach § 21 Abs. 5 Satz 1...”
Ausschlussgrund: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
Korruption
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Betrug
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Zahlungsunfähigkeit
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Vitos gemeinnützige GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE113060673
Postanschrift: Akazienweg 10
Postleitzahl: 34117
Postort: Kassel
Region: Kassel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsbereich Recht und Vergabe
E-Mail: ausschreibungen@vitos.de 📧
Telefon: +49 56150600101 📞
Fax: +49 5615060110222 📠
URL: https://www.vitos.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.vitos.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-197586b57a7-1c4d2256693dbb9e 🌏
Teilnahme-URL: https://www.had.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Nationale Registrierungsnummer: t:06151126603
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Telefon: +49 6151126603 📞
Fax: +49 6151125816 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein...”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-13+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 113-386108 (2025-06-13)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-07)

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-07+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Bieterinformation 1 - Änderung und Ergänzung der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: b179626f-6136-4dca-8470-5a17b374f8c9-01
Quelle: OJS 2025/S 128-442768 (2025-07-07)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-08)

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-08+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

“Bieterinformation 1 - Änderung und Ergänzung der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses Bieterinforamtion 2 - Ämnderung der Leistungsbeschreibung”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: c0abf6ba-1513-425c-921e-fb7973e4b054-01
Quelle: OJS 2025/S 129-446500 (2025-07-08)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-15)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-07-21 10:30:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-07-21 10:32:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 41
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-07-21 10:32:00 📅

Ergänzende Informationen
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-15+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Andere zusätzliche Informationen

“Bieterinformation 1 - Änderung und Ergänzung der Leistungsbeschreibung und des Leistungsverzeichnisses Bieterinforamtion 2 - Ämnderung der...”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 5930e3d8-fda3-4d45-a473-48c640c7456c-01
Quelle: OJS 2025/S 135-466517 (2025-07-15)

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