Rahmenvertrag Microsoft Lizenzen

Kurze Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvertrags mit einem Auftragnehmer für die zeitlich befristete und unbefristete Überlassung (Erwerb) von Microsoft-Produkten mit und ohne Software Assurance sowie ggf. weiteren Leistungen von Microsoft. Ebenso umfasst sie Serviceleistungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb und der Verwaltung dieser Produkte stehen.

Beschreibung der Beschaffung

Vitos ist der größte Anbieter für die Behandlung von psychisch erkrankten Menschen in Hessen. Das Unternehmen betreibt psychiatrische, psychosomatische und forensisch-psychiatrische Kliniken sowie Einrichtungen der psychiatrischen Rehabilitation. Die begleitenden psychiatrischen Dienste richten sich mit ihrem Angebot an chronisch psychisch erkrankte Menschen.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem Auftragnehmer für die zeitlich befristete und unbefristete Überlassung (Erwerb) von Microsoft-Produkten mit und ohne Software Assurance sowie ggf. weiteren Leistungen von Microsoft. Ebenso umfasst sie Serviceleistungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb und der Verwaltung dieser Produkte stehen.
Direkte Vertragspartner des hier geschlossenen Rahmenvertrages sind Auftraggeber und Auftragnehmer. Die Tochtergesellschaften und Enkelgesellschaften des Auftraggebers (bezugsberechtigte Unternehmen) werden die Leistungen zu den in diesem Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen beziehen können. Für die Gegenleistung der gegenüber den bezugsberechtigten Unternehmen erbrachten Leistungen ist das jeweilige bezugsberechtigte Unternehmen direkter Schuldner des Auftragnehmers. Der Auftraggeber ist diesbezüglich im Außenverhältnis vertretungsbefugt.
Der Erwerb der Microsoft-Lizenzen muss über das Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Modell erfolgen. Dabei muss der Auftragnehmer in der Lage sein, Lizenzen zu unterschiedlichen Konditionsmodellen bereitzustellen, insbesondere:
- NonProfit-Konditionen für gemeinnützige Organisationen,
- Academic-Konditionen für Bildungseinrichtungen,
- kommerzielle Konditionen (Commercial Licensing) für reguläre Unternehmen oder Organisationseinheiten.

Zudem muss sichergestellt sein, dass einzelne Tochter- und Enkelgesellschaften des Auftraggebers - sofern zutreffend - auch über bestehende oder zukünftige Lizenzkonditionen des Bundes, insbesondere solche, die durch Rahmenverträge des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) mit Microsoft ausgehandelt wurden, lizenziert werden können. Der Auftragnehmer muss hierzu in der Lage sein, diese Verträge im Auftrag des Kunden zu bedienen.
Soweit künftig an die Stelle der vorgenannten Vertragsmodelle andere, insbesondere zwischen dem Bund und Microsoft oder sonst für die öffentliche Hand abgestimmte Vertragsformen treten, müssen auch diese beim Auftragnehmer direkt bezogen werden können.
Der Auftraggeber hat zudem das Recht, zu den vereinbarten Bedingungen ggf. auch Microsoft-Produkte und Leistungen aus anderen bestehenden und künftigen Microsoft-Lizenzvertragsformen zu beziehen, soweit dies gewünscht ist.
Ebenfalls durch den Auftragnehmer zu erbringen sind Leistungen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Microsoft-Produkten und weiteren Leistungen von Microsoft stehen. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen:
- Lizenz- und Vertragsberatung (insbesondere Erläutern der Produktbestimmungen und der weiteren Microsoft-Bedingungen wie OST, DPA und von Vertragsinhalten),
- Laufende Informationen zu Änderungen bezüglich der Produktlizenzierung (insbesondere Metriken und Migrationen) sowie vertragliche Änderungen oder Erweiterungen (z.B. bei Software Assurance Leistungen),
- Unterstützung dabei, dass Software Assurance Benefits und weitere Zusatzleistungen, die der Auftraggeberin seitens Microsoft zustehen, nicht verfallen,
- Unterstützungsleistungen bezüglich SAM-relevanter Prozesse und Tätigkeiten.

Das für diesen Rahmenvertrag in Aussicht stehende Auftragsvolumen wird so genau wie möglich umschrieben. Der Bedarf ist jedoch nicht verbindlich und abschließend festlegbar und gibt somit nur eine geschätzte Auftragsmenge wieder.
In der Vitos gGmbH gibt es derzeit ca. 8000 Arbeitsplätze und 12000 Mitarbeiter.
Eine Abnahmeverpflichtung oder Mindestabnahmemenge aus diesem Rahmenvertrag besteht nicht.

Der Vertragsschluss erfolgt im Moment der Zuschlagserteilung, Leistungsbeginn ist am selben Tag. Der Zuschlag ist geplant für die KW 33. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt 24 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit einmalig um weitere 24 Monate zu verlängern.

Die Vitos gGmbH schreibt den Auftrag als Öffentliche Auftraggeberin gemäß § 15 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) im Wege eines Offenen Verfahrens aus.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt 24 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit einmalig um weitere 24 Monate zu verlängern. Hierzu hat er dem Auftragnehmer spätestens 6 Monate vor Vertragsablauf mitzuteilen, ob er von dieser Verlängerungsoption Gebrauch macht.
Der Vertrag endet vorzeitig, wenn die Volumenhöchstgrenze insgesamt erreicht ist.
Der Vertrag ist begrenzt im Volumen auf 80.000 Lizenzen über alle Microsoft Produktgruppen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Zusicherung, dass alle einzusetzenden Ansprechpartner des Auftragnehmers der deutschen Spra-che in Wort und Schrift mindestens auf Niveau C1 des Europäischen Referenzrahmens mächtig sind
2. Zusicherung, dass mindestens zwei festangestellte Mitarbeiter beschäftigt werden, die jeweils 3 Jah-re relevante Berufserfahrung (1 Jahr entspricht 200 Personentagen) im Bereich Microsoft Lizenzie-rung und Verträge für große Unternehmen und/oder öffentliche Einrichtungen haben
3. Zusicherung, dass eine Ansprechperson von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr tele-fonisch sowie per Email erreichbar ist.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Nachweis der Autorisierung als Licensing Solution Partner (LSP) von Microsoft oder vergleichbar
2. Nachweis über die Berechtigung nach § 21 Abs. 5 Satz 1 Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV) eines leitenden Angestellten (Hinweis: Die Schulung wie auch der Nachweis können online erfolgen: https://www.krankenhauszukunftsfonds.de/DE/ZurSchulung/zurSchulung_node.html)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)