Rahmenvertrag PDF-Anwendung - Lizenzen und Serviceleistungen

Sächsische Staatskanzlei

Der Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) führt im Auftrag der Sächsischen Staatskanzlei die Vergabe über "PDF-Anwendungen - Lizenzen und Serviceleistungen" für den Freistaat Sachsen durch. Aktuell gibt es in den staatlichen Behörden und Einrichtungen des Freistaates Sachsen keine einheitliche Ausstattung mit PDF-Anwendungen. Es sind sowohl Open Source-, als auch proprietäre Lösungen unterschiedlicher Hersteller im Einsatz. Das Ziel ist eine einheitliche Ausstattung der Bediensteten mit einer PDF-Software (Standardsoftware). Dies soll über einen Rahmenvertrag eines Anbieters realisiert werden. Dadurch werden die bestehenden Lizenz- und Pflegeverträge konsolidiert und auf den gesamten Freistaat betrachtet eine Kostenreduzierung erreicht.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-06-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-05-23.

Wer?

• Sächsische Staatskanzlei

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-05-23	Auftragsbekanntmachung
2025-06-04	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-05-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag PDF-Anwendung - Lizenzen und Serviceleistungen
Referenznummer: SID 2024-33 SK
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Dauer: 48 Monate
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Die Vertragslaufzeit kann am Ende der aktuellen Laufzeit einmal um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer bis spätestens drei Monate vor Vertragsende in Textform über die Inanspruchnahme der Option.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Ort der Leistung: Meißen 🏙️
Postleitzahl: 01445
Stadt: Radebeul
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-06-23 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 4 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Die Nachforderung von Unterlagen richtet sich nach § 56 Abs. 2 bis 5 der Vergabeverordnung.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV) - Ausschlusskriterium/ A-Kriterium Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben: Erklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt A) --> Eintragung muss vorliegen

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) Ausschlusskriterium/ A-Kriterium Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt B), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen: Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Bietergemeinschaft und das entsprechende Leistungsportfolio kurz dar. Darzustellen sind auch die Beteiligungsverhältnisse und Verbindungen bei Bietergemeinschaften. Bitte beachten Sie, dass die Angaben der EEE hier nicht ausreichend sein können. --> Eintragung muss vorliegen

Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) Ausschlusskriterium/ A-Kriterium Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt B), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen: Erklärung über den Umsatz des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf die drei Geschäftsjahre 2022, 2023 und 2024. Bitte beachten Sie, dass die Angaben der EEE hier nicht ausreichend sein können. --> Eintragung muss vorliegen

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) Ausschlusskriterium/ A-Kriterium Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt B), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen: Nachweis einer aktuell gültigen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung über mind. 500.000 EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr oder Erklärung, dass diese bis Vertragsschluss beigebracht wird. Neben Sach- und Personenschäden müssen auch Vermögensschäden mit umfasst sein. Bitte beachten Sie, dass die Angaben der EEE hier nicht ausreichend sein können. --> Eintragung muss vorliegen

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) Ausschlusskriterium/ A-Kriterium Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt C), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen: Bitte geben Sie drei geeignete Unternehmensreferenzen der letzten drei Jahre an, die mit dem Auftragsgegenstand in ihrem Volumen und technischen Anforderungen vergleichbar sind (Bereitstellung betriebsbereiter von Standardsoftware in einer Büroumgebung (on-premise und VDI-Umgebung, Erbringung von Support und Schulungen. Bitte beschreiben Sie die Referenzaufträge mit folgenden Inhalten: • Bezeichnung der eingesetzten Software • Auftraggeber und Adresse des Auftraggebers • Inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung (Einsatzzweck, -szenario, Anzahl Nutzer) • Umfang der Support- und Schulungsleistungen • Leistungszeitraum Bei Bildung von Bietergemeinschaften sowie bei der Einbindung eines Eignungsverleihers muss ersichtlich sein, durch welches Unternehmen das Referenzprojekt erbracht wurde. --> Eintragung muss vorliegen

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Auf die in der EU-Bekanntmachung enthaltenen Bedingungen für die Ausführung des Auftrags wird ausdrücklich verwiesen: Wir weisen darauf hin, dass unmittelbar nach Zuschlagserteilung die durch den Auftragnehmer vollständig ausgefüllten o Anlage 6 (Verpflichtungserklärung Datenschutzrecht), o Anlage 8 (Vertraulichkeitsvereinbarung) und o Anlage 9 (Vertraulichkeitsverpflichtung) beizubringen sind.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Sächsische Staatskanzlei
Nationale Registrierungsnummer: ohne
Postanschrift: Archivstraße 1
Postleitzahl: 01097
Postort: Dresden
Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@sid.sachsen.de 📧
Telefon: +49 351 3264 5101 📞
URL: https://www.sid.sachsen.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.sid.sachsen.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-196e7a8cbe4-22dff6dc22b6fd6 🌏
Teilnahme-URL: https://evergabe.sachsen.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Nationale Registrierungsnummer: entfällt
Postanschrift: Braustraße 2
Postleitzahl: 04107
Postort: Leipzig
Region: Leipzig 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Telefon: +49 341977-3800 📞
Fax: +49 341977-1049 📠
URL: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nichtabhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 135 Abs. 2 GWB Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und
bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB).
Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nichtabhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags
erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer
Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist
nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum
Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum
Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen
sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den
Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-05-23+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 100-337964 (2025-05-23)

Auftragsbekanntmachung (2025-06-04)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-06-04+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Ausschließlich in der Anlage 7 Bewertungsmatrix_und_Anforderungskatalog wurde folgende Änderung vorgenommen: Aus dem A-Kriterium: "Datei-Export nach JPG/JPEG/TIFF/PNG/HTML/PDF-UA (Barrierefreiheit)/PDF-E/PDF-X/PDF-VT/PostScript" wurde das "PDF-VT" entfernt. Neu heisst das A-Kriterium: "Datei-Export JPG/JPEG/TIFF/PNG/HTML/PDF-UA (Barrierefreiheit)/PDF-E/PDF-X /PostScript" Ergänzend wurde ein neues B-Kriterium aufgenommen: "Datei-Export nach PDF-VT" Dafür wird eine neue Anlage 7 mit der Bezeichnung "Anlage 7_20250603_Bewertungsmatrix_Anforderungskatalog" bereitgestellt. Diese Anlage ist für das Angebot zu verwenden. Alle anderen Dokumente sind unverändert. Die EU-Bekanntmachung ist ebenfalls unverändert.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 02d30b6d-775e-42f5-8703-3826cbdf6990-01
Quelle: OJS 2025/S 108-368498 (2025-06-04)

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