Rahmenvertrag über die Lieferung von Büromaterial

Kurze Beschreibung

Die Stadt Essen schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroverbrauchsmaterial aus.

Der Bereich der inneren Verwaltung der Stadt Essen umfasst ca. 7.000 Mitarbeiter*innen. Der überwiegende Teil ist in Gebäuden im Zentrum des Stadtgebiets untergebracht, es gibt jedoch mindestens 60 weitere Bedarfsstellen im gesamten Stadtgebiet.
Die Versorgung der Dienststellen mit Büroverbrauchsmaterial erfolgt aktuell durch Einzelbestellungen der Dienststellen, welche über den durch den aktuellen Rahmenvertragspartner zur Verfügung gestellten Webshop abgewickelt werden. Es ist ein einheitlicher gemeinsamer Kernsortimentskatalog erstellt worden, aus dem die jeweiligen Bedarfsstellen der Stadt, im folgenden Organisationseinheiten genannt, die Büroverbrauchsmaterialien auswählen und bestellen können. Der Auftragnehmer richtet einen Online-/Webshop ein, über den die Organisationseinheiten ihre Bestellungen aufgeben können. Die bestellten Waren sind bei der jeweils angegebenen Organisationseinheit direkt frei Verwendungsstelle anzuliefern. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an die jeweilige Organisationseinheit.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate (01.03.2026 bis 29.02.2028) und verlängert sich zweimal stillschweigend um jeweils 12 Monate, sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird. Die Vertragslaufzeit beträgt dementsprechend maximal 48 Monate und endet bei Inanspruchnahme aller Optionen spätestens am 28.02.2030.

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Essen schreibt einen Rahmenvertrag über die Lieferung von Büroverbrauchsmaterial aus.

Der Bereich der inneren Verwaltung der Stadt Essen umfasst ca. 7.000 Mitarbeiter*innen. Der überwiegende Teil ist in Gebäuden im Zentrum des Stadtgebiets untergebracht, es gibt jedoch mindestens 60 weitere Bedarfsstellen im gesamten Stadtgebiet.
Die Versorgung der Dienststellen mit Büroverbrauchsmaterial erfolgt aktuell durch Einzelbestellungen der Dienststellen, welche über den durch den aktuellen Rahmenvertragspartner zur Verfügung gestellten Webshop abgewickelt werden. Es ist ein einheitlicher gemeinsamer Kernsortimentskatalog erstellt worden, aus dem die jeweiligen Bedarfsstellen der Stadt, im folgenden Organisationseinheiten genannt, die Büroverbrauchsmaterialien auswählen und bestellen können. Der Auftragnehmer richtet einen Online-/Webshop ein, über den die Organisationseinheiten ihre Bestellungen aufgeben können. Die bestellten Waren sind bei der jeweils angegebenen Organisationseinheit direkt frei Verwendungsstelle anzuliefern. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an die jeweilige Organisationseinheit (siehe Abschnitt 3.3 "Rechnungsstellung").

Die Büroverbrauchsmaterialien müssen die europäischen und deutschen technischen Regeln (z. B. ISO, DIN etc.) erfüllen, soweit schriftlich nichts anderes vereinbart ist.

Details zur Vertragslaufzeit sind den Ausführungen unter Abschnitt 3 "Vertrags-/Preisgestaltung und Rechnungslegung" zu entnehmen.

Die im Preisblatt aufgeführten Mengen stellen den voraussichtlichen Bedarf während der Mindestvertragslaufzeit (24 Monate) dar und basieren auf den in Vorjahren ermittelten Abrufmengen. Der kalkulierte Bedarf der beiden optionalen Vertragsverlängerungen (je 12 Monate) entspricht dementsprechend jeweils ca. der Hälfte der im Preisblatt angegebenen Mengen. Es besteht kein Anspruch auf die volle Ausschöpfung der entsprechenden Mengen. Diese stellen somit keine Mindest- oder Höchstabnahmemenge dar.
Aus dieser Rahmenvereinbarung können während der Vertragslaufzeit Leistungen bis zu dem Gesamtauftragswert vom Auftraggeber abgerufen werden. Ist dieser Betrag erreicht, ist kein weiterer Abruf von Leistungen aus der Rahmenvereinbarung möglich. Die Möglichkeit einer einvernehmlichen Auftragsänderung entsprechend der vergaberechtlichen Vorgaben (insbesondere gem. § 132 GWB) bleibt unberührt.
Es gelten die Bedingungen der Stadt Essen. Die allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt.

2 Logistische Rahmenbedingungen
2.1 Basisdaten
Das genannte Kernsortiment umfasst rd. 200 Artikel. Der Bestellkatalog inklusive sämtlicher Preise soll den Organisationseinheiten auf Anforderung in digitaler Form (PDF-Format) zur Verfügung gestellt werden.

2.2 Bestellverfahren
Die Organisationseinheiten ordern die Katalogware wie unter Abschnitt 1 "Allgemeines" beschrieben im Onlineshop direkt bei dem Auftragnehmer. Das Bestellwesen soll über einen Onlineshop via gesicherten Internetzugang (https) erfolgen.
Vom Bieter sind feste Ansprechpartner*innen für die Auftragsbearbeitung zu benennen.

2.3 Lieferung
In Bezug auf die Lieferung sind folgende Bedingungen bzw. Vorgaben zu beachten:
1. Die Lieferung erfolgt an die Organisationseinheiten im gesamten Stadtgebiet von Essen, in der Zeit von Montag bis Freitag grundsätzlich von 8:00 Uhr - 12:00 Uhr. Bei den Organisationseinheiten handelt es sich um ca. 100 Dienststellen der Stadtverwaltung. Die jeweilige Lieferadresse geht aus der Bestellung hervor. Es erfolgen ca. 1.000 Abrufe pro Jahr. Nach Erhalt des Abrufauftrages ist die Lieferung innerhalb einer Lieferfrist von maximal drei Werktagen sicherzustellen.
2. Ab einem Mindestbestellwert in Höhe von 20,00 EUR netto pro Auftrag erfolgt die Lieferung immer versandkostenfrei.
3. Sollte die Lieferung aus Gründen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, nicht fristgerecht erfolgen, ist der*die Besteller*in umgehend zu informieren und der voraussichtliche Liefertermin mitzuteilen.
4. Die Straßenverkehrsvorschriften bezüglich der Be- und Entladezeiten sind entsprechend zu beachten. Ausnahmegenehmigungen zur Erweiterung der Ladezeiten werden nicht erteilt. Ordnungswidrigkeiten, die auch im Zusammenhang mit der Ladetätigkeit geahndet werden, werden nicht von der Auftraggeberin reguliert.
Im gesamten Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Dienststellen, die innerhalb dieser Umweltzone liegen, können nur mit Fahrzeugen beliefert werden, die mit einer entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind.
5. Die Auslieferung erfolgt grundsätzlich durch das Personal des Händlers. Die Beauftragung von Paketdiensten und Speditionen ist nur dann zulässig, wenn diesen aufgegeben wird, dass die Lieferung frei Verwendungsstelle zu erfolgen hat. Falsche Zustellungen oder Retouren gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Müssen durch den Erfüllungsgehilfen falsch gelieferte Waren durch Mitarbeiter*innen der Stadt Essen an die tatsächliche Verwendungsstelle verbracht werden, so wird dies dem Aufwand entsprechend bei der betreffenden Rechnung in Abzug gebracht, pauschal jedoch mindestens ein Betrag in Höhe von 20,00 EUR netto.

2.4 Testphase
Im Rahmen einer kurzen Testphase sollen zunächst die Bestellungen aus der Verwaltung ausschließlich durch die Mitarbeiter*innen der Vergabestelle im Webshop ausgeführt werden. Die Erkenntnisse aus der Testphase sollen Umstellungsproblematiken entgegenwirken. Nach Abschluss dieser Phase soll der Webshop nach Absprache mit der Vergabestelle allen berechtigten Personen der übrigen Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt werden. Dem Auftragnehmer wird dazu eine Excel-Liste mit den notwendigen Angaben zu den berechtigten Usern*Userinnen für die Bestell- und Genehmigungsebene zur Verfügung gestellt. Aktuell handelt es sich um ca. 130 User*innen auf der Bestellebene und 100 User*innen auf der Genehmigungsebene.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung zur Eignung (Die Anlage fordert u. a. Angaben zu Zuverlässigkeitserklärungen (§§ 122 ff. GWB.))
alternativ: aktuelles Zertifikat über die vorhandene Präqualifizierung
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
- Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU)
- Formular Bieterinformationen
- Umweltmanagementzertifikat nach DIN ISO 14001, EMAS oder gleichwertig

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YTSY84E81#


Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. § 160 GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.
Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.