Rahmenvertrag umweltfreundliche New-Work-Büromöbel 02/2026 bis 01/2027 mit Verlängerungsoptionen

Kurze Beschreibung

Rahmenvereinbarung zur Lieferung und Montage von New-Work-Büromöbeln, z.B. Raum-in-Raum-Systeme, Hocker, Stühle, Sofas, Tische.
Bestellung auf Abruf in unterschiedlichen Tranchen. Bereitstellung frei Verwendungsstelle, insgesamt rund 130 Standorte im Stadtkreis Freiburg (die erfahrungsgemäß in einem Vertragsjahr aber bei weitem nicht alle angefahren werden müssen).

Grundvertragslaufzeit 01.02.2026 bis 31.01.2027 mit mehrmaligen Verlängerungsoptionen um jeweils 12 Monate (bis maximal 31.01.2031), Preisanpassungsklausel.

Zusätzliche Informationen

Die Rahmenvereinbarung ist bei Ausnutzung aller Optionen bei einer Vertragshöchstlaufzeit von 60 Monaten auf maximal 4,5 Mio. Euro gedeckelt. Grundsätzlich soll das mögliche jährliche Volumen von 2,3 Mio. Euro nicht überschritten werden (siehe Leistungsbeschreibung Nr. 2).
Grundlage für die Kalkulation ist Folgendes:
Auftragswert
- pro Jahr (ohne Neubau Rathaus im Stühlinger): 300.000 Euro
- Neubau Rathaus im Stühlinger: 2,0 Mio. Euro
=> im Jahresdurchschnitt 700.000 Euro

Beschreibung der Optionen

Vertragslaufzeiten und Verlängerungsoptionen (gemäß Nr. 1 Leistungsverzeichnis):
Rahmenvertrag über die Lieferung und Montage von New-Work-Büromöbeln für die Stadt Freiburg mit einer
(Grund-)Vertragslaufzeit vom 01.02.2026 bis 31.01.2027.

Einseitige Verlängerungsoptionen durch die Stadt Freiburg (d.h. es ist keine Zustimmung des Auftragnehmers
erforderlich):
a) 01.02.2027 bis 31.01.2028 (Mitteilung an Auftragnehmer bis 31.12.2026)
b) 01.02.2028 bis 31.01.2029 (Mitteilung an Auftragnehmer bis 31.12.2027)
c) 01.02.2029 bis 31.01.2030 (Mitteilung an Auftragnehmer bis 31.12.2028)
d) 01.02.2030 bis 31.01.2031 (Mitteilung an Auftragnehmer bis 31.12.2029)

Der Vertrag endet am 31.01.2027 (ohne optionale Verlängerungen), auch wenn er aus vergaberechtlichen Gründen erst nach dem 01.02.2026 abgeschlossen werden kann. Die Stadt Freiburg gewährt dem Bieter in diesem Fall keinen finanziellen Ausgleich für die kürzere Vertragslaufzeit. Somit kann ein Vertragsverhältnis von bis zu 60 Monaten entstehen, jedoch spätestens am 31.01.2031 endet der Kontrakt.

Preisgleitklausel (gemäß Nr. 4 Leistungsverzeichnis):
Der Anbieter verpflichtet sich, sein Angebot bis zum Ablauf der Bindefrist aufrecht zu erhalten. Die vom Bieter
eingetragenen Einzelpreise beinhalten eventuelle Rabatte auf die Listenpreise. Diese sind vom 01.02.2026 bis
31.01.2027 gültig und die Listenpreise werden bei den optionalen Vertragsverlängerungen auf Basis des
veröffentlichten Verbraucherpreisindexes Index des statistischen Bundesamtes fortgeschrieben (Auf- oder Abschlag).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

(1) Nachweise und Erklärungen zur Eignung gemäß §§ 45, 46 VgV und §§ 123, 124 GWB entsprechend 124_LD (Umsatz vergleichbarer Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre, Referenzen über vergleichbare Leistungen der letzten drei Jahre, Arbeitskräfte, Berufsregistereintragung, Insolvenzverfahren, Liquidation, keine schwere Verfehlung, Gewerbezentralregisterauszug, Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Sozialversicherungsbeiträgen, Berufsgenossenschaft). Zur Berücksichtigung von Referenzen über vergleichbare Leistungen werden insbesondere folgende Aspekte im Vergleich zur ausgeschriebenen Leistung herangezogen: Art der Maßnahme, Auftragsvolumen, Ausführungsdauer, technische und gerätespezifische Anforderungen, Ausstattung (Personal, Maschinen) mit ausreichender Verfügbarkeit, Art und Weise sowie Besonderheiten der Ausführung. Konkretisierungen hierzu können sich ggf. aus den Vergabeunterlagen ergeben. Außerdem wird von der Vergabestelle gemäß § 6 WRegG ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt angefordert.

(2) Bei vorgesehenem Nachunternehmereinsatz ist mit Angebotsabgabe Art und Umfang der Nachunternehmerleistungen zu benennen (VHB-Formblatt 235). Spätestens auf Verlangen sind einzureichen: die Namen der Nachunternehmer, die Nachweise zur Eignung des Nachunternehmers (zur Erfüllung der Eignungsanforderungen bzw. entsprechend den geforderten Nachweisen des Bieters) sowie eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers, dass im Auftragsfalle die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen und im Falle einer Eignungsleihe eine gemeinsame Haftung übernommen wird (VHB-Formblatt 236).

(3) Bei vorgesehener Bietergemeinschaft (BG): Erklärung mit Angabe der Mitglieder, des geschäftsführenden Mitglieds, welches die BG rechtsverbindlich vertritt sowie die Erklärung, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (VHB-Formblatt 234). Die Eignungsanforderungen sind grundsätzlich von der BG insgesamt zu erfüllen, sofern nicht die Vorlage gemäß Formblatt 001 Stadt- FR (Nachweisliste UVgO/VgV) ausdrücklich von jedem Mitglied gefordert wird, wie insbesondere gemäß Ziffer (4).

(4) Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Formblatt 004 Stadt-FR).

(5) Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

(6) Nennung von mindestens drei Referenzen sei dem 1. Januar 2023:
- Verkauf an einen Geschäftspartner innerhalb eines Jahres mindestens Folgendes: Typisches New-Work-Mobiliar (z.B. Raum-in-Raum-Systeme, Sofas, Sessel, Tische) insgesamt mindestens 8 Stück.
- Darstellung welche Produktgruppen der Auftraggeber konkret und zu welchem Zeitpunkt erworben hat.
- Deutschsprechende Ansprechperson des Kunden mit Telefonnummer und E-Mailadresse.

(7) Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse in Kopie (nicht älter als 6 Monate, ab Tag der öffentlichen Bekanntmachung).

(8) Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes in Kopie (nicht älter als 6 Monate, ab Tag der öffentlichen Bekanntmachung.

(9) Bankerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit in Kopie (nicht älter als 6 Monate, ab Tag der öffentlichen Bekanntmachung).

(10) Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Landes in Kopie (in der Regel in das Amtsgericht am Firmensitz zuständig; nicht älter als 6 Monate, ab Tag der öffentlichen Bekanntmachung), in dem der Bieter ansässig ist, aus der hervorgeht, dass sich der Bieter weder in Liquidation befindet, noch gegen den Bieter ein Konkurs- oder ein gerichtliches Vergleichsverfahren eingeleitet wurde oder die Eröffnung eines Konkursverfahrensmangels hinreichendem Vermögens abgewiesen wurde.

(11) Beschreibung der Logistik, deren Einsatz für Lieferungen/Montagen an die Stadtverwaltung vorgesehen ist (z.B. Fuhrpark (Anzahl und Kategorien), Anzahl und Qualifikation der Mitarbeitenden).

(12) Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen der EU gegen russische Unternehmen / Personen / Lieferanten (Auftragsverbot).

Die aufgeführten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind mittels Eigenerklärungen, Präqualifikation oder Bescheinigungen einzureichen. Akzeptiert wird auch die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) soweit die geforderten Angaben enthalten sind. Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise belegen zu lassen. Bei ausländischen Unternehmen sind gleichwertige Nachweise zur Eignung zugelassen. Die zur Verfügung gestellten Formblätter sind zu verwenden.

Die Nachweise sind möglichst mit Angebotsabgabe bzw. spätestens auf Verlangen des Auftraggebers einzureichen. Näheres siehe Ausschreibungsunterlagen, insbesondere die Zusammenstellung der einzureichenden Eignungsnachweise gemäß Formblatt 001 Stadt-FR (Nachweisliste UVgO/VgV).

Zusätzliche Informationen

Die Ausschreibungsunterlagen werden ausschließlich digital über das Vergabeportal der Region Freiburg http://regionfreiburg.deutsche-evergabe.de zur Verfügung gestellt. Eine Ausgabe in Papierform, per E-Mail etc. ist nicht möglich. Die Angebotsabgabe darf ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal erfolgen.

Bewerberanfragen sind bis spätestens 18.11.2025, 12:00 Uhr, über das Verfahren im Vergabeportal im Angebotsassistenten über „Nachrichten“ möglich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren ist nach § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen -GWB- unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Auf die grundsätzlichen Regelungen zu Nachprüfungsverfahren in den §§ 155 - 184 GWB wird verwiesen.