RV ERP-Implementierung | Zukunft - Umwelt - Gesellschaft gGmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-07-18	Auftragsbekanntmachung
2025-08-12	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Der Auftrag zielt darauf ab, eine leistungsfähige Implementierungsleistung für ein Enterpri-se Resource Planning System (ERP) zu beauftragen. Die ZUG hat sich im Vorfeld strate-gisch für die Nutzung von Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud entschie-den. Ziel ist es, mit einem erfahrenen und leistungsstarken Implementierungspartner zu-sammenzuarbeiten, der die Einführung, Anpassung und Integration der ERP-Lösung pro-fessionell begleitet sowie den anschließenden Managed Service und Support sicherstellt.

Beschreibung der Beschaffung

Die ERP-Implementierung stellt ein zentrales strategisches Projekt für die ZUG dar, mit dem Ziel, zentrale Geschäftsprozesse ganzheitlich zu digitalisieren, interne Abläufe effizi-enter zu gestalten und die Datenqualität sowie Steuerungsfähigkeit innerhalb der Organisa-tion nachhaltig zu verbessern.
Die dafür benötigten Lizenzen werden aus einem bestehenden "Enterprise Agreement" bezogen und sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Fokus dieser Ausschrei-bung liegt ausschließlich auf der Implementierungsleistung sowie dem anschließenden Managed Service und Support, wie sie in der weiteren Leistungsbeschreibung definiert sind.
Mit der ERP-Implementierung verfolgt die ZUG folgende Ziele:
- Digitalisierung zentraler Dienste: Das ERP-System wird ausschließlich für die zentralen Verwaltungsprozesse der ZUG implementiert. Dazu gehören insbesonde-re die Finanzbuchhaltung, das Controlling, der Einkauf, das Management von Rei-seanträgen und -abrechnungen sowie die Projektzeiterfassung. Diese Bereiche sol-len durchgängig digitalisiert und medienbruchfrei über das ERP-System abgebildet werden.
- Abgrenzung des Scopes: Die Projektsteuerung des operativen Fördergeschäfts ist nicht Teil des Scopes, da die Projekte der ZUG in ihrer Struktur und Zielsetzung zu heterogen sind, um standardisiert über ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central abgebildet zu werden. Ebenso sind ein Fördermittelmanage-ment oder Spendenmanagement nicht Bestandteil des Vorhabens.
- Ganzheitliche Prozessunterstützung und Systemintegration: Im festgelegten Umfang soll das ERP-System als zentrales Instrument zur Unterstützung betriebli-cher Kernprozesse dienen. Eine Integration in bestehende Systemlandschaften - wie MS365 und ECM (Doxis / SER) - ist vorgesehen und integraler Bestandteil der Implementierung.
- Standardisierung und Effizienzsteigerung: Ziel ist es, bestehende Abläufe zu vereinheitlichen, Medienbrüche zu vermeiden und manuelle Tätigkeiten durch au-tomatisierte, regelbasierte Prozesse zu ersetzen. Die systemgestützte Freigabe von Rechnungen, automatisierte Berichtsprozesse sowie digitale Schnittstellen zum Einkauf und zur Projektzeiterfassung sind ausdrücklich gewünscht.
- Verbesserte Transparenz und Steuerbarkeit: Die ERP-Lösung soll eine konsoli-dierte Datenbasis schaffen, die eine einheitliche und fundierte Steuerung über alle betroffenen Verwaltungsbereiche hinweg ermöglicht. Relevante Kennzahlen sollen zentral verfügbar und auswertbar sein.
- Rechtskonforme und revisionssichere Abwicklung: Die Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher und interner Vorgaben (insbesondere hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Archivierung) muss durch eine entsprechende Konfiguration innerhalb der be-stehenden Lösung (Microsoft Dynamics) gewährleistet werden. Die Konfiguration soll zu einer sicheren und auditfähigen Dokumentation betrieblicher Vorgänge bei-tragen.
- Nachhaltiger Betrieb und Support: Mit dem ausgewählten Implementierungs-partner strebt die ZUG eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit an. Dar-über hinaus soll die Zusammenarbeit so angelegt sein, dass zukünftige Weiterent-wicklungen des ERP-Systems - ggf. im Rahmen neuer Vergaben - gemeinsam mit dem Partner angestrebt werden können.
Für die Leistung wird eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 4 Jahren geschlos-sen. Der Vertragszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung. Das Höchstabrufvolumen aus der Rahmenvereinbarung beträgt insgesamt 770.000,00 EUR (netto). Dabei belaufen sich ca. 15% der Kosten auf zu erwerbende Add-ons.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:other-sme#

Der geltend gemachte Verstoß gegen Vergabevorschriften wurde vor Einreichen
des Nachprüfungsantrages erkannt und innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, müssen bis spätestens zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar waren, müssten bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist oder der
Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Ein Nachprüfungsantrag muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang
der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wolle, eingehen.