RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026 | gematik GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-03-26	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Der Inhalt des Rahmenvertrages umfasst die Planung und Durchführung von hochwertigen virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Der Auftraggeber beauftragt pro Jahr erfahrungsgemäß mindestens fünf solcher Veranstaltungen und geht davon aus, dass dies auch unter diesem Rahmenvertrag so sein wird. Allerdings besteht dahingehend keine Abrufverpflichtung im Sinne einer Mindestabrufmenge durch den Auftraggeber (AG)! Der Höchstwert des Rahmenvertrages beträgt 370.000,00 EUR. Der Abruf von Leistungen wird unter diesem Rahmenvertrag zudem erst erfolgen, wenn der derzeitige Bestands-Rahmenvertrag ausgeschöpft ist.

Beschreibung der Beschaffung

Die gematik plant pro Jahr:
- 6 hybride Veranstaltungen mit Break-Out-Sessions
- 4 VIP-Veranstaltungen, Extra-Veranstaltungen, z. B. mit Ministern, ausländischen Staatsgästen, hochrangige CEOs aus dem Gesundheitswesen
- Vor-Ort-Streaming-Veranstaltungen, wo die gematik Host und Moderator ist, z. B. Veranstaltungen im Kontext Security
- Hybride Veranstaltung für den IOP Expertenkreis

Unter hybriden Veranstaltungen wird verstanden:

- Format rein virtuell oder hybrid
- hybride Veranstaltungen inkludieren mindestens einen Ort, an dem zusätzlich Technik für die Veranstaltung aufgebaut werden muss
- Veranstaltungen können mit und ohne Publikum stattfinden
- Publikum wird online und/oder vor Ort interaktiv eingebunden

Beschreibung der Verlängerungen

Der zukünftige Bedarf soll über das Kaufhaus des Bundes gedeckt werden. Der voraussichtliche Zeitpunkt dieser Bekanntmachung obliegt allein dem Kaufhaus des Bundes.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Erklärung zum Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Die Deckungssumme muss in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe sein. Sofern der Nachweis mit Angebotsabgabe nicht geführt werden kann, reicht die Erklärung eines Versicherers aus, dass er zum Abschluss einer solchen Versicherung mit dem Bieter im Falle der Auftragserteilung bereit ist.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: -Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB, §124 GWB Absatz 1 Nr 1 bis 9, § 21 AEntG, § 98c AufenthG § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG.
- Angaben zum Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (RU-Sanktionen).
- Angaben zur Eintragung im Handelsregister.
- Angaben zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister bzw. vergleichbarer Register aus dem Sitzland des Unternehmens (sofern Sitz nicht in Deutschland).
- Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen (Bietergemeinschaftserklärung (Anlage-05)).
- Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Er kann die Unterauftragnehmer bereits mit der Abgabe des Angebots benennen. Sofern der Bieter von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, bereits mit der Abgabe des Angebots zu benennen. In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage-06)).
- Für den Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Eignungsformblatt (Anlage-04) eingereicht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 1. REFERENZEN
Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer hybriden Veranstaltung zum Gegenstand hat. Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn die jeweilige hybride Veranstaltung in diesem Zeitraum erfolgreich abgeschlossen wurde. Entscheidend für die Berechnung des Jahreszeitraumes ist der Zeitpunkt der Veröffentlichung der europaweiten Bekanntmachung.
Mindestanforderungen:
- Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte von 2 verschiedenen Auftraggebern aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind.
- Teilnehmerzahl je Referenzprojekt: an einer hybriden Veranstaltungen müssen mindestens 100 Personen in Präsenz (vor-Ort-Publikum) UND mindestens 10.000 Personen in digitaler Form (Online-Teilnehmer:innen) teilgenommen haben und eingebunden worden sein. Die Anforderung der Einbindung ist dann erfüllt, wenn das vor-Ort-Publikum mit Mikrophon-Reichung und die Online-Teilnehmer:innen mit Chatfunktion beteiligt worden sind.
- Auftragsvolumen je Referenzprojekt: Mindestauftragswert 30.000 EUR (netto)

2. QUANTITATIVE ERFAHRUNG MIT DER ORGANISATION UND DURCHFÜHRUNG VON VERANSTALTUNGEN
Mindestanforderung:
Der Bieter muss in den letzten drei Jahren durchschnittlich mindestens 15 virtuelle und/oder hybride Veranstaltungen mit mindestens je 1.000 Online-Teilnehmenden je Veranstaltung pro Kalenderjahr vorbereitet und durchgeführt haben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Vorliegend werden keine besonderen Bedingungen an die Ausführungen des Auftrags (Ausführungsbedingungen) im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB festgelegt. Alle allgemeingültigen Bedingungen an die Leistungserbringung ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (insb. Leistungsbeschreibung und Vertrag).

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53Y1T21FU5J

1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch;
2) Mit dem Angebot sind sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen;
3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen;
4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt;
5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch;

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt.
Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Dieser Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.