SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

Forschungsverbund Berlin e.V.

SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-10.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-10-10 Auftragsbekanntmachung
2025-10-22 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-10-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Referenznummer: FVB-2025-0011
Kurze Beschreibung: SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:
SaaS-Lösung für das Vorgangs- und Vertragsmanagement im folgenden Umfang Anzahl an Nutzer:innen: - 3 Administrator:innen (optionale Erweiterung um 2) - 6 Key-User (optionale Erweiterung um 4) - 10 Endanwender:innen (optionale Erweiterung um 50) Vertrags- und Vorgangsmengen pro Jahr: - ca. 300 bis 500 Vertragsakten - ca. 600 bis 800 Vorgangsakten - ca. 1.000 bis 1.500 Fristen und Aufgaben - ca. 5.000 bis 8.000 Einmalige Schulungsleistungen: - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 3 Administrator:innen (remote) - 1 Grundschulung + Option auf 1 weitere Schulung für bis zu 6 Key-User (remote) Konfigurationskontingent für insgesamt 4 Jahre: - 200 Stunden abrufbare Konfigurationsleistungen Das hier genannte Mengengerüst dient der Orientierung und als Grundlage für die Angebotskalkulation. Es stellt eine realistische, aber nicht verbindliche Bedarfsschätzung für die Vertragslaufzeit dar. Eine Mindestabnahmemenge ergibt sich hieraus nicht. Die detaillierten Anforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
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Dauer: 36 Monate
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: optionale Leistungen gem. Preisblatt
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
Verlängerungsoption: einmalig um weitere 12 Monate durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers spätestens 3 Monate vor Vertragsende
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriteriengruppe 2b: Bewertungskriterien zu allgemeine funktionale Anforderungen an die Softwarelösung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 12.50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriteriengruppe 3b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vorgangsmanagement
Kriteriengruppe 4b: Bewertungskriterien zu funktionale Anforderungen im Bereich Vertragsmanagement
Kriteriengruppe 6: Konzeptbewertungen
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Postanschrift: Rudower Chaussee 17
Postleitzahl: 12489
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-11 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-11 09:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2025-11-11 09:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: gem. Angaben im "Formblatt Eignung"
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 18 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit
Beschreibung der Ausschlussgründe: siehe "Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24"

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Forschungsverbund Berlin e.V.
Nationale Registrierungsnummer: DE136785011
Postanschrift: Rudower Chaussee 17
Postleitzahl: 12489
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Forschungsverbund Berlin e.V.
E-Mail: vergabe@fv-berlin.de 📧
Telefon: +49 30 63923350 📞
URL: http://www.fv-berlin.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-199be252605-198f53966b66003f 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/ 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
URL: http://www.berlin.de/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-10+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 197-674272 (2025-10-10)
Auftragsbekanntmachung (2025-10-22)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-22+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Aufgrund einer Beantwortung zu Nr. 2 des Fragen-Antwort-Katalogs wurde der dei "Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung" in den Vergabeunterlagen ergänzt.
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a36de557-ad27-44d9-90e6-90080965e802-01
Quelle: OJS 2025/S 204-699863 (2025-10-22)
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