Service Upgrade Avaya

Landesamt für Zentrale Dienste

Neuausschreibung der Wartungs- und Serviceverträge der Telefonanlage im Anlagenverbund 501 und Hochrüstung der Anlage auf Aura 10

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-11-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-20.

Wer?

• Landesamt für Zentrale Dienste

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Saarland › Regionalverband Saarbrücken

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-20	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Service Upgrade Avaya
Referenznummer: EU98/2025
Kurze Beschreibung:

Neuausschreibung der Wartungs- und Serviceverträge der Telefonanlage im Anlagenverbund 501 und Hochrüstung der Anlage auf Aura 10

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Kommunikationssoftwarepaket 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:

Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein qualifizierter Auftragnehmer für die Durchführung eines System-Upgrades sowie die Weiterentwicklung des bestehenden Telekommunikationsverbundes auf Basis von Avaya Aura gesucht. Ziel des Projekts ist die technische Aktualisierung und die Absicherung des langfristigen Systembetriebs. Der derzeit eingesetzte Avaya-Aura-Verbund in Version 8, einschließlich einer integrierten I55-Kommunikationsplattform, soll auf Version 10 migriert werden. Das Vorhaben umfasst sowohl das gegebenenfalls notwendige Upgrade der zentralen Systemkomponenten (u. a. Communication Manager, Session Manager, System Manager, Media Gateways) als auch die Analyse, Modernisierung oder den erforderlichen Austausch angebundener Applikationen des TK-Verbunds - etwa Voicemail-Systeme, Vermittlungsplätze, CTI- oder Contact-Center-Anwendungen. Dabei ist insbesondere die Abhängigkeit von der I55-Infrastruktur zu berücksichtigen und in das Migrationskonzept einzubeziehen. Ein weiterer Bestandteil der Ausschreibung ist die Übernahme des Systemservices für die zentralen TK-Komponenten. Dieser umfasst die regelmäßige Wartung, Systemüberwachung, Fehlerbehebung, Unterstützung im Störfall (einschließlich Herstellersupport) sowie die Begleitung zukünftiger Erweiterungen oder Anpassungen. Der Auftragnehmer muss nachweislich über umfassende Erfahrung im Betrieb komplexer Avaya-Aura-Infrastrukturen mit I55-Anbindung verfügen, idealerweise im behördlichen Umfeld.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Rundfunk- und Fernsehgeräte, Kommunikations- und Fernmeldeanlagen und Zubehör 📦
Dauer
Datum des Beginns: 2026-01-01 📅
Datum des Endes: 2029-01-01 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

m Anschluss verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr, sofern keine fristgerechte Kündigung durch eine der Vertragsparteien erfolgt.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.00
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 60.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Ort der Leistung: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Postanschrift: Landesamt für Zentrale Dienste
Postleitzahl: 66119
Stadt: Saarbrücken
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-11-24 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-11-24 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Zur Angebotsöffnung wird auf die Vorschrift im § 55 Abs. 2 VgV verwiesen. Bieter sind bei der Angebotsöffnung nicht zugelassen.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 3 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-11-24 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Zur Angebotsöffnung wird auf die Vorschrift im § 55 Abs. 2 VgV verwiesen. Bieter sind bei der Angebotsöffnung nicht zugelassen.

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Zusätzliche Informationen:

Alle benannten Unterlagen sind mit der Einreichung des Angebotes abzugeben. Der Bieter hat nachzuweisen, dass er über eine gültige (nicht älter als 12 Monate) Zertifizierung im Avaya Edge Diamond Partnerprogramm in den relevanten Kompetenzbereichen (z. B. UCC, Contact Center oder Netzwerkinfrastruktur) verfügt und damit über einen Avaya Edge Partnerstatus. Der Bieter erklärt , dass er über die Vertragsdauer den Partnerstatus aufrechterhalten wird und notwendige Auffrischungen der Zertifizierung des Herstellers durchführen wird. Der Bieter erklärt, dass er ein Ticketsystem für den Betrieb und Support bereitstellt, dessen Benutzeroberfläche vollständig in Deutsch und Englisch verfügbar ist. Im Rahmen der Ticketbearbeitung müssen Anwender und Administratoren Tickets in beiden Sprachen erstellen, bearbeiten und verfolgen können. Auch alle Standardmeldungen, Statusanzeigen und Reports sind zweisprachig (Deutsch/Englisch) nutzbar. Zudem erklärt er, dass das Ticketsystem die Anforderungen an den Datenschutz (DSGVO) und Nachvollziehbarkeit erfüllt. Der Bieter erklärt, dass er mindestens über 10 Mitarbeiter verfügt, die die angebotene Lösung, in Umfang und Art der vorliegenden Ausschreibung supporten können. Der BIeter erklärt, dass wir während der gesamten Vertragslaufzeit qualifiziertes Fachpersonal für erforderliche Vor-Ort-Einsätze (z. B. im Rahmen von Entstörungen) bereitstellt, das innerhalb der definierten Wiederherstellungszeit an den Einsatzort gelangen kann. Darüber hinaus bestätigt er, dass geeignete Ressourcen und logistische Prozesse insbesondere an den geografischen Schwerpunkten der Infrastruktur des Auftraggebers vorgehalten werden. Der Bieter stellt sicher, dass eine Bevorratung der erforderlichen Ersatzteile in geografischer Nähe zum Hauptstandort Saarbrücken erfolgt, sodass diese im Bedarfsfall innerhalb von maximal drei Stunden Reisezeit verfügbar sind. Der Bieter bestätigt, dass er über ein Zertifikat verfügt, mit dem ein wirksames ISMS nachgewiesen werden kann (z.B. ISO 27001) dessen Geltungsbereich den für die gegenständliche Dienstleistung (z.B. je nachdem Cloud-Service, Managed-Service, Helpdesk) notwendigen Informationsverbund abdeckt. Der Bieter hat mit Angebotsabgabe eine Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und fairen Löhnen gemäß dem saarländischen Tariftreue- und Fairer- Lohn-Gesetz (STFLG) abzugeben. Eine Nachforderung der Erklärung ist der Vergabestelle vorbehalten. Erklärung AGB: Mit Einreichung des Angebots wird ausdrücklich erklärt, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen des Unternehmens und eventuell beigefügte Allgemeine Geschäftsbedingungen Dritter nicht Bestandteil des Angebotes sind und für das Vergabeverfahren und - im Falle des Zuschlags - für die Auftragsausführung nicht gelten. Russlanderklärung: Erklärung zum Rundschreiben des BMWK vom 14.02.2022 zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022.

Zusätzliche Informationen

Alle benannten Unterlagen sind mit der Einreichung des Angebotes abzugeben.

Der Bieter hat nachzuweisen, dass er über eine gültige (nicht älter als 12 Monate) Zertifizierung im Avaya Edge Diamond Partnerprogramm in den relevanten Kompetenzbereichen (z. B. UCC, Contact Center oder Netzwerkinfrastruktur) verfügt und damit über einen Avaya Edge Partnerstatus.

Der Bieter erklärt , dass er über die Vertragsdauer den Partnerstatus aufrechterhalten wird und notwendige Auffrischungen der Zertifizierung des Herstellers durchführen wird.

Der Bieter erklärt, dass er ein Ticketsystem für den Betrieb und Support bereitstellt, dessen Benutzeroberfläche vollständig in Deutsch und Englisch verfügbar ist. Im Rahmen der Ticketbearbeitung müssen Anwender und Administratoren Tickets in beiden Sprachen erstellen, bearbeiten und verfolgen können. Auch alle Standardmeldungen, Statusanzeigen und Reports sind zweisprachig (Deutsch/Englisch) nutzbar. Zudem erklärt er, dass das Ticketsystem die Anforderungen an den Datenschutz (DSGVO) und Nachvollziehbarkeit erfüllt.

Der Bieter erklärt, dass er mindestens über 10 Mitarbeiter verfügt, die die angebotene Lösung, in Umfang und Art der vorliegenden Ausschreibung supporten können.

Der BIeter erklärt, dass wir während der gesamten Vertragslaufzeit qualifiziertes Fachpersonal für erforderliche Vor-Ort-Einsätze (z. B. im Rahmen von Entstörungen) bereitstellt, das innerhalb der definierten Wiederherstellungszeit an den Einsatzort gelangen kann. Darüber hinaus bestätigt er, dass geeignete Ressourcen und logistische Prozesse insbesondere an den geografischen Schwerpunkten der Infrastruktur des Auftraggebers vorgehalten werden. Der Bieter stellt sicher, dass eine Bevorratung der erforderlichen Ersatzteile in geografischer Nähe zum Hauptstandort Saarbrücken erfolgt, sodass diese im Bedarfsfall innerhalb von maximal drei Stunden Reisezeit verfügbar sind.

Der Bieter bestätigt, dass er über ein Zertifikat verfügt, mit dem ein wirksames ISMS nachgewiesen werden kann (z.B. ISO 27001) dessen Geltungsbereich den für die gegenständliche Dienstleistung (z.B. je nachdem Cloud-Service, Managed-Service, Helpdesk) notwendigen Informationsverbund abdeckt.

Der Bieter hat mit Angebotsabgabe eine Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und fairen Löhnen gemäß dem saarländischen Tariftreue- und Fairer- Lohn-Gesetz (STFLG) abzugeben. Eine Nachforderung der Erklärung ist der Vergabestelle vorbehalten.

Erklärung AGB:
Mit Einreichung des Angebots wird ausdrücklich erklärt, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen des Unternehmens und eventuell beigefügte Allgemeine Geschäftsbedingungen Dritter nicht Bestandteil des Angebotes sind und für das
Vergabeverfahren und - im Falle des Zuschlags - für die Auftragsausführung nicht gelten.

Russlanderklärung:
Erklärung zum Rundschreiben des BMWK vom 14.02.2022 zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angabe von mindestens 3 Referenzprojekten in den letzten 3 Jahren. Die Projekte müssen mit der hier ausgeschriebenen Leistung in Art, Umfang und Komplexität (Realisierung und Betrieb einer UCC-Lösung, Ausbau mindestens 2000 Ports, verteilt auf mindestens 4 Standorte) vergleichbar sein. Die Referenz muss für den Auftraggeber kontaktierbar sein. Folgende Angaben müssen MINDESTENS erfolgen: (a) vollständiger Unternehmensnamen des Auftraggebers und ggf. Niederlassungen, (b) die Anzahl benötigter Personentage bis zur Abnahme, (c) die Dauer und das Ergebnis des Projektes sowie (d) Kontakt zum Referenzkunden; dieser kann mindestens über den Bewerber hergestellt werden. (e) Rolle des Bieters in dem Projekt (f) eingesetzte Produkte Werden nicht die geforderte Mindestanzahl an Referenzen vorgelegt, die diesen Anforderungen entsprechnen, hat dies den Ausschluss vom Verfahren zur Folge. Der Bieter versichert mit Abgabe des Angebots die Richtigkeit der gemachten Angaben.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Es ist zu erklären, dass Personenschäden, Sachschäden, Vermögensschäden mindestens in Höhe von 500.000,00 Euro je Versicherungsfall und mindestens 1.000.000,00 Euro je Versicherungsjahr abgedeckt sind bzw. bei Zuschlagserteilung vorliegen wird. Dem Angebot ist ein Nachwies vorzulegen. Der Nachweis ist entweder durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen zu erbringen, oder durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen. Der Abschluss hat spätestens unverzüglich nach Erhalt des Zuschlagschreibens zu erfolgen und der Nachweis ist dem Auftraggeber unverzüglich ohne weitere Aufforderung vorzulegen/zuzusenden.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angabe des Jahresumsatzes des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren insgesamt und für den ausschreibungsrelevanten Bereich.

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Gewerbeanmeldung: Es wird erklärt, dass die gewerberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung nach Maßgabe der jeweils geltenden Rechtsvorschriften erfüllt werden. Dem Angebot ist ein Nachweis der Gewerbeanmeldung beizufügen. Dies ist nur dann notwendig, soweit keine Eintragung im Handeslregister erfolgt ist. Eintragung ins Handelsregister: Besteht die Pflicht zur Eintragung in das Berufs- und Handelsregister. Für den Fall ist dem Angebot ein Nachweis beizufügen. Der Auszug aus dem Handelsregister darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 6 Monate sein.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 18 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landesamt für Zentrale Dienste
Nationale Registrierungsnummer: *LZD
Postanschrift: Virchowstr. 7
Postleitzahl: 66119
Postort: Saarbrücken
Region: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@lzd.saarland.de 📧
Telefon: 0681 501 4442 📞
Fax: 0681 501 2498 📠
URL: https://www.saarland.de/2428.htm 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.saarland.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://saarvpsl.vmstart.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19a0026f494-47dd186becf18e4a 🌏
Teilnahme-URL: https://saarvpsl.vmstart.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Zur Abgabe des Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden. Die Formblätter und alle sonstigen Vergabeunterlagen können ausschließlich auf der eVergabeplattform www.vergabe.saarland bis zum Ende der Frist zur Angebotsabgabe abgerufen bzw. heruntergeladen werden. Das Angebot mit den Angebotsunterlagen sind über die gleiche eVergabeplattform abzugeben. Zur Angebotsabgabe ist eine Registrierung und Anmeldung auf der Plattform erforderlich. Die gesamte Kommunikation (Fragen, Antworten und Informationen) erfolgt ausschließlich über die eVergabeplattform. Bieterfragen sind bis zum Ende der Frist für Bieterfragen über die Plattform zu stellen. Die Vergabestelle wird gegebenenfalls unter Vorbehalt Bieterfragen und Antworten gesammelt bekanntgeben. Mündliche oder telefonische Anfragen an die ausschreibende Stelle sind nicht zugelassen. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen geforderten Nachweisen rechtzeitig spätestens bis zum Ende der Frist zur Angebotsabgabe über die eVergabeplattform einzureichen. Es ist darauf zu achten, alle geforderten Nachweise und Erklärungen zusammen mit dem Angebot bis spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist auf der eVergabe-Plattform einzustellen. Die Angebotsfrist endet mit Ablauf der als Einreichungsterminfestgesetzten Uhrzeit. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote elektronisch zurückgezogen werden. Bis zum Ende der Bindefrist sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Die Fristen sind in dem Dokument Aufforderung zur Abgabe eines Angebots im Terminplan aufgeführt. Das Dokument ist mit den Vergabeunterlagen einsehbar bzw. herunterladbar.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Saarlandes beim Ministerium für Wirtschaft
Nationale Registrierungsnummer: *VK
Postanschrift: Franz-Josef-Röder-Straße 17
Postleitzahl: 66119
Postort: Saarbrücken
Region: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammern@wirtschaft.saarland.de 📧
Telefon: +49 681-5014994 📞
Fax: +49 681-5013506 📠
URL: www.saarland.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in der Bundesrepublik Deutschland hat einen Empfangsbevollmächtigten in der Bundesrepublik Deutschland zu benennen. Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten nennen. Der Antrag ist u.a. dann unzulässig, soweit; (1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-20+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 202-694113 (2025-10-20)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Kommunikations- und Multimedia-Softwarepaket (2)

Kommunikationssoftwarepaket (2)