SharePoint Dienstleistungen 2025

Kurze Beschreibung

Vergabegegenstand dieser Ausschreibung ist der gesamte Applikationsbetrieb des SharePoint SE der MPG auf Anwendungsebene mit Erbringung aller notwendigen ITSM-Betriebsprozesse, um einen stabilen SharePoint-Betrieb für die Generalverwaltung und auch für die Max-Planck-Institute (und weitere MPG-Einrichtungen) zu gewährleisten. Eingeschlossen in den Betrieb ist auch die Erweiterung und Bereitstellung von Minianwendungen über das Changemanagement.
Es werden weiter Projektleistungen zum SharePoint SE der MPG ausgeschrieben. Dies betrifft die Weiterentwicklung der bisher implementierten Funktionalitäten zum Intranet MAX, die Weiterentwicklung und Pflege des Richtlinienmanagements der MPG und die Entwicklung und Bereitstellung von MPG-weiten oder MPI bezogenen Anwendungen über SharePoint SE. Dies kann auch die Integration weiterer Institute in das be-stehende MAX über ein Rolloutprojekt beinhalten.

Schließlich ist die Transformation der aktuellen SharePoint SE Umgebung nach Microsoft 365 (M365) geplant. Dies umfasst die Entwicklung und den Aufbau einer hybriden Umgebung für den parallelen Betrieb während der Migration, den Rollout an den Instituten und ein begleitendes Change Management, das die betrieblichen Veränderungsprozesse steuert. Die Transformation umfasst auch die Trainings der Anwender und die Betreuung der Institute bei der Migration ihres Content durch beratende und technische Unterstützungsleistungen.

Beschreibung der Beschaffung

Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers beträgt das geschätzte Auftragsvolumen auf Basis der 12 verschiedenen Rollen bzw. Unterstützungsbedarfe über einen Zeitraum von 4 Jahren als Schätzmenge 14.080 Personentage (PT) und als Höchstmenge 15.540 PT.
Die detaillierte Aufstellung der Rollen/Unterstützungsbedarfe mit jeweiligen Schätz- u. Höchstmengen ist dem Kap. 1.6.2 (Volumina) der Vergabeunterlage (VU) zu entnehmen.

Zum Leistungsumfang wird auf die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der VU verwiesen.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrags beträgt maximal 51 (einundfünfzig) Monate. Im Falle eines Auftragnehmer-Wechsels erfolgt vor Leistungsbeginn eine am 1.07.2025 beginnende maximal dreimonatige Überleitungsphase/Transition-in. Leistungsbeginn ist demnach spätestens der 1.10.2025 und der Vertrag endet spätestens am 30.09.2029. Die Basislaufzeit endet am 30.09.2027.

Zum Ende der Basislaufzeit (30.09.2027) steht dem Auftraggeber ein ordentliches Kündigungsrecht zu. Möchte der Auftraggeber von dieser Kündigungsmöglichkeit Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt drei (3) Monate zum Ende der Basislaufzeit (30.09.2027). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht nicht Gebrauch, verlängert sich der Vertrag automatisch - maximal zweimal - um jeweils zwölf weitere Monate, es sei denn der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor jeweiligem Laufzeitende schriftlich mit, dass er auf eine weitere Vertragsverlängerung verzichtet.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Die nach § 21 Abs. 6 VgV zulässige Regellaufzeit der Rahmenvereinbarung wird hier um 3 Monate überschritten, aufgrund einer Vorlaufzeit von 3 Monaten (Transition-In) zwischen dem Zeitpunkt der Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn. Diese ist dadurch bedingt, dass dem Auftragnehmer dieser Zeitraum zuzubilligen ist, um die hier gegenständlichen Leistungen ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns ordnungsgemäß erbringen zu können.

Zusätzliche Informationen

s. Kap. 1.11 der Vergabeunterlage:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (d. h. nachreichen, vervollständigen oder korrigieren zu lassen). Ein Rechtsanspruch auf eine Nachforderung besteht grundsätzlich nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
- Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
- Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
- sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.

Kap. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kap. 3.3.3
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Kap. 3.3.3.1 Haftpflichtversicherung (EK-04-A )
Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben eine adäquate Deckung des Haftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird. Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei erwartet:

- für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)
sowie
- für Vermögensschäden mindestens drei (3) Mio. EUR (einfach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)

Der Auftraggeber akzeptiert hierfür:
- entweder eine spezifische Projektdeckung (Projektversicherung/Excedentendeckung) mit 1-facher Maximierung der Deckungssummen für alle Schadensarten (Personen-, Sach- und Vermögensschäden),
- oder eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen - Hinweis: in diesem Fall ist eine 2-fache Maximierung der Deckungssumme für Personen- und Sachschäden erforderlich.

Der Bieter erklärt anhand Anlage 5 Abschnitt 4, die vorstehenden Anforderungen an die Haftpflichtversicherung zur Kenntnis genommen zu haben und
- bestätigt, bereits bei Angebotsabgabe über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten, bzw. alternativ
- sich verpflichtet, über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung oder eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Projektversicherung/Excedentendeckung unverzüglich nach Zuschlag, jedoch in jedem Fall vor Leistungsbeginn zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten.

Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
- den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)

bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 - 2024) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr 2024 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.

Mindestanforderung

Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen gelten folgende Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen wird:

- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A): mind. 10 Mio. EUR/Jahr (netto)

Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" vorzunehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kap. 3.3.4
Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.

Kap. 3.3.4.1 Anzahl Mitarbeiter im Unternehmen (EK-06-A)
Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl seiner Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 - 2024) mit dem Angebot vorlegen. Hinsichtlich der Beschäftigtenzahlen der letzten drei Geschäftsjahre muss mindestens die folgende durchschnittliche Anzahl an Beschäftigten (VZÄ) beschäftigt gewesen sein (Mindestanforderung, bei deren Nichterfüllung der Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen wird):

• mindestens 500 Gesamt-Beschäftigte (VZÄ)/Jahr

Nachweis durch Anlage 5, Abschnitt 6

Kap. 3.3.4.2 Unternehmensreferenzen (EK-07-A, EK-08-A, EK-09-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen ... (Fortsetzung in VU aufgrund Zeichenbegrenzung):

Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
• Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat,
• Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang),
• Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren.

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):

Es ist jeweils mindestens eine Referenz über folgende Leistungen zu erbringen (Mindestanforderung):
a. (EK-07-A) Eine Referenz zu erbrachten Leistungen zum Rollout von M365 in einer dezentraler Organisationen (Kriterium: Migration von 30 - 50 dezentrale Einheiten innerhalb einer Organisation) mit einem Volumen von mindestens 1000 Projekttagen.

b. (EK-08-A) Eine Referenz zu erbrachten Leistungen zur Durchführung eines Transformationsprojektes von SharePoint OnPremise zu Microsoft 365 mit den Themenbereichen Publishing, Kollaboration und Migration vor dem Hintergrund eines digitalen Arbeitsplatzes und mit einem Volumen von insgesamt mindestens 1000 Projekttagen.

c. (EK-09-A) Eine Referenz zu erbrachten Leistungen zum Support des Anwendungsbetriebs zu SharePoint, zu Nintex und zu Reporting Services nach ITSM (Service Requests, Incident Management, Problem Management, Change Management) über einen Zeitraum von 4 Jahren und einem Umfang von insgesamt mindestens 10.000 betreuten Anwendern.

Es ist dabei möglich, eine Referenz zum Nachweis verschiedener erbachter Leistungen gemäß der vorgenannten Punkte a) bis c) zu benennen. Es ist bei Darstellung der Referenz daher anzugeben, welcher Nachweis damit erbracht werden soll. Im Falle von BG werden die Referenznachweise der Mitgliedunternehmen zusammen betrachtet ("addiert").

Die Referenz (EK-09-A) kann noch fortdauernd sein, die weiteren Referenzen ((EK-07-A) und (EK-08-A)) müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden).

Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 7 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlossen.

Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müssen daher für sich genommen jeweils die Mindestanforderung erfüllen.

Kap. 3.3.4.3 Erfahrung mit Microsoft Produkten (EK-10-A)
Das Unternehmen muss die Anforderung erfüllen, dass es mindestens 15 (fünfzehn) Jahre Erfahrung mit Microsoft Produkten im Umfeld von Microsoft SharePoint und M365 besitzt und zu diesen bei Kunden beraten oder integriert hat.
Nachweis in Anlage 5 Abschnitt

Kap. 3.3.4.4 Microsoft Solution Partner (EK-11-A)
Das Unternehmen muss als Microsoft Solution Partner zertifiziert sein. Die Zertifizierung muss für folgende Bereiche vorhanden sein:
• Modern Work
• Security
• Business Applications
• Infrastructure (Azure)
• Data & AI (Azure)
• Digital & App Innovation (Azure)
Nachweis via Zertifikate Anlage 5 Abschnitt 9

Kap. 3.3.4.5 Zertifizierung ISO 27001 (EK-12-A)
Das Unternehmen benötigt eine Zertifizierung zu IT-Sicherheitsverfahren - Informationssicherheits-Managementsysteme - Anforderungen (ISO 27001)
Nachweis via Zertifikat und in Anlage 5 Abschnitt 10.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Kap. 4.2 Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung
Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bezüglich der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim
Auftragnehmer als deren Arbeitgeber... (Fortsetzung s. Kap. 4.2)
- Kap. 4.2.1 Datenschutzrechtliche Bestimmungen
Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen (Diese sind als X-Kriterien gekennzeichnet (XK) und stellen Ausschlusskriterien dar (XK-#-A).
- Kap. 4.2.2 Kommunikation mit dem AG (XK-01-A)
- Kap. 4.2.3 Russland-Sanktionen (XK-02-A)

Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbe-werb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

-->Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber den Auftraggebern (bei der benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.