Software für Vertragsmanagement und Qualitätsprüfungen Pflege (01/VE/2025)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der zu erbringenden Leistung ist

• Bereitstellung einer Softwarelösung für Vertragsmanagement und Qualitätsprüfungen Pflege gegen Einmalvergütung (Unternehmenslizenz-Kauf),
• Installation der Software und Hosting erfolgt im externen Rechenzentrum der Auftraggeberin,
• Konfiguration und Implementierung der Softwarelösung, d.h., Erstellung eines Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
• Projektmanagement
• Beratung und Unterstützung der Administratoren und Anwender der Auftraggeberin im Rahmen der Einführungsprojekt (Implementierungsphase),
• Übernahme von Daten und andere Migrationsleistungen,
• Schulungen,
• Systemservice und Softwarepflege,
• Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems,
• Schnittstellenprogrammierung,
• Unterstützung bei der Datensicherung während der Vertragslaufzeit.

Hierzu schließt die Auftraggeberin mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Systemvertrag.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der zu erbringenden Leistungen ist die Überlassung einer Standardsoftware auf Dauer (Verkauf) - Software zur Erfassung, Pflege und Verwaltung von Verträgen mit Leistungserbringern der Pflege nach dem SGB XI und Häuslichen Krankenpflege sowie weiteren pflegenahen Themen nach dem SGB V und/oder deren Verbände im Corporate Design der Auftraggeberin. Die Nutzung einer Vertragsmanagementsoftware im Bereich der Pflege- und Krankenversicherung stützt sich auf verschiedene gesetzliche Grundlagen, insbesondere auf § 35 SGB I, der die Speicherung von Sozialdaten nur dann erlaubt, wenn sie zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist – was auch Vertragsdaten im Rahmen der Pflegeversicherung einschließt. Ergänzend dazu fordern die §§ 72, 75, 84 und 85 SGB XI sowie §§ 132a, 275 und 294 SGB V die schriftliche Ausgestaltung, nachvollziehbare Dokumentation und Prüfbarkeit von Verträgen, wodurch sich die Notwendigkeit einer strukturierten, revisionssicheren und datenschutzkonformen Verwaltung dieser Verträge in einer digitalen Lösung ergibt. Die Vertragsmanagementsoftware ermöglicht die Erfassung von Stammdaten der Leistungserbringer, die Migration von Daten aus bestehenden Anwendungen der Kranken- und Pflegekassen sowie deren Landesverbände sowie den Import und Export von Daten an definierte Beteiligte im Vertragswesen.

Die Vertragsmanagementsoftware ermöglicht die Anlage einer Fallakte mit Ablage aller relevanten Unterlagen für einen Leistungserbringer unter anderem zur Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen, zur Vorbereitung von Vertragsverhandlungen sowie zur Nutzung der Daten für Abrechnungszwecke.

Die Hinterlegung und die Darstellung von Rahmenverträgen, Versorgungsverträgen und Vergütungsvereinbarungen erfolgt in unterschiedlichen Hierarchien der Vertragsmanagementsoftware. Aufgreifkriterium dabei ist der jeweilige Leistungserbringer und nicht der einzelne Vertrag. Im Rahmen von Verhandlungen unterstützt die Vertragsmanagementsoftware die Auswertung von Vergütungen und ermöglicht regionale Vergleiche.

Die Vertragsmanagementsoftware unterstützt bei der Aufgabenwahrnehmung im Verwaltungsverfahren der Qualitätssicherung durch Dokumentation der Ergebnisse von Qualitätsprüfungen sowie bei der Erstellung von Anhörungsschreiben und Maßnahmenbescheiden. Darüber hinaus erfolgt die Erfassung von heimaufsichtsrechtlichen Prüfergebnissen, die für das Vertragsverhältnis von Relevanz sind.

Die Vertragsmanagementsoftware soll in der IT-Infrastruktur der IKK classic gehostet und betrieben werden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) des Bieter aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum und der Nettoauftragswert anzugeben ist. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).

Mindestanforderung:
Eine Referenz einer Kranken- und Pflegekasse, die Landesverbandsfunktion wahrnimmt, bei der eine vergleichbare Vertragsmanagementsoftware für SGB XI und SGB V erfolgreich in den Geschäftsjahren 2022 – 2024 implementiert worden ist. Diese Referenz kann sowohl aktuell noch andauern als auch in den benannten Zeitraum abgeschlossen sein.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

>> siehe Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40)
>> siehe Auftragsverarbeitungsvereinbarung – Sozialdaten (60) nebst Anlagen
>> siehe Eigenerklärung IT- und Informationssicherheit (61)

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.
>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.

>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG ein. Die für die Abfrage
notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die
einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Mit dem Angebot sind zudem eigens generierte Zugangsdaten zur Demoversion der angebotenen Softwarelösung zur Teststellung zur Verfügung zu stellen (siehe Ziffer 5.1 der BWB).
>> Der Bieter hat zudem die grundsätzlichen Systemfunktionen der angebotenen Softwarelösung anhand von drei Use Cases vorzubereiten und in einer Präsentation einem Gremium der Auftraggeberin vorzustellen. Für Use Cases hat der Bieter eigene
Beispieldaten zu verwenden und diese Beispieldaten in dem Testsystem zu nutzen (siehe Ziffer 5.2 der BWB). In einer Live-Online-Präsentation zu einem von der Auftraggeberin festzulegenden Termin nach dem Angebotseingang diese vorzuführen.
Die Auftraggeberin plant die Live-Online-Präsentation für den Zeitraum 06.10. bis 10.10.2025.

>> Dem Angebot ist ein einheitliches vom Bieter selbst zu erstellendes Kurzkonzept zu einem Projektplan (max.10 DIN A4 Seiten, pdf) beizufügen (siehe Ziffer 6 der BWB).

>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung Sozialdaten (60) vorzulegen (siehe Ziffer 7 der BWB):
> Sicherheitskonzept/Löschkonzept: Dem Angebot ist das nach den Vorgaben der Auftraggeberin ausgefüllte Formblatt Sicherheitskonzept (siehe Anlage 1 – Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (60.1)) beizufügen.
Dieses beinhaltet die allgemein bei dem Bieter geltenden Sicherheitsanforderung, welche u.a. in den internen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Bieters verankert sind. Sollte ein leistungsbezogenes Sicherheitskonzept verlangt
werden, welches integrierte Sicherheitsmaßnahmen bei der Dienstleistung wiedergibt, so wird dies in der Leistungsbeschreibung mit aufgeführt. Als Bestandteil des Sicherheitskonzepts ist das unter Ziffer 4.1 letzter Anstrich) des Sicherheitskonzepts
genannte Löschkonzept beizufügen.
> Der vom Auftragnehmer nach § 4 der Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeiter zu bestellende Datenschutzbeauftragte/Ansprechpartner ist der Auftraggeberin bereits mit Abgabe des Angebots zu benennen
(siehe Anlage 5 Ansprechperson (60.5)).
> Der Auftragnehmer teilt die für die Verarbeitung der Sozialdaten der Auftraggeberin vorgesehenen Standorte und Geschäftsräume bereits mit Abgabe des Angebots mit und benennt diese im Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des
Auftragsverarbeiters“ (60.2).
> Die „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (siehe Formblatt 60.3) und die „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (siehe Formblatt 60.4) sind in jedem Fall einzureichen – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass keine
Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses eingesetzt werden und dass keine Wartungsverträge im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis bestehen. Dies dient der Klarstellung aus den Anforderungen des Datenschutzes heraus.
> Zusatzvereinbarung Fernwartung (60.6).

>> Im Übrigen sind vom Bieter folgende weitere Eigenerklärungen vorzulegen:
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.
> Eigenerklärung zu vorgesehener Projektleitung und Stellvertretung mit jeweiliger Qualifikation für die Auftragserfüllung (41) und
> Eigenerklärung zur IT- und Informationssicherheit (61)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.