Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen

Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

Gegenstand der Ausschreibung ist eine KI-basierte Softwarelösung zur automatisierten Dokumentation, Peer Review von medizinischen Gesprächsinhalten und Erstellung von reha-spezifischen Dokumenten (z. B. Entlassungsdokumente, Therapieverlaufsdokumentation etc.) in Rehabilitationskliniken bzw. Reha-Einrichtungen der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft Bahn See, erstmal im Rahmen eines Pilotprojektes und ggf. folgendem Rahmenvertrag. Die Lösung soll die Dokumentationsprozesse in Bezug auf Patientengespräche, Therapieverläufe und Entlassungsberichte erheblich effizienter und fehlerfreier gestalten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-26.

Wer?

• Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-09-26	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Software über KI-Entlassungsbriefe inkl. sonstiger med. Dokumentationen
Referenznummer: ID: 2.471.447
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Medizinsoftwarepaket 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 578 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: ID: 2.471.447
Zusätzliche Informationen:

Im Rahmen der Angebotsabgabe ist durch den Bieter eine schriftliche Ausarbeitung/Erläuterung über das Konzept der Software für die KI-Entlassungsbriefe und Dokumentation sonstiger medizinisch notwendiger Dokumentation für eine Reha sowie ein Handout zur Präsentation der Arbeitsprobe, davon bezieht sich 1 Seite auf den Datenschutz in einfachen Worten, (max. 15 Seiten) einzureichen. Ferner ist eine zusammengefasste Kurzbeschreibung von maximal 2 Seiten beizufügen. Ferner ist dem Angebot beizufügen: • Zertifikat ISO 27001:2022 • C5 Testat für Cloud-Betrieb • Lieferung der erforderlichen Dokumente nach BSI-Grundschutz • Nachweis des BSI-Grundschutz und dem Dienstleister-Assessment, vollumfängliche Erfüllung/ Unterstützung aller sich ergebenden Auditpflichten • Erläuterung des Datenschutzkonzeptes (s. Punkt 9.1 Teil B) Es wird von den Bietern erwartet, dass Sie das im Rahmen der Angebotsabgabe eingereichte Konzept in Form einer Demonstration bzw. Präsentation vor einem Sachverständigengremium der KBS schlüssig darstellen. Die Präsentation findet voraussichtlich am 20.11.2025 und/oder 21.11.2025 per Videotelefonie oder über andere geeignete digitale Kommunikationswege vor einem Sachverständigengremium statt. Der zeitliche Gesamtumfang des Präsentationstermins beträgt in jedem Fall max. 90 Minuten. Der Zeitplan ist einzuhalten.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Medizinsoftware 📦
Stadt: Bad Driburg
Bad Neuenahr
Bad Soden-Salmünster
Borkum
Warmbad
Marquardstein
Badenweiler
Bad Homburg
Püttlingen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung:

Ahrweiler 🏙️

Aurich 🏙️

Breisgau-Hochschwarzwald 🏙️

+ 6 weitere

Erzgebirgskreis 🏙️

Hochtaunuskreis 🏙️

Höxter 🏙️

Main-Kinzig-Kreis 🏙️

Regionalverband Saarbrücken 🏙️

Traunstein 🏙️

Dauer: 6 Monate
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Der Leistungszeitraum beginnt mit einer Pilotphase für die Knappschafts-Klinik Bad Driburg, der Knappschafts-Klinik Bad Soden-Salmünster, der Knappschafts-Klinik Warmbad und der Paul-Ehrlich Klinik Bad Homburg am 01.04.2026 und endet am 30.09.2026 Nach der Pilotphase kann der Vertrag um weitere 6 Monate für alle oder auch einzelne Kliniken verlängert werden. Der Auftragnehmer wird durch den IT- Projektmanager der Reha-Kliniken spätestens zwei Wochen vor Ende der Laufzeit über das weitere Vorgehen informiert. Nach Ende der Pilotphasen können die jeweiligen Kliniken entscheiden, die entsprechenden Leistungen im Rahmen der Vertragslaufzeit abzurufen. Der Rahmenvertrag verlängert sich höchstens drei Mal jeweils um 12 Monate für alle Kliniken oder einzelne Kliniken, wenn er nicht drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit durch den jeweiligen Auftraggeber gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens am 31.03.2030. Es besteht keine Abrufverpflichtung. Wird die unter Punkt 1 Teil B (Leistungsbeschreibung) genannte Höchstmenge ausgeschöpft, endet die Abrufmöglichkeit.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität davon: 1. Schriftliche Darstellung und Präsentation des Konzeptes 30 % 2. Demonstration/ Präsentation einer Arbeitsprobe 40 %
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Beschreibung
Stadt: Dad Driburg
Marquartstein

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-28 11:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen:

Falls Bieter Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorlegen, kann die KBS diese gemäß § 56 Abs. 2 VgV unter Beachtung des Gleichbehandlungs- und Transparenzgrundsatzes bis zum Ablauf der im Nachforderungsschreiben bestimmten Nachfrist nachfordern. Gemäß § 56 Absatz 3 VgV gilt dies grundsätzlich nicht für wesentliche Preisangaben und andere leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Ein Anspruch seitens der Bieter auf Nachforderung von Unterlagen durch die Auftraggeberin besteht nicht.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

die den Vergabeunterlagen beifügte Eigenerklärung…

… zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen. Es ist die Anlage 9 auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.

… zum EU Sanktionspaket gegen Russland . Es ist die Anlage 10 auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz - MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt von Amts wegen an.

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

die den Vergabeunterlagen beigefügten • Anlage 4 – Musskriterien Datenschutz Auftragsverarbeitung • Anlage 5 – KBS Assessment Dienstleister • Anlage 6 – EVB-IT Cloudvertrag • Anlage 7 – Kriterienkatalog für IT-Cloudleistungen • Anlage 8 – Vertragsmuster Auftragsverarbeitung Es ist die Anlagen 4, 5, 6,7 und 8 auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es ist die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 9) auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Nationale Registrierungsnummer: 992-8000344
Postanschrift: Wasserstraße 215
Postleitzahl: 44799
Postort: Bochum
Region: Bochum, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@kbs.de 📧
Telefon: +49 234 3040 📞
URL: www.kbs.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=801071 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=801071 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Nationale Registrierungsnummer: Diese Angabe liegt uns nicht vor.
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str.16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 228-94990 📞
Fax: +49 228-9499400 📠
URL: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-26+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 186-635154 (2025-09-26)

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