Softwaresystem zum Auftragsmanagement und zur Befundübermittlung von patientenbezogenen Laboranalysen | Kliniken der Stadt Köln gGmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2025-08-01	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH (nachfolgend AG genannt) beabsichtigt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens die Beschaffung und Einführung eines Softwaresystems zum Auftragsmanagement und zur Befundübermittlung (auch Order-Entry-System genannt) von patientenbezogenen Laboranalysen für das Hygienelabor der AG. Das Labor des Instituts für Hygiene der AG führt als akkreditiertes Medizinisches (ML-13430-02) Labor mikrobiologische und molekularbiologische Untersuchungen (u.a. MRE-Screening, Multiplex-PCR Analysen) aus Humanproben für die AG durch.

Ziel ist es, die bislang papierbasierten Prozesse der Laborauftragsanforderung sowie der Befundübermittlung durch ein digitales, zukunftsfähiges System zu ersetzen. Damit soll die Patientensicherheit verbessert, der administrative Aufwand reduziert und die medienbruchfreie Kommunikation zwischen klinischem Personal und Hygienelabor sichergestellt werden. Die geplante Lösung soll nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur sowie in das vorhandene Klinikinformationssystem (ClinicCentre, mesalvo) und das Laborinformationssystem des Hygienelabor (IMP-Computersysteme AG Labor) der AG integriert werden. Anzumerken ist, dass die AG über eine nicht genutzte ixserv-Basismodule-Standard-Lizenz der Dedalus HealthCare GmbH verfügt.

Es wird darauf hingewiesen, dass die verfahrensgegenständlichen Leistungen aus Mitteln des Krankenhauszukunftsfonds (KHZF), finanziert werden, der durch die Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) der Europäischen Union refinanziert wird. Insofern unterliegt die Beschaffung der verfahrensgegenständlichen Leistungen auch den einschlägigen zuwendungsrechtlichen Bedingungen.
Auf Grund dessen sind vorliegend zur Erreichung der Förderfähigkeit bestimmte Muss-Anforderungen des betreffenden Fördertatbestands 6 zu erfüllen.

Über die anfängliche Festlaufzeit Support & Service (3 Jahre) hinaus steht der Auftraggeberin eine zweimalige Verlängerungsoption zu. Sie kann durch einseitige schriftliche Erklärung die Laufzeit des Vertrags jeweils um ein Jahr, d.h. bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 5 Jahren verlängern.

Die Auftragnehmerin (nachfolgend AN) soll nach Maßgabe der Vergabeunterlagen einschließlich der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung mit der abnahmereifen, d.h. im Wesentlichen mangelfreien, sowie einer mit der gegenwärtigen IT-Landschaft kompatiblen flächendeckenden Implementierung und Inbetriebnahme eines Order-Entry-Systems beauftragt werden.
Insofern sind nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung von der Projektierung und Planung über die Installation und Inbetriebnahme bis hin zum Support & Service alle erforderlichen Leistungen zu erbringen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH (nachfolgend AG genannt) beabsichtigt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens die Beschaffung und Einführung eines Softwaresystems zum Auftragsmanagement und zur Befundübermittlung (auch Order-Entry-System genannt) von patientenbezogenen Laboranalysen für das Hygienelabor der AG. Das Labor des Instituts für Hygiene der AG führt als akkreditiertes Medizinisches (ML-13430-02) Labor mikrobiologische und molekularbiologische Untersuchungen (u.a. MRE-Screening, Multiplex-PCR Analysen) aus Humanproben für die AG durch.

Ziel ist es, die bislang papierbasierten Prozesse der Laborauftragsanforderung sowie der Befundübermittlung durch ein digitales, zukunftsfähiges System zu ersetzen. Damit soll die Patientensicherheit verbessert, der administrative Aufwand reduziert und die medienbruchfreie Kommunikation zwischen klinischem Personal und Hygienelabor sichergestellt werden. Die geplante Lösung soll nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur sowie in das vorhandene Klinikinformationssystem (ClinicCentre, mesalvo) und das Laborinformationssystem des Hygienelabor (IMP-Computersysteme AG Labor) der AG integriert werden. Anzumerken ist, dass die AG über eine nicht genutzte ixserv-Basismodule-Standard-Lizenz der Dedalus HealthCare GmbH verfügt.

Es wird darauf hingewiesen, dass die verfahrensgegenständlichen Leistungen aus Mitteln des Krankenhauszukunftsfonds (KHZF), finanziert werden, der durch die Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) der Europäischen Union refinanziert wird. Insofern unterliegt die Beschaffung der verfahrensgegenständlichen Leistungen auch den einschlägigen zuwendungsrechtlichen Bedingungen.
Auf Grund dessen sind vorliegend zur Erreichung der Förderfähigkeit bestimmte Muss-Anforderungen des betreffenden Fördertatbestands 6 zu erfüllen.

Über die anfängliche Festlaufzeit Support & Service (3 Jahre) hinaus steht der Auftraggeberin eine zweimalige Verlängerungsoption zu. Sie kann durch einseitige schriftliche Erklärung die Laufzeit des Vertrags jeweils um ein Jahr, d.h. bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 5 Jahren verlängern.

Die Auftragnehmerin (nachfolgend AN) soll nach Maßgabe der Vergabeunterlagen einschließlich der (teil-)funktionalen Leistungsbeschreibung mit der abnahmereifen, d.h. im Wesentlichen mangelfreien, sowie einer mit der gegenwärtigen IT-Landschaft kompatiblen flächendeckenden Implementierung und Inbetriebnahme eines Order-Entry-Systems beauftragt werden.
Insofern sind nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung von der Projektierung und Planung über die Installation und Inbetriebnahme bis hin zum Support & Service alle erforderlichen Leistungen zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer der „Eignung zur Berufsausübung“ entsprechenden Kategorie in dem von der Auftraggeberin genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium „Eintragung in das Handelsregister“ zugeordnet.]

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister. Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Die zur Eignung zur Berufsausübung geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter
und bei Bietergemeinschaften jeweils von allen Mitgliedern vorzulegen. Bedient sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die unter 5.1.9 aufgelistete Erklärung Allgemeine Unternehmensdarstellung/ Firmenprofil und die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gesondert auch vom jeweiligen Eignungsverleiher beizubringen/ zu erklären und dem Angebot beizufügen. Geforderte Erklärungen/ Nachweise sind:
1. Allgemeine Unternehmensdarstellung / Firmenprofil, Angaben zur Eintragung in das Berufs- bzw. Handelsregister oder zu einer gleichwertigen Registrierung bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, Angaben zu Einträgen im Gewerbezentralregister oder in ein vergleichbares Register bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes (Formular Allgemeine Unternehmensdarstellung/Firmenprofil),

2. Im Fall einer Bietergemeinschaft Angabe der Mitglieder und des bevollmächtigten Vertreters; Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung; Angaben zur Aufgabenverteilung und zu den Gründen für die Bildung der Bietergemeinschaft (Formular Erklärung der Bietergemeinschaft),

3. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 Abs. 1 GWB und der in § 124 Abs. 2 GWB genannten Ausschlussgründe sowie denen nach § 5 KorruptionsbG NRW (Formular Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen); Hinweis: Maßnahmen des Bieters/ des Mitglieds der Bietergemeinschaft/ des Eignungsverleihers zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sind als gesonderte Erklärungen mit dem Angebot einzureichen),

4. Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiloG (Formular Erklärung zu § 19 Abs.3 MiLoG),

5. ggf. Erklärung zur Unterauftragsvergabe (Formular Erklärung zur Unterauftragsvergabe),

6. ggf. Erklärung zur Eignungsleihe (Formular Erklärung zur Eignungsleihe),

7. ggf. Verpflichtungserklärung des Eignungsverleihers (Formular Verpflichtungserklärung des
Eignungsverleihers),

8. Erklärung Russland (Formular Erklärung Russland)

9. Erklärung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (Formular - Erklärung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz).

Liegen die erforderlichen Erklärungen nicht vor, wird keine Eignung angenommen und es erfolgt der Ausschluss des Bieter/ der Bietergemeinschaft vom Verfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer der „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ entsprechenden Kategorie in dem von der Auftraggeberin genutzten Vergabeportal wurden die nachstehend geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium „Berufliche Risikohaftpflichtversicherung“ zugeordnet.]

Die zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Bedient sich der Bieter/die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die Erklärungen - soweit sie von dem Eignungsverleiher abzudecken sind - von diesem beizubringen/ zu erklären und dem Angebot beizufügen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können - müssen aber nicht - von der AG nachgefordert werden. Im Übrigen gilt das insoweit zur Eignung zur Berufsausübung Ausgeführte.
Geforderte Erklärungen/ Nachweise sind:

1.Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (Formular Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung). Die Deckungssummen für Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden müssen mindestens 2.000.000 EUR pro Versicherungsfall betragen. Die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr muss mindestens das Zweifache der vorbenannten Deckungssummen betragen (Mindestanforderung).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
1. Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (Formular Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung). Die Deckungssummen für Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden müssen mindestens 2.000.000 EUR pro Versicherungsfall betragen. Die Maximierung der Ersatzleistung pro Versicherungsjahr muss mindestens das Zweifache der vorbenannten Deckungssummen betragen (Mindestanforderung).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

[Hinweis: Mangels Wählbarkeit einer der „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“ entsprechenden Kategorie in dem von der Auftraggeberin genutzten Vergabeportal wurden die nachstehenden geforderten Erklärungen und Nachweise dem Kriterium „Referenzen zu bestimmten Lieferungen“ zugeordnet.]

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Die zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Bedient sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die Erklärungen - soweit sie von einem Eignungsverleiher abzudecken sind - von diesem beizubringen/ zu erklären und dem Angebot beizufügen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können - müssen aber nicht - von der AG nachgefordert werden. Im Übrigen gilt das insoweit zur Eignung zur Berufsausübung Aufgeführte.

Geforderte Erklärungen/ Nachweise sind:
1.Erklärung zu den Referenzen über Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, einschließlich u.a. Auftraggeber, Ansprechpartner des Auftraggebers (Formular Erklärung zu den Referenzen). Es sind mindestens drei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzen nachzuweisen. Vergleichbar sind Referenzleistungen, welche die nachfolgend benannten Anforderungen jeweils kumulativ erfüllen (Mindestanforderung):
(i) die Implementierung eines Order-Entry-Systems
(ii) für einen Krankenhausverbund oder ein Krankenhaus
(iii) mit mind. 800 Betten.
Die Referenzleistung muss beendet sein. Der Beendigungszeitpunkt darf bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes nicht länger als 3 Jahre zurückliegen (Mindestanforderung).
Der Bieter / Das Mitglied der Bietergemeinschaft / Die Bietergemeinschaft / Der Eignungsverleiher muss den Referenzauftrag nicht zwingend hauptverantwortlich erbracht haben. Die Vorlage eines Referenzauftrags, den ein Bieter / ein Mitglied der Bietergemeinschaft / eine Bietergemeinschaft /ein Eignungsverleiher in der Rolle als Unterauftragnehmer erbracht hat, ist zugelassen.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
1. Erklärung zu den Referenzen über Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, einschließlich u.a. Auftraggeber, Ansprechpartner des Auftraggebers (Formular Erklärung zu den Referenzen). Es sind mindestens drei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzen nachzuweisen.
Vergleichbar sind Referenzleistungen, welche die nachfolgend benannten Anforderungen jeweils kumulativ erfüllen (Mindestanforderung):
(i) die Implementierung eines Order-Entry-Systems
(ii) für einen Krankenhausverbund oder ein Krankenhaus
(iii) mit mind. 800 Betten.
Die Referenzleistung muss beendet sein. Der Beendigungszeitpunkt darf bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes nicht länger als 3 Jahre zurückliegen (Mindestanforderung).
Der Bieter / Das Mitglied der Bietergemeinschaft / Die Bietergemeinschaft / Der Eignungsverleiher muss den Referenzauftrag nicht zwingend hauptverantwortlich erbracht haben. Die Vorlage eines Referenzauftrags, den ein Bieter / ein Mitglied der Bietergemeinschaft / eine Bietergemeinschaft /ein Eignungsverleiher in der Rolle als Unterauftragnehmer erbracht hat, ist zugelassen.