Technisches Gebäudemanagement für die Liegenschaften des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) in 10117 Berlin - VOEK 434-24

Kurze Beschreibung

Mit dieser Ausschreibung und der projektbegleitenden Steuerung des Auftragnehmers (AN) über die gesamte Laufzeit des Vertrages soll für die ausgeschriebenen Leistungen des Betreibens, Bedienens und des Störungsmanagements der technischen Anlagen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales in Berlin ein qualitativ hochwertiges Gebäudemanagement zu wirtschaftlich günstigen Konditionen sichergestellt werden.
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Es ist eine uneingeschränkte Nutzung des Gebäudes und der technischen Anlagen (365/366 Tage pro Jahr / 24 Stunden am Tag) mit möglichst geringfügigen
Störungen und Unterbrechungen des Dienstbetriebes anzustreben.
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Die technischen Anlagen sind in einen Hauptstandort mit mehreren zusammenhängenden Gebäudeteilen sowie drei Nebenstandorten in unmittelbarer Nachbarschaft aufgeteilt
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Die Leistungen des AN umfassen nach Art und Umfang sämtliche Maßnahmen, welche
für einen sicheren, funktionstüchtigen, wirtschaftlichen und umweltschonenden Betrieb
der Liegenschaft, der Gebäude und der technischen Anlagen erforderlich sind und die
Betreiberpflichten durch den AN sicherstellt. Der AN ist damit u.a. für die
zyklische und termingerechte Wartung; Inspektion und Prüfung während und nach
Ablauf der Herstellergewährleistung vollumfänglich verantwortlich. Im Rahmen des
Störungsmanagements gewährleistet der AN 24 Stunden täglich und an 365/366 Tagen
im Jahr einen Störungsdienst.
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Die geforderten Leistungen sind entsprechend der DIN 31051 / EN 13306, DIN 32736,
den Richtlinien des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und
kommunaler Verwaltungen (AMEV) sowie der VDMA 24186 zu erbringen.
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Weitere Leistungsbestandteile sind u.a. das Energie-, Kommunikations- und
Stillstandsmanagement, ggf. die Gewährleistungsüberwachung, alle
Wiederholungsprüfungen durch Sachverständige für alle prüfpflichtigen Anlagen, die
Prüfung ortsfester und ortsveränderlicher Betriebsmittel und die Entsorgung.
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Weitere Leistungen sind die Start-Up-Phase / Vertragsauslaufphase mit der
geordnete Übernahme der Anlagen zu Leistungsbeginn sowie die reibungslose
Übergabe nach Leistungsende, das Instandhaltungsmanagement und der
Bereitschaftsdienst, die Objektleitung und Haustechnikleistungen.
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Der AN hat über den durch Vertrag vereinbarten Leistungsumfang hinausgehende Aufträge gegen Entgelt zu übernehmen. Dazu können Bau- oder
Dienstleistungsaufträge in unterschiedlichem Umfang/Auftragswert gehören.
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Der AN setzt für die Bereiche Bürokommunikation (Word, Excel, Outlook),
Zeiterfassung der Mitarbeiter des AN, Instandhaltungsplanung, Kaufmännisches
Management und Energiemanagement eigenständig moderne EDV- bzw. CAFMSysteme zur Weitergabe der benötigten Daten an die AG ein. Das CAFM-System
des AN muss sowohl software- als auch hardwareseitig den ITSicherheitsanforderungen
des BSI entsprechen.
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Dem AN stehen Räumlichkeiten sowie Wärme, Wasser und Elektroenergie für seine Vertragserfüllung unentgeltlich zur Verfügung. Der AN stellt alle erforderlichen Werkzeuge, Geräte und Materialien für seine Leistungserbringung.
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Das eingesetzte Personal des AN einschl. genehmigter Unterauftragnehmer
muss grundsätzlich im Besitz einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung SÜ2 nach § 9 SÜG sein.
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Für die Ausführung der Leistungen werden u.a. 1 Objektleiter, 5 Haustechniker, 2 Servicetechniker und 1 unterst. Objektleiter sowie deren Vertreter benötigt.
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Genaue Angaben sind dem Vertrag und seinen Anlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Es werden Leistungen des Technischen Gebäudemanagements für das
Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Berlin ausgeschrieben.
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Die Leistungserbringung erfolgt in folgenden Stufen:
1.Start-Up-Phase:
Stufe 1: beginnt mit Zuschlagserteilung, geplant ist der 29.07.2025,
Stufe 2: beginnt spätestens drei Monate vor Regelbetrieb
2.Regelbetrieb: Beginn 01.10.2026 bis Vertragsende: 30.09.2031 (ggf. optionale
Verlängerung bis 30.09.2036)
3.Vertragsauslaufphase mit Objektrückgabe bzw. -übergabe an die AG oder ggf.
an einen neuen Dienstleister zu Ende des Leistungszeitraumes
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Start-Up-Phase:
- Einarbeitung des AN in sämtliche Aufgabenbereiche / Abläufe in Abstimmung mit der Auftraggeberin (AG)
- bereits ab Zuschlagserteilung sind regelmäßige Besprechungs- und
Abstimmungstermine vorgesehen, an welchen seitens des AN mindestens der
Projekt-, der Objektleiter sowie dessen Vertreter teilnehmen müssen
- für die Übernahme der Liegenschaft hat der AN in ausreichenden Umfang
Personal (Start-Up-Team) bereitzustellen, dem mind. der vorgesehe Objektleiter
und ein erfahrener Projektleiter angehören;
Konkretisierungen der Leistungen sind der Leistungsbeschreibung zu
entnehmen.
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Regelbetrieb
a) geforderte Leistungen:
- Betreiben
- Inspektion
- Sachkunde- und Sachverständigenprüfungen
- DGUV Vorschrift 4 - Leistungen (ortsfeste und ortsveränderliche Anlagen und
Betriebsmittel)
- Stellen der verantwortlichen Elektrofachkraft und Anlagenverantwortliche
- Wartung
- Instandsetzung
- Optimieren
- Störungsmanagement
- ggf. Gewährleistungsüberwachung
- Berichten
- Dokumentieren
- Energiemanagement
- Stillstandsmanagement / Stillstandswartung
- Entsorgung
- Kommunikationsmanagement
- EDV
- Nutzung eines CAFM-Systems
- Instandhaltungsmanagement und Bereitschaftsdienst
- Objektleitung
- Haustechnikleistungen
nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen unter Einhaltung
- der jeweils gültigen Bestimmungen
- der behördlichen Auflagen und Bestimmungen
- der öffentlich-rechtlichen Anforderungen
- den jeweils gültigen anerkannten Regeln der Technik
- den Herstellerangaben.
b) Die geforderten Leistungen sind an folgenden Anlagengruppen nach DIN 276:
- 300, 330, 340, 360, 410, 420, 430, 440, 450, 460, 470, 480 und 540
sowie Leistungen nach den allg. Vorschriften/Normen und anerkannten
Regeln der Technik wie:
- DGUV V4 Prüfung der ortsveränderl. elektrischen Betriebsmittel
- DGUV V4 Prüfung der ortsfesten elektrischen Anlagen und Betriebsmittel
- VDI 2052 Raumlufttechn. Anlagen für Küchenanlagen
- VDI 2035 Vermeidung von Schäden in Warmwasser-Heizungsanlagen
- VDI 6022 Hygieneinspektion lüftungstechnische Anlagen
- VDI 6023 Trinkwasser-/ Legionellen-Prüfung inkl. Chlorid- und Chlorat-
Messung
- TrinkwV 2001 Trinkwasseruntersuchung gemäß der aktuellen Fassung
- TRBS 1201 Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln und
überwachungsbedürftigen Anlagen
- TRBS 2181 Schutz vor Gefährdungen beim Eingeschlossensein in
Personenaufnahmemitteln
- TRBS 3121 Betrieb von Aufzugsanlagen
- BetrSichV Betriebssicherheitsverordnung
- 42. BImschV Bundesimmissionsschutzverordnung
- technische Prüfverordnung des jeweiligen Bundeslandes
- alle Wiederholungsprüfungen durch Sachverständige, für alle prüfpflichtigen
Anlagen zu erbringen.
Darüber hinaus sind die Erfordernisse des Bundes-Klimaschutzgesetzes (KSG) zu
berücksichtigen. Das bedeutet insbesondere, dass dem Einsatz von klima- und
umweltfreundlichen Produkten (Materialien, Betriebs-/Hilfsstoffe, Ersatz-
/Austauschteile etc.) der Vorrang zu geben ist, soweit die Funktionalität und
Lebensdauer der technischen Anlagen nicht beeinträchtigt wird.
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Vertragsauslaufphase
Die Rückgabe umfasst die im Leistungsverzeichnis aufgeführten und ggf. im
Vertragszeitraum installierten Anlagen, technischen Systeme bzw. Baugruppen,
welche mittels Übergabeprotokoll an die AG oder den ggf. neuen Dienstleister
übergeben werden.
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Konkretisierungen der Leistungen sind dem Vertrag und seinen Anlagen zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

1) Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang
mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen
auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z. T. auch außerhalb
der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl
Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie
833/2014 (Russland-Embargoverordnung) als auch eine Beteiligung
solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im
Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises, soweit auf diese
zugezogenen Unternehmen mehr als 10% des Auftragswertes entfallen. Um die
Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, sind vom Bieter bei Ziffer II.4. der
Anlage B-03 „Bieterauskunft Eignungskriterien“ Erklärungen abzugeben und
diese zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über
die e-Vergabe-Plattform einzureichen.
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2) Für die Angebotsabgabe ist eine Ortsbesichtigung zwingend vorgeschrieben und kann vom 25.03.2025 bis zum 11.04.2025 durchgeführt werden. Spätester Termin für die Anmeldung zur Ortsbesichtigung ist drei Werktage vor Wunschtermin. Mit dem Angebot ist der Nachweis über die Teilnahme an einer zwingenden Ortsbesichtigung (Anlage B-08) einzureichen. Die Nichtvorlage des Teilnahmenachweises führt grundsätzlich zum Ausschluss vom Verfahren.
Die Terminanmeldung muss per E-Mail an mario.tauche@bundesimmobilien.de verbindlich angekünigt werden. Dabei sind maximal zwei Personen unter Angabe des Vornamens, Nachnamens, Geburtsortes, Geburtsdatums, der Firma und einer Telefonnummer anzumelden.
Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
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3.1) Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten
Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform
(www.evergabe-online.de) einzureichen.
Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt
werden. Anfragen sind bis spätestens am 24.04.2025 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können.
Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt.
Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
3.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an den
e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 610 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis
14:00 Uhr
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Für die Ausführung des Auftrags gelten darüber hinaus besondere Bedingungen (Ausführungsbedingungen i. S. d. § 128 Abs. 2 GWB) wie folgt:
1. Geheimhaltung und Datenschutz
Der AN und die AG haben alle Informationen im Zusammenhang mit diesem Vertrag sowie Geschäftsgeheimnisse uneingeschränkt vertraulich zu behandeln und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Geschäftsgeheimnisse sind insbesondere Kenntnisse über Verfahren und Geschäftsmethoden der Vertragsparteien, ihrer Unternehmen und Geschäftspartner in technischer, kaufmännischer und sonstiger Hinsicht, Kenntnisse über Daten und sonstige Informationen, die den Finanzstatus und die Mitar-beiterführung der Vertragsparteien und deren Unternehmen berühren, Informationen über die Einzelhei-ten aus Verkaufs-, Sanierungs- und sonstigen Geschäftshandlungen, soweit diese nicht allgemein bekannt sind. Die geltenden geheimhaltungsrelevanten Vorschriften und die Vorgaben im Informati-onsblatt - Meldung und Erkennung von IT-sicherheitsrelevanten Vorfällen und Datenschutzvorfällen der AG sind einzuhalten.
Äußerungen jeder Art, insbesondere Berichte, Empfehlungen und Pressemitteilungen oder Teile davon, die sich auf den Vertrag und die AG beziehen, darf der AN nur nach ausdrücklicher, vorheriger, schriftlich erteilter Einwilligung der AG Dritten zur Verfügung stellen. Diese Verpflichtungen gelten nach der Beendigung des Vertrages fort.
Der AN hat sein Personal zur Verschwiegenheit gemäß Anlage – Verschwiegenheitserklärung - zu verpflichten und von diesem vor dem erstmaligen Arbeitseinsatz eine schriftliche Verschwiegenheits-erklärung zu verlangen. Diese Erklärung ist jährlich zu wiederholen, die Einhaltung dieser Pflicht sicherzustellen.

Soweit der AN in Ausführung der vertraglichen Leistungspflichten personenbezogene Daten erlangt, ist er verpflichtet, die Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und der anwendbaren Datenschutzgesetze der Länder zu beachten.

2. Sicherheitsüberprüfung
Für den Zutritt zu der vertragsgegenständlichen Liegenschaft wird eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung Ü2- gemäß §9 Abs.1 Nr.1 und 2 SÜG gefordert. Die eingesetzten Nachunternehmer müssen vom
AN begleitet werden, sofern diese nicht über eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung („Ü2“) nach § 9 SÜG verfügen.
Die Durchführung der Sicherheitsüberprüfungen erfolgt in der Zuständigkeit der AG gemäß § 3 Abs. 1 Nr. 1 SÜG. Eine Abweichung hiervon ist nur möglich, sofern sich der AN bereits in der Geheimschutz-betreuung der Wirtschaft im Zuständigkeitsbereich des BMWi befindet.
Der AN verpflichtet sich, nach Aufforderung durch das Objektteam der AG die einzusetzenden Personen zu benennen, welche bereit sind, sich einer Sicherheitsüberprüfung zu unterziehen bzw. für die die Sicherheitsüberprüfungen bereits von einer anderen öffentlichen Stelle oder vom BMWi durchgeführt worden sind – unter Angabe der Art und des Datums des SÜ –. Das gilt auch bei Nachmeldungen für zusätzlich einzusetzendes Personal.
Der Stabsbereich Geheimschutz der AG übersendet dem Personalkoordinator des AN die für die Durchführung der Sicherheitsüberprüfungen erforderlichen Unterlagen, die dieser dann kurzfristig an die zu überprüfenden Personen weiterleitet bzw. diesen zur Verfügung stellt. Der AN verpflichtet sich, dem Stabsbereich Geheimschutz der AG innerhalb der von ihm benannten Frist (in der Regel 14 Tage) die geforderten Unterlagen der zu überprüfenden Beschäftigten vollständig, korrekt und leserlich ausgefüllt zuzusenden.
Im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung ist die AG berechtigt, Personal ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
Kosten für die Sicherheitsüberprüfungen fallen für den AN nicht an.

Die Sicherheitsüberprüfung von ausländischen Beschäftigten kann, je nach Herkunftsland, mitunter unmöglich sein. Daher birgt die Anmeldung ausländischen Dienstleistungspersonals zu Überprüfun-gen nach Ü2 die Möglichkeit der Ablehnung mangels Überprüfbarkeit und damit für den Auftragnehmer das Risiko, dass der vorgesehene Arbeitnehmer ggf. nicht auf der Liegenschaft eingesetzt wer-den kann.

Die Auftraggeberin weist auf Folgendes hin: Die Durchführung der Sicherheitsüberprüfung von Personen mit einem Auslandsbezug (z.B. nichtdeutsche Staatsangehörigkeit, Aufenthalt in den letzten 5 Jahren nicht in Deutschland oder im EU-Ausland u.a.) kann, je nach Einzelfall, unmöglich sein bzw. führt in jedem Fall zu längeren Verfahrenslaufzeiten. Sicherheitserhebliche Erkenntnisse mit der Folge der Ablehnung können insbesondere vorliegen bei: Straftaten der Person in den letzten 5 Jahren, Zwangsvollstreckungsmaßnahmen, Insolvenzverfahren, Beziehungen und Kontakte in Staaten im Sin-ne des § 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG (Staatenliste des BMI), Alkohol- und Drogenabhängigkeit u.a..Es handelt sich hierbei um eine nicht abschließende Beispielnennung. In jedem Fall führen diese Sachverhal-te stets zu verlängerten Verfahrenslaufzeiten der Sicherheitsüberprüfung. Das Risiko der Verfahrensverzögerung sowie der Ablehnung einer Person im Ergebnis einer nicht erfolgreich durchgeführten Sicherheitsüberprüfung, gleich aus welchem Grund, verbleibt beim Auftragnehmer.

Beschreibung der Optionen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige Erklärung der AG um 5 Jahre verlängert werden, also maximal bis 30.09.2036.
Die Optionsausübung muss dem AN bis spätestens sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform zugehen; anderenfalls erlischt das Verlängerungsoptionsrecht der AG. Ein Anspruch des AN auf Verlängerung besteht nicht.

Zusätzliche Informationen

Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richten sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.

Beschreibung

Das eingesetzte Personal des AN einschließlich der genehmigten Nachunternehmer muss grundsätzlich über eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes (Sicherheitsüberprüfungsgesetz - SÜG) verfügen. Erforderlich ist eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung gem. § 9 Abs.1 Nr. 1 und 2 SÜG (sog. Ü2).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
Geforderte Deckungssummen (pro Versicherungsjahr mindestens zweifach maximiert): Personenschäden: mindestens 5 Mio. €; Sachschäden mindestens 5 Mio. €; Vermögensschäden mindestens 500.000 €; Schlüsselschäden mindestens 100.000 €. Sofern die Höhe der Deckungssummen für die jeweiligen Schadensereignisse derzeit nicht ausreicht, muss der Bieter unmittelbar nach Zuschlagserteilung die entsprechende Anpassung der Versicherungsdeckungssummen der Betriebs- /Berufshaftpflichtversicherung für die Dauer der Verträge vornehmen.
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- Eigenerklärung zum Umsatz
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).