Telematik Lichtbildbeschaffung (07/U/2025)

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Vertrages sind Dienstleistungen des Auftragnehmers wie folgt:
• Betrieb eines webgestützten Lichtbild-Portals sowie eines webgestützten Auskunft-Portals für die Beschaffung von Lichtbildern für die eGK im Rahmen einer SaaS-Lösung inklusive Hosting
(ausschließlich innerhalb der EU zulässig),
• Dienstleistung:
- Verarbeiten aufgenommener (per Webcam) / übermittelter Lichtbilder (Upload) aus dem Lichtbildportal
- Annahme und Verarbeitung aus den schriftlichen Bildanforderungen der Auftraggeberin stammende digitalisierte Rücksendeabschnitte
- temporäres elektronisches Archivieren von digitalen Bildern und digitalen Rücksendeabschnitten.
• Beratung und Implementierung sowie
• Bereitstellen von Statistiken und Monitoring-Daten
Hierzu schließt die Auftraggeberin mit dem Auftragnehmer einen EVB-IT Dienstvertag.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Inanspruchnahme von Leistungen ist von den Versicherten im Vorfeld der Behandlung dem behandelnden Arzt ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) vorzulegen. Die Gesundheitskarten enthalten bei allen Versicherten ab vollendetem 15. Lebensjahr ein Lichtbild.
Im laufenden Regelverfahren ist die Beschaffung von Bildern für Neukunden sowie bei Bestandsversicherten erforderlich, deren Lichtbild nach 10 Jahren die Gültigkeit verliert. Hierzu werden die Kunden, für die ein Bild erforderlich ist, durch die Auftraggeberin angeschrieben und um die Abgabe eines Lichtbildes gebeten. Sollte den Kunden die Abgabe eines digitalen Bildes nicht möglich sein, kann auf einem beigefügten Lichtbildformular ein physisches Bild eingereicht werden. Dieses wird an den Scan-Dienstleister der Auftraggeberin geschickt und dort zur weiteren Verarbeitung eingescannt.
Die zu vergebene Dienstleistung beinhaltet Folgendes:
- die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenheftes nach Zuschlagserteilung.
- die Aufnahme von Bildern der Versicherten über ein Webportal in deutscher Sprache mittels eigener internetfähiger Geräte wie PCs, Notebooks, Smartphones oder Tablets, die mit Kameras ausgestattet sind.
- die Versicherten erhalten die Möglichkeit, bereits vorhandene digitale Bilder über das Webportal zu übermitteln (Upload).
- das Portal entspricht den Vorgaben nach dem Barrierefreiheitsgesetz vom 16.07.2021, gültig ab 28.06.2025
- Ferner werden digitale Bilder der Auftraggeberin vom Auftragnehmer angenommen, verarbeitet und final geprüft
- aus den schriftlichen Bildanforderungen der Auftraggeberin stammende Lichtbilder werden digitalisiert zur Verfügung gestellt und sind vom Auftragnehmer entgegenzunehmen, zu verarbeiten und final zu prüfen.

Wichtige Hinweise:
Die erhaltenen Bilder sind zu prüfen und soweit möglich und notwendig zu optimieren und zusammen mit weiteren Daten der Auftraggeberin zur Verfügung zu stellen.
Das Produzieren und Versenden schriftlicher Bildanforderungen sowie das Scannen von physischen (Papier-)Bildern sind explizit nicht Gegenstand der beauftragten Dienstleistung.
Der Betrieb von Rechenzentrumsdienstleistungen inklusive des Hostings von Web-Anwendungen ist ausschließlich innerhalb der Europäischen Union zulässig.

Entwicklungsziele:
Die Auftraggeberin ist in hohem Maße an der Weiterentwicklung der in dieser Leistungsbeschreibung skizzierten Prozesse zur Annahme und Bearbeitung digitaler Bilder ihrer Versicherten interessiert. Die Vertragspartner verpflichten sich, ihr Möglichstes zum Erreichen dieser Ziele beizutragen.
Die Leistungsbeschreibung stellt daher ein Basis-Set der zum Start sicherzustellenden Anforderungen dar. Im Laufe des Vertragsverhältnisses sollen die Prozesse gemeinsam von Auftraggeberin und Auftragnehmer weiterentwickelt werden, mit dem Ziel
- möglichst viele Bilder der Versicherten digital zu erhalten,
- die Qualität der eingehenden Bilder zu optimieren und
- die Verarbeitungsprozesse der Bilder weitestgehend zu automatisieren.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es müssen mindestens 3 Referenzen angegeben werden, die mit den zu vergebenden Leistungen übereinstimmen oder vergleichbar sind.
Vergleichbar sind Referenzen mit den zu vergebenden Leistungen dann, wenn die erbrachten Leistungen folgende Anforderungen erfüllen:
• Angabe von mindestens einer Referenz pro Jahr in den letzten drei Jahren, somit drei Referenzen.
• Leistungsgegenstand ist die Annahme und Verarbeitung von Lichtbildern über das Lichtbildportal sowie die Annahme und Verarbeitung von digitalisierten Lichtbildern über den analogen Weg im Umfang von 50.000 Bildeingängen in dem jeweiligen Jahr.
• Die Referenzen aus dem Zeitraum von 2022 bis 2024 können sowohl aktuell noch andauern als auch in den benannten Zeitraum abgeschlossen sein

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Dem Angebot ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

>> Mit dem Angebot sind folgende weitere Erklärungen zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung Sozialdaten (60) vorzulegen (siehe Ziffer 6 der BWB):
> Sicherheitskonzept/Löschkonzept: Dem Angebot ist das nach den Vorgaben der Auftraggeberin ausgefüllte Formblatt Sicherheitskonzept (siehe Anlage 1 – Sicherheitskonzept des Auftragnehmers (60.1)) beizufügen. Dieses beinhaltet die allgemein bei dem Bieter geltenden Sicherheitsanforderung, welche u.a. in den internen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Bieters verankert sind. Sollte ein leistungsbezogenes Sicherheitskonzept verlangt werden, welches integrierte Sicherheitsmaßnahmen bei der Dienstleistung wiedergibt, so wird dies in der Leistungsbeschreibung mit aufgeführt. Als Bestandteil des Sicherheitskonzepts ist das unter Ziffer 4.1 letzter Anstrich) des Sicherheitskonzepts genannte Löschkonzept beizufügen.
> Der vom Auftragnehmer nach § 4 der Datenschutzvereinbarung Auftragsverarbeiter zu bestellende Datenschutzbeauftragte/Ansprechpartner ist der Auftraggeberin bereits mit Abgabe des Angebots zu benennen (siehe Anlage 5 Ansprechperson (60.5)).
> Der Auftragnehmer teilt die für die Verarbeitung der Sozialdaten der Auftraggeberin vorgesehenen Standorte und Geschäftsräume bereits mit Abgabe des Angebots mit und benennt diese im Formblatt „Standorte der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters“ (60.2).
> Die „Auflistung der bestehenden Unterauftragsverhältnisse“ (siehe Formblatt 60.3) und die „Auflistung der bestehenden Wartungsverträge“ (siehe Formblatt 60.4) sind in jedem Fall einzureichen – gegebenenfalls mit dem Hinweis, dass keine Unterauftragnehmer im Rahmen des Auftragsverhältnisses eingesetzt werden und dass keine Wartungsverträge im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis bestehen. Dies dient der Klarstellung aus den Anforderungen des Datenschutzes heraus.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung (40), worin der Bieter erklärt im Fall der Zuschlagserteilung spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt:
- Personenschäden 3.000.000 Euro,
- Sachschäden 3.000.000 Euro,
- Vermögensschaden 3.000.000 Euro und
- Versicherung gegen Folgen eine Datenschutzverstoßes 3.000.000 Euro.

>> Die Verfahrenssprache ist deutsch.
>> Es gilt deutsches Recht.

>> Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Ein Angebot Bietergemeinschaften findet nur dann Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind u. ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag stehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
Bietergemeinschaften haben die "Eigenerklärung Umsatz", die "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" und die "Eigenerklärung zu Ausschlussgründen" dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.

>> Für Unterauftragnehmer sind die "Eigenerklärung Umsatz" und/oder "Eigenerklärung zu vorhandenen Referenzen" nur dann mit dem Angebot vorzulegen, wenn sich der Bieter gemäß § 47 VgV der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe). In diesem Fall ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung dieses Unterauftragnehmers darüber abzugeben, dass sich dieser gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) des Unterauftragnehmers zur Verfügung zu stehen ("Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 47 VgV").
Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).
>> Für andere Unterauftragnehmer sind die geforderten Erklärungen/ Nachweise nur auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist eine Verpflichtungserklärung nach § 36 Absatz 1 VgV vorzulegen, in der sich das andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) verpflichtet, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, dem Bieter mit den Fähigkeiten des Unterauftragnehmers tatsächlich zur Verfügung zu stehen („Verpflichtungserklärung Unter-AN nach § 36 VgV“). Gleichzeitig ist eine Erklärung dieses Unterauftragnehmers darüber vorzulegen, dass auf ihn bezogen keine Ausschlussgründe insbesondere nach §§ 123, 124 GWB vorliegen („Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Unter-AN“).

>> Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Die Vergabestelle holt für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gemäß WRegG ein. Die für die Abfrage notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Als öffentlicher Auftraggeber hat sich die Vergabestelle durch die Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (39) bestätigen zu lassen und sicherzustellen, dass an der Vertragserfüllung keine Personen, Organisationen oder Einrichtungen beteiligt sind, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr.833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 aufweisen

>> Der Bieter hat mit dem Angebot den Fragenkatlog ausgefüllt vorzulegen (siehe Ziffer 5 der BWB).
>> Mit dem Angebot sind zudem eigens generierte Zugangsdaten zur Demoversion der angebotenen Lösung des Lichtbildportals und des Auskunftsportals zur Teststellung zur Verfügung zu stellen (siehe Ziffer 5 der BWB).

>> Dem Angebot ist ein einheitliches vom Bieter selbst zu erstellendes Kurzkonzept zu einem Projektplan (max.10 DIN A4 Seiten, pdf) und ein Kurzkonzept zur technischen Leistungsfähigkeit (max.15 DIN A4 Seiten, pdf) beizufügen (siehe Ziffer 6 der BWB).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Möchte ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat, eine Verletzung der Bestimmungen über das Vergabeverfahren geltend machen, so hat es diese innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die auf Grund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zu Angebotsabgabe der Auftraggeberin gegenüber gerügt werden. Teilt die Auftraggeberin dem Unternehmen mit, dass sie der Rüge nicht abhelfen werde, so kann das Unternehmen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang dieser Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei dem Bundeskartellamt stellen.