Überlassung und Einführung eines CRM-Systems

Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)

Die Stiftung EVZ plant die Anschaffung, Inbetriebnahme und den langfristigen Betrieb eines „Customer Relationship Management“ (CRM) Systems, um ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Das CRM-System soll dazu dienen, Projekte, Kontakte und Beziehungen zu verschiedenen Anspruchsgruppen wie Partnern, Experten, Förderern und Projektbeteiligten zentral zu verwalten und zu optimieren. Bei der EVZ wäre das CRM-System beispielsweise für die Bereiche "Handeln", "Bilden" und die Administration von Dritt- und Fördermitteln relevant. Es soll den Austausch mit Antragstellern, Partnern und Projektbeteiligten erleichtern, die Verwaltung von Fördermitteln unterstützen und die Kommunikation sowie die Organisation von Kampagnen und Projekten optimieren. Ziel ist es, Transparenz und Effizienz bei der administrativen Steuerung zu fördern, um die strategischen und operativen Ziele der Stiftung besser umzusetzen. Eingebettet ist die Einführung des CRM-Systems in eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie, die ihrerseits zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements der Stiftung ist.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-10-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-09-05.

Wer?

• Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)

Wie?

• Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung › Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-09-05	Auftragsbekanntmachung
2025-10-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-09-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Überlassung und Einführung eines CRM-Systems
Referenznummer: 2025-I-056
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 1
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:startup#
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einführungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllungsgrade Lastenheft
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-17 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-17 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Berlin
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 55 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-10-17 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Berlin
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: gem. Vorgaben
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB

Eigenerklärung zur VERORDNUNG (EU) 2022/576 DES RATES vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlun-gen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren (Art. 5k EU-VO Nr. 833/2014) Vollständig ausgefüllte Eigenerklärung

Vollständig ausgefüllte Verpflichtungserklärung

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung oder sofern derzeit keine Versicherung in erforderlicher Höhe geführt wird, Erklärung, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird, bei einem Versicherer, der im Gebiet der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder anderer Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) niedergelassen ist. Mind. Deckungssumme von 1 Mio EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden, jeweils mind. zweifach maximiert.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärungen zu Umsatz und Eigenkapitalquote Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch die Angabe von Umsatz und Eigenkapitalquote aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren nach. Mindestanforderung: Umsatz in Höhe von mind. 800.000 EUR p.a.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zu Referenzen/Referenzprojekte Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Angabe von mind. drei Referenzprojekten über erbrachte vergleichbare Leistungen unter Berücksichtigung der angegebenen Mindestanforderungen nach. Mindestanforderungen: 1. Auftrag wurde für vergleichbare Stiftungen (Stiftung des öffentlichen Rechts) ausgeführt 2. Die Einführungsphase wurde von Berater/innen durchgeführt, die nachweislich über langjährige Stiftungserfahrung und belastbares Stiftungs-Knowhow verfügen

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

Beschreibung der Ausschlussgründe:

bankr-nat

crime-org

fraud

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stiftung Erinnerung, Verantwortung und Zukunft (EVZ)
Nationale Registrierungsnummer: 98005_10000319
Postanschrift: Friedrichstraße 200
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Stiftung
E-Mail: info@stiftung-evz.de 📧
Telefon: +49 00000000 📞
Adresse des Käuferprofils: https://www.stiftung-evz.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://bieterportal.pd-g.e-va.eu/?tid=df65d2b691129896f7779beaf933d2b3 🌏
Teilnahme-URL: https://bieterportal.pd-g.e-va.eu/?tid=df65d2b691129896f7779beaf933d2b3 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: 98137_10004916
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postleitzahl: 53123
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 00000000 📞
Fax: +49 228 9499163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

§ 160 GWB lautet: „(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn-bar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-07+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 172-588314 (2025-09-05)

Auftragsbekanntmachung (2025-10-15)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-24 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-24 12:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 48 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-24 12:00:00 📅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zu Umsatz Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch die Angabe von Umsatz und Eigenkapitalquote aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren nach. Mindestanforderung: Umsatz in Höhe von mind. 500.000 EUR p.a.

Eigenerklärung zu Referenzen/Referenzprojekte Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Angabe von mind. drei Referenzprojekten über erbrachte vergleichbare Leistungen unter Berücksichtigung der angegebenen Mindestanforderungen nach. Mindestanforderungen: 1. Auftrag wurde bei mindestens zwei der drei Referenzen für vergleichbare Stiftungen (Stiftung des öffentlichen Rechts) ausgeführt und ansonsten für anderweitige Stiftungen ausgeführt 2. Die Einführungsphase wurde von Berater/innen durchgeführt, die nachweislich über langjährige Stiftungserfahrung und belastbares Stiftungs-Knowhow verfügen

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-17+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:

Der Wert für "Selection Criteria Description" (LOT-0001) wurde von "Eigenerklärungen zu Umsatz und Eigenkapitalquote Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch die Angabe von Umsatz und Eigenkapitalquote aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren nach. Mindestanforderung: Umsatz in Höhe von mind. 800.000 EUR p.a." auf "Eigenerklärung zu Umsatz Der Bieter weist seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch die Angabe von Umsatz und Eigenkapitalquote aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren nach. Mindestanforderung: Umsatz in Höhe von mind. 500.000 EUR p.a." geändert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-10-15 📅
Neuer Wert
Text:

Der Wert für "Selection Criteria Description" (LOT-0001) wurde von "Eigenerklärung zu Referenzen/Referenzprojekte Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Angabe von mind. drei Referenzprojekten über erbrachte vergleichbare Leistungen unter Berücksichtigung der angegebenen Mindestanforderungen nach. Mindestanforderungen: 1. Auftrag wurde für vergleichbare Stiftungen (Stiftung des öffentlichen Rechts) ausgeführt 2. Die Einführungsphase wurde von Berater/innen durchgeführt, die nachweislich über langjährige Stiftungserfahrung und belastbares Stiftungs-Knowhow verfügen" auf "Eigenerklärung zu Referenzen/Referenzprojekte Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Angabe von mind. drei Referenzprojekten über erbrachte vergleichbare Leistungen unter Berücksichtigung der angegebenen Mindestanforderungen nach. Mindestanforderungen: 1. Auftrag wurde bei mindestens zwei der drei Referenzen für vergleichbare Stiftungen (Stiftung des öffentlichen Rechts) ausgeführt und ansonsten für anderweitige Stiftungen ausgeführt 2. Die Einführungsphase wurde von Berater/innen durchgeführt, die nachweislich über langjährige Stiftungserfahrung und belastbares Stiftungs-Knowhow verfügen" geändert.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Wie: Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Neuer Wert

Der Wert für "Deadline Receipt Tenders" (LOT-0001) wurde von "2025-10-17+02:00" auf "2025-10-24+02:00" geändert.

Der Wert für "Tender Validity Deadline" (LOT-0001) wurde von "55" auf "48" geändert.

Der Wert für "Public Opening Date" (LOT-0001) wurde von…

… "2025-10-17+02:00" auf "2025-10-24+02:00" geändert.

… "10:00:00+02:00" auf "12:00:00+02:00" geändert.

Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 602d5092-ce55-45c2-84de-257580f03ee8-01
Quelle: OJS 2025/S 200-683763 (2025-10-15)

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