UL CM+V 2025

Kurze Beschreibung

IT-Beratungsleistungen für Change- und Akzeptanzmanagement, Qualifizierungsmaßnahmen und Veranstaltungsunterstützung an der Generalverwaltung und den Instituten der MPG "UnterstützungsLeistungen ChangeManagement + Veranstaltungen 2025"

Beschreibung der Beschaffung

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

Beschaffung von Beratungsdienstleistungen, die auf Abruf aus einer Rahmenvereinbarung den AG bei der IT-Organisationseinheit der Generalverwaltung der MPG (IKT) im Umfeld der Unified Communication Services mit VoIP-Telefonie, Videokonferenzsystemen und hybriden Veranstaltungen berät und unterstützt; in den 3 Rollen "Berater Change- und Akzeptanzmanagement", "Berater Qualifizierungsmaßnahmen" und "Berater Veranstaltungsunterstützung" sollen dabei 3-6 MA zur Verfügung stehen.
Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers umfasst das geschätzte Auftragsvolumen folgende Abrufmengen:
für die Basislaufzeit von zwei Jahren und 2 Monaten umfasst die Schätzmenge 615 PT und die Höchstmenge 738 PT sowie in der Optionslaufzeit von zwei Jahren die Schätzmenge 586 PT und die Höchstmenge 702 PT (über alle Rollen hinweg). Über die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren (und 2 Monaten) sind dies insgesamt 1.201 PT für die Schätzmenge und 1.440 PT für die Höchstmenge. Der Bedarf je Rolle ist in Kap. 1.6.2 ausgeführt. Die Leistungen können überwiegend in remote erbracht werden, für die prozentualen Anteile je Rolle vgl. Kap. 1.6.2 sowie 4.3.2 der VU.

Vgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage.

Beschreibung der Optionen

Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Leistungsbeginn ist der 01.10.2025.

Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (Basis-Vertragslaufzeit), zuzüglich einer vorgeschalteten ca. 2-monatigen Vorlaufzeit zur Durchfüh-rung einer Transitionsphase zu Vertragsbeginn (ab 01.08.2025), in welcher der neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer eingearbeitet wird.

Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 4 Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leis-tungsbeginns mit einer zweimonatigen Überleitungsphase zum Vertragsende, in welcher der spätere neue Auftragnehmer vom Auftraggeber und dem bisherigen Auftragnehmer auch wiederum eingearbeitet wird.

Zur anfänglichen Transitionsphase sowie zur Transition am Vertragsende (letzte 2 Monate) zwecks Überga-be an einen nachfolgenden Auftragnehmer, s. Kap. 5.4.1.

Zum bzw. nach Ablauf der 24-monatigen Basis-Vertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündi-gungsoption). Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils drei (3) Monate zum Vertragslaufzeitende. Die Rahmenvereinbarung endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf mit Ausschöpfung der Maximalmenge für die Gesamtlaufzeit, es sei denn es ist vorher eine Vertragserweiterung vereinbart worden.

Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.

Details ergeben sich aus Anlage 1.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 1 "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt. Die Erklärung ist zwin-gend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Unterauftragnehmer allerdings Kapitel 2.2.2).


3.3.2 Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung

Die in diesem Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.


3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:

• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unter-nehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36])
• sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintra-gungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.

Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.


3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsaus-übung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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In Bezug auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bieter die nachfolgenden Angaben, Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot einzureichen.
Soweit nichts Anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.


3.3.3.1 Versicherungsschutz (EK-04-A)
Der Auftraggeber fordert, dass für das hier in den Wettbewerb gestellte Vorhaben eine adäquate Deckung des Haftpflichtrisikos über eine Versicherung sichergestellt ist/wird.
Mindestens folgende Deckungssummen werden dabei erwartet:
• für Personenschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)
sowie
• für Sach- und Vermögensschäden mindestens drei (3) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)

Der Auftraggeber akzeptiert hierfür:
- entweder eine spezifische Projektdeckung (Projektversicherung/Excedentendeckung) mit 1-facher Maximierung der Deckungssummen für alle Schadensarten (Personen-, Sach- und Vermögensschäden),
- oder eine für die Vertragslaufzeit bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens den o. g. Deckungssummen - Hinweis: in diesem Fall ist eine 2-fache Maximierung der Deckungssumme für Personen- und Sachschäden erforderlich.

Der Bieter erklärt anhand Anlage 5 Abschnitt 4, die vorstehenden Anforderungen an die Haftpflichtversi-cherung zur Kenntnis genommen zu haben und
 bestätigt, bereits bei Angebotsabgabe über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlags-fall aufrecht zu erhalten, bzw. alternativ

 sich verpflichtet, über eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Haftpflichtversicherung oder eine den vorstehenden Anforderungen entsprechende Projektversicherung/Excedentendeckung unverzüglich nach Zuschlag, jedoch in jedem Fall vor Leistungsbeginn zu verfügen und diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses im Zuschlagsfall aufrecht zu erhalten.

 Achtung, keine Versicherungspolice dem Angebot beilegen, nur Erklärung in Anlage 5 Abschnitt 4!


3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens [EK-05-A] sowie
• den spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Beratungs- und Unterstützungsleistungen von Uni-fied Communications (UC) Lösungen" [EK-06-A]
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr 2024 noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.

Mindestanforderungen:

Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen gelten folgende Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden:

Es sind die nachstehenden Gesamtumsätze für jedes einzelne Jahr wie folgt zu erfüllen:

• Gesamtjahresumsatz des Unternehmens für jedes einzelne Jahr netto [EK-05-A]: mindestens 3 Mio. EUR (3.000.000,00 €)
• spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Beratungs- und Unterstützungsleistungen von Unified Communications (UC) Lösungen" für jedes einzelne Jahr netto [EK-06-A]: mindestens 1,5 Mio. EUR (1.500.000,00 €)

Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!

3.3.4.1 Unternehmensreferenzen (EK-07-A)
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit der hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.

Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche aus den letzten drei Jahren anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
• Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern;
• Angaben zum Auftragszeitraum;
• aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat,
• Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang),
• Angaben, wie viele Mitarbeiter mit der Leistungserbringung beschäftigt waren.

Der Bieter hat hierzu mindestens drei (3) Referenzen je Leistungsbereich anzugeben; die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor den 3 Jahren liegen (= Mindestanforderungen, bei deren Nichtbeachtung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden). Die Referenzen müssen jeweils folgende Angaben enthalten:

a) drei (3) Referenzen für den Leistungsbereich Change- und Akzeptanzmanagement zur Einführung neuer Services im Bereich Unified Communications unter Begleitung von insgesamt mindestens 1.200 Anwendern
b) drei (3) Referenzen für den Leistungsbereich "Qualifizierungsmaßnahmen". Dies mit Bezug auf Durchführung von Onlineschulungen für den Bereich Unified Communications. Jede Referenz mit mindestens drei Schulungstagen (vier Stunden pro Tag) mit maximal acht Teilnehmern.
c) drei (3) Referenzen für den Leistungsbereich "Veranstaltungsunterstützung" mit Bezug auf Onlineveranstaltungen bzw. hybrid durchgeführter Veranstaltungen (Eine Referenz für eine (1) durchgeführ-te Online-Veranstaltung und zwei (2) Referenzen für je (1) durchgeführte hybride Webkonferenzen mit Präsenzanteil. Eine hybride Webkonferenz besteht dabei aus mindestens 30 Teilnehmern in Präsenz in einem Besprechungsraum und mindestens 50 zugeschalteten Teilnehmern per Webkonferenz.)


Es ist dabei möglich, eine einzelne Referenz zum Nachweis verschiedener erbrachter Leistungen gemäß der vorgenannten Punkte a) bis c) zu benennen - d.h. dass die vorliegende Mindestanzahl an Referenzen ins-gesamt 3 Stück betragen müssen, nämlich wenn jeweils 1 Referenz alle Bereiche mit den erforderlichen Nachweisen abdeckt. Die Anzahl an vorgebrachten Referenzen wäre max. 9 Stück, wenn 1 Referenz jeweils nur 1 Bereich abdeckt.
Es ist bei Darstellung der Referenz daher anzugeben, welcher Nachweis damit erbracht werden soll (vgl. Anlage 5 Abschnitt 6).
Im Falle einer Bietergemeinschaft, werden die Referenznachweise der Mitgliedsunternehmen zusammen betrachtet ("addiert"). Eine Addition erfolgt ausschließlich hinsichtlich der Anzahl der Referenznachweise. Eine inhaltliche Addition der Referenznachweise findet nicht statt. Die vorgelegten Referenznachweise müs-sen daher für sich genommen jeweils die Mindestanforderung an die hier genannten Nebenstellen bzw. an die geleisteten Schulungstage und Veranstaltungen erfüllen.


Die jeweils erbrachten Leistungen sind kurz darzustellen. Die ausführliche Darstellung jeder Referenz im oben beschriebenen Sinne hat neben den Angaben in Anlage 5 zu Abschnitt 6 "Unternehmensreferenzen" sowie unter Verwendung des Deckblattes (Anhang zur Anlage 5), auf jeweils ca. zwei (2) DIN A4-Seiten zu erfolgen. Angebote, die nicht die vorgenannten Mindestanforderungen aufweisen, werden ausgeschlos-sen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: s. Kap. 4.2 Auftragsausführung;
Der spätere Auftragnehmer hat gemäß § 128 Abs. 1 GWB bei der Ausführung des Auftrags alle für ihn geltenden rechtlichen Verpflichtungen einzuhalten ... (Fortsetzung s. Kap. 4.2)
⦁ Kap. 4.2.1 Datenschutzrechtliche Bestimmungen

Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen (Diese sind als X-Kriterien gekennzeichnet (XK) und stellen Ausschlusskriterien dar (XK-#-A).

⦁ Kap. 4.2.2 Kommunikation mit dem AG (XK-01-A)
⦁ Kap. 4.2.3 Russland-Sanktionen (XK-02-A)

Als Anlage zum EVB-IT Vertrag wird auch ein vorausgefüllter "Auftragsverarbeitungsvertrag" mit technischen und organisatorischen Maßnahmen mit dieser Vergabeunterlage veröffentlicht. Die Person des Datenschutzbeauftragten muss spätestens zum 01.08.2025 in Textform mitgeteilt werden.

Vertrag wird alleine durch Zuschlagserteilung auf das Angebot, das auf den Vergabeunterlagen basiert, geschlossen. Eine zusätzliche Unterzeichnung des Vertrags ist darüber hinaus nicht erforderlich oder vorgesehen.

Lediglich ausgefüllte AVV-Anlage 2 wird ggf. durch den Bieter mit dem Angebot eingereicht (sofern Unterauftragsverarbeiter vorliegen).


Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbe-werb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten (hier gegenständlichen) Auftrag erhalten hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.