Rahmenvereinbarung über: Los 1: die Anmietung von Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch Los 2: Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-01-13.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-12-11.
Auftragsbekanntmachung (2025-12-11) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Universität zu Köln - Multifunktionssysteme, Anmietung und Gestellung
Reference number: 2025_64_0203
Kurze Beschreibung:
“Rahmenvereinbarung über:
Los 1:
die Anmietung von Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch
Los 2:
Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer...”
Kurze Beschreibung
Rahmenvereinbarung über:
Los 1:
die Anmietung von Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch
Los 2:
Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende
1️⃣
Beschreibung der Beschaffung:
“Rahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über:
Los 1:
die Anmietung von ca. 280 Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch”
Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:other-sme#
keine”
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Wartung und Reparatur von Büromaschinen📦
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Dauer: 72 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
2️⃣
Beschreibung der Beschaffung:
“Rahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über:
Los 2:
Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für...”
Beschreibung der Beschaffung
Rahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über:
Los 2:
Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende
Mehr anzeigen Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-13 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 100
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅ Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen:
“Gemäß § 21 VgV Abs. 6 liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor, die maximale Laufzeit von maximal 4 Jahren zu verlängern:...”
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen
Gemäß § 21 VgV Abs. 6 liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor, die maximale Laufzeit von maximal 4 Jahren zu verlängern:
Bei dem Auftragsgegenstand handelt es sich um die Anietung von Multifunktionsgeräten. Diese werden durch die Anbieter wiederum selber bei großen Leasinggesellschaften für die Vertragsdauer geleast. Um eine für die Nutzer verträgliche Monatsmietrate zu erreichen, ist eine Vertragsdauer von 6 Jahre (72 Monaten) angebracht und marktüblich.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm), (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm)...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm), (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm) zertifiziert sein.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) zertifiziert sein.”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) zertifiziert sein.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung):...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Endprodukte müssen mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219, Ausgabe Januar 2021" ausgezeichnet sein. Gleichwertige, alternative Nachweise sind zugelassen. Die Gleichwertigkeit ist durch den Bieter nachzuweisen.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Der AN haftet für alle Schäden, die dem AG und...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Der AN haftet für alle Schäden, die dem AG und dessen Mitarbeitern/innen im Zusammenhang mit der Aufstellung, dem Betrieb, der Wartung und der Entsorgung sowie der Entfernung von Multifunktionssysteme / Printstationen beider Systeme erwachsen. Der AN stellt den AG von Ansprüchen frei, die sich aus den beschriebenen Risiken ergeben. Der AG haftet nicht für Unfälle, die der AN oder seine Beauftragten bei der Ausführung Ihrer Tätigkeiten erleiden. Der AG haftet nur gegenüber dem AN nach Maßgabe von gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
Der AN versichert die eingesetzten Geräte für die Dauer des Vertrages gegen Schäden, die durch Feuer, Diebstahl, Wasser und Sabotage entstehen können.
Eine entsprechende Versicherung ist dem AG durch den AN zu Vertragsbeginn nachzuweisen:
- Kopie des Versicherungsscheins einer bestehenden Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der Deckungssummen.
Gefordert wird eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für jeden einzelnen Schadensfall von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“CE-Kenzeichnung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Die CE-Kennzeichnung für die eingesetzten Geräte ist nachzuweisen”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Zeichen, Kennzeichnungen, Normen, Zertifizierungen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Die marktüblichen Zeichen, Kennzeichnungen,...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Zeichen, Kennzeichnungen, Normen, Zertifizierungen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis):
Die marktüblichen Zeichen, Kennzeichnungen, Normen und Zertifizierungen für alle Geräte und deren Teile, sind, soweit betroffen, einzuhalten.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen zu Los 1 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzen zu Los 1 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen:
- Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025
- Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 1 Dienstmultifunktionssysteme über inhaltlich und mengenmäßig vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss:
o Lieferung und Installation von min. 280 Systemen
o Abrechnungsmodell Hardwaremiete und Clickpreis
o Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung
o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal
o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier)
Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzen zu Los 2 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzen zu Los 2 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen:
- Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025
- Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 2 Studierendenmultifunktionssysteme, über inhaltlich vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich Dienstleistungskonzessionsvertrages zum Betrieb von öffentlich zugänglichen Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden.
- Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss:
o Lieferung, Installation und Betrieb von min. 10 Systemen per Dienstleistungskonzession
o Einsatz eines Abrechnungs- und Bezahlmodells
o Geld-Clearing
o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal
o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier)
Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eignung Servicetechniker (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eignung der in der Universität zu Köln eingesetzten Servicetechniker:
zu belegen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Eignung Servicetechniker (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eignung der in der Universität zu Köln eingesetzten Servicetechniker:
zu belegen durch eine Eigenerklärung über den entsprechenden Partnerstatus (z.B. Gold, Premium, Titanium o.ä.) beim angebotenen Hersteller oder durch eine Herstellerzertifizierung.
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Die Zahlungsbedingungen sind dem Vertrag für Los 1 unter § 34 Zahlungskonditionen zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.” Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Einzureichende Unterlagen:
* Mit dem Angebot
** Mittels Eigenerklärung:
- Bestell- und Rolloutprozess: Der Bieter hat in seinem Angebot seinen Bestell- /...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Einzureichende Unterlagen:
* Mit dem Angebot
** Mittels Eigenerklärung:
- Bestell- und Rolloutprozess: Der Bieter hat in seinem Angebot seinen Bestell- / Rollout-Prozess darzulegen, in welchem er mindestens folgende Punkte beschreiben muss:
- Wie läuft der interne Bestellvorgang beim Bieter ab?
- Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit beim Bieter eine interne Be-stellung ausgelöst werden kann? Bitte nach Wichtigkeit / Notwendigkeit priorisieren.
- Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit ein Rollout der Geräte geplant werden kann?
- Welche Mitwirkungsleistungen des AG sind notwendig, um einen möglichst reibungslosen Verlauf zu gewährleisten?
- Wie plant der Bieter den Rollout durchzuführen (per Spedition, eigene Kräfte etc.)
- Wie schätzt der Bieter den zeitlichen Ablauf (auf Grundlage der hier genannten Mengen und Standorte) ein? Welche Faktoren sind zu beachten?
- Bitte legen Sie eine exemplarische Version Ihrer Rollout- / Bestelllisten bei.
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 240-825144 (2025-12-11)
Auftragsbekanntmachung (2025-12-19) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-01-27 12:00:00 📅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“DIN ISO 27001 Informationssicherheit (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 27001 (Informationssicherheits-Norm)...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
DIN ISO 27001 Informationssicherheit (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 27001 (Informationssicherheits-Norm) zertifiziert sein.
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Angebotsfrist wird auf den 27.01.2025 verlängert.
Fragefrist wird auf den 19.01.2025 gesetzt.
Beantwortung der Fragen: 23.01.2025
Bindefrist: 07.05.2025” Andere zusätzliche Informationen
“Wegen der Feiertage wurde auf Bieterwunsch hin die Angebotsfrist um 14 Tage auf den 27.01.2025 verlängert.”
Quelle: OJS 2025/S 246-851127 (2025-12-19)
Auftragsbekanntmachung (2026-01-06)
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Schätzwert erhöht.
Verfahrenshöchstwert auf 3.500.000,00 EUR erhöht.” Andere zusätzliche Informationen
“Der Schätzwert des Verfahrens und damit auch der Verfahrenshöchstwert wurde falsch ermittelt.”
Quelle: OJS 2026/S 004-007748 (2026-01-06)
Auftragsbekanntmachung (2026-01-07)
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Im Vertrag zu Los 1 wirdr §17 Haftung ergänzt:
Die Haftungsobergrenze beträgt auf 5 Mio. EUR.
Im Vertrag zu Los 2 wird unter §16 Haftung ergänzt: Die...”
Text
Im Vertrag zu Los 1 wirdr §17 Haftung ergänzt:
Die Haftungsobergrenze beträgt auf 5 Mio. EUR.
Im Vertrag zu Los 2 wird unter §16 Haftung ergänzt: Die Haftungsobergrenze beträgt auf 5 Mio. EUR.
In der Leistungsbeschreibung zu Los 1 wird unter Nr. 3 ergänzt:
Die Wiederholung kann remote-technisch erfolgen.
“Im Vertrag zu Los 1 wird unter §17 Haftung die Haftungsobergrenze auf 5 Mio EUR begrenzt.
Im Vertrag zu Los 2 wird unter §16 Haftung die Haftungsobergrenze...”
Im Vertrag zu Los 1 wird unter §17 Haftung die Haftungsobergrenze auf 5 Mio EUR begrenzt.
Im Vertrag zu Los 2 wird unter §16 Haftung die Haftungsobergrenze auf 5 Mio EUR begrenzt.
In der Leistungsbeschreibung zu Los 1 wird unter Nr. 3 ergänzt:
Die Wiederholung kann remote-technisch erfolgen.
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Quelle: OJS 2026/S 005-010703 (2026-01-07)
Auftragsbekanntmachung (2026-01-20) Verfahren Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-02-03 12:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 93
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Bieterinformation Nr. 1_18.12.2025_neue Unternummern 38-50 _final unter Kommunikation eingestellt.
Anlage "Los 1_Generelle Anforderungen" gegen Version V3...”
Text
Bieterinformation Nr. 1_18.12.2025_neue Unternummern 38-50 _final unter Kommunikation eingestellt.
Anlage "Los 1_Generelle Anforderungen" gegen Version V3 ausgetauscht.
Anlage "Los1_Presimatrix" gegen Version V3 ausgetauscht
Anlage "Bewertungsmatrix" gegen Version V2 ausgetauscht
Anlage "Zusammenstellung der unterlagen" ausgetauscht gegen Version V3
Änderungen:
Behebung von redaktionellen Fehlern
Änderung von KO-Kriterien in Wertungskriterien
Beantwortung/Klarstellung diverser Fragen gemäß Bieterinformation
“aufgrund von Beantwortung von Bieterfragen und deren Beantwortung werden Anhänge ausgetauscht.
Die Angebotsfrist wird ebenso auf den 03.02.2026 verlängert.”
Quelle: OJS 2026/S 014-043863 (2026-01-20)