Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen mit Unterstützung einer externen Beratung zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (VTP 1)) erhoben werden (Prioritäten 1 und 2), ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten in den Prioritäten sowie eine Ausschreibung für die Datenerhebung durch eine externen Dienstleister (TPV 2) erstellt werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-08-11.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-09.
Auftragsbekanntmachung (2025-07-09) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Universität zu Köln - Vorbereitung und Begleitung Ausschreibung CAFM-System und Einführung
Reference number: 2025_64_0046
Kurze Beschreibung:
“Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen mit Unterstützung einer externen Beratung zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere...”
Kurze Beschreibung
Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen mit Unterstützung einer externen Beratung zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (VTP 1)) erhoben werden (Prioritäten 1 und 2), ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten in den Prioritäten sowie eine Ausschreibung für die Datenerhebung durch eine externen Dienstleister (TPV 2) erstellt werden.
Die grundsätzliche Vorgehensweise im CAFM-Projekt ist zweiphasig:
Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (TPV 1)) BPNM-konform erhoben und optimiert werden (Prioritäten 1 und 2) sowie ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten (TPV 2) erstellt werden.
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlagerteilung im Vergabeverfahren und endet voraussichtlich am 30.04.2026 bzw. wenn die Leistung vollumfänglich erbracht wurde.
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Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“ggf. einzelne Institute, Fachrichtungen in der Nähe”
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt🏙️
Dauer: 8 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung des Projektteams
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00000000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erreichung der Ziele der Beratung ("Bieterkonzept")
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.00000000
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅ Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-11 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-11 09:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 21
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzliste (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte geben Sie mit dem Angebot Ihre vollständig ausgefüllte Referenzliste ab....”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzliste (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte geben Sie mit dem Angebot Ihre vollständig ausgefüllte Referenzliste ab. Nutzen Sie dafür zwingend die Vorlage, die wir Ihnen hier bieten.
Die Bieterin * der Bieter muss mindestens 3 erfolgreich abgeschlossene und mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren Projekte vorweisen. Als vergleichbar gelten Aufträge, die an Hochschulen durchgeführt wurden und in Projektscope und Größenordnung ähnlich gelagert waren. Die Referenzen dürfen nicht vor dem 31.12.2020 abgeschlossen worden sein.
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Die Zahlungsbedingungen sind dem ergänzenden Vertrag zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.” Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“- Abgabe eines Konzeptes
- Abgabe Personalprofile”
“Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTMX9JG2V
Mit Abgabe des Angebots akzeptieren Sie alle Vertragsbestandteile. Der Vertrag wird im Nachgang ausgefüllt.
eForms...”
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTMX9JG2V
Mit Abgabe des Angebots akzeptieren Sie alle Vertragsbestandteile. Der Vertrag wird im Nachgang ausgefüllt.
eForms sind standardisierte Bekanntmachungsdokumente des öffentlichen Einkaufs in Deutschland in einer allgemeingültigen und technologieneutralen Form. Um diesen einheitlichen gültigen Datenmodell für alle Bekanntmachungen zur Verbesserung der Datenqualität, Auswertbarkeit und Aussagekraft der Vergabedaten nachzukommen, ist das vollständige ausgefüllte Formular 324 EU Angebotsschreiben für die Vergabestelle verpflichtend gemäß der Durchführungsverordnung EU 2019/1780.
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Mehr anzeigen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2025/S 130-450437 (2025-07-09)
Auftragsbekanntmachung (2025-07-15) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Für das Technische Gebäudemanagement (TGM) der Universität zu Köln ist der Einsatz eines CAFM-Systems geplant. Die grundsätzliche Vorgehensweise in diesem...”
Kurze Beschreibung
Für das Technische Gebäudemanagement (TGM) der Universität zu Köln ist der Einsatz eines CAFM-Systems geplant. Die grundsätzliche Vorgehensweise in diesem CAFM-Projekt ist zweiphasig: Im sog. Vorprojekt CAFM (Gegenstand dieser Ausschreibung) werden die organisatorischen und technischen Grundlagen erarbeitet sowie alle Leistungsverzeichnisse für die erforderlichen Ausschreibungen vorbereitet. Im sich anschließenden Hauptprojekt (nicht Gegenstand dieser Ausschreibung) erfolgen die Einführung der organisatorischen Neuerungen und des Systems.
Mehr anzeigen Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Zur Vorbereitung der Beschaffung und Einführung sollen im sog. Vorprojekt CAFM (Gegenstand dieser Ausschreibung) mit Unterstützung einer externen Beratung...”
Beschreibung der Beschaffung
Zur Vorbereitung der Beschaffung und Einführung sollen im sog. Vorprojekt CAFM (Gegenstand dieser Ausschreibung) mit Unterstützung einer externen Beratung die im Leistungsverzeichnis aufgeführten organisatorischen und technischen Grundlagen erarbeitet werden. In insgesamt fünf Teilprojekten (TPV) sollen
- eine Prozesserhebung und -optimierung erfolgen (TPV 1),
- ein Datenkonzept erstellt (TPV2),
- ein Marktüberblick der relevanten CAFM -Systeme erstellt (TPV3),
- Betriebskonzepte im TGM und im Rechenzentrum definiert (TPV4) sowie
- alle für die Einführung erforderlichen vier Ausschreibungen erstellt werden (TPV5)
o i) CAFM-System
o ii) CAFM-Systemeinführung
o iii) Datenerhebung und -import
o iv) Qualitätssicherung in der Einführung
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzliste (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte geben Sie mit dem Angebot Ihre vollständig ausgefüllte Referenzliste ab....”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzliste (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte geben Sie mit dem Angebot Ihre vollständig ausgefüllte Referenzliste ab. Nutzen Sie dafür zwingend die Vorlage, die wir Ihnen hier bieten.
Die Bieterin * der Bieter muss mindestens 3 erfolgreich abgeschlossene und mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren Projekte vorweisen. Als vergleichbar gelten Aufträge, die in Projektscope und Größenordnung ähnlich gelagert waren. Die Referenzen dürfen nicht vor dem 31.12.2020 abgeschlossen worden sein.
Änderungen Neuer Wert
Text:
“Zu 1.)Es wurde das Dokument "Referenzen" korrigiert. Die aktuelle Fassung ist im vorliegenden Projektraum erhältlich und am Zusatz ".v2" im Dateinamen...”
Text
Zu 1.)Es wurde das Dokument "Referenzen" korrigiert. Die aktuelle Fassung ist im vorliegenden Projektraum erhältlich und am Zusatz ".v2" im Dateinamen erkennbar. Das aktuelle Dokument "Referenzen.v2" ist jetzt für die Angebotsabgabe zwingend zu verwenden.
Zu 2.) Es wurden unter dem Punkt Verfahrensangaben die Informationstexte zu "Kurze Beschreibung der Leistung", sowie "Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen) angepasst und ergänzt.
“1.)Anpassung geforderte Referenzen:
Aufgrund von Bieterfragen wurde entschieden, die geforderten Referenzen zum Nachweis der technischen und beruflichen...”
1.)Anpassung geforderte Referenzen:
Aufgrund von Bieterfragen wurde entschieden, die geforderten Referenzen zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit anzupassen.
2.) Korrektur der Texte in Verfahrensangaben zu "Kurze Beschreibung der Leistung", sowie "Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen", da die ursprünglichen Angaben nicht alle Informationen zur ausgeschriebenen Leistung beinhaltete und dies zu evtl. Missverständnissen bei potentiellen Bietern hätte führen könnte.
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Quelle: OJS 2025/S 135-467109 (2025-07-15)
Auftragsbekanntmachung (2026-01-26) Objekt Umfang der Beschaffung
Reference number: 2026_64_0008
Kurze Beschreibung:
“Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen...”
Kurze Beschreibung
Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (TPV 1)) BPNM-konform erhoben und optimiert werden (Prioritäten 1 und 2) sowie ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten (TPV 2) erstellt werden. Anschließend erfolgt eine Marktanalyse zur Sondierung der marktreifen Systeme (TPV 3) sowie im TPV 4 die Definition aller fachlichen und IT-Anforderungen (einschließlich Abgleich mit den strategischen Themen sowie tragfähiger Betriebskonzepte im Liegenschaftsmanagement und im Rechenzentrum der Universität zu Köln). Das Teilprojekt 5 (TPV5) umfasst anschließend die Erstellung aller für die Durchführung des Hauptprojektes erforderlichen leistungsbeschreibenden und sonstigen fachlichen Unterlagen für die Vergabeverfahren.
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Beschreibung der Beschaffung:
“Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für sämtliche Baumaßnahmen (Neu- u....”
Beschreibung der Beschaffung
Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für sämtliche Baumaßnahmen (Neu- u. Erweiterungsbauten, Sanierungen und Modernisierungen). Im Betrieb ist damit die Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung bei Störungen) für alle Nutzer:innen der Liegenschaften im Bestand der UzK verbunden. Zum Zeitpunkt dieser Ausschreibung ist für Meldung, Dokumentation und Steuerung der Aufträge das Client-basierte Facility Management-System FM Essentials von PLANON (vormals Conject) im Einsatz. Weiterentwicklung und Support dieser Lösung werden vom Anbieter mittelfristig eingestellt. Zudem entspricht die Lösung nicht mehr den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an ein Facility Managementsystem. Aus diesem Grunde sollen mit Unterstützung einer externen Beratung die Anforderungen im Detail erhoben, auf Basis einer groben Marktanalyse die Optionen bewertet und eine Ausschreibung vorbereitet werden, im Einzelnen umfasst der Project-Scope zur Ablösung des bestehenden Systems:
o Mit 1. Priorität ist ein Instandhaltungsplanungssystem (IPS) zu installieren, um unter Governance-Aspekten der Betreiber-Verantwortung der UzK gerecht zu werden. Die Instandhaltungsplanung erfolgt aktuell in Excel. Die Datengrundlagen und die auf ihnen beruhenden Planungen und Auswertungen sind fehleranfällig, in Teilen nicht aktuell und implizieren Datenredundanzen. Dies erschwert auch die Arbeiten, u.a. im Hinblick auf die Planung des Personaleinsatzes.
o Mit 2. Priorität ist die Ablösung des Ticketing-Systems zu prüfen, dies im Hinblick auf planbare Instandhaltungsmaßnahmen als auch für das operative Störungsmanagement.
o Mit 3. Priorität ist ein Modul Flächenmanagement aus dem Bereich Planen und Bauen der Liegenschaftsverwaltung in den Anforderungen zu berücksichtigen, da in der aktuellen - dann abzulösenden - Systemlandschaft Flächendaten in einer Schnittelle mit dem CAD-System FMDesign genutzt und aktualisiert werden. Sowohl die unterbrechungsfreie Unterstützung der laufenden Arbeiten sowie auch die Unterstützung der Bedarfsmeldungen der Nutzer*innen und die Zuweisung der Räume auf Basis im Rahmen der Masterplanung neu zu definierender Prozesse sollen mit der Einführung des neuen CAFM-System sichergestellt werden.
Folgende Themen/Schnittstellen/Anwendungen sollen "mitgedacht" (und somit Bestandteil der Leistungsbeschreibung der CAFM-System-Ausschreibung) werden, um für zukünftige Anforderungen vorbereitet zu sein und der UzK keine Optionen zu nehmen, sind jedoch NICHT im Projekt-Scope der Systemeinführung, im Einzelnen:
o die Umstellung auf S/4HANA (Grundsatzentscheidung: S/4HANA ist das führende System.) Hier sind insbesondere die Optionen zur Verwendung von SAP-Modulen für das Liegenschaftsmanagement einer kritischen Bewertung auf Passung mit den Anforderungen der UzK zu prüfen.
o die Anforderungen zur Nachhaltigkeit in der Bewirtschaftung von Immobilien
o die Anforderungen im Dokumentenmanagement (DMS) für Bauen und Betrieb (Baugenehmigung, Statik, Brandschutzkonzept). (Ein Parallelprojekt an der UzK zielt auf die Einführung eines DMS in 2026.)
o die Anforderungen im Vertragsmanagement. (Ein Parallelprojekt an der UzK unter der Federführung des Dezernats Wirtschaft und Finanzen zielt auf die Einführung eines Vertragsmanagements in 2026.)
o das Modul Flächenmanagement muss integrierbar sein
o die Anforderungen im Energiemanagement, (Ein Parallelprojekt unter der Federführung des kaufmännischen Liegenschaftsmanagements zielt auf die Einführung eines Energiemanagements.)
o die Potenziale im Bereich KI
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Zusätzliche Informationen:
“#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet...”
Zusätzliche Informationen
#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlagerteilung im Vergabeverfahren und endet wenn die Leistung vollumfänglich erbracht wurde.
Mehr anzeigen Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 5
Maximale Anzahl: 5
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Verfahren Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅ Administrative Informationen
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2026-02-27 📅
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern ✅
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Referenzliste (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Referenzliste (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen die folgenden Mindestanforderungen:
- Der Referenzauftrag muss die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für ein CAFM-System zum Gegenstand gehabt haben; und
- Der Referenzauftrag muss eine Prozess- und Datenanalyse für ein technisches Gebäudemanagement zum Gegenstand gehabt haben; und
- Die oben genannten Leistungen im Referenzauftrag müssen abgeschlossen sein; und
- Das Leistungsende darf bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge nicht länger als vier Jahre zurückliegen; und
- Das Auftragsvolumen des Referenzauftrags muss größer als EUR 200.000,00 netto gewesen sein.
Verwenden Sie dafür zwingend das bereitgestellte Dokument "Anlage Referenzen"
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe - Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe. Die Bewertung der Auftragsnähe erfolgt anhand einer um-fassenden...”
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien
Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe - Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe. Die Bewertung der Auftragsnähe erfolgt anhand einer um-fassenden Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des gemäß Ziffer 2.1 ausgewählten Refe-renzauftrags. Diese werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegend zu vergebenden Auftrag verglichen. Prägende Eigenschaften des zu vergebenden Auftrags sind insbesondere:
- Auftraggeber ist eine deutsche Universität mit über 40.000 Studierenden
- Auftrag umfasst neben der Erstellung Leistungsbeschreibung auch die Erstellung von weiteren Vergabeunterlagen für das neu einzuführende System
- Auftraggeber ist selbst Eigentümer der Liegenschaften und hat dementsprechend selbst die Betreiberverantwortung
Vorsorglich: Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren.
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Die Zahlungsbedingungen sind dem ergänzenden Vertrag zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.” Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Anlage "Teilnahmeantrag"
Anlage "Referenzen"
Anlage "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen"
Anlage "Eigenerklärung Sanktionen"”
“#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTUREPE6L#
Die Teilnahmephase dient der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert...”
#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTUREPE6L#
Die Teilnahmephase dient der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Die Bewerber reichen in dieser Phase Teilnahmeanträge ein, in denen sie alle geforderten Nachweise und Informationen zur Eignungsprüfung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen übermitteln.
Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen.
Sollten bis zu fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.
Sollten mehr als fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber fünf Teilnahmeanträge aus.
Bewertungsgrundlage für die Auswahlentscheidung sind die Angaben in der Anlage "Referenzen". Aus diesen Referenzen wählt der Auftraggeber den Referenzauftrag aus, der die höchste Auftragsnähe aufweist. Nur dieser Referenzauftrag wird bewertet.
Anschließend werden diese 5 Bewerber zur indikativen Angebotsabgabe aufgefordert.
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Quelle: OJS 2026/S 018-057288 (2026-01-26)