Universität zu Köln - Vorbereitung und Begleitung Ausschreibung CAFM-System und Einführung

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen mit Unterstützung einer externen Beratung zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (VTP 1)) erhoben werden (Prioritäten 1 und 2), ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten in den Prioritäten sowie eine Ausschreibung für die Datenerhebung durch eine externen Dienstleister (TPV 2) erstellt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-08-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-07-09.

Wer?

• Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-07-09	Auftragsbekanntmachung
2025-07-15	Auftragsbekanntmachung
2026-01-26	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-07-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Universität zu Köln - Vorbereitung und Begleitung Ausschreibung CAFM-System und Einführung
Referenznummer: 2025_64_0046
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2025_64_0046
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Die grundsätzliche Vorgehensweise im CAFM-Projekt ist zweiphasig: Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (TPV 1)) BPNM-konform erhoben und optimiert werden (Prioritäten 1 und 2) sowie ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten (TPV 2) erstellt werden.

Zusätzliche Informationen:

#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlagerteilung im Vergabeverfahren und endet voraussichtlich am 30.04.2026 bzw. wenn die Leistung vollumfänglich erbracht wurde.

Hauptstandort oder Erfüllungsort: ggf. einzelne Institute, Fachrichtungen in der Nähe
Postanschrift: Albertus-Magnus-Platz
Postleitzahl: 50923
Stadt: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 8 Monate
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung des Projektteams
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.00000000
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erreichung der Ziele der Beratung ("Bieterkonzept")
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.00000000
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-08-11 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-08-11 09:05:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 21 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-08-11 09:05:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-08-07 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 Abs. 3 VgV
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzliste (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte geben Sie mit dem Angebot Ihre vollständig ausgefüllte Referenzliste ab. Nutzen Sie dafür zwingend die Vorlage, die wir Ihnen hier bieten. Die Bieterin * der Bieter muss mindestens 3 erfolgreich abgeschlossene und mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren Projekte vorweisen. Als vergleichbar gelten Aufträge, die an Hochschulen durchgeführt wurden und in Projektscope und Größenordnung ähnlich gelagert waren. Die Referenzen dürfen nicht vor dem 31.12.2020 abgeschlossen worden sein.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Zahlungsbedingungen sind dem ergänzenden Vertrag zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Abgabe eines Konzeptes - Abgabe Personalprofile

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

§ 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen)

§ 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)

§ 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)

§ 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden

§ 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)

§§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis und 233a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)

Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von…

… Steuern oder Abgaben nicht nachgekommen.

… Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen.

Verstoß gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen geltende arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des…

… Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

… Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

Das Unternehmen hat im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.

Der öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.

Es besteht ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.

Es liegt eine Wettbewerbsverzerrung vor, resultiert daraus, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.

Das Unternehmen hat eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt, was zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.

Das Unternehmen hat in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder ist nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder a) hat versucht , die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, b) hat versucht , vertrauliche Informationen zur Erlangung unzulässiger Vorteile beim Vergabeverfahren zu erhalten c) hat fahrlässige oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich hätten beeinflussen können oder hat versucht, solche Informationen zu übermitteln.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Nationale Registrierungsnummer: 05315-06008-84
Postanschrift: Albertus-Magnus-Platz
Postleitzahl: 50923
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Abteilung 64 - Einkauf
E-Mail: vergabestelle@verw.uni-koeln.de 📧
Telefon: +49 2214700 📞
URL: https://uni-koeln.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.vergabe.nrw.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTMX9JG2V/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTMX9JG2V 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTMX9JG2V 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTMX9JG2V Mit Abgabe des Angebots akzeptieren Sie alle Vertragsbestandteile. Der Vertrag wird im Nachgang ausgefüllt. eForms sind standardisierte Bekanntmachungsdokumente des öffentlichen Einkaufs in Deutschland in einer allgemeingültigen und technologieneutralen Form. Um diesen einheitlichen gültigen Datenmodell für alle Bekanntmachungen zur Verbesserung der Datenqualität, Auswertbarkeit und Aussagekraft der Vergabedaten nachzukommen, ist das vollständige ausgefüllte Formular 324 EU Angebotsschreiben für die Vergabestelle verpflichtend gemäß der Durchführungsverordnung EU 2019/1780.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Nationale Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: VKRheinland@bezregkoeln.nrw.de
E-Mail: vkrheinland@bezregkoeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-09+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 130-450437 (2025-07-09)

Auftragsbekanntmachung (2025-07-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für das Technische Gebäudemanagement (TGM) der Universität zu Köln ist der Einsatz eines CAFM-Systems geplant. Die grundsätzliche Vorgehensweise in diesem CAFM-Projekt ist zweiphasig: Im sog. Vorprojekt CAFM (Gegenstand dieser Ausschreibung) werden die organisatorischen und technischen Grundlagen erarbeitet sowie alle Leistungsverzeichnisse für die erforderlichen Ausschreibungen vorbereitet. Im sich anschließenden Hauptprojekt (nicht Gegenstand dieser Ausschreibung) erfolgen die Einführung der organisatorischen Neuerungen und des Systems.

Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:

Zur Vorbereitung der Beschaffung und Einführung sollen im sog. Vorprojekt CAFM (Gegenstand dieser Ausschreibung) mit Unterstützung einer externen Beratung die im Leistungsverzeichnis aufgeführten organisatorischen und technischen Grundlagen erarbeitet werden. In insgesamt fünf Teilprojekten (TPV) sollen - eine Prozesserhebung und -optimierung erfolgen (TPV 1), - ein Datenkonzept erstellt (TPV2), - ein Marktüberblick der relevanten CAFM -Systeme erstellt (TPV3), - Betriebskonzepte im TGM und im Rechenzentrum definiert (TPV4) sowie - alle für die Einführung erforderlichen vier Ausschreibungen erstellt werden (TPV5) o i) CAFM-System o ii) CAFM-Systemeinführung o iii) Datenerhebung und -import o iv) Qualitätssicherung in der Einführung

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzliste (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bitte geben Sie mit dem Angebot Ihre vollständig ausgefüllte Referenzliste ab. Nutzen Sie dafür zwingend die Vorlage, die wir Ihnen hier bieten. Die Bieterin * der Bieter muss mindestens 3 erfolgreich abgeschlossene und mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbaren Projekte vorweisen. Als vergleichbar gelten Aufträge, die in Projektscope und Größenordnung ähnlich gelagert waren. Die Referenzen dürfen nicht vor dem 31.12.2020 abgeschlossen worden sein.

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-07-15+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Zu 1.)Es wurde das Dokument "Referenzen" korrigiert. Die aktuelle Fassung ist im vorliegenden Projektraum erhältlich und am Zusatz ".v2" im Dateinamen erkennbar. Das aktuelle Dokument "Referenzen.v2" ist jetzt für die Angebotsabgabe zwingend zu verwenden. Zu 2.) Es wurden unter dem Punkt Verfahrensangaben die Informationstexte zu "Kurze Beschreibung der Leistung", sowie "Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen) angepasst und ergänzt.

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2025-07-15 📅
Andere zusätzliche Informationen

1.)Anpassung geforderte Referenzen: Aufgrund von Bieterfragen wurde entschieden, die geforderten Referenzen zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit anzupassen. 2.) Korrektur der Texte in Verfahrensangaben zu "Kurze Beschreibung der Leistung", sowie "Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen", da die ursprünglichen Angaben nicht alle Informationen zur ausgeschriebenen Leistung beinhaltete und dies zu evtl. Missverständnissen bei potentiellen Bietern hätte führen könnte.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: be5a72d8-9289-4d6b-82b3-7f5878e90dc2-01
Quelle: OJS 2025/S 135-467109 (2025-07-15)

Auftragsbekanntmachung (2026-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2026_64_0008
Kurze Beschreibung:

Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (TPV 1)) BPNM-konform erhoben und optimiert werden (Prioritäten 1 und 2) sowie ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten (TPV 2) erstellt werden. Anschließend erfolgt eine Marktanalyse zur Sondierung der marktreifen Systeme (TPV 3) sowie im TPV 4 die Definition aller fachlichen und IT-Anforderungen (einschließlich Abgleich mit den strategischen Themen sowie tragfähiger Betriebskonzepte im Liegenschaftsmanagement und im Rechenzentrum der Universität zu Köln). Das Teilprojekt 5 (TPV5) umfasst anschließend die Erstellung aller für die Durchführung des Hauptprojektes erforderlichen leistungsbeschreibenden und sonstigen fachlichen Unterlagen für die Vergabeverfahren.

Beschreibung
Interne Kennung: 2026_64_0008
Beschreibung der Beschaffung:

Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für sämtliche Baumaßnahmen (Neu- u. Erweiterungsbauten, Sanierungen und Modernisierungen). Im Betrieb ist damit die Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung bei Störungen) für alle Nutzer:innen der Liegenschaften im Bestand der UzK verbunden. Zum Zeitpunkt dieser Ausschreibung ist für Meldung, Dokumentation und Steuerung der Aufträge das Client-basierte Facility Management-System FM Essentials von PLANON (vormals Conject) im Einsatz. Weiterentwicklung und Support dieser Lösung werden vom Anbieter mittelfristig eingestellt. Zudem entspricht die Lösung nicht mehr den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an ein Facility Managementsystem. Aus diesem Grunde sollen mit Unterstützung einer externen Beratung die Anforderungen im Detail erhoben, auf Basis einer groben Marktanalyse die Optionen bewertet und eine Ausschreibung vorbereitet werden, im Einzelnen umfasst der Project-Scope zur Ablösung des bestehenden Systems: o Mit 1. Priorität ist ein Instandhaltungsplanungssystem (IPS) zu installieren, um unter Governance-Aspekten der Betreiber-Verantwortung der UzK gerecht zu werden. Die Instandhaltungsplanung erfolgt aktuell in Excel. Die Datengrundlagen und die auf ihnen beruhenden Planungen und Auswertungen sind fehleranfällig, in Teilen nicht aktuell und implizieren Datenredundanzen. Dies erschwert auch die Arbeiten, u.a. im Hinblick auf die Planung des Personaleinsatzes. o Mit 2. Priorität ist die Ablösung des Ticketing-Systems zu prüfen, dies im Hinblick auf planbare Instandhaltungsmaßnahmen als auch für das operative Störungsmanagement. o Mit 3. Priorität ist ein Modul Flächenmanagement aus dem Bereich Planen und Bauen der Liegenschaftsverwaltung in den Anforderungen zu berücksichtigen, da in der aktuellen - dann abzulösenden - Systemlandschaft Flächendaten in einer Schnittelle mit dem CAD-System FMDesign genutzt und aktualisiert werden. Sowohl die unterbrechungsfreie Unterstützung der laufenden Arbeiten sowie auch die Unterstützung der Bedarfsmeldungen der Nutzer*innen und die Zuweisung der Räume auf Basis im Rahmen der Masterplanung neu zu definierender Prozesse sollen mit der Einführung des neuen CAFM-System sichergestellt werden. Folgende Themen/Schnittstellen/Anwendungen sollen "mitgedacht" (und somit Bestandteil der Leistungsbeschreibung der CAFM-System-Ausschreibung) werden, um für zukünftige Anforderungen vorbereitet zu sein und der UzK keine Optionen zu nehmen, sind jedoch NICHT im Projekt-Scope der Systemeinführung, im Einzelnen: o die Umstellung auf S/4HANA (Grundsatzentscheidung: S/4HANA ist das führende System.) Hier sind insbesondere die Optionen zur Verwendung von SAP-Modulen für das Liegenschaftsmanagement einer kritischen Bewertung auf Passung mit den Anforderungen der UzK zu prüfen. o die Anforderungen zur Nachhaltigkeit in der Bewirtschaftung von Immobilien o die Anforderungen im Dokumentenmanagement (DMS) für Bauen und Betrieb (Baugenehmigung, Statik, Brandschutzkonzept). (Ein Parallelprojekt an der UzK zielt auf die Einführung eines DMS in 2026.) o die Anforderungen im Vertragsmanagement. (Ein Parallelprojekt an der UzK unter der Federführung des Dezernats Wirtschaft und Finanzen zielt auf die Einführung eines Vertragsmanagements in 2026.) o das Modul Flächenmanagement muss integrierbar sein o die Anforderungen im Energiemanagement, (Ein Parallelprojekt unter der Federführung des kaufmännischen Liegenschaftsmanagements zielt auf die Einführung eines Energiemanagements.) o die Potenziale im Bereich KI

Beschreibung der Beschaffung

Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für sämtliche Baumaßnahmen (Neu- u. Erweiterungsbauten, Sanierungen und Modernisierungen). Im Betrieb ist damit die Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung bei Störungen) für alle Nutzer:innen der Liegenschaften im Bestand der UzK verbunden. Zum Zeitpunkt dieser Ausschreibung ist für Meldung, Dokumentation und Steuerung der Aufträge das Client-basierte Facility Management-System FM Essentials von PLANON (vormals Conject) im Einsatz. Weiterentwicklung und Support dieser Lösung werden vom Anbieter mittelfristig eingestellt. Zudem entspricht die Lösung nicht mehr den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an ein Facility Managementsystem. Aus diesem Grunde sollen mit Unterstützung einer externen Beratung die Anforderungen im Detail erhoben, auf Basis einer groben Marktanalyse die Optionen bewertet und eine Ausschreibung vorbereitet werden, im Einzelnen umfasst der Project-Scope zur Ablösung des bestehenden Systems:
o Mit 1. Priorität ist ein Instandhaltungsplanungssystem (IPS) zu installieren, um unter Governance-Aspekten der Betreiber-Verantwortung der UzK gerecht zu werden. Die Instandhaltungsplanung erfolgt aktuell in Excel. Die Datengrundlagen und die auf ihnen beruhenden Planungen und Auswertungen sind fehleranfällig, in Teilen nicht aktuell und implizieren Datenredundanzen. Dies erschwert auch die Arbeiten, u.a. im Hinblick auf die Planung des Personaleinsatzes.
o Mit 2. Priorität ist die Ablösung des Ticketing-Systems zu prüfen, dies im Hinblick auf planbare Instandhaltungsmaßnahmen als auch für das operative Störungsmanagement.
o Mit 3. Priorität ist ein Modul Flächenmanagement aus dem Bereich Planen und Bauen der Liegenschaftsverwaltung in den Anforderungen zu berücksichtigen, da in der aktuellen - dann abzulösenden - Systemlandschaft Flächendaten in einer Schnittelle mit dem CAD-System FMDesign genutzt und aktualisiert werden. Sowohl die unterbrechungsfreie Unterstützung der laufenden Arbeiten sowie auch die Unterstützung der Bedarfsmeldungen der Nutzer*innen und die Zuweisung der Räume auf Basis im Rahmen der Masterplanung neu zu definierender Prozesse sollen mit der Einführung des neuen CAFM-System sichergestellt werden.
Folgende Themen/Schnittstellen/Anwendungen sollen "mitgedacht" (und somit Bestandteil der Leistungsbeschreibung der CAFM-System-Ausschreibung) werden, um für zukünftige Anforderungen vorbereitet zu sein und der UzK keine Optionen zu nehmen, sind jedoch NICHT im Projekt-Scope der Systemeinführung, im Einzelnen:
o die Umstellung auf S/4HANA (Grundsatzentscheidung: S/4HANA ist das führende System.) Hier sind insbesondere die Optionen zur Verwendung von SAP-Modulen für das Liegenschaftsmanagement einer kritischen Bewertung auf Passung mit den Anforderungen der UzK zu prüfen.
o die Anforderungen zur Nachhaltigkeit in der Bewirtschaftung von Immobilien
o die Anforderungen im Dokumentenmanagement (DMS) für Bauen und Betrieb (Baugenehmigung, Statik, Brandschutzkonzept). (Ein Parallelprojekt an der UzK zielt auf die Einführung eines DMS in 2026.)
o die Anforderungen im Vertragsmanagement. (Ein Parallelprojekt an der UzK unter der Federführung des Dezernats Wirtschaft und Finanzen zielt auf die Einführung eines Vertragsmanagements in 2026.)
o das Modul Flächenmanagement muss integrierbar sein
o die Anforderungen im Energiemanagement, (Ein Parallelprojekt unter der Federführung des kaufmännischen Liegenschaftsmanagements zielt auf die Einführung eines Energiemanagements.)
o die Potenziale im Bereich KI

Zusätzliche Informationen:

Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 5
Maximale Anzahl: 5
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Administrative Informationen
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2026-02-27 📅
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-02-17 23:59:59 📅
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 2026-02-26 12:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV
Bei der Zahl handelt sich um eine Gewichtung: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzliste (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen die folgenden Mindestanforderungen: - Der Referenzauftrag muss die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für ein CAFM-System zum Gegenstand gehabt haben; und - Der Referenzauftrag muss eine Prozess- und Datenanalyse für ein technisches Gebäudemanagement zum Gegenstand gehabt haben; und - Die oben genannten Leistungen im Referenzauftrag müssen abgeschlossen sein; und - Das Leistungsende darf bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge nicht länger als vier Jahre zurückliegen; und - Das Auftragsvolumen des Referenzauftrags muss größer als EUR 200.000,00 netto gewesen sein. Verwenden Sie dafür zwingend das bereitgestellte Dokument "Anlage Referenzen"

Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe - Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe. Die Bewertung der Auftragsnähe erfolgt anhand einer um-fassenden Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des gemäß Ziffer 2.1 ausgewählten Refe-renzauftrags. Diese werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegend zu vergebenden Auftrag verglichen. Prägende Eigenschaften des zu vergebenden Auftrags sind insbesondere: - Auftraggeber ist eine deutsche Universität mit über 40.000 Studierenden - Auftrag umfasst neben der Erstellung Leistungsbeschreibung auch die Erstellung von weiteren Vergabeunterlagen für das neu einzuführende System - Auftraggeber ist selbst Eigentümer der Liegenschaften und hat dementsprechend selbst die Betreiberverantwortung Vorsorglich: Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Die Zahlungsbedingungen sind dem ergänzenden Vertrag zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Anlage "Teilnahmeantrag" Anlage "Referenzen" Anlage "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" Anlage "Eigenerklärung Sanktionen"

Bedingungen für die Teilnahme
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben wurde nicht nachgekommen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTUREPE6L/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTUREPE6L 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTUREPE6L 🌏
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 450437-2025
Die Höchstzahl der Bewerber, die zur zweiten Stufe des Verfahrens eingeladen werden, ist festgelegt. ✅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTUREPE6L# Die Teilnahmephase dient der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Die Bewerber reichen in dieser Phase Teilnahmeanträge ein, in denen sie alle geforderten Nachweise und Informationen zur Eignungsprüfung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen übermitteln. Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Sollten bis zu fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als fünf wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber fünf Teilnahmeanträge aus. Bewertungsgrundlage für die Auswahlentscheidung sind die Angaben in der Anlage "Referenzen". Aus diesen Referenzen wählt der Auftraggeber den Referenzauftrag aus, der die höchste Auftragsnähe aufweist. Nur dieser Referenzauftrag wird bewertet. Anschließend werden diese 5 Bewerber zur indikativen Angebotsabgabe aufgefordert.

Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-01-26+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 018-057288 (2026-01-26)

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