Unterhaltsreinigung eines Verwaltungsgebäudes der VBG Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand des Vergabeverfahrens ist das Ziel der VBG (nachfolgend "AG"), die Unterhaltsreinigung an einem Standort, im Wege einer europaweiten Ausschreibung zu vergeben. Leistungsgegenstand ist insbesondere die Dienstleistung für die Unterhaltsreinigung des Bürogebäudes der Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach, Kölner Straße 20 in 51429 Bergisch Gladbach. Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Der Vertrag beginnt am 01.08.2025 und endet am 31.07.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Durch eine einseitige Erklärung der Vertragsverlängerungen durch die AG ist eine zweimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate wie folgt möglich:
1. Verlängerungsoption beginnt am 01.08.2027 und endet am 31.07.2028, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
2. Verlängerungsoption beginnt am 01.08.2028 und endet am 31.07.2029, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Jede Verlängerungsoption bedarf der Schriftform und wird von der AG spätestens 4 Monate vor Ablauf der jeweiligen Regellaufzeit gegenüber dem AN schriftlich erklärt. Eine Verlängerung über den 31.07.2029 hinaus ist ausgeschlossen. Ungeachtet dessen kann im Ausnahmefall eine einvernehmliche kurzfristige Vertragsverlängerung erfolgen, wenn außergewöhnliche und unvorhergesehene Umstände (z.B. die Aufhebung einer Ausschreibung oder baubedingte Verzögerungen) dies erforderlich machen. Die ersten sechs Monate der Vertragslaufzeit gelten als Probezeit. Während dieses Zeitraumes wird insbesondere die Prüfung des Qualitätsmanagements in der praktischen Durchführung vorgenommen, die AG kann innerhalb dieser ersten sechs Monate den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Kalendermonats kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sollte die AG das Gebäude oder Teile des Gebäudes (Untervermietung) nicht weiter betreiben, kann sie den Vertrag mit einer Frist von 4 Wochen zum Ende des Kalendermonats kündigen, in dem die Veränderungen wirksam werden. Das in den sonstigen gesetzlichen Bestimmungen geregelte Recht zur Beendigung des Vertrages aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Im Zeitraum der Vertragslaufzeit sind in den Jahren 2026 und 2027 Umbaumaßnahmen innerhalb der Bezirksverwaltung Bergisch Gladbach geplant. Nach derzeitigem Stand wird im 1. und 2. Quartal 2026 im Altbau ein Aus- und Einbau eines Aufzugs erfolgen. Zudem ist ab voraussichtlich Mitte 2027 eine umfassende Umbau- und Sanierungsmaßnahme des Gebäudekörpers (innen und außen) vorgesehen, welche unter anderem auch Umzüge bzw. temporäre Verlagerungen von Nutzflächen umfasst. Die konkreten Zeitpunkte und Bauabschnitte stehen derzeit noch nicht endgültig fest und können sich im Projektverlauf ändern. Während der Bau- und Sanierungsphasen kann sich der Bedarf an Reinigungsleistungen ändern. Eine regelmäßige Reinigung von Büros, Sanitär- und Funktionsräumen sowie Fluren kann im betroffenen Bereich zeitweise ganz oder teilweise entfallen. Zugleich kann sich in einzelnen Bereichen ein erhöhter Reinigungsbedarf ergeben, insbesondere durch baubedingte Verschmutzungen. Die AG wird den AN mindestens sechs Wochen vor Beginn geplanter Maßnahmen schriftlich über den voraussichtlichen Beginn, die betroffenen Bereiche sowie mögliche Auswirkungen auf den Leistungsumfang informieren. Eine erste Vorabinformation erfolgt spätestens zwei Monate vorher, sobald der grobe Bauzeitenplan vorliegt. Der Umfang der geschuldeten Reinigungsleistungen kann im Zuge der Baumaßnahmen um bis zu 75% reduziert werden. Eine anteilige Vergütungsanpassung erfolgt entsprechend dem tatsächlich entfallenen Leistungsumfang auf Basis des zuletzt gültigen Preisblattes. Mehraufwände aufgrund erhöhter Verschmutzung werden unter Berücksichtigung der vereinbarten Stunden- bzw. Quadratmeterpreise zusätzlich vergütet. Die konkreten Änderungen des Leistungsumfangs werden mit einem monatlichen Vorlauf gemeinsam mit dem AN abgestimmt und in Form von schriftlichen Nachträgen geregelt, sobald die betroffenen Bauabschnitte verbindlich festgelegt sind. Im Fall einer dauerhaften Flächenänderung oder -verlagerung ist der AN verpflichtet, innerhalb von 14 Kalendertagen nach entsprechender Mitteilung der AG ein aktualisiertes Kalkulationsblatt ("Preisblatt_Kalkulation") unter Berücksichtigung der geltenden tariflichen und betrieblichen Rahmenbedingungen einzureichen. Es gibt die Möglichkeit, das Objekt am 17.04.2025 - 25.04.2025 zu besichtigen. Termine sind mit der AG zu vereinbaren. Nachteile infolge einer versäumten Objektbesichtigung liegen im Risiko des Bieters; berechtigen insbesondere nicht zu Mehr- oder Ersatzansprüchen des AN und können keinen Anspruch des AN auf Vertragsanpassung oder -aufhebung begründen. Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus ihrer Sicht eine vorherige Objektbesichtigung für eine sachgerechte Kalkulation erforderlich ist, da trotz sorgfältiger Erstellung der Vergabeunterlagen Umstände vorliegen könnten, die im Hinblick auf die Arbeitsorganisation eines Bieters zu Mehr- oder Minderaufwand führen könnten. Die Gesamtreinigungsfläche im Objekt beträgt ca. 6.255,58 m2 inkl. Treppenhäuser sowie Treppen-/Aufzugsvorräume im Untergeschoss. Das Gebäude verfügt über 5 Etagen und eine Tiefgarage. Es besteht aus einem Altbau (Erstbezug 1987) und einem im Jahr 2001 errichteten Anbau. Die Leistungen sind entsprechend der Leistungsbeschreibung (Vorgabe und Verfahren), den Reinigungsgruppen Turnus sowie den kalkulierten Gesamtstunden aus dem Formblatt "Preisblatt_Kalkulation" zu erbringen. Die Verwaltung ist montags bis freitags von 6.00 bis 19.00 Uhr geöffnet, in dieser Zeit befinden sich bis zu 180 Beschäftigte. Die Reinigungskräfte müssen bis spätestens 19:00 Uhr das Gebäude verlassen haben. Die Reinigungsarbeiten im Gebäude erfolgen grundsätzlich montags bis freitags (gesetzliche Feiertage in NRW sowie der 24.12. und 31.12. eines Jahres sind ausgenommen). Die Reinigung beginnt frühestens um 13:45 Uhr und muss bis 18:45 Uhr abgeschlossen sein.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der VBG ist es, die Dienstleistung im Wege einer europaweiten Ausschreibung zu vergeben. Leistungsgegenstand ist die Unterhaltsreinigung für die AG am Standort Bergisch Gladbach (Bezirksverwaltung). Nachfolgend finden Sie eine vereinfachte Ausstattungsbeschreibung. Detailliertere Einzelheiten finden Sie im Formblatt Preisblatt-Kalkulation. Das Untergeschoss des Gebäudes erstreckt sich auf beide Gebäudeteile und ist vollflächig mit einem Betonboden ausgestattet. Hier befinden sich die Tiefgarage und Aufzüge mit ihren Vorräumen und Räume der Gebäudetechnik. Im Erdgeschoss befinden sich neben dem Empfangsbereich mit Telefonvermittlung ein Videokonferenzraum, ein Erste-Hilfe-Raum, ein Familienzimmer, die Poststelle, ein Scanner Raum, einige Aktenarchive und Büroflächen. Weiterhin befindet sich im Erdgeschoss der Putzmittelraum. In den Obergeschossen 1 - 3 befinden sich im Wesentlichen die Büro- und Sitzungsräume. Die Büros beinhalten in der Regel Schreibtische, Bürostühle, Schränke, Sideboards, Abfalleimer (Papier und Restmüll), Telefone, Garderobenständer und 1 Bodenpflanzgefäß. Die Räume und Flure sind mit Teppichböden ausgestattet. In den Obergeschossen 1 - 3 befinden sich weiterhin Teeküchen, die mit Küchenzeilen sowie jeweils einem Kühlschrank, Geschirrspüler, 2 Kaffeemaschinen, 2 Wasserkochern und Abfallbehältern ausgestattet sind. Der Müll wird getrennt entsorgt (Hausmüll/Verpackungen). Im Außenbereich stehen entsprechende Müllsammeltonnen bereit. Die Teeküchen sind mit Linoleumböden versehen. Die Geschosse verfügen über getrennte Damen-, Herren- und barrierefreie WCs. Im 4. Obergeschoss befinden sich ein Aufenthaltsbereich mit Küche, Lager- und Sozialräumen sowie einem Büro. Die Küche wird zurzeit nicht genutzt. Weiterhin befindet sich auf dieser Etage ein Sportraum sowie einige Büros.
Die Geschosse sind über Treppenhäuser und Aufzüge verbunden. Hier finden sich Betonwerksteinböden auf Podesten und Stufen, die Aufzüge sind mit Edelstahlelementen und Spiegelflächen ausgekleidet. Das Reinigungspersonal hat zu vorbereitenden Tätigkeiten (Wechsel der Arbeitskleidung, Einweisungen durch Objektverantwortlichen) frühestens 15 Minuten vor Beginn der Reinigungsarbeiten Zutritt zum Gebäude. Unmittelbar nach Beendigung der Tätigkeiten (inkl. dem Wechsel der Arbeitskleidung) ist das Gebäude zu verlassen. Der Putzraum im Erdgeschoss kann als Umkleideraum genutzt werden. Reinigungsleistungen, deren Art und Umfang jeweils vorab von der AG festgelegt werden und die nicht in der beschriebenen Unterhaltsreinigung enthalten sind, werden separat beauftragt und nach den im Preisblatt angegebenen Stundenverrechnungssätzen zzgl. der Mehr-, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge gemäß Rahmentarifvertrag für gewerbliche Beschäftigte im Gebäudereiniger-Handwerk abgerechnet.
Auf jeder Etage befinden sich 2 WC-Anlagen (im Anbau jeweils mit Behinderten-WC) sowie 2 Teeküchen mit Küchenzeile, Kühlschrank und Geschirrspüler sowie Kaffeemaschine und Wasserkocher. Im 4. OG befinden sich 2 Sanitärbereiche bei unserem Sportraum.
Im 2. OG befinden sich 2 Sitzungsräume, im Erdgeschoss ein Schulungsraum, ein Besucherzimmer sowie ein Videokonferenzraum. Auch der Erste Hilfe Raum befindet sich auf dieser Etage. Archive und Lagerräume finden sich in allen Geschossen. Im 4. OG ist die Cafeteria/Aufenthaltsbereich mit einem komplett ausgestatteten Küchenbereich untergebracht. Ein Putzmittelraum mit Wasseranschluss befindet sich im Erdgeschoss. Wasserzapfstellen für den Reinigungsdienst befinden sich auf jeder Etage in den Sanitärbereichen. Im Gebäude arbeiten ca. 180 VBG-Mitarbeiter. An jedem Arbeitsplatz steht ein Eimer für Papierabfälle. Biomüll, Restmüll und Verpackungen (grüner Punkt) werden in den Teeküchen gesammelt und täglich durch den Reinigungsdienst in die entsprechenden Behälter auf dem Gelände entsorgt.
In den Obergeschossen 1 - 3 befinden sich im Wesentlichen die Büro- und Sitzungsräume. Die Büros beinhalten in der Regel Schreibtische, Bürostühle, Schränke, Sideboards, Abfalleimer (Papier und Restmüll), Telefone, Garderobenständer und 1 Bodenpflanzgefäß. Die Räume und Flure sind mit Teppichböden ausgestattet. In den Obergeschossen 1 - 3 befinden sich weiterhin Teeküchen, die mit Küchenzeilen sowie jeweils einem Kühlschrank, Geschirrspüler, 2 Kaffeemaschinen, 2 Wasserkochern und Abfallbehältern ausgestattet sind. Der Müll wird getrennt entsorgt (Hausmüll/Verpackungen). Im Außenbereich stehen entsprechende Müllsammeltonnen bereit. Die Teeküchen sind mit Linoleumböden versehen. Die Geschosse verfügen über getrennte Damen-, Herren- und barrierefreie WCs. Im 4. Obergeschoss befinden sich ein Aufenthaltsbereich mit Küche, Lager- und Sozialräumen sowie einem Büro. Die Küche wird zurzeit nicht genutzt. Weiterhin befindet sich auf dieser Etage ein Sportraum sowie einige Büros.
Die Geschosse sind über Treppenhäuser und Aufzüge verbunden. Hier finden sich Betonwerksteinböden auf Podesten und Stufen, die Aufzüge sind mit Edelstahlelementen und Spiegelflächen ausgekleidet. Die Reinigung soll montags bis freitags durchgeführt werden. Im Gebäudebereich der VBG arbeiten bis zu 180 Beschäftigte in der Zeit von 06:00 Uhr bis 19:00 Uhr. Sollten in diesen Beschreibungen Fehler sein, die eine sachgerechte und hygienisch einwandfreie Reinigung nicht gewährleisten, so hat der AN die AG im Rahmen der Angebotserstellung darauf aufmerksam zu machen. Die Reinigungsinhalte werden dann im Rahmen der Ausschreibung entsprechend angepasst. Detailliertere Einzelheiten finden Sie im Formblatt Preisblatt-Kalkulation und den gesamten Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU mit zu diesem Leistungsgegenstand üblichen Deckungssummen. Der Versicherungsschutz bleibt über die gesamte der Laufzeit des Vertrages bestehen.
Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen.
Der Versicherungsschutz ist während der gesamten Laufzeit aufrecht zu erhalten. Zum Nachweis fügt der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft die Kopie einer Versicherungsbestätigung bei
oder
der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt in Form einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine im Rahmen und Umfang marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU mit zu diesem Leistungsgegenstand üblichen Deckungssummen abgeschlossen wird und der Versicherungsschutz während der Lauf-zeit des Vertrages bestehen bleibt.
- Wirtschaftliche Verknüpfung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft ist:
Einzelunternehmer ohne jede gesellschaftsrechtliche Verflechtung mit anderen Unternehmen und ohne Beteiligung an anderen Unternehmen, Konzernunternehmen (wenn zutreffend aussagekräftige Angaben in einer Anlage machen) oder in anderer Weise mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verknüpft (wenn zutreffend aussagekräftige Angaben in einer Anlage machen). Im Falle der Konzernzugehörigkeit oder einer sonstigen wirtschaftlichen Verknüpfung mit anderen Unternehmen sind hierzu in einer Anlage aussagekräftige Angaben zu machen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Einzureichende Unterlagen:
- Ggf. Bietergemeinschaftserklärung (mit dem Angebot vorzulegen): Angabe der Mitglieder einer Bietergemeinschaft die sich im Fall der Auftragsvergabe zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenschließen.
- Ggf. Erklärung zum Einsatz von UAN (mit dem Angebot vorzulegen): Erläuterung UAN:
Ein/e Unterauftragnehmer/in ist eine rechtlich selbständige natürliche oder juristische Person. Er oder sie führt, von Ihnen als Hauptauftragnehmer/in beauftragt, auf Ihre Rechnung und in keinem Auftragsverhältnis zur VBG stehend, bestimmte Teile des Auftrags, mithin einen Teil der in der Leistungsbeschreibung oder im Leistungsverzeichnis festgelegten Leistungen, selbstständig aus.
Im Fall der Auftragserteilung ist die Leistung grundsätzlich im eigenen Unternehmen zu erbringen. Unterauftragnehmer(innen) dürfen nur nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin in die Erbringung der Leistung einbezogen werden. Einsatzbereiche (Leistungsteile), die Sie durch Unterauftragnehmer(innen) erbringen lassen wollen, sind zu benennen.
- Ggf. Erklärung zur Eignungsleihe (mit dem Angebot vorzulegen): Dieser Vordruck ist nur zu verwenden, sofern sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit externen Ressourcen (Kapazitäten) bedienen muss.
- Ggf. Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe (mit dem Angebot vorzulegen): Dieser Vordruck ist nur zu verwenden, sofern sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit externer Ressourcen (Kapazitäten) bedienen muss. Mit der nachstehenden Verpflichtungserklärung ist nachzuweisen, dass dem Bieter bzw. der Bietergemeinschaft die erforderlichen Mittel (Ressourcen/Kapazitäten) bei der Erfüllung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen.
- Ggf. Verpflichtungserklärung_UAN (mit dem Angebot vorzulegen): Dieser Vordruck ist nur zu verwenden, sofern sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit externer Ressourcen (Kapazitäten) bedienen muss. Mit der nachstehenden Verpflichtungserklärung ist nachzuweisen, dass dem Bieter bzw. der Bietergemeinschaft die erforderlichen Mittel (Ressourcen/Kapazitäten) bei der Erfüllung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen.
- Nachweis der Objektbesichtigung (mit dem Angebot vorzulegen): Zeitraum für die Objektbesichtigungen: 17.04.2025 bis 25.04.2025. Die Termine sind mit der AG abzustimmen (s. hierzu die Angaben, Pkt. 3.2 in der Aufforderung zur Angebotsabgabe).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Einzureichende Unterlagen:
- Auszug aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister oder ein vergleichbarer Nachweis (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter / das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen aktuellen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis Arbeitsschutzmanagementsystem (DIN EN ISO 45001:2023 oder vergleichbar): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein Arbeitsschutzmanagementsystem nach DIN EN ISO 45001:2023 oder vergleichbar.
- Nachweis Qualitätsmanagementsystem (DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar: Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem nach der DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar ein.
- Nachweis Umweltmanagementsystem (DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar). : Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem nach der DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar ein.
- Erklärung Entlohnung nach Tarif- oder Mindestlohn: Der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass seine Mitarbeitenden mindestens nach Tarif- oder Mindestlohn entlohnt werden.
fahren
- Erklärung nach DGUV-Grundsatz 312-906 (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft stellt für sein gesamtes Material und alle Geräte eine Prüfung nach DGUV-Grundsatz 312-906 sicher?
- Erklärung über ausreichend technische Fachkräfte oder technische Stellen: Der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt während der gesamten Vertragslaufzeit über ausreichend technische Fachkräfte oder technische
Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt
sind.
- Erklärung zu Ausstattung, Geräte und technische Ausstattung: Der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt während der gesamten Vertragslaufzeit ausreichend über Ausstattung, Geräte und technische Ausrüstung, die das Unternehmen für die Ausführung des Auftrags benötigt.
- Erklärung zum Gefahrstoffkataster: Der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass er im Falle der Zuschlagserteilung während der Ausführung des öffentlichen Auftrags über ein Gefahrstoffkataster verfügt und dieses mit Beginn der Leistungserbringung bei der VBG hinterlegt wird.
- Erklärung zur Gewerbepraxis (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine Gewerbepraxis von über drei Jahren?
Alle aufgelisteten ja/nein-Felder stellen ebenfalls die Mindestanforderungen an die technische bzw. berufliche Leistungsfähigkeit dar. Muss eine dieser Anforderungen mit einer "Nein-Eintragung", seitens des Bieters, beantwortet werden, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
- Nachweis von min. 3 Referenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/ das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht, mit einem gesonderten Dokument, mindestens drei geeignete Referenzen der letzten drei Jahre über mit dem hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand (tägl. Unterhaltsreinigung und einer Gesamtreinigungsfläche von mindestens 5.600 m2) vergleichbare Leistungen in einer gesonderten Anlage ein.
Die Darstellung der Referenzen ist mit folgendem Inhalt und folgender Struktur einzureichen:
- Name und Adresse der Auftraggeberin/ des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners oder Ansprechpartnerin bei der Auftraggeberin/ beim Auftraggeber mit Telefonnummer
- Kurze Beschreibung der zu vergleichenden Leistung
- Angaben zu Umfang und Größe der erbrachten Leistungen
- Zeitraum der erbrachten Leistungen.
Hinweis der Auftraggeberin:
Es sind nach Art und Umfang mit den hier zur Vergabe anstehenden Leistungen nachzuweisen. (hinsichtlich Art: tägl. Unterhaltsreinigung und Umfang: mind. 5.600 m2) Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft stimmt der Nachfrage beim Referenzgeber zu.
Die von Gesetzes wegen bestimmte Eignungsprüfung setzt durch die Vorgaben von §§ 122 ff. GWB und § 46 Abs. 3 VgV eine Datenverarbeitung regelmäßig voraus. Die gesetzlichen Regelungen wie in § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV aufgeführt sind DSGVO-konform. Die DSGVO schützt natürliche Personen, öffentliche Auftraggeber sind juristische Personen, die nicht unter den Schutzbereich der DSVGO fallen. Im Rahmen von Vergabeverfahren sind für Auftraggeber für die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. e DSGVO relevant, die jenseits von individueller Zustimmung die Verarbeitung zulassen. Grds. können personenbezogene Daten (auch von Dritten) zur Überprüfung von Referenzen abgefragt werden. Bieter können nicht allein "aus Gründen des Datenschutzes" diese personenbezogenen Daten verweigern. Werden trotz Forderung keine Ansprechpartner hinsichtlich ihrer Referenzen angegeben, müssen Bieter die vergaberechtlichen Konsequenzen in Kauf nehmen, die den Angebotsausschluss bedeuten können.
Diese Prüfung liegt zudem auch im öffentlichen Interesse. Es sollen nur geeignete Unternehmen mit der Auftragsausführung betraut werden, was seinerseits dem Schutz öffentlicher Mittel und der Qualitätssicherung dient. Entsprechend sind, nach hiesiger Ansicht, auch die Anforderungen des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfüllt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen und mit dem Angebot vorzulegen:
- 1. Eingesetztes System zur Durchführung von Eigenkontrollen i. d. Unterhaltsreinigung (UH),
- 2. Durchführung und Dokumentation der Eigenkontrollen in der UH,
- 3. Darstellung der Auswirkungen der Eigenkontrollen auf die operativen Leistungen i. d. UH,
- 4. Laufende Auswertung der administrativen Leistungen (Beschwerdemanagement) f. d. UH,
- 5. Personelle Orga. der admin. Leistungen f. d. UH mit der Angabe der kalkulierten Gesamtjahresstd,
- 6. Muster-Revierplanung,
- 7. Die für das Personal tatsächl. zum Einsatz kommende technische Ausstattung,
- Angebotsformblatt,
- Angabe zu Unternehmen, Ansprechperson nebst Stellvertretung,
- Erklärung Ausschlussgründe, ggf. inkl. Anlagen,
- Eigenerklärung zu Sanktion 5k,
- Kalkulation Unterhaltsreinigung,
- Kalkulation Vorarbeiter/in,
- Preisblatt_Kalkulation,
- Verpfl. auf das Daten- und Sozialgeheimnis zum Vertragsschluss,
- Vertrag,
- CSX 59_Eigenerklaerung Informationen zum Bieter.

Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDYTH74BHFK


Das Vergabeverfahren (VV) wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an VV sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei. Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum VV (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten). Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge/Angebote sind ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keine Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet. Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben: · Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version · Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version · Google Chrome in der jeweils aktuellen Version · Apple Safari ab Version 5. Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des VV für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich. Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an VV auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der Cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann. Die Informationen über die eigentlichen VV werden über sogenannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum VV von der Vergabeplattform heruntergeladen werden. Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote/Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote/Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher. Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Im Fall der elektronischen Textform genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie den Teilnahmeantrag / das Angebot abgeben. Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert. Die Kommunikation zwischen der AG und den Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des VV auf der Vergabeplattform möglich. Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/. Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen). Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/. Hinweise zum Einsatz von Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Rechtsform der Bewerbergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Folgende Angaben zur Wertung der Angebote: Folgende Gewichtung wird bei der Vergabe der Unterhaltsreinigung festgelegt: - Angebotspreis in EURO 60 % - Kriterien 40 % Objektbezogenes Qualitätskonzept 60 % Von der Auftraggeberin werden folgende Einzelkriterien bewertet: - Eingesetztes System zur Durchführung von Eigenkontrollen in der Unterhaltsreinigung (25%) - Durchführung und Dokumentation der Eigenkontrollen in der Unterhaltsreinigung (25%) - Darstellung der Auswirkungen der Eigenkontrollen auf die operativen Leistungen in der Unterhaltsreinigung (25%) - Laufende Auswertung der administrativen Leistungen (Beschwerdemanagement) für die Unterhaltsreinigung (25%) Objektbezogenes Einsatzplanungskonzept 40 % Von der Auftraggeberin werden folgende Einzelkriterien bewertet: - Personelle Organisation der administrativen Leistungen (Objektleitung inkl. Stellvertreter, Vorarbeiter inkl. Stellvertreter) und operativen Leistungen (Personaleinsatzplanung) für die Unterhaltsreinigung, mit Angabe der kalkulierten Gesamtjahresstunden (50%) - Muster-Revierplanung der Unterhaltsreinigung für das zu reinigende Objekt (25%) - Die für das Personal tatsächlich zum Einsatz kommende technische Ausstattung (25%). Die Vergabekriterien sind mit einer prozentualen Gewichtung hinterlegt. Der Angebotspreis für das Angebot ergibt sich aus den Angaben im "Preisblatt_Kalkulation". Mit dem "Formblatt Kalkulationen Unterhaltsreinigung und Vorarbeiter/in" erklärt der Bieter nachweislich, dass alle Bestandteile des Angebotspreises auskömmlich und kostendeckend kalkuliert wurden. Der Zuschlag wird auf das jeweils wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist das, das nach dem nachstehend erläuterten Wertungssystem und den erläuterten Zuschlagskriterien sich noch in der Wertung befindet und die höchste Wertungskennzahl erreicht. Die Kriterien für das Qualitäts- und Einsatzplanungskonzept werden durch eine Punktebewertung (Abstufung zwischen 0 und 10 Punkten) bewertet. Der Bieter hat die objektbezogenen Qualitäts- und Einsatzplanungskonzepte mit dem Angebot abzugeben. Die Einreichung der sieben Konzepte mit dem Angebot ist zwingend für die Auftragserfüllung. Werden nicht alle sieben Konzepte vollständig mit dem Angebot eingereicht, wird der Bieter zwingend vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Mit dem jeweiligen objektbezogenen Konzept sind allein solche Faktoren darzulegen, die sich auf das Vorgehen des Bieters in Bezug auf die konkrete Ausgestaltung des Auftrags beziehen. Rein unternehmensbezogene Kriterien (z.B. Ausbildungsstand des Personals, Firmenprofil, Ausstattungsgrad all-gemein) können an dieser Stelle im Rahmen der Angebotswertung nicht berücksichtigt werden. Die Auftraggeberin bewertet die eingereichten Angaben/Konzepte gem. den aufgestellten Anforderungen. Weiter setzt sie ihren Beurteilungsspielraum ein. Die Auftraggeberin kommt hierbei ihrer (internen) Dokumentationspflicht nach. Die Vergabestelle stellt klar, dass sie mit der Wertungsmatrix eine strikte Trennung von unternehmensbezogenen Eignungs- und objektbezogenen Wertungskriterien beabsichtigt. Sie folgt damit dem Gebot der Trennung von Eignungs- und Wertungskriterien (vgl. Urteil des Bundesgerichtshofs vom 15.04.2008 X ZR 129/06). Strukturieren Sie Ihre Angaben zu den in dieser Bewertungsmatrix geforderten Bewertungskriterien "Objektbezogenes Qualitätskonzept" Nr. 1 bis 4 und "Objektbezogenes Einsatzplanungskonzept" Nr. 1 bis 3 bitte nach den vorgegebenen Nummerierungen. Der Bezug zu den jeweiligen Einzelkriterien muss eindeutig erkennbar sein. Bei der Erstellung der jeweiligen Konzepte ist zwingend die Gliederung der Einzelkriterien, wie unter Objektbezogenes Qualitäts- und Einsatzplanungskonzept dargestellt, einzuhalten. Die Bewertung erfolgt durch die Fachabteilung entsprechend der veröffentlichten Bewertungsmatrix mit Leistungspunkten. Bitte machen Sie Ihre Angaben auf einem gesonderten Dokument, damit diese bewertet werden können.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB): § 134, Informations- und Wartepflicht, § 135, Unwirksamkeit, § 160, Einleitung, Antrag.