Unterstützung von Presse- und PR-Arbeit für die Hamburger Musikensembles des NDR

Norddeutscher Rundfunk

Der Norddeutsche Rundfunk sucht eine fachkundige und unabhängige Agentur zur Umsetzung der o. g. Ziele und der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die in Hamburg ansässigen Musikensembles NDR Elbphilharmonie Orchester, NDR Bigband und NDR Vokalensemble sowie der NDR Radiophilharmonie, wenn sie in Hamburg gastiert, und punktuell für die edukativen Angebote ("Discover music!") sowie für die NDR Konzertreihen. Eine regelmäßige Vor-Ort-Betreuung der Pressetermine in Hamburg wird vorausgesetzt. Vertragsgegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung nach § 21 VgV mit einem einzigen Unternehmen. Die Einzelaufträge werden entsprechend der Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. In dem Rahmenvertrag sind folglich nicht alle Bedingungen für die Einzelauftragsvergabe enthalten. Der Rahmenvertrag wird durch den jeweiligen Einzelauftrag konkretisiert. Er legt den konkreten Leistungsumfang und Leistungszeitraum fest. Der Auftrag beinhaltet verschiedene Aufgaben mit einem jährlichen Aufwand von geschätzt 100 Personentagen für die Presse- sowie Öffentlichkeitsarbeit inklusive Abend- und Wochenendeinsätzen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-04-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-03-17.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2025-03-17 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2025-03-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Unterstützung von Presse- und PR-Arbeit für die Hamburger Musikensembles des NDR
Referenznummer: E41/2025-06
Kurze Beschreibung:
Der Norddeutsche Rundfunk sucht eine fachkundige und unabhängige Agentur zur Umsetzung der o. g. Ziele und der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die in Hamburg ansässigen Musikensembles NDR Elbphilharmonie Orchester, NDR Bigband und NDR Vokalensemble sowie der NDR Radiophilharmonie, wenn sie in Hamburg gastiert, und punktuell für die edukativen Angebote ("Discover music!") sowie für die NDR Konzertreihen. Eine regelmäßige Vor-Ort-Betreuung der Pressetermine in Hamburg wird vorausgesetzt. Vertragsgegenstand ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung nach § 21 VgV mit einem einzigen Unternehmen. Die Einzelaufträge werden entsprechend der Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. In dem Rahmenvertrag sind folglich nicht alle Bedingungen für die Einzelauftragsvergabe enthalten. Der Rahmenvertrag wird durch den jeweiligen Einzelauftrag konkretisiert. Er legt den konkreten Leistungsumfang und Leistungszeitraum fest. Der Auftrag beinhaltet verschiedene Aufgaben mit einem jährlichen Aufwand von geschätzt 100 Personentagen für die Presse- sowie Öffentlichkeitsarbeit inklusive Abend- und Wochenendeinsätzen.
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Öffentlichkeitsarbeit 📦
Beschreibung
Interne Kennung: E41/2025-06
Beschreibung der Beschaffung:
Insgesamt geht es um die Umsetzung der Kommunikation, inhaltlich gesteuert durch die Kommunikationsabteilung und Redaktionen des Bereichs Orchester, Chor und Konzerte des NDR und in enger Abstimmung mit der Abteilung Presse und Kommunikation des NDR und um die Erbringung von Dienstleistungen rund um die Konzerte des NDR Elbphilharmonie Orchesters, der NDR Bigband und des NDR Vokalensembles, NDR RPH in HH sowie gezielt von "Discover music!", von NDR JAZZ und NDR das neue werk. Initiierung und Bearbeitung von Interviewanfragen unterschiedlicher Journalisten und Medien, d. h.: Disposition von Interviewterminen für NDR Medien, externe elektronische Medien und Printmedien sowie Online und Social Media Abstimmung und Koordination - mit Künstleragenturen im In- und Ausland, ggf. mit Musikerinnen und Musikern, den Dirigenten und Solisten sowie - den jeweils involvierten NDR Abteilungen Redaktion, Orchesterbüro, Vorstände der Ensembles, Marketing, Vertrieb und Pressestelle des NDR insbesondere mit: - Koordination und Abstimmung der Termine mit Veranstaltern, deren Pressestelle, Veranstaltungs- und Empfangsmanagement, sowie mit Konzerthäusern/-sälen, in denen der NDR mit seinen Konzerten zu Gast ist Begleitung von Medienvertretern, "Influencern", Fotografen und Film-Teams bei Proben und Konzerten und Hintergrundberichten. Kontinuierliche Abstimmung mit der Vertriebsleitung und den Ensemble-Redaktionen, darauf basierend Justierung von PR-Maßnahmen, die der Verkaufsförderung dienen. Vereinbarung und Abwicklung von Verlosungsaktionen zur gezielten Bewerbung von Konzerten in regionalen Medien inklusive Nachfassen. Unterstützung bei der Durchführung von Pressekonferenzen, z.B. Betreuung Pressecounter. Publikumsführungen und Koordination entsprechender Gespräche und Besuchergruppen. Kurzfristige Verfügbarkeit für persönliche Besprechungen und andere Termine in Hamburg Die Agentur sollte über alle Maßnahmen kontinuierlich berichten. Zielsetzung: Umsetzung einer fachspezifischen Pressearbeit nach strategischen Vorgaben des Bereichs Orchester, Chor und Konzerte und der Abteilung Presse und Kommunikation des NDR, mit dem Ziel die Angebote der NDR Ensembles und Konzertreihen breit und in den jeweiligen Fachmedien zu kommunizieren.
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Postanschrift: Rothenbaumchaussee 132-134
Postleitzahl: 20149
Stadt: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-06-01 📅
Datum des Endes: 2026-05-31 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:
Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 12 Monate und beginnt am 01.06.2025. Dem NDR wird das dreimalige, einseitig auszuübende Recht eingeräumt, die Vertragslaufzeit um jeweils weitere 12 Monate zu gleichen Konditionen zu verlängern. Die Gesamt-Vertragslaufzeit beträgt höchstens 48 Monate.
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Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-04-17 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-04-17 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 18 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2025-04-17 12:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2025-04-10 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Fehlende Unterlagen, die sich nicht auf die Zuschlagskriterien beziehen, können nachgefordert werden.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform) mit - Leistungsspektrum, - Gründungsdatum, - Anzahl der aktuell festangestellten Mitarbeiter, - Angabe des netto-Gesamtumsatzes der letzten drei Geschäftsjahre (2022-2024).
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Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Eignung zur Berufsausübung: Juristische Personen müssen einen qualifizierten Bevollmächtigten benennen.
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Für die anstehende Presse- und PR-Arbeit bedarf es einer Agentur, die über einschlägige Erfahrungen im Kulturbereich und den Abläufen im Konzertbetrieb verfügt, insbesondere im Umgang mit Pressevertretern, Künstlern, Musikern und Agenturen im In- und Ausland. Zwei Referenzen über Presse- und PR-Arbeit möglichst aus dem Kultur- bzw. Konzertbereich im Zeitraum 2020 bis 2024 mit vergleichbaren Anforderungen in Bezug auf die Leistungsbeschreibung dieser Ausschreibung unter Nennung des Referenz-Unternehmens, des Ansprechpartners, Telefonnummer des Ansprechpartners und Auftragsvolumen sowie einer Kurzbeschreibung des Auftrags samt genauer Tätigkeitsbeschreibung (Anlage 3). Mindestens zwei Referenzen im Zeitraum 2020 bis 2024, die exzellente Kontakte zu themenrelevanten Medienvertretern aufweisen (wie zum Beispiel zu Verlagen, Journalisten, Fachmedien, überregionalen- und regionalen Zeitungen und Zeitschriften, Multiplikatoren). Dazu ist eine Dokumentation vorzulegen (Anlage 3). Nachweise in Form einer Eigenerklärung zur Bewertung der Berufserfahrung und Qualifikation (auch anonymisiert) der vom Bieter vorgesehenen Mitarbeiter (Angaben über Berufserfahrungen, Ausbildung und Weiterbildung). Darstellung der Strukturen und Prozesse, mit denen die Ansprechpartnerfunktion gewährleistet werden soll (mit Benennung der für die Realisierung der geforderten Dienstleistungen vorgesehenen Mitarbeiter).
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Projektsprache in Wort und Schrift ist deutsch.
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Korruption
Beschreibung der Ausschlussgründe:
Es liegen zurzeit und es lagen in den vergangenen drei Jahren seit Absendung dieses Teilnahmeantrags keine Ausschlussgründe i.S.v. §§ 123 und 124 GWB vor.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Norddeutscher Rundfunk
Nationale Registrierungsnummer: DE 1185 09 776
Postanschrift: Rothenbaumchaussee 132-134
Postleitzahl: 20149
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: e-vergaben@ndr.de 📧
Telefon: +49 0 📞
Fax: +49 0 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y6FYT57FTKA4/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y6FYT57FTKA4 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y6FYT57FTKA4 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 18 Tage
Datum des Beginns: 2025-06-01 📅
Datum des Endes: 2026-05-31 📅
Maximale Verlängerungen: 3

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6FYT57FTKA4 (1) Die Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle sowie Beantwortung von Fragen zu diesem Verfahren erfolgt ausschließlich über das Vergabeportal. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. (2) Etwaige Fragen von Unternehmen sollten bis spätestens 7 Tage vor Abgabefrist über das Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert beantwortet.
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Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Nationale Registrierungsnummer: t:040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Postleitzahl: 20354
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: +49 4042823-1690
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 4042823-1690 📞
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-03-17+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 054-172842 (2025-03-17)
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