Veranstaltungen für die Kommunikation der EU-Strukturfonds (Förderzeitraum 2021 - 2027)

Beschreibung der Beschaffung

Der Freistaat Sachsen erhält aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE), dem Just Transition Fund (JTF) sowie dem Europäischen Sozialfonds Plus (ESF Plus) im Förderzeitraum 2021 bis 2027 insgesamt rund 3,1 Milliarden Euro. Mit dem EFRE wird in Forschung und Innovation, Klimaschutz und Wirtschaftsförderung investiert. Der JTF dient der Bewältigung des Strukturwandels in den Kohleregionen. Der ESF Plus wird für Bildung, Aus- und Weiterbildung, eine nachhaltige und hochwertige Beschäftigung sowie die soziale Inklusion und die Bekämpfung von Armut und Diskriminierung eingesetzt. Die Mittel werden für verschiedene Förderprogramme verwendet.

Die Europäische Kommission und der Freistaat Sachsen legen Wert darauf, dass möglichst viele potenzielle Nutzer über die Fördermöglichkeiten informiert sind. Außerdem ist der Einsatz der Mittel für den Bürger transparent zu gestalten. Die positiven Leistungen der EU sollen verdeutlicht werden. Um diese Aufgaben wahrzunehmen, sind bei den beiden Verwaltungsbehörden für den EFRE/JTF und dem ESF Plus im Sächsischen Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz (SMWA) auch Aufgaben zur Sichtbarkeit, Transparenz und Kommunikation angesiedelt. Ein Mittel zum Erreichen der Kommunikationsziele bilden Veranstaltungen zu den drei Fonds.

Gegenstand der Vergabe ist eine Vereinbarung über die Durchführung von Veranstaltungen. Die Vereinbarung beinhaltet Rahmenvereinbarungsleistungen. Innerhalb dieser Rahmenvereinbarung werden Einzelaufträge für die jeweiligen Veranstaltungen oder Aktionen ausgelöst.
Die Leistungen sind in separate Module aufgeteilt.
Die in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Elemente aus den Modulen sind Bestandteil der nachfolgend genannten, aufgezählten Veranstaltungstypen und öffentlichkeitswirksamen Aktionen. Die Auflistung ist nicht abschließend:
- Halbtägige oder ganztägige Fachtagungen zu verschiedenen Themenbereichen der Förderung (als Präsenz-, Hybrid- oder reine Online-Veranstaltungen),
- Konferenzen zur Förderung zu verschiedenen Themen mit EFRE-, JTF- und/oder ESF-Bezug (als Präsenz-, Hybrid- oder reine Online-Veranstaltungen),
- Messeteilnahmen oder Teilnahmen an Veranstaltungen Dritter (z. B. mit eigenen Ständen oder in Kooperation mit Dritten wie z.B. mit der Sächsischen Aufbaubank - Förderbank (als Präsenz-, Hybrid- oder reine Online-Veranstaltungen)),
- Infostände (bei Veranstaltungen, Messen, im öffentlichen Raum),
- Aktionsstände mit Verteilung von Informations- und Werbematerial, Quiz, Einsatz des EU-Maskottchens, Filmpräsentationen, sonstige "bunte" Aktionen (beispielsweise zum Tag der Sachsen) oder mobile Aktionen z. B. in Städten und Gemeinden, in Gebäuden oder öffentlichen Verkehrsmitteln,
- Gremiensitzungen, wie z.B. Begleitausschuss.

Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist zum einen ein Basismodul:
- Modul 1: Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
Darüber hinaus gibt es folgende weitere Module:

- Modul 2: Personal für die Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen,
- Modul 3: Catering,
- Modul 4: Technik,
- Modul 5: Druckerzeugnisse,
- Modul 6: Veranstaltungsausstattung (Messebau; Zubehör) - zur Miete,
- Modul 7: Transport von Veranstaltungsmaterial sowie Ausstellungs-equipment,
- Modul 8: Transport von Personen.

Aus diesen Modulen können je nach Bedarf für die jeweils geplante Veranstaltung einzelne Bestandteile in Form eines Einzelauftrags abgerufen werden.
Die Rahmenvereinbarung sieht für die einzelnen Leistungspositionen eine unverbindlich geschätzte Abnahmemenge sowie eine Höchstabnahmemenge für die gesamte Rahmenvertragslaufzeit einschließlich Option vor. Der Auftraggeber garantiert darüberhinaus eine Mindestabnahmemenge. Die detaillierten
Mengenangaben sind Bestandteil der Tabelle in der Anlage zu den Vertragsunterlagen (Bestandteil der mit dieser Bekanntmachung veröffentlichten Vergabeunterlagen).
Weitere Leistungen im Zusammenhang mit den Kommunikationsmaßnahmen für die EU-Strukturfonds im Freistaat Sachsen sind Gegenstand weiterer Lose, welche vergeben wurden bzw. zu einem späteren Zeitpunkt vergeben werden.

Beschreibung der Optionen

Der Rahmenvertrag tritt mit Zuschlagserteilung, frühestens am 24. Juli 2025 in Kraft. Der Auftragszeitraum beträgt zwei Jahre. Es besteht seitens des Auftraggebers die einmalige Option, den Vertrag einmal um weitere zwei Jahre zu verlängern, so dass die Gesamtlaufzeit vier Jahre nicht überschreitet. Diese Option ist vom Auftraggeber bis zu drei Monate vor Ablauf des ersten Vertragszeitraums in Textform gegenüber dem Auftragnehmer auszuüben. Bei dem Optionsrecht handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers; aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Weiterführung des Vertrages.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Erklärung zu unternehmensbezogenen Angaben, Erklärung zur Zahlung von
Mindestentgelten, Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123,124
GWB i.V.m. § 42 VgV sowie ggf. zur Selbstreinigung nach § 125 GWB, Erklärung im
Zusammenhang mit dem Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge nach § 21 des
Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für
regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, § 19 des Gesetzes
zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns, § 98c des Gesetzes über den Aufenthalt, die
Erwerbstätigkeit und die Integrationvon Ausländern im Bundesgebiet, § 21 des Gesetzes zur
Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung, § 24 des Gesetzes über die
unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in
Lieferketten, Erklärung zur Einhaltung von Artikel 5 k Absatz 1 der Verordnung (EU) 2022/576
des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive
Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine
destabilisieren, Erklärung zum Datenschutz. Teilnehmer am Vergabeverfahren können auch
Bietergemeinschaften sein (§ 43 VgV). Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der
Bietergemeinschaft. Mit der Abgabe des Angebotes benennt die Bietergemeinschaft jeweils
sämtliche Mitglieder und bezeichnet eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für
den Abschluss und die Durchführung des Vertrages. Bei der Angebotsabgabe einer
Bietergemeinschaft ist die Erklärung Bietergemeinschaft entsprechend von allen an der
Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen, Institutionen bzw. Einzelpersonen gemäß der
Bewerbungsbedingungen zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen. Zum Nachweis der
notwendigen Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind für jedes Mitglied
der Bietergemeinschaft sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den
Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen erforderlich und dem Angebot beizufügen.
Hinsichtlich der Angaben und Erklärungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit
genügt es, wenn die Bietergemeinschaft die Anforderungen insgesamt durch ihre Mitglieder
erfüllt. Das vorgesehene Mitglied und der von diesem zu erfüllende Teil der Leistung sind in
den Angebotsunterlagen genau zu bezeichnen. Die nachträgliche Bildung einer
Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe sowie der nachträgliche Eintritt in eine
Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhalten hat, sind nicht möglich. Die Mitglieder der
Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch (§ 421 BGB)
für die Leistungserbringung. Fällt ein Mitglied der Bietergemeinschaft nach der Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die vollständige Leistungserbringung durch die
verbleibende Bietergemeinschaft sichergestellt sein.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.