Veranstaltungs-Catering (ohne Getränke) Falling Walls Science Summit 2025

Beschreibung der Beschaffung

Erstmalig am 9. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über 20 internationale Spitzenforscher:innen auf der eintägigen „Falling Walls Conference“ (www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?“ und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.

Die Konferenz, mittlerweile der Falling Walls Science Summit genannt, mit seinen verschiedenen Bestandteilen, richtet sich an nationale und internationale Teilnehmer:innen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner:innen und Unterstützer:innen hat sich kontinuierlich gefestigt und die Konferenz hat sich zu einem dreitägigen multidisziplinären Gipfeltreffen mit über 1.500 Teilnehmer:innen aus über 75 Ländern entwickelt. Auftraggeber und Veranstalter des Science Summit ist die Falling Walls Foundation gGmbH.

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Speisen Catering sowie teilweise die dazugehörige Ausstattung und das Personal des Falling Walls Science Summit vom 7. bis 9. November 2025 in Berlin gewährleisten, sowie auch das Crewcatering vom 4. bis 10. November. Die Leistung betrifft lediglich Speisen, Equipment und Personal. Es wird keine Getränkeversorgung benötigt. Eine Ausnahme stellt das optionale Angebot von Heißgetränken dar.

Für unsere dreitätige Veranstaltung benötigen wir ein umfassendes Speisen-Catering, welches den Bedürfnissen unserer Teilnehmer:Innen gerecht wird.

Die Speisen werden alle an Buffetflächen und aus Speiseregalen ausgegeben, eine Live Cooking Station ist nicht gewünscht. Durch die kurzen Pausen ist Schlangenbildung durch die Zubereitung an den Buffetflächen dringend zu vermeiden. Es gibt mit Ausnahme der Nachspeisen keinen Flying Service. Eine Ausnahme stellt ggf. die Abendveranstaltung am 8.11. dar. Teile des Backbereichs des Café Moskau können genutzt werden.

Jeden Morgen soll es Frühstückssnacks und Obst geben. Ein Großteil der Gäste frühstückt im Hotel.

Zur Mittagszeit wünschen wir uns 3 Vorspeisen, 2 warme Hauptspeisen und 2 kalte Hauptspeisen sowie 2 Desserts.

Zu den Abendempfängen werden Snacks angeboten, die auch warm sein können. Der Anspruch ist nicht, dass die Gäste am Abend satt sind.

Alle Speisen sollen mindestens vegetarisch oder auch vegan sein und nach Möglichkeit größtenteils aus regionalen und nachhaltigen Zutaten bestehen. Jeweils eine Vor-, Haupt- und Nachspeise pro Tag und Tageszeit muss vegan und als solche ausgezeichnet sein. Nachhaltigkeit und ökologisches Denken ist ein wichtiger Bestandteil und wird beim Auftragnehmer vorausgesetzt.

Die Speisenauswahl sollte dabei eher einfach sein, nicht zu gehoben, aber einen hohen Qualitätsstandard vorweisen. Unsere Gäste sollen satt, aber nicht müde werden, die Portionsgrößen sind dementsprechend zu planen. Bei der Auswahl der Speisen soll darauf geachtet werden, dass diese für Networking und auch zum Essen während Gesprächen geeignet sind.

Wie bereits erwähnt legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit und bevorzugen die Nutzung von wiederverwendbaren oder kompostierbaren Materialien sowie die strikte Vermeidung von Einwegplastik und -geschirr.

Bitte achten Sie auf Allergene und kennzeichnen Sie diese entsprechend. Flexibilität bei Sonderwünschen und Diätanforderungen (z.B. glutenfrei) ist erwünscht.

Wir haben mehrere Catering-Fläche im Erdgeschoss, mit Platz für ca. 400 Personen sowie kleinere Flächen im Obergeschoss, mit Platz für ca. 220 Personen. Außerdem werden im Haus verteilt Speisenregale sein, die ebenfalls zu allen Speisezeiten bestückt werden sollen. Zudem werden einige Räume mit Obst, Frühstückssnacks oder Snacks bestückt.

Wir rechnen insgesamt mit 800-1.100 Personen gleichzeitig in der Location abhängig von Tag und Uhrzeit.

Im Crew-Catering sollten zu jeder Zeit (7-23 Uhr) Snacks z.B. Laugenbrezeln, Laugenstangen, Muffins und Obst zur Verfügung stehen, sowie eine Frühstücks-, Mittags- und Abendessenauswahl bestehend aus einer vegetarischen und einer veganen Speise plus Beilagen. Beide Speisen sollen warm sein. Mittags und abends auch einen Beilagen-Salat o.Ä. einplanen. Die Portionen sollen mittlerer Größe und sättigend sein z.B. Quarkspeisen, Nudelgerichte o.Ä.



OPTIONALE LEISTUNGEN: 

Es ist zu beachten, dass die in Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis als „Optional“ gekennzeichneten Leistungsbestandteile optionale Leistungen darstellen, deren Umsetzung und Finanzierung zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht feststeht. Die Beauftragung der optionalen Leistungen erfolgt durch eine schriftliche Mitteilung an den Auftragnehmer, spätestens bis zum 15.09.2025.  

Die ausführlichen Leistungsbeschreibungen entnehmen Sie bitte dem Dokument 2_Leistungsbeschreibung_Catering-Speisen_2025.

Zentrale Elemente des Verfahrens

Die Falling Walls Foundation gGmbH ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der §§ 97 ff. GWB. Die Durchführung des Vergabeverfahrens findet statt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung der VgV aus dem Zuwendungsbescheid ergibt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)§ 134 Informations- und Wartepflicht(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.